網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式探討

[摘 要]隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加速和社會(huì)信息量的不斷激增，高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的普及，大量電子文件的產(chǎn)生，使檔案管理部門打破了單一的紙質(zhì)管理模式，出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象，做好電子文件的管理顯得日益重要。

[關(guān)鍵詞]高校；電子文件；管理模式

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加速和社會(huì)信息量的不斷激增，人們對(duì)信息的迫切需求，需要信息服務(wù)部門迅速、準(zhǔn)確、方便地提供人們所需要的信息。作為信息資源的存貯地，高校檔案館信息具有社會(huì)性、綜合性、通用性、內(nèi)容真實(shí)可靠等特點(diǎn)，與高校建設(shè)、發(fā)展密切相關(guān)。因此，高校電子檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為電子文件在不同平臺(tái)上的創(chuàng)建、讀寫與傳遞創(chuàng)造了條件，為電子文件的廣泛利用提供了舞臺(tái)。是檔案部門直面時(shí)勢(shì)變化，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，服務(wù)社會(huì)及高校建設(shè)的有利保證。

一、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

1、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是有效保存高校各類檔案，對(duì)高校歷史負(fù)責(zé)的需要。

保存高校各類檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者的責(zé)任，有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是依法管理電子檔案的需要。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件（包括電子文件）必須進(jìn)行收集歸檔。

3、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是加強(qiáng)高校信息資源建設(shè)的需要。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理可將高校各單位形成的電子文件及時(shí)歸檔、管理，并及時(shí)移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發(fā)展提供服務(wù)。

4、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的日益完善，通過校園網(wǎng)平臺(tái)為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公、學(xué)術(shù)研究、學(xué)科建設(shè)和學(xué)生個(gè)人檔案等，提供網(wǎng)上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對(duì)各單位的信息資源進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

二、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)要大得多，其中很多差錯(cuò)及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價(jià)。這些差錯(cuò)有些來自系統(tǒng)的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產(chǎn)生的失誤差錯(cuò)控制在最小的范圍、最佳的時(shí)期，即文件形成階段?？梢杂行У胤乐蛊渌芾憝h(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領(lǐng)域中的文件體理論與前端控制理論的組合應(yīng)用。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，及時(shí)將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機(jī)構(gòu)，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統(tǒng)的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點(diǎn)：首先，對(duì)電子文件連續(xù)的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個(gè)連續(xù)的過程。其次，保存文件信息內(nèi)容的同時(shí)保存其形成與使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者間的有機(jī)聯(lián)系。再次，事前管理代替事后監(jiān)督，管理的切入點(diǎn)提前至電子文件形成之時(shí)甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強(qiáng)，過程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成、文件流與業(yè)務(wù)流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運(yùn)用到檔案管理中的一種實(shí)踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動(dòng)，立體地、綜合化地運(yùn)用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機(jī)地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進(jìn)行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、動(dòng)態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案管理系統(tǒng)整體功效倍增，變被動(dòng)為主動(dòng)，最終促進(jìn)整個(gè)檔案管理活動(dòng)效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規(guī)定“學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)文件同步歸檔”。因此，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要嚴(yán)格實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，下列工作不容忽視：

（1）對(duì)高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時(shí)還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息）及時(shí)收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產(chǎn)生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統(tǒng)中完成。目前開展電子文件管理，特別是實(shí)行檔案“雙軌制”管理的高校通常實(shí)行辦理完畢實(shí)時(shí)歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網(wǎng)上查閱，調(diào)用。因此，文件形成部門沒有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行的，紙質(zhì)文件隨時(shí)歸檔不僅減輕了高校內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個(gè)別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

（2）對(duì)校園網(wǎng)信息服務(wù)系統(tǒng)上發(fā)布的有歸檔價(jià)值的電子文件。由高校網(wǎng)絡(luò)中心每年定期集中刻錄光盤歸檔。對(duì)“數(shù)字化校園”辦公自動(dòng)化過程中形成的公務(wù)電子文件，先由兼職檔案員對(duì)本單位等待歸檔的OA文件進(jìn)行檢查、判別，并按檔案管理的要求補(bǔ)充必要的檔案著錄項(xiàng)后再作預(yù)歸檔，待一個(gè)部門處置完了需要預(yù)歸檔的全部文件后，專職檔案員再對(duì)該部門的預(yù)歸檔信息進(jìn)行審核，正確無誤后正式接收歸檔，采取與OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)接口軟件，直接由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的“文件管理”功能中的“文件歸檔”操作，將辦理完畢的電子文件直接由文件承辦人上傳到檔案館服務(wù)器，并按照預(yù)先設(shè)定的編目方案自動(dòng)生成檔號(hào)等，即完成在線歸檔任務(wù)，與OA系統(tǒng)電子文件相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，采用相同檔號(hào)來處置并實(shí)施歸檔。各成文單位自己打印的有歸檔保存價(jià)值的電子文件，則用光盤刻錄后送檔案館歸檔。

（3）對(duì)未在校園網(wǎng)上發(fā)布的有保存價(jià)值的公務(wù)電子文件。由公文形成單位專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。

隨著高校電子文件管理實(shí)踐的深入，檔案工作者應(yīng)逐步形成對(duì)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步細(xì)化，科學(xué)地建立起高校電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。從而更詳盡地建立起符合高校電子文件管理需要的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件的科學(xué)管理提供更為細(xì)致的管理指南，為實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理提供更具操作性的指導(dǎo)和規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

[1]《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》

[2]馮惠玲，電子文件管理教程[M]，北京：中國人民大學(xué)出版社，2001。

作者簡(jiǎn)介：吳勤1972-5，女，漢，福建省晉江人，廣州體育學(xué)院，檔案館員本科，研究方向：檔案管理方面。