淺談機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

蘆蕾

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域。因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文分析了機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的對(duì)策和方法。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息網(wǎng)絡(luò)化；管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的進(jìn)步，特別是互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生和飛速發(fā)展，檔案工作進(jìn)入了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的產(chǎn)生為檔案信息資源提供了有力的工具和手段，同時(shí)也對(duì)檔案信息資源的開發(fā)模式提出了新的要求。如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，使其管理更加先進(jìn)便捷，是一個(gè)現(xiàn)實(shí)面臨的重要問(wèn)題。

一、機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在問(wèn)題

近年來(lái)，隨著機(jī)關(guān)單位人事制度的改革，各地機(jī)關(guān)單位人員流動(dòng)頻繁，使得機(jī)關(guān)人事檔案的動(dòng)態(tài)性進(jìn)一步加大，同時(shí)需要反映人員工作的相關(guān)信息增多.手工管理方式己難以滿足要求，給機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案的收集、管理和使用帶來(lái)了許多問(wèn)題。

（一）管理體制不規(guī)范

機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案作為機(jī)關(guān)檔案管理的重要組成部分，應(yīng)由機(jī)關(guān)統(tǒng)一管理。但有的機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案管理卻是按照人員的業(yè)務(wù)歸屬分屬不同的職能部門來(lái)管理，即人事檔案歸人事部門管理，科研檔案歸科研部門管理。這不僅容易造成人員業(yè)務(wù)檔案資料零散、不完整、不系統(tǒng)，甚至丟失，而且當(dāng)提取、利用人員的全部業(yè)務(wù)檔案資料時(shí)，必須分別到不同的主管部門查閱、提取，給人員業(yè)務(wù)信息的提取和利用帶來(lái)很大麻煩，直接影響工作效率，給使用造成麻煩。同時(shí)，這種分散管理的狀況，造成人員業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等規(guī)格不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響歸檔質(zhì)量。

（二）管理手段較落后

機(jī)關(guān)單位檔案信息內(nèi)容廣泛.涉及面廣，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分人員業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使人員檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴(yán)重滯后，從中影響到人員業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

二、解決機(jī)關(guān)單位人員業(yè)務(wù)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

為了改變?nèi)藛T業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀，充分發(fā)揮檔案的作用，我們應(yīng)采取積極有效的措施，建設(shè)規(guī)范化、科學(xué)化的人員業(yè)務(wù)檔案。

（一）增強(qiáng)人員業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)

一方面，要有機(jī)關(guān)單位專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各部門選派負(fù)責(zé)人及檔案專職管理人員對(duì)人員業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行專門管理。另一方面，要向單位人員宣傳業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容及重要性，增強(qiáng)大家對(duì)業(yè)務(wù)檔案的整體認(rèn)識(shí)，了解檔案的管理機(jī)制，使得大家能夠積極主動(dòng)協(xié)助或配合管理人員工作。

（二）做好材料收集及編研管理工作

材料的收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)工作，是征集的材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟。這是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。管理人員要通過(guò)各種方式真實(shí)、完整、及時(shí)、全面地將待存入檔案的材料進(jìn)行界定收集，按照檔案材料管理機(jī)制進(jìn)行合理分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)及必要的加工整理。同時(shí)，在整理過(guò)程中，歸納出更具有規(guī)律性、實(shí)用性及科學(xué)性的結(jié)論，發(fā)揮人員業(yè)務(wù)檔案的功能及價(jià)值，提升人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的社會(huì)地位。

（三）建立健全檔案管理機(jī)制

檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)人員檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式及應(yīng)用手段對(duì)檔案材料進(jìn)行編目；同時(shí)應(yīng)選擇有效的管理及調(diào)控手段，制定檔案查閱及維護(hù)制度，使得管理工作能夠做到有章可循、有法可依，建立健全檔案整體的管理機(jī)制。

（四）注重培養(yǎng)及提高檔案管理人員專業(yè)能力及水平

機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作者不僅要全面了解所在單位的基本情況、特點(diǎn)及管理方式、目的，還要具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的原則和方法；因此機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，同時(shí)給予他們相互交流思想、經(jīng)驗(yàn)的平臺(tái)，提高他們鉆研檔案專業(yè)知識(shí)及編研人員業(yè)務(wù)檔案的能力。

（五）積極采用信息化管理手段

現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)越性及發(fā)展普及速度.決定了信息化管理人員業(yè)務(wù)檔案建設(shè)管理的必需手段。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案材料進(jìn)行的簡(jiǎn)單信息整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算及儲(chǔ)存，管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)人員業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行的專業(yè)管理和使用，給人員業(yè)務(wù)檔案的管理工作帶來(lái)極大的方便。因此，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、查詢速度快的特點(diǎn)，建立起符合人員業(yè)務(wù)檔案信息的管理系統(tǒng)，對(duì)人員實(shí)行全方位、多角度的綜合管理巳成為機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的方法

實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理首先要建立機(jī)關(guān)單位人員業(yè)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)處理，檔案工作人員即以此進(jìn)行查詢、檢索、編輯等管理工作。

（一）原始數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理

用戶可以憑個(gè)人用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，管理自己的個(gè)人主頁(yè)和業(yè)績(jī)檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關(guān)信息；機(jī)關(guān)單位管理員由機(jī)關(guān)單位指定專人，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位業(yè)績(jī)檔案和個(gè)人檔案的審核。利用這套系統(tǒng)，能夠進(jìn)行人員業(yè)務(wù)檔案原始數(shù)據(jù)的登錄，有關(guān)數(shù)據(jù)全部采用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存儲(chǔ)。

（二）數(shù)據(jù)維護(hù)工作

數(shù)據(jù)維護(hù)工作非常重要，人員業(yè)務(wù)檔案中的許多數(shù)據(jù)會(huì)隨著人員情況的變動(dòng)而發(fā)生變化，為了及時(shí)反映出這種信息變化，經(jīng)常建立新的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，以前的數(shù)據(jù)必須進(jìn)行儲(chǔ)存。人員基本情況的變動(dòng)是多方面的，這些數(shù)據(jù)需要定期修改；人員業(yè)務(wù)成長(zhǎng)過(guò)程是動(dòng)態(tài)的.需要隨時(shí)修改。因此，要及時(shí)地更新數(shù)據(jù)，每次更新數(shù)據(jù)之前都要把舊數(shù)據(jù)存起來(lái)長(zhǎng)期保管。數(shù)據(jù)維護(hù)工作是一個(gè)經(jīng)常性、及時(shí)性的工作，也是計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的一個(gè)優(yōu)勢(shì)。在計(jì)算機(jī)上修改數(shù)據(jù)非常方便、快捷，是手工修改數(shù)據(jù)無(wú)法比擬的。

通過(guò)對(duì)人員業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，可以極大地豐富人員的檔案內(nèi)容，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種資源進(jìn)行分類、組合，為管理者了解人員信息提供快速通道，提高了檔案檢索的效率，管理者可以根據(jù)需要迅速、準(zhǔn)確地查詢?nèi)藛T的具體信息以及統(tǒng)計(jì)性分析，省卻了過(guò)去手工操作的麻煩和不必要的重復(fù)勞動(dòng)，準(zhǔn)確而快捷。

參考文件：

[1]林林；檔案工作的信息網(wǎng)絡(luò)化[N]；中國(guó)檔案報(bào)；2001年

[2]劉俊玲；檔案開放利用的信息安全保障研究[D]；安徽大學(xué)；2012年