計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)中現(xiàn)狀分析及對策

鄭亞靜

[摘 要]文章從對檔案信息化建設(shè)入手，分析了現(xiàn)狀并提出完善檔案信息化建設(shè)的對策。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；現(xiàn)狀；對策

隨著全球化、信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對于計(jì)生檔案管理者來說，檔案管理信息化將成為今后檔案管理工作的趨勢。但目前計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，普遍存在自身管理水平不高、檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢等問題。作為一名計(jì)生部門檔案管理工作者，通過近幾年對計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀了解，并結(jié)合工作實(shí)際，對計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀加以分析并就如何做信息化建設(shè)提出相應(yīng)對策。

一、現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)缺乏應(yīng)有的重視。就目前計(jì)生檔案管理現(xiàn)狀看，大部分計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，沒有從戰(zhàn)略高度去認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的重要意義和作用。一些計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)只把精力和眼光投入到計(jì)生工作管理上，對計(jì)生檔案管理工作關(guān)心甚少，支持不夠，從而導(dǎo)致計(jì)生檔案管理工作出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)奇缺，領(lǐng)導(dǎo)不重視，從而導(dǎo)致檔案管理者對檔案管理松懈，信息化管理無從談起。

2.檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足。由于計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要意義，片面的以為信息化就是單純的數(shù)字化，以為只要用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)目錄管理就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，對檔案管理信息化建設(shè)到底要解決什么問題、怎么解決問題卻不知從何下手，不知所以然，從而使檔案信息化建設(shè)得不到領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。

3.檔案信息化基礎(chǔ)薄，底子差。要以往的檔案管理以收集紙質(zhì)文件為主，對電子檔案的管理還處于初級階段，甚至不知要存什么，收集什么，待需要存檔時(shí)有的電子文件已丟失；即便收集了電子文件，但由于保存的方式落后，只維持檔案日常的簡單管理，沒有使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件，查閱起來十分不方便；目錄數(shù)據(jù)庫不健全，大多計(jì)生部門只存有單一的文書檔案目錄數(shù)據(jù)，對其他表冊數(shù)據(jù)不在存檔范圍，導(dǎo)致一些重要數(shù)據(jù)丟失嚴(yán)重。

4.檔案管理信息化人員素質(zhì)有待提高。檔案管理信息化飛速發(fā)展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。然而目前大部分計(jì)生部門在檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)上力度不夠。在人才結(jié)構(gòu)上，既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的人員兼管，往往力不從心。

二、幾點(diǎn)對策

1.加強(qiáng)重視和領(lǐng)導(dǎo)，理順管理體制。計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入計(jì)生部門現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。健全領(lǐng)導(dǎo)體制，從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員，定期聽取檔案工作匯報(bào)，幫助解決實(shí)際問題。同時(shí)應(yīng)將檔案人員的培訓(xùn)以及系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用列入到相應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算中，使得檔案信息化建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還應(yīng)建立相應(yīng)的考核制度，把檔案信息化工作納入到相關(guān)人員的考核中。

2.提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念。新時(shí)期的計(jì)生部門檔案管理人員必須樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高自己的業(yè)務(wù)能力，了解和把握信息化發(fā)展對檔案事業(yè)的影響和要求，充分認(rèn)識檔案信息化在計(jì)生部門現(xiàn)代化管理中的地位和作用，拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務(wù)水平。同時(shí)，檔案人員也要加強(qiáng)宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和提高社會對檔案信息化工作的認(rèn)識。

3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。具體措施為：（1）制定規(guī)章制度和操作規(guī)范。應(yīng)建立一個(gè)完善的規(guī)章制度體系，對文件的產(chǎn)生到永久保存（或銷毀）的整個(gè)過程都要進(jìn)行全程管理，制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度，規(guī)范重要場所（如機(jī)房、庫房等）的出入規(guī)則等。（2）加強(qiáng)電子檔案管理。電子檔案的收集整理，首先應(yīng)面對計(jì)生部門工作實(shí)際，拓寬收集內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程，從業(yè)務(wù)流程上加以梳理。其次應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程監(jiān)督指導(dǎo)。（3）加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，其優(yōu)點(diǎn)是：以“件”為單位的立卷方法便于文書檔案的立卷、接收、鑒定；在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改；具有遺漏文件的補(bǔ)漏增缺、保持文件的歷史原貌和利用檔案資料檢索簡便、準(zhǔn)確率高、文檔貯存保密等優(yōu)點(diǎn)。（4）結(jié)合實(shí)際，做好檔案信息資源建設(shè)。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會對檔案信息的需求，同時(shí)要深化檔案信息化的建設(shè)，豐富室藏資源。

4.建立一支具備信息化管理能力的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是檔案部門的重中之重。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識，還需具備一定的自然科學(xué)知識、計(jì)算機(jī)知識，熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心，正確認(rèn)識信息化管理檔案的意義、特點(diǎn)，自覺增強(qiáng)工作質(zhì)量意識。

計(jì)生部門檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其他檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息管理技術(shù)恰以其方便、快捷、開放，為計(jì)生部門的檔案管理開啟了新的窗口。因此，大力推進(jìn)計(jì)生部門檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大人民群眾、推動計(jì)生部門發(fā)展的必由之路。