建筑設(shè)計行業(yè)檔案管理方式方法研究

曹楠

[摘 要]作為重要信息收集、貯存和開發(fā)利用的檔案部門，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息開發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化的重要挑戰(zhàn)。建筑設(shè)計領(lǐng)域內(nèi)的基本檔案信息資源，是該領(lǐng)域內(nèi)信息傳遞、科學(xué)研究、圖文參考的重要依據(jù)。本文針對目前建筑設(shè)計檔案大量的存而不用的現(xiàn)實，加強(qiáng)檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發(fā)應(yīng)用，提高利用率，使信息資源共享，是建筑設(shè)計行業(yè)檔案保存的重要價值所在。尤其是在目前情況下，要提倡拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使建筑設(shè)計信息和科技信息活動向經(jīng)濟(jì)、社會領(lǐng)域延伸，提供形式多樣的服務(wù)，更好為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為建筑設(shè)計服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]建筑設(shè)計；檔案；管理；方式方法

檔案管理是指把一系列原始的、零散的檔案信息條理化、系統(tǒng)化，達(dá)到信息資源的共享的目的。作為重要信息收集、貯存和開發(fā)利用的檔案部門，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息開發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化的重要挑戰(zhàn)。作為建筑設(shè)計行業(yè)的管理部門，開發(fā)檔案信息資源，為建筑設(shè)計、科研、人事管理服務(wù)是信息工作的根本任務(wù)。為此，作為直接接觸檔案的一線檔案管理人員，一定要加強(qiáng)檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發(fā)應(yīng)用，提高利用率，使信息資源共享。

1.建筑設(shè)計檔案管理的現(xiàn)狀及特點

建筑設(shè)計相關(guān)單位（建筑企業(yè)、設(shè)計院等）通過對檔案史料的開發(fā)利用，才有了今天建筑事業(yè)的發(fā)展。在正常的建筑設(shè)計管理、運(yùn)營中，不可避免會產(chǎn)生大量信息，從事檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數(shù)檔案管理是以基本的原始圖紙、資料為基礎(chǔ)，計算機(jī)起到輔助記錄作用，無論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內(nèi)容上，均純的停留在業(yè)務(wù)、管理統(tǒng)計、記錄、存儲上，難于發(fā)揮信息工作的職能作用。

目前，建筑設(shè)計單位對開展的本單位科研項日和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不甚了解，工作處于被動服務(wù)狀態(tài)，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導(dǎo)致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在建筑設(shè)計等相關(guān)行業(yè)中起了重要作用，但是，還有相當(dāng)部分的檔案信息沒能得到開發(fā)利用。

2.建筑設(shè)計檔案管理的方式方法

2.1立足檔案服務(wù)，提升檔案利用開發(fā)技術(shù)創(chuàng)新手段

信息時代，檔案管理部門和檔案工作者，應(yīng)努力開拓創(chuàng)新，以科學(xué)的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發(fā)展，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實際的檔案管理中，檔案工作服務(wù)方式要創(chuàng)新、檔案管理理論要創(chuàng)新、檔案服務(wù)工作內(nèi)容要創(chuàng)新、檔案服務(wù)機(jī)制要創(chuàng)新。

2.2拓寬檔案編研范圍，發(fā)揮檔案信息作用

檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內(nèi)外結(jié)合、聯(lián)合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認(rèn)識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯(lián)合編研。要加強(qiáng)縱向溝通，與建筑設(shè)計科研單位、建筑企業(yè)的聯(lián)合。這樣既有利于豐富編研資料的內(nèi)容，又有利于通過信息的傳播利用，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)的科研工作發(fā)展。還要加強(qiáng)同行單位檔案室之間的橫向聯(lián)合，借鑒經(jīng)驗，可使資料互補(bǔ)，以達(dá)到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯(lián)合編寫有關(guān)資料，既可彌補(bǔ)編研力量之不足，又可補(bǔ)充編研所需經(jīng)費(fèi)，還可提高編研資料的利用價值和利用率。

2.3進(jìn)一步改進(jìn)、開發(fā)檔案管理的信息化工作方法

目前，大多數(shù)檔案對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用，造成相當(dāng)一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開發(fā)利用。為此，檔案管理應(yīng)該努力實現(xiàn)檔案信息電子化，建立建筑行業(yè)的特殊數(shù)據(jù)庫，提高利用率、檢索率。

2.4進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員人才培養(yǎng)

檔案管理隊伍是建筑學(xué)科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養(yǎng)和隊伍建設(shè)是開發(fā)檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門都應(yīng)重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。

同時，基礎(chǔ)檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為建筑行業(yè)提供可靠的依據(jù)，最終通過檔案的收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、操作信息化、信息存取自動化，達(dá)到廣泛應(yīng)用建筑行業(yè)的目的。

為此，檔案管理人員要在實踐中始終堅持求真務(wù)實的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設(shè)計研究、建筑工程發(fā)展服務(wù)。

2.5建立檔案利用信息反饋制度，促進(jìn)開發(fā)利用。

檔案管理人員在努力提高自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)管理能力的同時，也應(yīng)履行檔案信息反饋服務(wù)。如對檔案質(zhì)量的評價（服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、職業(yè)道德等）、對各種服務(wù)方式的評價（如閱覽、復(fù)制、咨詢、匯編、資料服務(wù)等）、對服務(wù)水平及質(zhì)量評價（如提供信息的及時性、準(zhǔn)確性、全面性等）、對利用效果的評價（對信息的需求和意見，包括今后可能需要利用的檔案種類、內(nèi)容、成分和數(shù)量等）。

建筑設(shè)計檔案的廣泛應(yīng)用是檔案管理工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。做好檔案的利用工作才能使整個檔案工作具有生機(jī)。只有積極開拓檔案管理的途徑，才能使檔案在建筑設(shè)計行業(yè)建設(shè)中做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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