醫(yī)院人力資源檔案管理與相關(guān)法規(guī)研究

曾紅華

[摘 要]：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源檔案管理的發(fā)展愈加迅速，開(kāi)始向科學(xué)化、信息化的管理方向邁進(jìn)。國(guó)家根據(jù)我國(guó)檔案管理的發(fā)展制定了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》和近幾年頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等多種法規(guī)。文章結(jié)合我國(guó)人力資源檔案管理和相關(guān)法律法規(guī)存在的問(wèn)題，闡述了醫(yī)院解決人力資源檔案管理和相關(guān)法規(guī)存在問(wèn)題的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]人力資源；檔案管理；相關(guān)法規(guī)；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

引言

隨著21世紀(jì)信息化的到來(lái)，醫(yī)院人力資源檔案管理也迎來(lái)了信息化、科學(xué)化的發(fā)展新方向。人力資源檔案管理是企事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，也是其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。但是目前我國(guó)大部分人力資源管理手段還處于手工階段，管理技術(shù)比較落后，相關(guān)的法律法規(guī)還不完善，在一定程度上阻礙著人力資源檔案管理的發(fā)展。

一、醫(yī)院人力資源檔案管理和相關(guān)法律法規(guī)存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

1、對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。目前，我國(guó)相當(dāng)一部分醫(yī)院人力資源管理工作的認(rèn)知還相對(duì)不足，人力資源檔案管理意識(shí)淡薄，忽視人力資源管理的重要性。其主要原因在于醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人力資源檔案管理意識(shí)淡薄，認(rèn)為人力資源檔案管理工作太繁瑣，不僅耗時(shí)耗力而且需要投資大量資金，又沒(méi)有直接的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，因此人力資源檔案管理維持基本功能即可，不需要投資大量的人力、物力，致使檔案管理者也不重視醫(yī)院人力資源的管理，導(dǎo)致醫(yī)院人力資源檔案管理一直處于被動(dòng)地位，存在人力資源檔案管理形同虛設(shè)，資金投入不足，檔案管理人員人手不足、素質(zhì)不高，規(guī)章制度不健全或者空白等問(wèn)題。

2、醫(yī)院人力資源檔案材料內(nèi)容單一，不真實(shí)完整。人力資源材料是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)的真實(shí)寫(xiě)照，檔案里記載的資源檔案須真實(shí)、完整、歷史客觀的反應(yīng)一個(gè)人的真實(shí)面貌，使閱讀檔案材料的人可以快速把握材料中所要了解的主要信息，做出相應(yīng)準(zhǔn)確的價(jià)值判斷。我國(guó)傳統(tǒng)的人力資源檔案往往注重給人的履歷、學(xué)歷、政治面貌、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的信息，忽略創(chuàng)新能力、工作經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容，致使檔案材料單一、虛假、不完整，不僅增加人力資源檔案管理的成本，而且降低檔案材料的質(zhì)量和資源的區(qū)分度，不能為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)、選拔人才提供有價(jià)值的參考信息。

3、醫(yī)院人力資源檔案管理手段落后，存放凌亂保管不當(dāng)。人力資源的檔案種類多種多樣，涉及各個(gè)領(lǐng)域。目前，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，致使人力資源檔案管理人員不重視檔案管理，管理時(shí)多種檔案種類相混雜沒(méi)有明確的區(qū)分標(biāo)志，由于大部分醫(yī)院缺乏專門存放各種人力資源檔案的檔案庫(kù)，致使管理者存放的檔案凌亂不堪，保管不當(dāng)，導(dǎo)致材料內(nèi)容容易丟失，進(jìn)而失去保存的意義。比如：有的醫(yī)院的人力資源檔案存放在勞動(dòng)人事科，有的存放在具體科室，存放位置五花八門，不利于檔案保管檔案材料，丟失事故常見(jiàn)。我國(guó)大部分醫(yī)院的人力資源檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理、手工管理的水平上，利用傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件進(jìn)行記錄歸檔管理，缺乏專門的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，有些檔案資料傳遞不及時(shí)，安全保密的功能低，整理統(tǒng)計(jì)時(shí)非常繁瑣，不能隨時(shí)更新醫(yī)院人力資源的新動(dòng)態(tài)，導(dǎo)致人力資源檔案管理不善，利用率不高，不能充分發(fā)揮人力資源檔案應(yīng)有的價(jià)值。

4、管理人員的素質(zhì)不高。當(dāng)前，我國(guó)大部分醫(yī)院在人力資源檔案管理中，還缺乏業(yè)務(wù)水平相對(duì)較高的檔案管理人員，絕大部分檔案管理人員多為非檔案管理專業(yè)出生的兼職或中途轉(zhuǎn)行人員，均不是檔案管理專職人員，對(duì)于檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)了解甚少，在檔案管理實(shí)踐中，缺乏相對(duì)平衡的知識(shí)結(jié)構(gòu)，阻礙了醫(yī)院人力資源檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。其次，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員均為高齡人員，這部分人員在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)了解較少，計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低，從而使大部分的檔案管理工作均需手工完成，缺乏對(duì)現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)靈活運(yùn)用的能力，在某種程度上也阻礙了醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化管理。另外，多數(shù)醫(yī)院的人力資源檔案管理人員對(duì)醫(yī)院及其行政管理方面的工作不甚了解，在人力資源檔案管理實(shí)踐中，大部分的檔案管理人員都僅能對(duì)簡(jiǎn)單且熟悉的人力資源信息收集以及檔案材料整理、歸檔以及裝訂等能進(jìn)行熟練應(yīng)對(duì)與處理，而對(duì)于新形勢(shì)下醫(yī)院人力資源檔案信息化、數(shù)字化管理等新工作難以充分勝任。最后，多數(shù)醫(yī)院的人力資源檔案管理人員對(duì)于檔案管理中的相應(yīng)法律法規(guī)的了解較少，檔案管理思想水平低，在檔案管理中認(rèn)為只要人力資源檔案不丟失，能夠應(yīng)對(duì)平時(shí)查檔或者外調(diào)等工作就行，鮮少考慮到運(yùn)用醫(yī)院的人力資源檔案信息進(jìn)行人才開(kāi)發(fā)，檔案管理思想落后，方法應(yīng)用不當(dāng)，管理人員素質(zhì)不高，阻礙著醫(yī)院人力資源檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）醫(yī)院人力資源檔案管理相關(guān)法律法規(guī)存在的問(wèn)題

1、相關(guān)法規(guī)不科學(xué)合理。由于醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視人力資源檔案的管理工作，不愿在人力資源檔案管理上投資太多，造成醫(yī)院人力資源檔案管理不受重視，相關(guān)制度法規(guī)不完善，甚至有的醫(yī)院人力資源檔案管理資金投入存在空白，檔案管理制度相應(yīng)也存在空白的情況。醫(yī)院相關(guān)法規(guī)的不科學(xué)合理，明顯阻礙了醫(yī)院人力資源檔案管理的發(fā)展。

2、相關(guān)的法律法規(guī)不完善。政府花費(fèi)在醫(yī)院上的精力大部分集中在醫(yī)院的管理、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的開(kāi)展以及醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展等各方面，對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理認(rèn)識(shí)不足，不夠重視，導(dǎo)致相關(guān)法律法規(guī)不完善。建立的醫(yī)院人力資源檔案管理的指導(dǎo)、服務(wù)體系不健全，不能充分體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。這些問(wèn)題在我國(guó)民營(yíng)醫(yī)院人力資源的檔案管理上尤為明顯，認(rèn)為民營(yíng)醫(yī)院的人力資源檔案管理是民營(yíng)醫(yī)院內(nèi)部的事情與政府無(wú)關(guān)，造成政府對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理上的精力微乎其微，極少關(guān)注民營(yíng)醫(yī)院的人力資源檔案管理工作，因而我國(guó)制定的很多相關(guān)法規(guī)都很少涉及民營(yíng)醫(yī)院的人力資源檔案管理，最終導(dǎo)致政府相關(guān)法律法規(guī)不完善，不能充分解決人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題。

二、解決醫(yī)院人力資源檔案管理和相關(guān)法規(guī)存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）醫(yī)院人力資源檔案管理存在的問(wèn)題的解決對(duì)策

1、加大醫(yī)院人力資源檔案管理的宣傳力度，提高認(rèn)識(shí)。加大人力資源檔案管理的宣傳主要體現(xiàn)在利用各種渠道如媒體、電視廣告等進(jìn)行廣泛的宣傳。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展，人力資源檔案管理將越來(lái)越顯示其在醫(yī)院管理中的重要地位，醫(yī)院對(duì)人力資源檔案的管理只能加強(qiáng)不能逐漸減弱至無(wú)。國(guó)家各級(jí)政府部門須從戰(zhàn)略的高度，整體長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來(lái)看待我國(guó)人力資源檔案管理，通過(guò)各種形式加大對(duì)人力資源檔案管理宣傳力度，通過(guò)宣傳力度的加大，提高醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)。

2、加強(qiáng)職工培訓(xùn)，提高醫(yī)院職工檔案管理的綜合素質(zhì)。政治覺(jué)悟、科學(xué)精神、專業(yè)水平、敬業(yè)精神、文化修養(yǎng)是社會(huì)衡量一個(gè)人工作水平的準(zhǔn)則，對(duì)于人力資源檔案管理工作人員的衡量標(biāo)準(zhǔn)亦是如此。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在各行各業(yè)普及，電子檔案管理也已經(jīng)進(jìn)入許多醫(yī)院，這為我國(guó)人力資源檔案管理提供了新的視角。在人力資源檔案管理隨著時(shí)代不斷發(fā)展的同時(shí)，檔案管理人員也需要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，以勝任檔案管理的工作。但是，目前我國(guó)人力資源檔案管理的工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和敬業(yè)精神，因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高人力資源檔案管理人員的專業(yè)水平提高其綜合素質(zhì)，更好的為醫(yī)院人力資源檔案管理做貢獻(xiàn)。

3、引進(jìn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)、電子檔案管理技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)

針對(duì)醫(yī)院人力資源檔案管理技術(shù)落后的問(wèn)題，需要醫(yī)院加大檔案管理的投資，引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理人力資源檔案的技術(shù)。相對(duì)于傳統(tǒng)手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理，數(shù)字化檔案管理、電子檔案管理等先進(jìn)的管理技術(shù)具有有效節(jié)約檔案存放占用空間，有效提高人力資源檔案管理人員的工作效率，有利于檔案遺漏文件的補(bǔ)漏增缺，有利于人力資源檔案管理文檔的保密，可以有效提高檔案管理的質(zhì)量等多方面的優(yōu)點(diǎn)，解決了傳統(tǒng)檔案存在的諸多問(wèn)題。

4、拓寬人力資源檔案的收集渠道，豐富檔案內(nèi)容，加大檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠性。拓寬人力資源檔案材料收集渠道，豐富檔案內(nèi)容需要人力資源檔案管理人員轉(zhuǎn)變舊有觀念，拋棄以前以檔案整理、裝訂基礎(chǔ)工作為主的觀念和工作方式，轉(zhuǎn)入人力資源檔案材料的廣泛收集和檔案材料利用方面上來(lái)，盡量提煉檔案材料的蘊(yùn)含的價(jià)值，為閱讀者提供全面有價(jià)值的信息。將從各種渠道收集來(lái)的材料進(jìn)行科學(xué)合理的整理、歸納，形成一個(gè)完整、豐富、真實(shí)、可靠的人力資源檔案體系，使人力資源檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）醫(yī)院人力資源檔案管理相關(guān)法律法規(guī)存在的問(wèn)題的解決對(duì)策

1、醫(yī)院內(nèi)部制定完善的人力資源檔案管理制度，規(guī)范檔案管理。醫(yī)院人力資源檔案管理之所以存在存放凌亂、保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，主要是醫(yī)院內(nèi)部沒(méi)有制定出完善的、科學(xué)的、合理的人力資源檔案管理制度。中國(guó)有句俗語(yǔ)說(shuō)：“無(wú)規(guī)矩?zé)o以方圓”，意思是說(shuō)做任何事情，任何單位都須有完善的管理制度，才能使事情有條不紊的進(jìn)行。因此，制定完善、科學(xué)、合理的人力資源檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案規(guī)范化管理的先決條件，在管理中制定完善的制度異常重要，不可忽視。完善人力資源檔案管理規(guī)章制度，需要醫(yī)院建立健全人力資源檔案查、借閱制度，檔案管理工作人員工作的規(guī)章制度，定期溝通聯(lián)系制度、收集檔案材料的規(guī)章制度，歸檔存放的規(guī)章制度和檔案管理責(zé)任追究制度等各種相關(guān)制度。依據(jù)醫(yī)院內(nèi)部完善的檔案管理規(guī)章制度，避免檔案受管理人員的主觀因素影響、檔案管理混亂等問(wèn)題，推動(dòng)醫(yī)院的規(guī)范化、制度化管理。

2、政府完善相關(guān)的檔案管理法規(guī)。由于政府對(duì)我國(guó)人力資源檔案管理的不重視或者不作為，導(dǎo)致我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)落后，法律法規(guī)中存在多方面的遺漏，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作和檔案文件沒(méi)有相應(yīng)的統(tǒng)一的法律法規(guī)依據(jù)。很多醫(yī)院引進(jìn)的數(shù)字化、信息化等先進(jìn)技術(shù)檔案管理，不同與紙質(zhì)檔案，在人力資源檔案的生成、保存、傳遞、傳閱等諸多環(huán)節(jié)都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，檔案的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性也存在諸多不穩(wěn)定的因素，由于這些不穩(wěn)定因素帶來(lái)的糾紛頻有發(fā)生。因此，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的環(huán)境下我國(guó)需要盡快完善相關(guān)法律法規(guī)，以使各種人力資源檔案管理工作和檔案文件有法可依。

3、完善政府檔案管理的服務(wù)系統(tǒng)，依法管理。針對(duì)政府在人力資源檔案管理認(rèn)識(shí)上的不足，導(dǎo)致相對(duì)政府提供的人力資源檔案管理服務(wù)系統(tǒng)不完善，因此需要國(guó)家建立完善的人力資源檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，指導(dǎo)人力資源檔案的管理工作。根據(jù)我國(guó)人力資源檔案管理的現(xiàn)狀和國(guó)內(nèi)外的啟示積極利用審慎開(kāi)放并重，以人為本的先進(jìn)管理理念，強(qiáng)化人力資源誠(chéng)信檔案等方面的法律法規(guī)。在審慎開(kāi)放的同時(shí)注意我國(guó)人力資源檔案管理較強(qiáng)的機(jī)密性，使各項(xiàng)管理工作依法進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)合理的建立先進(jìn)的人力資源檔案管理，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)管理人力資源檔案是醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才必不可少的環(huán)節(jié)。但是，目前我國(guó)人力資源管理和相關(guān)法律法規(guī)存在諸多問(wèn)題，針對(duì)存在問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方案，不斷完善醫(yī)院、政府相關(guān)的人力資源檔案管理的制度和相關(guān)法律法規(guī)是醫(yī)院人力資源檔案管理快速發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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