檔案信息化管理與新技術(shù)

王雯雯

[摘 要]為了滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求，我們必須要在檔案管理工作中引入各種先進的技術(shù)，使檔案管理工作朝向信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。信息化檔案管理工作是檔案工作的一次偉大改革。本文就檔案信息化管理級新技術(shù)的應(yīng)用進行全面分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；新技術(shù)；應(yīng)用；探討

前言

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作顯得越來越重要。通過對檔案信息進行科學(xué)合理的管理，可以滿足用戶對信息的需求，有利于政府領(lǐng)導(dǎo)者的決策。目前，隨著新技術(shù)、新設(shè)備的不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作也進入了一個新的時期，通過新技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化與數(shù)字化，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。下文從檔案管理工作的重要性出發(fā)，分析了新技術(shù)的應(yīng)用對檔案信息化管理工作帶來的影響。

一、檔案信息化管理工作的重要性

檔案信息是人們在社會實踐活動中的真實反映，為了給政府、企業(yè)、人們提供充足的文件與信息，我們必須要對這一類檔案信息進行全面的管理，有利于人們的決策。但是隨著社會的發(fā)展，檔案信息的數(shù)據(jù)不斷增加，規(guī)模也越來越大，如果我們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的管理模式必然會出現(xiàn)工作中的失誤，無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求。因此我們必須要采用先進的設(shè)備與技術(shù)，使檔案管理工作朝向信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，造福于人類。檔案信息化管理工作的作用主要有以下幾個方面

1、通過檔案信息可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈，為了在激烈的市場競爭中存活下來，就需要領(lǐng)導(dǎo)者擁有大量的、可靠的信息。領(lǐng)導(dǎo)者可以充分利用檔案信息，在實際工作中不斷創(chuàng)新，利用各種新技術(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供重要依據(jù)，促進企業(yè)健康快速的發(fā)展。

2、檔案信息化管理工作能夠規(guī)范企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率與經(jīng)濟效益。在實際工作中，檔案管理工作者可以通過新技術(shù)的引入來提高檔案管理工作水平，使企業(yè)獲得長足的發(fā)展。

3、檔案信息化管理工作能夠可以保證信息的真實性、準(zhǔn)確性及可靠性。能夠為政府、企業(yè)以及人們提供更可靠的信息。

二、檔案的信息化管理

1、信息化管理的必要性

例如在現(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進行采購的過程中，從招標(biāo)之日開始，就開始有大量的設(shè)備檔案不斷的產(chǎn)生，例如文字資料、影像資料等。而在后續(xù)使用的過程中，則更是有大量的維修記錄。在這種情況之下，其傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過臺賬化的方式來對檔案進行處理，并且直接將檔案歸檔到實體檔案柜之中進行存放，這種存放方式從本質(zhì)上來說，有著極大的弊端，例如文件易丟失、資料查找麻煩、無法提供動態(tài)數(shù)據(jù)等。

而在現(xiàn)代社會信息化檔案的迅速發(fā)展過程中，其醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理也完全革新，從以往的紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)變成為了實時動態(tài)保存的檔案管理形式，無論是檔案的建檔、歸檔還是查詢，都已經(jīng)基本實現(xiàn)了智能化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化。這一技術(shù)的出現(xiàn)對于我國的醫(yī)療設(shè)備檔案信息所具有的優(yōu)勢來說，基本是不可同日而語的。利用網(wǎng)絡(luò)化的信息化檔案管理方式，能夠建立起相應(yīng)的管理平臺，各個不同科室的醫(yī)生也能夠直接對設(shè)備實時的運行狀態(tài)進行檢查，對于設(shè)備的調(diào)用也更加的方便，不僅使得設(shè)備使用率能夠得到提高，還為患者的就醫(yī)帶來了更大的便利性。此外，醫(yī)院運行過程中的上層管理人員還可以針對所上傳的數(shù)據(jù)來掌握當(dāng)前各個設(shè)備運行的狀態(tài)，并且對各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)采用科學(xué)的計算方式進行分析，通過這一方式，所產(chǎn)生的設(shè)備使用效益分析也就更加的精確、客觀。

2、醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實現(xiàn)

醫(yī)療設(shè)備對于檔案信息化有著較高的需求，尤其是檔案建檔期間對于各項信息的自動采集，并且將信息轉(zhuǎn)移到醫(yī)療管理系統(tǒng)之中，以此來使得醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息能夠迅速的完成登記、匯編、檢索、補充等多項工作，同時，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中應(yīng)用信息化檔案技術(shù)之后，其后期的調(diào)閱、檢查、維修等多個方面，其實時的、豐富的檔案數(shù)據(jù)都起到了極其重要的作用。而其中所涉及到的文檔資料主要包括了兩種類型，一種是動態(tài)性的實施資料，一種是靜態(tài)性的備份資料。通過在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備運行過程中采用新信息技術(shù)來建立平臺，能夠有效的完成各種檔案所需要進行的輸入、輸出。

在設(shè)備自身從購置開始一直到報廢，這一期間所產(chǎn)生的大量靜態(tài)檔案數(shù)據(jù)主要包括了：紙質(zhì)資料、審批性文件、磁盤、光盤、調(diào)試影響資料等，而在大量的磁盤資料以及光盤上的影響資料都可以將其當(dāng)做是電子文檔錄入到相應(yīng)的檔案管理平臺之中，從而使得檔案數(shù)據(jù)更加豐富，而紙質(zhì)的文件則可以利用現(xiàn)代化的方式將其掃描成為數(shù)字化的電子檔案，也將其直接歸類到數(shù)字化檔案管理平臺上。通過這一方式，能夠使得平臺檔案更加豐富，并且便于后期管理和調(diào)用。

三、新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

傳統(tǒng)的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后人工撰寫相關(guān)信息最后手工抄寫目錄，耗費大量人力且過程繁瑣又低效RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識別，是興起于20世紀(jì)90年代的一項自動識別技術(shù)。一個典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術(shù)于一體，主要原理是利用無線電波對標(biāo)記媒體進行讀寫、識別利用RFID技術(shù)可以實現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，方便隨時查找檔案名目，有助于實現(xiàn)動態(tài)實時管理RFID讀寫器可以同時從多個標(biāo)簽中讀取信息，比傳統(tǒng)掃描方式快100倍。此外，RFID標(biāo)簽的數(shù)量存儲量也很大而且可重復(fù)使用，還可以設(shè)置密碼。

四、結(jié)語

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

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