人力資源檔案管理存在的問題及措施

孫偉

[摘 要]針對人力資源檔案管理存在的問題及措施問題，介紹了當(dāng)前人力資源檔案管理的現(xiàn)狀，主要對人力資源檔案管理的認(rèn)識問題、人力資源檔案管理的水平與手段和硬件設(shè)施進(jìn)行了介紹，探討了提高人力資源檔案管理的措施，主要包括：完善人力資源檔案管理制度、對人力資源檔案管理功能的提高、提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)和人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]人力資源；檔案管理；問題及措施；信息化建設(shè)

在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，人力資源指在一個國家或地區(qū)中，處于勞動年齡、未到勞動年齡和超過勞動年齡但具有勞動能力的人口?；蛘弑硎鰹椋悍Q勞動力資源或勞動力，是指能夠推動整個經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展、具有勞動能力的人口總和。通常來說，人力資源的數(shù)量為具有勞動能力的人口數(shù)量，其質(zhì)量指經(jīng)濟(jì)活動人口具有的體質(zhì)、文化知識和勞動技能水平。一定數(shù)量的人力資源是社會生產(chǎn)的必要的先決條件。隨著生產(chǎn)中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，人力資源的質(zhì)量在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著愈來愈重要的作用。人力資源檔案管理就是推動人力資源的信息資源，因此為了加速人力資源的流動，必須加強(qiáng)人力資源的檔案管理工作，這樣才會使人力資源得到充分的利用。

1、人力資源檔案管理的現(xiàn)狀

人力資源檔案管理，隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，經(jīng)歷了多年的經(jīng)驗積累，其人力資源檔案管理的模式已經(jīng)初具規(guī)模，但如何讓人力資源檔案管理，在人才交流和利用中，如何發(fā)揮更大的作用，還有許多工作需要認(rèn)真探討，在這些問題中，有認(rèn)識問題、管理水平問題，還有檔案管理的硬件設(shè)施問題。

1.1對人力資源檔案管理的認(rèn)識問題

對人力資源檔案管理的認(rèn)識問題，是制約檔案管理成敗的關(guān)鍵問題，由于一些人，在思想上沒有能對人力資源檔案的工作起到足夠重視，這主要是因為，在很長的一段時間里，單位和個人對檔案管理工作存在著認(rèn)識上的誤區(qū)，大家誤以為，檔案工作只是對個人歷史的記載，管理檔案只是對檔案的抄寫和整理，由于不會對企業(yè)和個人帶來經(jīng)濟(jì)效益，沒有人把它認(rèn)為是主要的工作。其實，大部分人的這種認(rèn)識是錯誤的，都沒有對檔案管理有一個正確的認(rèn)識，人力資源檔案管理，是對生產(chǎn)力的一種管理系統(tǒng)，它可以為人才的流動和人才的利用發(fā)揮非常重要的作用，也就是說檔案管理工作，對生產(chǎn)力的提高具有重要的作用，因此，對檔案的管理工作要得到足夠的重視。

1.2 人力資源檔案管理的水平與手段

人力資源檔案管理的水平與手段，現(xiàn)在，一些單位還存在許多問題，主要是專業(yè)的技術(shù)管理人員少，大部分從事檔案管理的人員，沒有專業(yè)的技術(shù)知識，只是按照自己的想法，隨心所欲的工作，因此，在人力資源檔案管理方面，既不能對人力資源檔案工作重視，也不能有效地管理檔案。尤其是還有很多人員是兼職，他們不能對檔案的管理投入足夠的精力，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量，同時也影響了對人力資源檔案的利用。

1.3人力資源檔案管理的硬件設(shè)施

人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件包括，檔案館和設(shè)備。但有些單位，至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的設(shè)施，對人力資源檔案的管理，名存實亡，長期下去，導(dǎo)致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)，很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象，計算機(jī)的管理更是不可能實現(xiàn)。

2、提高人力資源檔案管理的措施

人力資源檔案的管理，有利于人才的流動，也有利于人才的充分利用，使人盡其才，就要積極采取措施，提高對人力資源檔案的管理力度。為了提高對人力資源檔案管理工作，要從以下方面給與探討。

2.1完善人力資源檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源檔案管理制度，需要在以下幾方面得到加強(qiáng)。第一，是要建立合理、科學(xué)的管理制度，只有檔案管理完善才能有效進(jìn)行管理；第二，是要保證制度的簡潔性，這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用；第三，是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對所有的人，無論是職工還是對領(lǐng)導(dǎo)，都要形成約束，這樣才能體現(xiàn)公平，使人力資源檔案管理工作得到完善；第四，是制度的嚴(yán)肅性，在人力資源檔案管理過程中，要進(jìn)行嚴(yán)格的獎懲，這樣才能將制度的權(quán)威性體現(xiàn)出來。

2.2 對人力資源檔案管理功能的提高

要不斷改善人力資源檔案功能，這樣才能使人力資源檔案記錄的內(nèi)容更加全面、客觀。在管理過程中要對人力資源檔案的功能進(jìn)行重新定位，不僅要保留人力資源檔案原有的功能，還要進(jìn)行進(jìn)一步的改革，使人力資源檔案能更好的為單位的發(fā)展提供幫助。

2.3 提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)

在人力資源檔案管理中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平非常重要。在信息時代，人力資源檔案管理工作中，使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)越來越多，這對人力資源檔案管理人員要求也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理需要，所以，檔案管理工作要積極引進(jìn)專業(yè)人才，并且要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，使其能夠更好的進(jìn)行檔案管理。要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平，做好人力資源檔案的管理工作。

2.4人力資源檔案管理的信息化建設(shè)

人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認(rèn)識，加快對檔案管理信息化的建設(shè)。

2.4.1 人力資源檔案管理的政策法規(guī)與信息化標(biāo)準(zhǔn)

人力資源檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。要加快制定信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，為人力資源檔案信息化建設(shè)奠定好基礎(chǔ)。人力資源檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能實現(xiàn)有效的人力資源檔案管理。

2.4.2 人力資源檔案的數(shù)據(jù)庫與信息資源建設(shè)

人力資源檔案業(yè)務(wù)工作信息化，它的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的人力資源檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。只有做好人力資源檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，才能把館藏檔案信息進(jìn)一步深入開發(fā)出來，使人力資源檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)，要做好人力資源檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，因此，要對人力資源檔案信息化建設(shè)給與足夠的重視，要加大投資力度，購置設(shè)備，配置相關(guān)人才。

2.4.3 人力資源檔案的信息安全保障和人才建設(shè)

加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)，應(yīng)把人力資源檔案信息安全放在重要位置，要確保計算機(jī)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息出現(xiàn)失密、泄密和丟失現(xiàn)象。要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進(jìn)一步推動檔案信息化工作的人力保證。

3、結(jié)語

在知識時代，人力資源檔案工作的管理手段和設(shè)施有了極大的變化和進(jìn)步，人力資源檔案實體和人力資源檔案管理的內(nèi)涵也變得豐富多彩，人力資源的檔案工作需要變革和創(chuàng)新，但是這種變革和創(chuàng)新必須要提升人力資源檔案管理的整體水平，使人力資源檔案的管理工作與時俱進(jìn)，在小康社會的建設(shè)中，得到長足的發(fā)展。

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