關(guān)于如何提升人事檔案管理功能的分析

賈雪燕

[摘 要]如何提升人事檔案管理功能的分析問(wèn)題，介紹了人事檔案管理功能的意義，提出人事檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題，包括檔案規(guī)范指導(dǎo)性問(wèn)題、檔案管理意識(shí)、檔案管理手段和檔案管理缺乏時(shí)效性，探討了如何提升人事檔案管理功能的措施，提出規(guī)范化，信息化與人事檔案管理制度的措施、檔案管理的功能與應(yīng)用措施和檔案管理的功能與監(jiān)督機(jī)制措施。

[關(guān)鍵詞]辦公室秘書(shū)；檔案管理；工作問(wèn)題研究；研究探討

引言

人事檔案管理是人事工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，它的管理工作就是對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案管理工作的模式是人事活動(dòng)中形成的，人事檔案記述和反映了個(gè)人的經(jīng)歷過(guò)程和德才表現(xiàn)，人事檔案是以個(gè)人為單位的集合，人事檔案是考察一個(gè)人成長(zhǎng)的過(guò)程和經(jīng)歷的文件材料，借助人事檔案來(lái)判斷他今后的工作。這主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。這也是人事工作管理的中心環(huán)節(jié)，隨著人事改造制度的不斷發(fā)展和深入，對(duì)于現(xiàn)行人事管理制度中存在的各種問(wèn)題也日益凸顯，也需要及時(shí)給與解決。

1、人事檔案管理功能的意義

改革開(kāi)放35年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的模式已經(jīng)發(fā)生了劃時(shí)代的變化，它不僅可以在國(guó)家機(jī)關(guān)中發(fā)揮的重要的作用，而且在其他社會(huì)組織中也發(fā)揮著重要的作用。尤其是企業(yè)的快速發(fā)展，繼續(xù)應(yīng)用型人才的應(yīng)用，更帶動(dòng)了人事檔案管理工作的進(jìn)步，對(duì)其提出了更好的要求。對(duì)于人才的選擇，不管是在國(guó)家機(jī)關(guān)還是社會(huì)上其他的任何組織，在進(jìn)行學(xué)則人才決策時(shí)，都要依據(jù)人事檔案中的個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，還要通過(guò)日常工作情況和生活思想作風(fēng)等方面的綜合了解，來(lái)進(jìn)行抉擇。顯然，人事檔案為人事決策提供了有效的歷史資料，從人事檔案中提供的大量客觀，真實(shí)，可靠的信息資料。特別在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過(guò)程里，由于企業(yè)的迅猛發(fā)展，對(duì)人才的交流和記載，使人事檔案管理的功能開(kāi)始得到重視和認(rèn)可，人事檔案已成為新時(shí)期企業(yè)不斷發(fā)展的動(dòng)力之一。因?yàn)樘岣呷耸聶n案管理的功能，有助于選擇需要的人才，也可以減少企業(yè)發(fā)展阻力，促進(jìn)企業(yè)選拔人才的決策和優(yōu)化，這樣就可以提高企業(yè)的管理績(jī)效。同時(shí)，人事檔案管理水平的提升也有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)人事資源管理的發(fā)展也有著深刻的影響，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)秀的服務(wù)。顯然，人事檔案管理功能的意義不僅具有現(xiàn)實(shí)意義，更具有深遠(yuǎn)的歷史意義。對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)，都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事管理工作的重視，加強(qiáng)人事檔案管理的功能。

2 、人事檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

人事檔案的管理工作與傳統(tǒng)的管理模式相比，已經(jīng)今非昔比。但是，人事檔案的管理工作在提高中，仍存在一些問(wèn)題。為了提高人事檔案管理工作，下面對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行探討。

2.1 人事檔案管理與檔案規(guī)范指導(dǎo)性

要提高人事檔案管理的應(yīng)用功能，應(yīng)提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要應(yīng)增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的檢查指導(dǎo)，盡快形成科學(xué)有效的規(guī)范管理方法。此外，還需要建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，改變現(xiàn)在人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的現(xiàn)狀。重要的是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的重視，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，徹底改變?nèi)耸聶n案管理工作低效，滯后的現(xiàn)狀。

2.2人事檔案管理與檔案管理意識(shí)

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)活動(dòng)中最基本的工作之一，但許多事業(yè)單位中，確對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視不夠，存在著落實(shí)不到位，應(yīng)付了事，檢查隨意，更提不到監(jiān)督執(zhí)行。還有人認(rèn)為現(xiàn)在只重視能力，不重視的歷史。這些都顯示現(xiàn)在許多企業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，也顯示出對(duì)人事檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈。此外還有許多畢業(yè)生對(duì)人事檔案管理的地位，性質(zhì)，作用了解不清，意識(shí)比較單薄，因此，棄檔現(xiàn)象非常多，導(dǎo)致人事檔案管理一直處在被動(dòng)的狀態(tài)，很難實(shí)施高效的人事管理工作。

2.3 人事檔案管理與檔案管理手段

人事檔案管理是一項(xiàng)耐心，細(xì)心的專(zhuān)業(yè)人事工作，人事檔案具有機(jī)密性，政治性，專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。人事檔案管理需要專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職，有些還是半路出家，沒(méi)參加過(guò)任何人事檔案管理培訓(xùn)。還有很多單位，還是利用手工整理檔案資料，即使是在這個(gè)計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及的時(shí)代，對(duì)人事檔案的查閱方式，竟然還是以人工為主，談不到無(wú)紙化辦公，更缺少適合人事管理檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)需求相差甚遠(yuǎn)，這與科學(xué)的人事檔案管理要求更不符合。

2.4 人事檔案管理缺乏時(shí)效性

在目前很多企業(yè)的人事檔案管理過(guò)程中，人事檔案存在許多檔案資料過(guò)于陳舊，記錄事件久遠(yuǎn)等情況。由于長(zhǎng)期擱置，歸入人事檔案內(nèi)的很多資料沒(méi)有得到有效的鑒定，常出現(xiàn)信息過(guò)時(shí)的情況。同時(shí)，還有很多人事檔案資料只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有進(jìn)行真正有效的管理，對(duì)企業(yè)真實(shí)人事管理的現(xiàn)狀和工作情況反映比較少，這些都可能阻礙人力資源部門(mén)的工作進(jìn)展，也不利于有效的利用人才和使用人才。

3、如何提升人事檔案管理功能的措施

提升人事檔案管理功能的措施，是人才交流的重要措施，因此，要加大力氣，盡快采取措施，提升人事檔案的功能。

3.1規(guī)范化，信息化與檔案管理制度的措施

建立高質(zhì)量，高水平的人事檔案管理，需要科學(xué)的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實(shí)際情況，所以迎合時(shí)代的趨勢(shì)，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，來(lái)提高人事檔案管理的功能。

3.2檔案管理的功能與應(yīng)用措施

從企業(yè)科學(xué)選用人才的角度來(lái)看，企業(yè)為了能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下站穩(wěn)市場(chǎng)，需要對(duì)自身員工有充分的了解，知人善任，才具有針對(duì)性，才能更有效的給員工安排適合的工作。為提高企業(yè)人力資源部門(mén)的工作質(zhì)量，在編寫(xiě)和記錄人事檔案內(nèi)容的時(shí)候，就要盡量把個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)，工作經(jīng)歷，專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，性格優(yōu)勢(shì)，道德水平等都記錄在人事檔案內(nèi)，這樣就可以提高人事檔案的價(jià)值，為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以增加個(gè)人特色的內(nèi)容在里面，作為人事檔案的參考。

3.3檔案管理的功能與監(jiān)督機(jī)制措施

在高科技時(shí)代人事檔案管理功能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴(yán)格依照人事檔案管理的制度來(lái)辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來(lái)維護(hù)，用人事檔案的管理制度來(lái)保證檔案管理工作的質(zhì)量，需要定期對(duì)人事管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，成立人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實(shí)情況，提出有效改進(jìn)建議，提升檔案工作的管理功能。

4、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作，除了制度手段的改進(jìn)，人事檔案管理人員也要增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新時(shí)期的要求，在新的環(huán)境中迎接挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代中，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)深入到社會(huì)生活工作之中，人事檔案管理也應(yīng)利用新技術(shù)，有效提高人事檔案管理的功能，才能為人事檔案管理工作的發(fā)展鋪平道路。

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