試論社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)

周仕芹

[摘 要]試論社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)問題，介紹了社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題，主要有社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案的管理問題、環(huán)境設(shè)施問題和管理水平問題，探討了加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人事檔案管理的信息化建設(shè)措施，具體是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案管理模式、檔案管理數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)和檔案人才建設(shè)措施。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；信息化建設(shè)；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作，它的全稱叫社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)金，這是一種由社會(huì)統(tǒng)籌基金，來支付的基礎(chǔ)養(yǎng)老金和個(gè)人賬戶養(yǎng)老金的集成，也是我國(guó)社會(huì)保障制度的重要組成部分，它是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)五大險(xiǎn)種中最重要的險(xiǎn)種之一，是國(guó)家和社會(huì)根據(jù)一定的法律和法規(guī)，為解決勞動(dòng)者，在達(dá)到國(guó)家規(guī)定的解除勞動(dòng)義務(wù)的勞動(dòng)年齡界限，或因年老喪失勞動(dòng)能力退出勞動(dòng)崗位后的基本生活，建立的一種社會(huì)保險(xiǎn)制度。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化，是傳統(tǒng)檔案邁向現(xiàn)代檔案的一個(gè)時(shí)代性標(biāo)志，也是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中的一場(chǎng)革新；如何利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案文件的信息化管理，這在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作中具有重要的作用；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化，要求對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的思路要重新思考，確立網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中檔案管理的框架和方法，就能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。所以，在我國(guó)即將進(jìn)入老齡化時(shí)期，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化，已成為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作中的客觀需要，在高科技時(shí)代，創(chuàng)新是一個(gè)蓬勃發(fā)展的事業(yè)，它是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全新動(dòng)力與源泉，同時(shí)，創(chuàng)新又是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì)。在知識(shí)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)把人類帶進(jìn)了一個(gè)全新的信息化時(shí)代，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作當(dāng)然也要與時(shí)代發(fā)展同步，因此，如何加快社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是檔案創(chuàng)新工作信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。

一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題

1. 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案的管理問題

在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中，有些領(lǐng)導(dǎo)和一部分工作人員，對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，總是覺得社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作只是簡(jiǎn)單抄寫和保管工作，談不上社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的主要工作，不能給社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作，只要做到不丟失、不泄露，就可以應(yīng)付查檔、外調(diào)；這種輕視檔案工作的想法，表明這些工作人員對(duì)檔案工作不了解，忽視了檔案工作的重要性，勢(shì)必使社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)當(dāng)按工作難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。

2. 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案與環(huán)境設(shè)施問題

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)檔案管理必備的首要條件， 首先是要落實(shí)檔案室的設(shè)施建設(shè)，有些社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案至今沒有專用檔案室，還有些檔案室狹小，由于檔案資料多，出現(xiàn)潮濕和“六防”設(shè)備配套欠缺問題，使社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案出現(xiàn)資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性和外觀的整潔美觀，有的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室，連必備統(tǒng)一的檔案夾、切紙刀等工具都無法購(gòu)置齊備。

3. 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理與管理水平問題

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理力量不強(qiáng)，管理手段滯后，管理水平低下，這是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)大多數(shù)工作人員的情況，他們大部分都未經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理、裝訂歸檔等業(yè)務(wù)基本不了解，對(duì)收集檔案意識(shí)薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒有人認(rèn)真投入到檔案工作中去，日常事務(wù)只是把資料放進(jìn)檔案盒，也不及時(shí)整理，嚴(yán)重影響了社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。另外一部分歸檔資料欠缺準(zhǔn)確與真實(shí)性，傳統(tǒng)陳舊的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，已難以適應(yīng)時(shí)代飛速的發(fā)展，在新形勢(shì)之下要求社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一定要改變傳統(tǒng)模式，進(jìn)行現(xiàn)代信息化建設(shè)。

二、加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人事檔案管理的信息化建設(shè)措施

1. 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張為主的檔案管理實(shí)體，大多是以手動(dòng)完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面管理，它的工作量非常的巨大，步驟又是相當(dāng)?shù)姆彪s。由于存儲(chǔ)量大，檔案管理人員沒有精力，去實(shí)施對(duì)被封存的檔案資料進(jìn)行信息提取與加工處理，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源已經(jīng)大多被閑置或變成廢物浪費(fèi)掉。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)與引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，提供了良好的環(huán)境，現(xiàn)代化信息技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著一個(gè)嶄新的挑戰(zhàn)。檔案管理重點(diǎn)在于適應(yīng)數(shù)字化記錄管理需求，從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向信息資源的管理轉(zhuǎn)變，將信息作為管理對(duì)象，對(duì)形成的不同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采取現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息資源統(tǒng)一管理。才能體現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的價(jià)值。

2.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案管理數(shù)字化

檔案管理的信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)與前提，也是對(duì)檔案原件得以保護(hù)的重要方式；檔案數(shù)字化需要通過利用現(xiàn)代化先進(jìn)的信息手段，將檔案部門的各種不同物質(zhì)載體形式處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，并創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件以便于提供服務(wù)。形成數(shù)字信息化檔案管理未必意味著傳統(tǒng)的檔案管理要取消，其兩者應(yīng)互相補(bǔ)充、長(zhǎng)期共存。規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，也是衡量檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)管理信息，根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)與需求，制定標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部管理，在實(shí)踐中逐步改進(jìn)。數(shù)據(jù)庫(kù)文件的目錄，要有利于實(shí)際性的操作，又符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案信息化建設(shè)

人類社會(huì)推動(dòng)信息化技術(shù)發(fā)展的目標(biāo)，是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的環(huán)境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實(shí)現(xiàn)；對(duì)檔案信息化建設(shè)來說，該發(fā)展目標(biāo)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有一個(gè)過程，在此過程當(dāng)中，伴隨著在檔案管理中應(yīng)用程度的變化及其信息技術(shù)水平的提高，其信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也應(yīng)及時(shí)地做出應(yīng)有的調(diào)整，所以在檔案信息化建設(shè)過程中，必須認(rèn)識(shí)深遠(yuǎn)并且立足當(dāng)前，積極解決檔案信息化建設(shè)中會(huì)碰到的不同方面問題。

4.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案人才建設(shè)

檔案工作者綜合素質(zhì)的高低，會(huì)影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶兩者互相聯(lián)結(jié)的紐帶與橋梁，在檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。管理工作者應(yīng)掌握好檔案專業(yè)知識(shí)，利用其專業(yè)知識(shí)，指導(dǎo)電子檔案文件進(jìn)行分類歸檔。需掌握檔案信息化、數(shù)字化及電腦應(yīng)用技術(shù)，使他們的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與知識(shí)結(jié)構(gòu)能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，為創(chuàng)建檔案新模式提供強(qiáng)有力的人才保障。檔案工作者若對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息現(xiàn)代化的管理不夠熟練，就難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理與服務(wù)。不僅要為檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)專業(yè)化人才，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理工作者的在職培訓(xùn)，提升檔案工作者對(duì)電子文件管理的專業(yè)知識(shí)，使他們肩負(fù)起電子文件歸檔管理的重任。

三、結(jié)語

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案信息化建設(shè)，是高科技時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與檔案信息化建設(shè)，涉及到千家萬戶，只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)管理才能落實(shí)好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作。因此，一定要為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作，架起溝通之橋，為做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作努力工作。

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