匯文系統(tǒng)libsys 5.0和ILAS II在典藏應(yīng)用中的比較研究

[摘 要]本文通過(guò)對(duì)匯文系統(tǒng)libsys5.0和ILASIII典藏子系統(tǒng)在圖書(shū)館新書(shū)分配、圖書(shū)統(tǒng)計(jì)、書(shū)刊調(diào)撥、圖書(shū)館文獻(xiàn)利用率、圖書(shū)的遺失賠償與注銷、圖書(shū)的清點(diǎn)等典藏業(yè)務(wù)的具體運(yùn)用情況進(jìn)行比較分析，總結(jié)出兩大系統(tǒng)的異同和優(yōu)、缺點(diǎn)，為兩大系統(tǒng)提高性能和用戶更好地利用系統(tǒng)提供參考。

[關(guān)鍵詞]匯文系統(tǒng)libsys5.0；ILSAII；圖書(shū)典藏；圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)是目前國(guó)產(chǎn)同類軟件中銷售勢(shì)頭最好的圖書(shū)館管理系統(tǒng)之一，到目前為止匯文系統(tǒng)已為國(guó)內(nèi)600多家知名高校和公共圖書(shū)館所選用[1]。

ILAS集成系統(tǒng)該系統(tǒng)是開(kāi)發(fā)較早的圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)之一，適應(yīng)不同層次、多種規(guī)模、各種類型圖書(shū)館使用的圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)[2]。

中南民族大學(xué)圖書(shū)館從2001年開(kāi)始使用ILASII集成系統(tǒng)。2012年5月我館更換成了匯文系統(tǒng)。本文將兩大系統(tǒng)在圖書(shū)館典藏工作進(jìn)行比較分析，以便進(jìn)一步地了解兩大系統(tǒng)的功能特點(diǎn)，為用戶更好地選擇和使用圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)提供借鑒，亦為兩大系統(tǒng)的升級(jí)和完善提供參考。

一、兩大系統(tǒng)典藏業(yè)務(wù)比較分析

（一）新書(shū)分配

新書(shū)分配是圖書(shū)典藏工作的基礎(chǔ)。用ILASII集成系統(tǒng)進(jìn)行新書(shū)典藏，我們首先要按照新書(shū)的分配規(guī)則把新書(shū)分入標(biāo)注了借閱覽室書(shū)架上。然后把分配好的圖書(shū)搬下一本一本掃入所要?jiǎng)澣氲慕栝喪液笤龠€原到書(shū)架上。這樣就等于把又大又重的圖書(shū)搬兩道，才能完成新書(shū)的典藏。而且掃一批書(shū)就要更換一個(gè)閱覽室，掃完一個(gè)閱覽室還要統(tǒng)計(jì)一次，看統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和實(shí)際的數(shù)量是否一致，不一致還得重新再掃一次。典藏工作不但是體力活。而且要求認(rèn)真仔細(xì)。如果稍有差錯(cuò)就得在幾百本書(shū)中找到出錯(cuò)的那一本，真的是費(fèi)時(shí)且費(fèi)力的工作。而匯文系統(tǒng)可根據(jù)我館的實(shí)際情況按館藏地及書(shū)刊狀態(tài)設(shè)定好規(guī)則，并通過(guò)規(guī)則進(jìn)行新書(shū)批量分配，能把圖書(shū)自動(dòng)分配到設(shè)定好的借閱室。我們只要把分配好的圖書(shū)放入書(shū)架上所標(biāo)明的借閱室就行了。節(jié)省了一道搬書(shū)、掃書(shū)和再還原的工序。以前我館典藏要一個(gè)半人的配置，而且一定要一位男同志，因?yàn)榘釙?shū)是很重的體力活，使用匯文系統(tǒng)后只要一個(gè)人女同志就能輕松且完全勝任以前一個(gè)半人的工作。大大提高了工作效率和準(zhǔn)確率。

（二）圖書(shū)統(tǒng)計(jì)

圖書(shū)統(tǒng)計(jì)是典藏經(jīng)常進(jìn)行的工作。如新書(shū)分配完后，要打統(tǒng)計(jì)單，每年或幾年各個(gè)系資料室或閱覽室的統(tǒng)計(jì)，是必不可少的。就統(tǒng)計(jì)的條件的設(shè)置的方便程度來(lái)說(shuō)，ILASII集成系統(tǒng)可以先設(shè)置好你所需要的統(tǒng)計(jì)條件，如直接設(shè)置好題名、責(zé)任者、出版社、出版年、訂購(gòu)日期等后就可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，很方便。而匯文系統(tǒng)要先按照系統(tǒng)設(shè)置好的條件統(tǒng)計(jì)完成后，再根據(jù)自己的需要添加你需要的部分，再進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)。等于進(jìn)行了兩次統(tǒng)計(jì)。但就統(tǒng)計(jì)的速度來(lái)說(shuō)，匯文系統(tǒng)要快很多。以前用ILASII統(tǒng)計(jì)一月或一年的工作量，總是在中午、下班或放假之后統(tǒng)計(jì)，正常上班時(shí)間它的運(yùn)行速度很慢，還影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行速度。使用匯文系統(tǒng)，僅需幾分鐘無(wú)論多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都能很快輸出，大大提高了統(tǒng)計(jì)速度和工作效率。新書(shū)統(tǒng)計(jì)表ILASII集成系統(tǒng)只能顯示每個(gè)類別的新書(shū)統(tǒng)計(jì)情況，而每個(gè)借閱室的統(tǒng)計(jì)情況既長(zhǎng)又不利于打印成表格，我們每次都是對(duì)應(yīng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，自作新書(shū)統(tǒng)計(jì)表格，耗時(shí)又費(fèi)力。而匯文系統(tǒng)能清晰又便捷的體現(xiàn)每個(gè)借閱室的圖書(shū)統(tǒng)計(jì)情況，可直接打印出圖書(shū)統(tǒng)計(jì)表，節(jié)省不少時(shí)間。它不但能打印還能輸出五種形式的文件。而且能對(duì)文件進(jìn)行修改。而ILASII輸出的文件只能保存不能修改。

（三）書(shū)刊調(diào)撥

書(shū)刊調(diào)撥是圖書(shū)館隨時(shí)要做的一項(xiàng)工作。用ILASII集成系統(tǒng)進(jìn)行書(shū)刊調(diào)撥，各個(gè)借閱室只有把一本書(shū)變更到自己的借閱室的權(quán)限，很方便快捷。而匯文系統(tǒng)把書(shū)刊調(diào)撥的權(quán)限放在典藏且權(quán)限過(guò)大，可以把一本書(shū)任意調(diào)撥到某個(gè)借閱室。所以我們館不敢隨意下放權(quán)限，致使一本書(shū)的調(diào)撥都要打電話給典藏。給典藏增加了工作量，也給流通的圖書(shū)的借閱帶來(lái)了不便。如果書(shū)刊調(diào)撥權(quán)限分配給流通或閱覽，可容許自己內(nèi)部變更館藏，這樣既給閱覽室?guī)?lái)了方便，也不會(huì)影響圖書(shū)的借閱。我們還經(jīng)常有系資料室的書(shū)籍歸入圖書(shū)館，而我館借閱室較多，光流通部就要17個(gè)借閱室，如七月份系里調(diào)入圖書(shū)館221冊(cè)圖書(shū)，調(diào)撥入館用匯文系統(tǒng)卻要花費(fèi)一天的時(shí)間，首先流通部的工作人員要把圖書(shū)按借閱室分別做17個(gè)txt文檔，就得半天時(shí)間，典藏再把這17個(gè)txt文檔調(diào)撥到對(duì)應(yīng)的借閱室又得花半天時(shí)間。如果用ILASII集成系統(tǒng)，只要把書(shū)分給各個(gè)借閱室，在圖書(shū)借閱前進(jìn)行書(shū)刊變更，就能對(duì)圖書(shū)進(jìn)行借閱了，節(jié)省了人力和時(shí)間。

（四）圖書(shū)館文獻(xiàn)利用率

圖書(shū)館文獻(xiàn)利用率是很重要的數(shù)據(jù)。它能為協(xié)調(diào)資源建設(shè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。能更快的解決圖書(shū)藏與用的矛盾[3]。利用ILASII集成系統(tǒng)了解圖書(shū)館文獻(xiàn)利用情況，要輸入條碼號(hào)，輸入起始日期，才能具體看到某本圖書(shū)借閱的情況，想知道館藏圖書(shū)的利用率，必須統(tǒng)計(jì)出數(shù)據(jù)再進(jìn)行計(jì)算后才能得出結(jié)果。當(dāng)然還必須主動(dòng)和一線工作人員聯(lián)系溝通，了解圖書(shū)借閱實(shí)踐情況后，分析入藏文獻(xiàn)是否符合讀者的閱讀需求，并根據(jù)圖書(shū)使用情況，判定哪些文獻(xiàn)利用率高。需要增補(bǔ)，哪些類型文獻(xiàn)利用情況不理想或失去效用需要剔除，再結(jié)合專業(yè)調(diào)整的需要等因素對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行剔除和調(diào)撥，在館內(nèi)進(jìn)行調(diào)整?，F(xiàn)在使用匯文系統(tǒng)，能很方便快捷直觀的看到文獻(xiàn)的利用情況。在匯文系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)模塊和書(shū)目檢索系統(tǒng)都能很清晰的看到圖書(shū)的借閱情況，在了統(tǒng)計(jì)模塊下的借還分類綜合統(tǒng)計(jì)就能很直觀的看到圖書(shū)的文獻(xiàn)利用率，了解讀者的閱讀需求，從而對(duì)圖書(shū)做動(dòng)態(tài)管理，解決圖書(shū)藏與用的矛盾。

（五）圖書(shū)的遺失賠償與注銷

圖書(shū)的遺失賠償是圖書(shū)館一項(xiàng)很重要得工作。以前用ILASII集成系統(tǒng)進(jìn)行圖書(shū)遺失陪償，讀者要到流通部，記下所要賠償圖書(shū)的書(shū)名和條碼號(hào)，再到典藏來(lái)賠書(shū)，典藏開(kāi)具一張遺失賠償單據(jù)。讀者拿到遺失賠償單據(jù)后，再到流通部去還書(shū)，讀者要跑三次才能完成圖書(shū)的賠償。學(xué)生賠償完成后典藏人員要對(duì)圖書(shū)進(jìn)行注銷，注銷時(shí)還要特別仔細(xì)認(rèn)真，因?yàn)檩斎霔l碼時(shí)，輸錯(cuò)一個(gè)數(shù)字就是另外一本書(shū)了，有可能把正在借閱的書(shū)籍注銷掉了，要注銷的圖書(shū)反而在流通狀態(tài)。而你要想恢復(fù)已經(jīng)注銷調(diào)的圖書(shū)是非常麻煩的，還要找技術(shù)部進(jìn)行處理，說(shuō)重了還是事故。所以操作時(shí)人是高度集中、緊張。而匯文系統(tǒng)把遺失賠償放在了流通管理的界面，讀者只用在流通還書(shū)處就能出理好。處理好后系統(tǒng)還能自動(dòng)的打印出遺失賠償清單。遺失賠償完成后，圖書(shū)的狀態(tài)自動(dòng)設(shè)置成遺失賠償狀態(tài)，不用再進(jìn)行注銷。匯文系統(tǒng)還有一項(xiàng)很人性話的賠書(shū)預(yù)處理，讀者知道自己丟失圖書(shū)后，就可去到流通部進(jìn)行賠書(shū)預(yù)處理，進(jìn)行完后，超期罰款就可以不再收取了，等讀者買到書(shū)后，再進(jìn)行賠書(shū)或賠款處理。以前用ILASII集成系統(tǒng)經(jīng)常有讀者要求從發(fā)現(xiàn)書(shū)籍丟失到買到書(shū)籍這一段時(shí)間不要收取超期款，可系統(tǒng)做不到，她們認(rèn)為很不公平，匯文系統(tǒng)做到了，它為讀者考慮的很仔細(xì)、周到。

（六）圖書(shū)的清點(diǎn)

圖書(shū)的清點(diǎn)是一項(xiàng)很重要的工作，它可以準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)圖書(shū)入藏情況[4]。用ILASII集成系統(tǒng)進(jìn)行圖書(shū)清點(diǎn)，要先把所要清點(diǎn)的借閱室的圖書(shū)清單留存底稿，再進(jìn)行圖書(shū)清點(diǎn)。清點(diǎn)結(jié)束，只能知道現(xiàn)在圖書(shū)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，如果想知道與以前館藏差異，只能用清點(diǎn)之前的和清點(diǎn)之后的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，才能知道具體情況，需要耗費(fèi)很多時(shí)間對(duì)比查找。而匯文系統(tǒng)在清點(diǎn)完成后，就能直接以未清點(diǎn)到書(shū)刊、在館異常書(shū)刊、非本館書(shū)刊等幾種方式很清晰明了的告訴你以前館藏和現(xiàn)在的差異。讓典藏能徹底摸清圖書(shū)館的館藏全面狀況和藏圖書(shū)的完整程度。找出圖書(shū)損失的原因，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)、分編、典藏、流通等工作中存在的問(wèn)題，徹底解決歷史遺留的各種數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問(wèn)題。規(guī)范了數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保證讀者成功查找到想要的圖書(shū)，降低拒借率。

二、總結(jié)

鑒于上述兩種系統(tǒng)的比較分析，可以還是看出兩大典藏子系統(tǒng)的運(yùn)行是相對(duì)合理，卻各有自己的特點(diǎn)。在一些模塊功能上存在著某些不同。libsys5.0系統(tǒng)是匯文公司最新才升級(jí)的系統(tǒng)，所以典藏子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程與模塊功能相對(duì)于ILASII有了較大改進(jìn)，有利于提高圖書(shū)館典藏工作效率。當(dāng)然ILAS也在不斷升級(jí)。希望今后兩家相互學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，大膽實(shí)踐，積極探索，不斷吸收先進(jìn)技術(shù)和理念，更科學(xué)、更理想的為用戶提供跟滿意的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]源自http：//www.libsys.com.cn/about.php。江蘇匯文有限公司/公司簡(jiǎn)介。

[2]源自http：//www.ilas.com.cn/Products.Asp？SortId=2.ILSA公司簡(jiǎn)介。

[3]段云長(zhǎng).武為.關(guān)于圖書(shū)館文獻(xiàn)典藏工作的思考.[j]河南圖書(shū)館學(xué)刊，2007（2）46-48.

[4]尹貴平.于秀芬.利用libsys3.0匯文系統(tǒng)典藏模塊進(jìn)行館藏清點(diǎn)工作的實(shí)踐探討[j]農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2007（10）134-135.

第一作者簡(jiǎn)介：張昕，女，1971年生，1998年畢業(yè)于武漢大學(xué)圖書(shū)館學(xué)專業(yè)，館員，中南民族大學(xué)圖書(shū)館。