檔案管理信息化發(fā)展方向探析

宋軍

[摘 要]當(dāng)今世界已經(jīng)進入一個高速發(fā)展的時代，無論是科技還是信息技術(shù)正以日新月異的速度向前發(fā)展，所有的一切都面臨新的挑戰(zhàn)，檔案管理當(dāng)然也不例外。在這樣一種形勢下，過去那種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)與新時代的要求相去甚遠。要想與時代接軌，檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢。本文首先對檔案管理信息化的概念進行闡述，然后對其在當(dāng)前面臨的問題進行分析并提出解決的措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；發(fā)展方向

檔案，對于任何一個單位而言都具有重要的意義，都是其不可或缺的信息資源，具有能夠查閱歷史資料、進行科學(xué)研究的特點。從這個意義上來說，檔案管理是一項需要專人負責(zé)的重要工作。社會在進步，時代在發(fā)展，過去那種檔案管理的形式在計算機網(wǎng)絡(luò)條件下顯然是已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化勢在必行。但是就目前檔案管理信息化在發(fā)展的過程中還存在一定的問題，我們必須正視這些問題并且制定解決的對策，才能夠真正檔案信息化的發(fā)展。

一、檔案信息化概述

檔案信息化指的是在國家行政管理部門的統(tǒng)一組織以及規(guī)劃之下，在檔案管理之中全面地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對各種檔案信息進行相應(yīng)的處理、管理以及為社會提供全方位地服務(wù)，從而使得檔案現(xiàn)代化進行的步伐加速。這個過程是檔案管理模式從實體為重心朝著信息為中心的轉(zhuǎn)變。這個過程不是一朝一夕就能完成的，它是一個產(chǎn)期發(fā)展的過程。在這個過程中，應(yīng)該在檔案部門采用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化以及現(xiàn)代化的水平。

二、檔案信息化目前存在的問題

計算機與網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展日新月異，一天一個變化，在這種大背景下，檔案管理工作自然也得跟上時代的步伐，但是我們也應(yīng)該看到，在網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案學(xué)還沒有誕生，因此檔案信息化目前依舊存在很多問題。

（一）安全壓力問題

在檔案管理工作中，安全是最為重要的一個要素，其次才是方便快捷地查詢。而在實施信息化管理之后，檔案系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中就會出現(xiàn)與其他系統(tǒng)整合的情況，查詢可能會更加方便，但是安全問題也很突出。因為計算機網(wǎng)絡(luò)本身就存在一定的安全隱患，電腦黑客、病毒等都有可能進入電腦，造成整個系統(tǒng)的癱瘓或者是數(shù)據(jù)的丟失。

（二）法制健全問題

檔案管理是一項繁蕪復(fù)雜的工作，分類比較細，因此在管理過程中一般都是采取分散管理的方式。正是由于這個特點，不好制定相應(yīng)的管理標準，因此在立法上就顯得非常薄弱。

（三）人員配備問題

仔細分析目前的檔案工作人員，既懂得檔案管理專業(yè)又能熟練掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才非常匱乏。總體情況是，工作人員所學(xué)專業(yè)相對單一，而且年輕人相對較少，中老年工作者居多，這也造成了他們在掌握信息技術(shù)方面的相對困難。

三、解決的措施

（一）建立完善的安全制度

檔案信息化雖然借助于計算機來完成，但是管理權(quán)最終還是在人的手中，因此人員是安全保護的第一道屏障。從這個角度來說，必須要對檔案工作人員進行進一步的培訓(xùn)，加強他們網(wǎng)絡(luò)安全方面的意識，同時要出臺相對完善的安全制度進行明文規(guī)定，將各種不安全的因素消滅在萌芽之中。

（二）建立完善的法律制度

任何一項管理工作，都必須要遵循一定的社會法律制度?；谀壳靶畔⒒M程存在的法律漏洞，國家要對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進行重新地修訂，尤其是針對檔案信息化要出臺一系列的制度來對其進行完善，以此來提高全社會對檔案信息化管理的法律意識。

（三）完善人才培養(yǎng)機制

檔案信息化其實就是利用計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來為公眾進行服務(wù)，使得這項服務(wù)更加快捷、方便。因此，作為網(wǎng)絡(luò)條件下的一名檔案工作者必須要具備對計算機進行操作的水平以及對電子文件進行系統(tǒng)管理的知識。因此，各單位都要針對這一新形勢進一步完善檔案人才的培養(yǎng)機制，不斷更新他們的觀念，不斷掌握新技能。

四、結(jié)語

總之，檔案信息化的最終實現(xiàn)不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期、復(fù)雜的過程，既需要國家相關(guān)法律制度的支持，同時也需要全體檔案管理人員的積極參與。只要各方一起努力，各種困難也會迎刃而解，檔案信息化最終會實現(xiàn)，能夠更好地為社會、公眾進行服務(wù)。

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