個人檔案管理探索與研究

曹湛芳，黃思茹

社會人才競爭激烈，具有多學(xué)科知識的復(fù)合型人才或許是一個單位發(fā)展和推動經(jīng)濟社會發(fā)展所不可缺的重要因素，人力資源逐步成為各單位的重要資源，人力資源管理成為現(xiàn)在人事管理工作中的重要內(nèi)容之一。人力資源管理基礎(chǔ)工作離不開人事檔案管理。個人檔案，一方面是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照。個人檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況，在對個人德、智、體全方位考核時提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另一方面，是單位的人力資源數(shù)據(jù)庫的來源，反映單位人力資源原始情況和發(fā)展?fàn)顩r，個人檔案管理好壞，對人力資源開發(fā)起著重要作用。目前，個人檔案管理工作形勢普遍存在一些亟待解決的問題，本文主要探討個人檔案管理主要問題、個人檔案管理工作重要性分析、個人檔案管理工作規(guī)范化等問題。

一、個人檔案管理中存在的主要問題

（一）個人檔案的定義

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等個人情況的文件材料，是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中的憑證、依據(jù)和參考數(shù)據(jù)，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、醫(yī)保以及開具考研等相關(guān)證明時使用的歷史記錄。

（二）個人檔案存在失真管理問題

隨著中國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，個人檔案普遍出現(xiàn)新情況，新問題。如人事檔案內(nèi)容失真。（1）出生時間檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意。為了提拔晉升、調(diào)整工資、延長退休年齡等，為不同的目的填寫表格一次不同一次。（2）參加工作時間不實。由于社會現(xiàn)象出現(xiàn)不健康的因素，為了某種利益，更多人在參加工作時間上下足工夫，參加工作時間隨著需要變化，更為嚴(yán)重的是領(lǐng)導(dǎo)干部，無人愿意阻止或更正。（3）入黨、入團時間虛構(gòu)。有些檔案出現(xiàn)參加工作、入黨、入團時間大致一個年月。明顯與實際情況不符，不可能一個人在同一年解決工作、入黨、入團的問題。（4）名字前后不一。不同用途需要多個名字，如筆名、別名、乳名等，填寫前后不一致，給一些人鉆了法律的空子，出現(xiàn)同一個人有多個戶籍的荒唐事。如辦假名字上真戶口買多處房的山西房媳事件。（5）學(xué)歷造假。為了晉升、提級、評職稱、長工資、出國考察等，不惜犧牲個人的信譽，抱著僥幸心理，制造假學(xué)歷、假文憑。特別是高官和學(xué)者，出現(xiàn)造假文憑的事件累累發(fā)生。（6）個人檔案中的考核鑒定材料全是優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有錯誤。出于自身利益所驅(qū)動，怎么利于自己就怎么填寫，沒有責(zé)任感，沒有組織原則，隨意性較大，不誠實書寫自己人生經(jīng)歷。人事管理部門對個人履歷表沒有進(jìn)行嚴(yán)格審核，不及時發(fā)現(xiàn)問題，反映問題，解決問題。讓錯誤的個人履歷表一直錯到底，失去個人檔案的可信度，給個人檔案的利用造成很大難度。

（三）個人檔案管理不穩(wěn)定

中國的人事檔案管理體制還停留在舊模式。人事檔案管理模式基本沿續(xù)舊的管理模式，幾乎沒有創(chuàng)新和突破。舊的人事檔案管理傳統(tǒng)模式：人走到哪檔案跟到哪，換一個單位，換一個檔案管理部門，在人事檔案管理機制不完全規(guī)范化的條件下，人事檔案的丟失時常發(fā)生。近年來，由于社會變革，經(jīng)濟體制發(fā)生一系列變化，一部分單位倒閉、停產(chǎn)、停業(yè)、兼并重組，人事檔案遺失或移交到相關(guān)部門，導(dǎo)致檔案主體人不知情，在使用個人檔案時發(fā)現(xiàn)不能找到自己個人檔案。反映人事檔案部門管理不到位，沒有完全做到檔案與人同步。

圖1 個人檔案結(jié)構(gòu)圖表

（四）個人檔案材料不全

人事檔案收集缺欠是困擾能否調(diào)出個人檔案的一大難題，這方面沒有引起有關(guān)部門的重視，查找某些個人檔案往往要到其它部門才能完成，網(wǎng)絡(luò)信息共享先進(jìn)技術(shù)沒有得到推廣和應(yīng)用。

1.人員調(diào)動沒有將材料及時附上。人員調(diào)動或者晉升，檔案沒有與人同步，忽略個人檔案的履歷表、相關(guān)畢業(yè)證書、學(xué)歷、入黨、任職、晉級、調(diào)離、培訓(xùn)、進(jìn)修、獲獎、懲罰等文件的調(diào)回或調(diào)出，或未及時歸檔到個人檔案袋，導(dǎo)致檢索個人檔案遇到困難。人事檔案管理部門必須保證個人的檔案資料數(shù)據(jù)完整，做到人與檔案同步（圖1）。

2.人事檔案部門的信任度。因為信譽問題，相關(guān)學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料不愿交到人事檔案部門管理，認(rèn)為自己拿著比放在人事檔案管理部門更安全，用起來也方便，這是一個誤區(qū)，值得人事檔案管理部門深思和反省，原則上，不提倡個人保管檔案。

3.人事檔案管理部門缺欠。企、事業(yè)單位人事檔案管理面臨一些問題，如人員短缺，庫房藏儲結(jié)構(gòu)不合理，配套措施與制度跟不上，經(jīng)費不到位等。

二、個人檔案管理工作重要性分析

（一）個人檔案有憑證和檢索作用

體現(xiàn)在職務(wù)晉升、工資調(diào)整；提供辦理護照、港澳通行證政審手續(xù)；提供婚姻證明；為職工繳納社會保險；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險、醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險等出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。從微觀的角度分析：人事檔案管理對職工而言，關(guān)系到個人的全部信息數(shù)據(jù)，關(guān)系到職工的前途和事業(yè)生涯，是公平、真實、肯定職工全部工作記錄，即俗話所說的“關(guān)系到每一位職工的生、老、病、死”。從宏觀角度分析：對單位來講，人事檔案管理是一個人力資源庫。職工的人事檔案，不但可以使單位的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，同時可為企、事業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持?！叭耸聶n案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且間接影響到企業(yè)整體管理。 ”[1]

（二）合理布局人力資源的依據(jù)

個人檔案管理根據(jù)人事變動、人事資料、考勤管理、勞動工資、統(tǒng)計報表，合理布局人員。是“人的管理”的基本信息的主要論據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。

（三）個人檔案管理保管價值

因為以上的原因，個人檔案管理保管價值，就顯得明顯突出個人檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞；檔案工資記載；出國（出境）政審工作；經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評；合同鑒證；社會保險等社會化服務(wù)工作等，必須符合全面性、真實性、動態(tài)性、流動性、機密性特征，個人檔案管理的重要特征,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)人力資源和經(jīng)濟發(fā)展的有效保證。

圖2 單位檔案結(jié)構(gòu)圖表

（四）個人檔案管理工作自我完善

加強現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，加強網(wǎng)絡(luò)溝通的協(xié)作、互補和個人信息共享，防止造假作假，維護社會安穩(wěn)，民富國強。在人力、物力方面增加投入，保證經(jīng)費來源，對提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。

三、人事檔案管理工作規(guī)范化

人事檔案管理關(guān)系到勞動者的切身利益，關(guān)系到中國人事制度改革是否與廣大民眾切身利益為重，關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。應(yīng)加強黨和國家關(guān)于人事檔案管理的方針政策和規(guī)章制度，規(guī)范人事檔案管理的職業(yè)守則，嚴(yán)格人事檔案管理的程序，使人事檔案管理做到最佳狀態(tài)（圖 2）。

（一）完善人事檔案管理制度

加強人事檔案管理的宏觀監(jiān)控，逐步對其實行法制化和規(guī)范化。各單位人事檔案管理體制不同，其管理方式與要求差異有所不同。人是基礎(chǔ)，制度是保障，法規(guī)制度能約束混亂使其變得有條不紊，可以共同遵守辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。改革舊的人事檔案管理模式，逐步實現(xiàn)人事檔案管理科學(xué)化、信息化、制度化是我們的目的。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度進(jìn)行工作，防止出現(xiàn)差錯，給國家、社會、職工造成損失。（1）建立健全人事檔案管理制度，使人事檔案工作有規(guī)可依，有章可循。（2）建立人事檔案材料調(diào)回調(diào)出制度，明確每一項工作范圍。制度讓人事檔案內(nèi)容更充實、更全面、更客觀地反映情況。依據(jù)鑒別歸檔制度，明確人事檔案商調(diào)范圍和要求，認(rèn)真鑒別商調(diào)材料，嚴(yán)格把握商調(diào)質(zhì)量關(guān)，人事檔案管理水平將有較大的提高。

（二）加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

單位人事檔案管理不像專門檔案館有獨立的辦公空間，這是普遍存在的問題。顯然這方面工作有待我們加強改進(jìn)。建議從鐵柜、電腦、復(fù)印機、打字機、除濕機、防磁柜、閱檔室、溫濕度控制儀、空調(diào)、防潮防蟲防鼠裝置等彌補這方面的不足。

（三）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理工作的水平高與低，很大程度上取決于人事檔案管理人員。制度是人來執(zhí)行的，設(shè)備也是人來操作，如果工作人員工作態(tài)度不過關(guān)，再好的制度和精良的設(shè)備也無法讓人事檔案管理運轉(zhuǎn)正常。如人事檔案長期得不到整理，最常見的是一人一個袋（盒）子，有材料時往里一裝，沒有嚴(yán)格鑒定、整理，材料的真實很難確定，存在一定問題。有些人事檔案因為工作調(diào)動檔案不同步，部分丟失或欠缺的問題時有發(fā)生。更嚴(yán)重的是個人檔案丟失。因此，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)知識，加強責(zé)任感，把人事檔案管理當(dāng)作一項政治任務(wù)完成就顯得尤為重要。在日常工作“管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，堅持原則，嚴(yán)肅紀(jì)律，遵守制度，保守秘密。在繁雜鎖碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯”[2]。人是決定人事檔案管理的最重要因素。

（四）信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

電子計算機的發(fā)明和使用改變著人類的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，信息傳播的方式發(fā)生了革命性的變革。電子計算機已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的交流工具。在國外人事檔案管理大多實現(xiàn)了電子信息自動化，在國內(nèi)使用計算機管理實現(xiàn)人事檔案計算機信息管理共享勢在必行，它將取代古老的傳統(tǒng)手工操作模式。要盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，防止一人多名，多戶籍，辦假證，提高人事檔案工作效率和水平，盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理，以改進(jìn)人事檔案管理落后的局面。

[1]張鳳翔.淺議人事檔案管理中存在的問題及建議[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/2cd248faf705cc175527090d.html，2012-06-15.