圖書分編工作流程問(wèn)題和應(yīng)對(duì)策略解析

摘 要：伴隨信息科技技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)圖書館貯存書籍?dāng)?shù)量漸漸增多，整體體現(xiàn)了圖書館的綜合實(shí)力水平，針對(duì)我國(guó)圖書館的分編流程現(xiàn)狀，我們不難得出，當(dāng)前圖書館的圖書分編流程還亟需進(jìn)行優(yōu)化管理，在分編流程中任何細(xì)小的環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)或次序混亂，都會(huì)嚴(yán)重影響到圖書館的管理質(zhì)量，圖書分編工作作為圖書館整體工作中的重要環(huán)節(jié)，在圖書管理中發(fā)揮了重要的作用。

關(guān)鍵詞：圖書分編；圖書管理；問(wèn)題；對(duì)應(yīng)策略

圖書館的藏書類別是否覆蓋全面以及圖書館能否對(duì)藏書進(jìn)行合理有效的整合管理，高效便捷地服務(wù)于讀者，體現(xiàn)著一個(gè)圖書館的綜合素質(zhì)，若要提高圖書館的這種綜合素質(zhì)，就需要一個(gè)嚴(yán)格、科學(xué)而統(tǒng)一的圖書分編流程來(lái)作為一個(gè)規(guī)范圖書管理的重要保證，在分編流程中任何一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)的失誤都可能對(duì)圖書館的圖書管理質(zhì)量造成嚴(yán)重影響，而事后補(bǔ)救不但浪費(fèi)人力物力以及時(shí)間等，而且還會(huì)對(duì)讀者造成極大的不便，影響圖書館的整體信譽(yù)和形象，由此可見(jiàn)，圖書分編流程的改進(jìn)和優(yōu)化是圖書館高效發(fā)展的重要保障。

1 目前圖書館圖書管理工作中存在的問(wèn)題

圖書館的最終管理目的是提高自身的服務(wù)質(zhì)量，更好地服務(wù)于讀者，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的閱讀服務(wù)，而我國(guó)圖書館目前整體的管理狀況并不十分樂(lè)觀，由于圖書館內(nèi)部配備的管理系統(tǒng)種類繁多，例如書籍的保存管理系統(tǒng)，圖書借閱管理系統(tǒng)等，同時(shí)存在的繁多的管理系統(tǒng)因?yàn)椴荒芙y(tǒng)一地整體對(duì)圖書進(jìn)行整合管理，使得圖書館的內(nèi)部管理變得一片混亂，使圖書館的管理質(zhì)量大大降低。目前我國(guó)圖書館現(xiàn)存的管理系統(tǒng)中主要存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.各圖書館內(nèi)部存在多個(gè)圖書管理系統(tǒng)共存的現(xiàn)象。由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一而規(guī)范的管理制度，使得這些管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中常常發(fā)生交叉管理的現(xiàn)象，對(duì)館內(nèi)資源共享和資源充分利用造成了不利的影響。

2.館內(nèi)在管理中出現(xiàn)多個(gè)分類體系。由于不同的圖書館在自身內(nèi)部的圖書分編工作中都有自己特定的、區(qū)別于其他圖書館的圖書分類體系，所以在圖書館進(jìn)行整合合并時(shí)，統(tǒng)一后的圖書館在圖書的分類管理工作中會(huì)存在多個(gè)分類體系，這也對(duì)圖書館的分編工作的順利進(jìn)行造成了一定的制約。

3.圖書館在統(tǒng)一的合并整合后，圖書館在目錄檢索體系上也存在多種目錄體系并存現(xiàn)象，這一問(wèn)題和以上兩個(gè)問(wèn)題相同，很容易使館內(nèi)管理工作發(fā)生交叉管理的現(xiàn)象，在對(duì)目錄檢索進(jìn)行使用時(shí)，相同的圖書目錄多次、重復(fù)地出現(xiàn)在聯(lián)合總目錄中，對(duì)圖書館的信息管理質(zhì)量工作造成一定阻礙。

2 圖書分編工作流程的確立原則及條件

合理的工作流程的確立不可簡(jiǎn)單地一概而論，要視圖書館的具體情況而定，合理參考不同圖書館的規(guī)模、年進(jìn)書量、人員數(shù)量和計(jì)算機(jī)管理的實(shí)行與否等情況。

2.1 流程最優(yōu)化

在當(dāng)前圖書館現(xiàn)有的條件下，圖書的分編工作工序、操作流程以及實(shí)施方案要確保是合理可行的，將各項(xiàng)條件和各類資源充分地合理利用，以減少各個(gè)工序直接不必要的工作重復(fù)和資源冗沉。

2.2 確保均衡性及節(jié)奏性

圖書分編工作同樣要主要各項(xiàng)工序的均衡性，把握一定的節(jié)奏性，在工作過(guò)程中對(duì)人員合理進(jìn)行分配，對(duì)工作量合理進(jìn)行整合，使工作人員既不會(huì)負(fù)擔(dān)過(guò)重，又不會(huì)造成窩工現(xiàn)象，使工作人員合理利用時(shí)間，勞逸結(jié)合。

2.3 直流性及緊湊性

確保工作流程盡量走直線，減少迂回路線，使各工序間得到緊湊而有序的銜接，減少加工圖書時(shí)的移動(dòng)次數(shù)，使傳遞方式適宜，減少一定的勞動(dòng)消耗。比如采取圖書分批加工的方式，將樣本書及工作單流動(dòng)在各工序間，既可以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又可以使圖書在加工過(guò)程中的整體移動(dòng)次數(shù)減少，使圖書加工進(jìn)程加快。

2.4 保證工作質(zhì)量及效率

確定的工作流程的目的是提高工作質(zhì)量和效率，新制度下的工作流程與以往相比，工作質(zhì)量及效率得到了較為明顯的提高，否則就證明其工作流程不夠合理。

2.5 各個(gè)工序職責(zé)分明

各工序之間對(duì)其具體的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍等有明確的界定，工作人員在工作過(guò)程中能夠有章可循，工作中若出現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并由相關(guān)負(fù)責(zé)部門和人員及時(shí)解決，職責(zé)分明。

2.6 實(shí)踐檢驗(yàn)性

確定的分編工作流程需要經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)，在實(shí)踐中經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的試行檢驗(yàn)，以此提高分編工作的工作質(zhì)量和效率，縮短所用時(shí)間，得到認(rèn)可，從而證明工作的合理性，否則則需要進(jìn)一步的改進(jìn)和完善。

3 圖書館分編工作流程最優(yōu)化的實(shí)現(xiàn)措施

3.1 完善圖書分編工作的流程管理制度

目前我國(guó)對(duì)于圖書分編管理工作流程的管理制度還不夠健全，對(duì)工作人員的管理制度不夠完善，人員不能嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理規(guī)定，因此圖書館管理人員需要不斷完善圖書分編工作流程管理制度，工作人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作，對(duì)采購(gòu)、分類、歸檔等方面的工作制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以供人員遵守，保障整體工作的順利開(kāi)展。

3.2 小批量進(jìn)行作業(yè)

所謂小批量作業(yè)，指的就是將大批購(gòu)進(jìn)的圖書按照具體的需要及標(biāo)準(zhǔn)，分成若干份小批量圖書，把每一小批劃分成一個(gè)單元，按流程進(jìn)行收納，一直到全部做完入庫(kù)，在分批過(guò)程中，每小批的數(shù)量并不是嚴(yán)格固定的，數(shù)量可多可少，作業(yè)時(shí)間也可長(zhǎng)可短，擁有較強(qiáng)的靈活性，這樣便可以根據(jù)客觀需要，將某個(gè)時(shí)段急需完成的任務(wù)率先完成，非急需完成的任務(wù)便可以稍作延后，這樣就保證了快速交書，提高了圖書的利用率，并且一旦出錯(cuò)可以相對(duì)及時(shí)地查出，因?yàn)槭切∨坎僮鳎拚簿捅容^簡(jiǎn)單，由以上總結(jié)的特點(diǎn)可以得出，小批量作業(yè)有利于加快圖書的分編速度，有利于提高圖書的分編質(zhì)量。相較于大批量作業(yè)來(lái)說(shuō)，小批量作業(yè)具有更強(qiáng)的靈活性、可操作性，為圖書分編工作的開(kāi)展提供便利條件，使圖書館更好地服務(wù)于讀者。

3.3 對(duì)采編流程工作進(jìn)行優(yōu)化

圖書館的采編流程優(yōu)化工作指的是在信息流程中采取BPR模式對(duì)其進(jìn)行處理，通過(guò)BPR技術(shù)將信息采集流程進(jìn)行優(yōu)化，在采編工作進(jìn)行過(guò)程中，通過(guò)對(duì)圖書的優(yōu)化整合，對(duì)目前的信息使用情況進(jìn)行合理分析，以達(dá)到提高采集流程效率的目的。在優(yōu)化過(guò)程中應(yīng)該將讀者的實(shí)際需求作為最先考量的基準(zhǔn)因素，從而對(duì)整個(gè)信息庫(kù)進(jìn)行合理的整合利用及優(yōu)化，而不是將局部的綜合分析作為依據(jù)，對(duì)全局造成忽視。在整合過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并找到對(duì)應(yīng)的解決方法，在對(duì)新的采集流程進(jìn)行評(píng)估預(yù)斷的過(guò)程中不斷發(fā)掘新的發(fā)展方向，改進(jìn)發(fā)展過(guò)程中的不足之處并加以改進(jìn)，在提升的過(guò)程中逐漸完善對(duì)采編流程的內(nèi)部運(yùn)作優(yōu)化工作。

3.4 提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)

能否充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，使之全身心投入工作，是圖書分編工作中的重要環(huán)節(jié)，工作人員具有良好的工作素質(zhì)，對(duì)于圖書的分編工作的順利進(jìn)行具有極為重要的意義，這種素質(zhì)包括道德素養(yǎng)、職業(yè)操守以及對(duì)工作的責(zé)任心。一個(gè)負(fù)責(zé)任的工作人員在對(duì)待工作的態(tài)度上和開(kāi)展工作的行為上必定是十分謹(jǐn)慎認(rèn)真的，每一個(gè)細(xì)微的數(shù)據(jù)的錄入都關(guān)乎接下來(lái)一系列工作能否順利開(kāi)展，對(duì)書號(hào)、日期、字母甚至是標(biāo)點(diǎn)的錄入都需要細(xì)心謹(jǐn)慎，一個(gè)細(xì)微的錯(cuò)誤就可能導(dǎo)致書籍的歸類錯(cuò)誤、排列混亂等嚴(yán)重錯(cuò)誤，可見(jiàn)，工作人員良好的職業(yè)素養(yǎng)在工作中是十分重要的。

4 小結(jié)

總之，對(duì)于各圖書館的整體工作來(lái)說(shuō)，圖書分編是必不可少的重要環(huán)節(jié)之一，擁有一個(gè)統(tǒng)一、科學(xué)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱D書分編流程是圖書館對(duì)于圖書分編管理規(guī)范化的重要保障，圖書館應(yīng)該在發(fā)展過(guò)程中抓住機(jī)遇，提高自身的管理能力，改進(jìn)自身的圖書分編管理系統(tǒng)，與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)于讀者，服務(wù)于大眾，以謀得更好的發(fā)展前景。

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[1]王愛(ài)平. 圖書分編工作流程分析[J]. 決策與信息·下旬刊 2012年09期

作者簡(jiǎn)介

王冰心（1988-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書分編。