關(guān)于人才交流中心檔案管理工作的思考

劉之輝

摘要：信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，這就對人才交流中心檔案管理工作提出了更高的要求。在新的大環(huán)境下，人才交流服務(wù)中心應(yīng)該積極的思考現(xiàn)階段工作存在的問題，并針對檔案管理中的問題提出應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人才交流；對應(yīng)策略

中圖分類號：G270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）018-0000-01

前言

人事檔案記錄的是個人情況的資料匯總，包括此人在社會中的學習與生活經(jīng)歷，同時也體現(xiàn)了個人的生活作風以及道德素養(yǎng)，這些資料對于企業(yè)選擇人才來說是一個十分重要的依據(jù)。現(xiàn)如今檔案管理的工作越來越復雜，一些問題也影響著工作的順利進行，對社會的發(fā)展造成了一定的阻礙。本文就人才交流中心檔案管理工作的問題進行分析。

一、人才交流中心檔案管理工作存在的問題

1.棄檔現(xiàn)象嚴重

人才交流中心服務(wù)中主要管理以下幾類人群的檔案：部分高校畢業(yè)生、社會流動人員、因私出國的人員等。管理數(shù)量非常龐大，尤其高校畢業(yè)生也呈逐年增加的趨勢，這就加大了檔案管理工作的工作量與工作難度。這些檔案的所屬人中，很大一部分在短時間內(nèi)都找不到正式的工作，尤其是高校的畢業(yè)生，他們的檔案由學校郵寄至人才市場之后就無人問津，最后被棄擋，并且棄擋現(xiàn)象日趨嚴重。

2.信息管理滯后

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，科技也在不斷的進步。但是在人才交流服務(wù)中心，信息化在檔案管理中運用還不是非常的成熟，使得檔案管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率都受到了很大的限制。雖然《關(guān)于實現(xiàn)人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化的通知部署》已經(jīng)頒布，但這些應(yīng)對措施起到的效果卻不是非常明顯。所以在檔案管理中，要充分運用網(wǎng)絡(luò)化與信息化，將監(jiān)察部門、人事部門等相關(guān)部門的信息共享和實時更新，這樣，才能達到提高管理水平的目的。

3.思想上的認識不足

如今許多檔案管理工作者對檔案的重要性都沒有足夠的認識，片面的思想導致了檔案管理工作沒有做到實時有效。同時，檔案管理在社會保障和人力資源部門也沒有得到足夠的重視，造成了硬件設(shè)施老化、人員不足等一些不利于檔案管理的現(xiàn)象。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，檔案管理每一千卷檔案就應(yīng)該配備一名管理人員，但實際上，由于畢業(yè)生人數(shù)呈上升趨勢，專職的管理人員數(shù)量距離這一比例相差甚遠，人力資源嚴重不足，這一現(xiàn)象與思想上不重視是分不開的。

二、解決上述問題的應(yīng)對措施

1.規(guī)范檔案管理，提高責任意識

在檔案管理的實際工作中，要保證檔案的及時性、完整性和保密性。檔案管理員應(yīng)對檔案進行統(tǒng)一歸類或分級分類管理，方便查詢，管理有序，達到及時性的目的；檔案流轉(zhuǎn)具有嚴密性和科學性，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)規(guī)范流轉(zhuǎn)手續(xù)，建立檔案工作的責任追究，對流轉(zhuǎn)中存在問題的檔案要追責到底，保證檔案的完整性；檔案涉及到個人的相關(guān)信息，檔案管理人員應(yīng)該對這些敏感的信息給予高度的重視，防止泄露造成損失。檔案在管理中，紙質(zhì)檔案要避免隨意查詢和外借，并注重其原始性，電子檔案要對其進行加密管理。同時要針對網(wǎng)絡(luò)安全進行不定期的維護，防止遭到黑客攻擊，已達到檔案的保密性。有關(guān)部門應(yīng)該加大對檔案管理的宣傳力度，通過媒體及社區(qū)等渠道，針對高校畢業(yè)生以及相關(guān)人群進行廣泛宣傳，讓他們認識到檔案的重要性、正規(guī)流轉(zhuǎn)途徑、以及與人事代理的區(qū)別等等。

2.提高管理效率

充分運用新興的現(xiàn)代科學技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息，保證信息的準確性和及時性，讓企業(yè)能快速的找到所需要的人才，提高自身服務(wù)效率，發(fā)揮檔案管理的真正作用。除此之外，相關(guān)部門應(yīng)出臺并完善出一套科學的、合理的政策法規(guī)，這樣才能在解決糾紛時有據(jù)可依。同時，在原有業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)再添新的服務(wù)。原有的業(yè)務(wù)其中包括人事檔案管理、工齡計算轉(zhuǎn)正定級、調(diào)整檔案工資、黨員關(guān)系代理、集體戶口落戶、開具存檔證明、職稱考評、代繳社保、以及人際關(guān)系管理等等。建議新增用人單位提供的業(yè)務(wù)包括年終考核、崗位評估、人才交流、用人指導等等，這樣才能更好的進行檔案管理工作。

3.加強組織領(lǐng)導

人事檔案管理工作與領(lǐng)導的重視程度是息息相關(guān)的，相關(guān)部門應(yīng)通過普及法律法規(guī)、加大宣傳力度等方式，增強檔案管理部門及領(lǐng)導的主管意識，將檔案管理工作納入日常工作范圍，對于人事檔案管理要配備專門負責人，明確管理職責，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督、指導以及檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決實際操作中所遇到的問題。領(lǐng)導應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，重視檔案管理工作，這樣才能發(fā)揮檔案管理的實際意義。同時，檔案管理應(yīng)注重人才的培養(yǎng)，從而實現(xiàn)檔案管理的科學性。相關(guān)單位也可以通過科學合理的培訓方式培養(yǎng)人才，提高檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)。例如聘請檔案管理專業(yè)的老師來進行培訓。只有人員的能力更加豐富，檔案的存放和管理才能更加有序，服務(wù)才能更加全面細致。

三、檔案管理工作發(fā)展的新思路

1.制定科學的實施方案

在檔案管理工作中，人才交流服務(wù)中心的資料數(shù)量是極其龐大的，假如采取檔案傳統(tǒng)的管理方式，會增加管理工作的難度，浪費掉很多資源。所以，要用科學合理的方式對庫存檔案進行數(shù)字化，運用優(yōu)化方案將庫存檔案優(yōu)化。當前使用數(shù)字化的手段主要采取掃描、拍照以及著錄編輯等方式，但在實際中要對掃描的分辨率做出相應(yīng)的標準，才能達到優(yōu)化檔案管理的目的。

2.完善軟件系統(tǒng)功能

檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)需要滿足外部系統(tǒng)接入、管理操作以及前臺操作的要求，做到數(shù)據(jù)層、技術(shù)平臺與應(yīng)用層三層結(jié)構(gòu)相互支持。系統(tǒng)要具有檔案采集功能、查詢功能、檔案調(diào)轉(zhuǎn)功能、業(yè)務(wù)辦理憑證采集、統(tǒng)計功能、材料打印功能、分配機制等等，同時，系統(tǒng)還有具有上升擴展的空間，為后續(xù)的發(fā)展留下余地，達到節(jié)約資金的目的。

四、結(jié)束語

綜上所述，從上述分析中我們可以看出，數(shù)字化檔案管理是一種必然的趨勢。所以，在今后檔案管理的實際工作中，我們要不斷的對其進行研究和摸索，總結(jié)規(guī)律，積累經(jīng)驗，更加深化的推進檔案管理的改革，讓檔案管理工作更加長效、穩(wěn)定的服務(wù)于社會。

參考文獻：

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