辦公自動化和網(wǎng)絡信息化建設規(guī)劃

摘 要：通過信息集成、過程優(yōu)化、資源合理配置，實現(xiàn)管理水平和服務水平的不斷提高。在系統(tǒng)中體現(xiàn)優(yōu)化后的業(yè)務流程，使業(yè)務操作規(guī)范高效，更好的保證工作質量。通過數(shù)據(jù)的信息化，運用計算模型處理，為管理和決策提供準確、實時的數(shù)據(jù)支持。

關鍵詞：網(wǎng)絡；存儲與計算環(huán)境；基礎應用與網(wǎng)絡應用平臺；各種應用系統(tǒng)

1 項目建設的背景

聯(lián)合國經(jīng)濟社會理事會從1999年開始，連續(xù)兩年都把通過信息化改進發(fā)展中國家的政府組織、重組公共管理、最終實現(xiàn)信息資源的共享作為其工作重點?！吨泄仓醒腙P于國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十個五年計劃綱要》又明確了“以信息化改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)”的主張。所以，我所的辦公自動化和網(wǎng)絡信息化建設是順應新形勢的需要。

2 存在的主要問題

2.1 信息共享程度低，信息孤島，重復勞動嚴重。我所各管理部門之間的信息不能互通、互用、互聯(lián)，形成了信息孤島；各種信息資源無法有效共享和交互，利用率低，重復維護信息率高，一致性和完整性難以保證，且未形成對科研多角度、多層次統(tǒng)一管理的信息化平臺。

2.2 缺乏用于科研人員之間進行協(xié)同工作、信息傳遞和共享的工作平臺。在科研項目研制過程中，缺乏一個協(xié)同工作平臺和項目信息共享環(huán)境，而該協(xié)同工作平臺和項目信息共享環(huán)境可對科研過程用到的基本資料和產(chǎn)生的文件進行有效版本的管理及其協(xié)同，以杜絕差、錯、漏、空。

2.3 缺乏用于管理人員對科研過程進行進度控制、質量跟蹤、資源調配和績效考核的管理平臺。在項目研制過程中，各級管理人員缺乏一個實用的系統(tǒng)對科研項目的運行進行監(jiān)控和調度，不能及時有效地給領導的決策提供全局的信息支持，給領導的決策帶來錯誤的依據(jù)。

3 信息化建設的原則和工作目標

3.1 信息化建設的原則

（1）實用性原則：系統(tǒng)真正滿足辦公方式的需要，使業(yè)務逐步規(guī)范化，真正能增強管理能力、降低勞動強度、提高辦公效率。在保證系統(tǒng)性能并達到要求的前提下，盡量使系統(tǒng)投資最省。（2）安全性原則：信息處理和傳遞的任何環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)漏洞，其損失將是巨大的，因此，系統(tǒng)的安全性是非常重要的一個原則。一要從軟件層次利用認證和加密等機制對此做好充分保證，二要通過我所的防火墻，對系統(tǒng)進行絕對的安全控制；系統(tǒng)任何數(shù)據(jù)和資料的流轉、調用等操作，都要通過嚴格的權限管理系統(tǒng)進行保證，而且系統(tǒng)的操作都是可追溯的。（3）可靠性原則：在信息處理與傳輸?shù)母鱾€環(huán)節(jié)，嚴格控制和區(qū)分用戶的權限，防止越權使用數(shù)據(jù)信息，保證對系統(tǒng)的總體絕對控制權。為了保證系統(tǒng)的不間斷運行和出現(xiàn)錯誤時能及時恢復并沒有數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等現(xiàn)象出現(xiàn)，系統(tǒng)采用UPS（后備電源）、磁盤陣列、備份等技術相結合的手段來實現(xiàn)。（4）易用性原則：系統(tǒng)設計以簡單、易用、實用為宗旨。系統(tǒng)的使用人員不需要經(jīng)過復雜的培訓，即可方便、靈活地使用，做到真正的辦公方式自動化。（5）高效性原則：系統(tǒng)具有良好的性能、較高的處理效率，較快的運行速度，且配置和使用靈活。（6）先進規(guī)范原則：盡量采用先進而且成熟的計算機軟硬件技術，在采用Internet/Intranet和OA技術的同時，充分考慮系統(tǒng)的可伸縮性、可擴展性和可繼承性，使系統(tǒng)具有較高的技術含量和較長的生命周期。

3.2 信息化建設的工作目標

應用信息技術，支持我所的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃與戰(zhàn)略目標。信息技術與現(xiàn)代管理技術相結合，通過信息集成、過程優(yōu)化、資源合理配置，實現(xiàn)管理水平和服務水平的不斷提高。引進先進的管理理念和管理思想，適用的管理方法，對業(yè)務流程進行優(yōu)化。在系統(tǒng)中體現(xiàn)優(yōu)化后的業(yè)務流程，使業(yè)務操作規(guī)范高效，更好的保證工作質量。通過數(shù)據(jù)的信息化，運用計算模型處理，為管理和決策提供準確、實時的數(shù)據(jù)支持。

4 系統(tǒng)框架、主要工作內容和工作成果

4.1 系統(tǒng)框架

我所信息化建設的總體框架可分為三個層次：網(wǎng)絡、存儲與計算環(huán)境；基礎應用與網(wǎng)絡應用平臺；各種應用系統(tǒng)。底層網(wǎng)絡設施是基礎，數(shù)據(jù)存儲、高性能計算和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供底層應用服務，應用開發(fā)平臺和具體的應用系統(tǒng)提供應用開發(fā)環(huán)境與應用服務功能。

4.2 主要工作內容

辦公自動化和網(wǎng)絡信息化建設的主要工作內容是：將我所的主樓和輔樓實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，在主樓四樓的中心機房配置核心交換機，其他樓層安裝樓層交換機，實現(xiàn)整個所內網(wǎng)絡互聯(lián)，在基礎網(wǎng)絡和其它一些配套設施建設的同時，建立一個我所服務型門戶網(wǎng)站，圍繞綜合辦公自動化管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、科技項目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等來開展我所的信息化項目建設。

4.3 網(wǎng)絡系統(tǒng)設計

（1）設計原則：開放性：實用性；先進性；可縮放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）網(wǎng)絡技術選型：綜合考慮當前網(wǎng)絡技術的發(fā)展及研究所計算機網(wǎng)絡應用對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的要求，在網(wǎng)絡設計中將采用快速以太網(wǎng)技術、虛擬局域網(wǎng)技術和三層交換技術來構建本所的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。（3）網(wǎng)絡設備選型。根據(jù)我所的需求，依據(jù)以上設計原則和技術選型，及對各主要網(wǎng)絡產(chǎn)品廠商設備性能的綜合評估，選用華為3COM的產(chǎn)品和技術來做為我所計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)設計的網(wǎng)絡解決方案。（4）網(wǎng)絡信息點分布情況及設備數(shù)量。信息點分布情況：我所的信息點分布在兩棟樓上，每棟樓四層。主樓與輔樓距離較近。中心機房設在主樓4層。（5）網(wǎng)絡結構總體說明。計算機網(wǎng)絡主干采用三層交換機，工作組級及接入層采用交換式快速以太網(wǎng)技術。信息網(wǎng)絡中心機房設在主樓4樓。核心交換設備采用華為3COM LS-7506R-AC-XG三層交換機。接入層交換設備采用華為3COM LS-3600-28P-SI配置終端接入端口。

4.4 主機、存儲備份系統(tǒng)及UPS不間斷電源選型

隨著信息化建設的不斷發(fā)展，如何建設一個合適的綜合信息服務平臺，在其上建立與集成適應單位信息化需求的功能強大、使用方便、易于管理、界面友好的各種應用，是單位信息化建設成功的關鍵。初步設想：網(wǎng)絡中心配備一臺數(shù)據(jù)庫服務器、二臺應用服務器，一臺防病毒服務器，一個磁盤陣列柜、一個磁帶機、一臺不間斷電源（UPS）。

隨著應用系統(tǒng)的應用，將產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，為了確保數(shù)據(jù)的安全，我們采用SUN架構，部署一套全光纖的存儲和備份系統(tǒng)，存儲設備采用HP MSA1000企業(yè)級磁盤陣列柜，存儲容量可以按照需求增加，同時這些數(shù)據(jù)也應實時備份到HP磁帶庫中去。

考慮到我省近幾年供電比較緊張，同時為了預防突發(fā)時件，我所應對重要的網(wǎng)絡設備提供不間斷供電，綜合考慮所有設備的功率和供電時間要求，我所選用山特20千瓦（三進單出）主機做供電方案的主機型。

4.5 信息安全保障體系

隨著網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展，網(wǎng)絡上承載的應用越來越多，應用越來越復雜，針對應用層的攻擊越來越多。當前的企業(yè)網(wǎng)絡正在面臨著Web濫用、病毒泛濫、黑客攻擊和來自于企業(yè)內部的安全威脅等安全問題。如何確保整個網(wǎng)絡處于有效的安全防護下，也是我所信息化建設的重點。

本次項目我所信息網(wǎng)出口處部署防火墻設備，核心交換機上部署入侵檢測設備，為了加強對網(wǎng)絡的控制和監(jiān)控能力，部署一套安全審計系統(tǒng)（對網(wǎng)絡、終端、數(shù)據(jù)庫進行安全審計）。另外我所信息網(wǎng)應該能夠對網(wǎng)絡病毒形成有效的防御和查殺，需部署一套服務器版殺毒軟件。

4.6 應用系統(tǒng)設計

我所的信息化管理系統(tǒng)的建設主要圍繞著我所的實際需求展開的，其內容可以概括為：建立一個我所服務型門戶網(wǎng)站，完成所內辦公自動化管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、科技項目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等的建設。

4.6.1 辦公自動化管理系統(tǒng)

辦公自動化就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使我所內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為我所的管理和決策提供科學的依據(jù)。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調與合作。

4.6.2 檔案管理系統(tǒng)

該分系統(tǒng)主要為檔案等相關管理部門提供一個相關科研文檔、公文文檔、會議紀要文檔、圖書管理以及科技情報管理等方面的綜合信息管理工具。實現(xiàn)電子資料與實物檔案的統(tǒng)一管理，包括電子文檔和實物檔案的借閱申請審批流程，電子文檔的下載、實物檔案借閱和歸還，庫存、催歸等功能；并與協(xié)同辦公管理模塊集成，實現(xiàn)公文檔案的自動歸檔；為檔案管理人員提供各種檔案的統(tǒng)計及報表功能。

4.6.3 科研項目管理系統(tǒng)

本系統(tǒng)提供了科研項目的申請、立項、執(zhí)行、驗收、成果申報及項目費用等的科研自動化和流程化管理。立項管理提供對科研項目的申請、審批及項目立項等管理；執(zhí)行管理提供對科研項目執(zhí)行過程中的階段管理、合同管理（如技術轉讓合同，技術開發(fā)合同等）、項目驗收等信息的維護查詢功能；成果申報管理提供對科研項目最終成果的申報、獲獎等信息的維護、查詢統(tǒng)計管理；經(jīng)費管理提供對整體科研項目經(jīng)費劃分、撥款、使用記錄的信息維護功能；具體項目經(jīng)費的使用申請、審批、領用等過程管理；歸檔管理提供對科研項目的基本信息、立項信息、驗收信息、成果申報信息、經(jīng)費領用信息的歸檔管理。

4.6.4 人力資源管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)融合了現(xiàn)代人力資源管理的先進理念，為研究所人力資源管理提供了輔助管理和決策支持功能。系統(tǒng)涵蓋人力資源管理的各項業(yè)務，具體包括組織機構、人事管理、薪資與福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培訓與發(fā)展、績效評估等，為領導和人力資源管理部門提供強有力的日常管理、決策分析等功能。

4.7 工作成果

以先進、成熟的計算機技術和通信技術為主要手段，建立一個高質量、高效率的水利水電標準服務型門戶網(wǎng)站；建成一個覆蓋全所的智能化辦公自動化系統(tǒng)，提供所內信息交換平臺，實現(xiàn)所內辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化。

5 項目的組織實施

在項目實施方面，項目經(jīng)理在制定項目計劃時必須對項目可能遇見的風險進行評估和預防。在項目進展中，項目經(jīng)理應及時與工程管理部進行溝通，共同處理可能遇到的棘手的問題。在項目驗收后，將設立針對本項目的服務小組，負責本系統(tǒng)建成后的維護和與專業(yè)公司人員聯(lián)系，及時解決系統(tǒng)問題。項目領導小組協(xié)調各種資源，處理和決策重大事件和問題，保證項目的順利實施。

6 項目的經(jīng)濟效益

6.1 充分利用信息技術、提高整體形象：通過建設辦公自動化系統(tǒng)，提高我所的整體辦公效率。

6.2 機制轉變、提高效率：傳統(tǒng)的辦事方式受到時間和空間的限制，而網(wǎng)絡化的服務方式幾乎不受時間和空間的限制，真正提供了一個隨時隨地為用戶服務的立體服務平臺。

6.3 信息共享、節(jié)約成本：在網(wǎng)絡上每個人都可以查閱已有的信息資源，使現(xiàn)有資源得到最大程度的利用，變大量的紙質文檔為電子文檔，便于內部的交流、保存和整理，也節(jié)約了大量公用紙張。

6.4 經(jīng)濟效益方面：隨著系統(tǒng)的建設，信息化技術推動了工作效率的提高，節(jié)約了部門運營成本，乃至產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

作者簡介：陶冬梅（1967，10-），女，浙江省杭州市，現(xiàn)職稱：工程師，本科學歷，研究方向：信息化，辦公自動化。