論稅務(wù)系統(tǒng)檔案的集約化管理

王艷

隨著稅制改革的不斷深入和稅收事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，稅務(wù)檔案的種類和數(shù)量不斷增加，新的載體形式不斷出現(xiàn)，這對稅務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

目前，各地的稅務(wù)檔案在初期一般采取分散和粗放式管理。各稅務(wù)分局、稽查局的業(yè)務(wù)檔案分開管理，缺少統(tǒng)一的部門協(xié)調(diào)，檔案種類多、載體多、管理雜亂，給稅務(wù)檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。如今，這種管理方式已經(jīng)不適應(yīng)稅收事業(yè)發(fā)展的需要。要想維護稅務(wù)檔案的安全性和完整性，最大限度地提高檔案的利用率，必須對稅務(wù)檔案進行集約化管理，實現(xiàn)檔案管理效能的最大化。

一、檔案集約化管理的優(yōu)越性

為了有效解決稅務(wù)檔案的粗放式管理，更加科學(xué)的服務(wù)稅務(wù)工作，集約化管理是一條必經(jīng)之路。對檔案進行集約化管理，具有以下優(yōu)越性：

（一）檔案集約化管理有利于提升檔案管理水平。檔案集約化管理使稅務(wù)各種檔案門類更加齊全，運轉(zhuǎn)更加有序，基本實現(xiàn)了檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。最大限度地發(fā)揮稅務(wù)檔案在征收管理、納稅評估、稅務(wù)檢查等方面的積極作用。檔案集約化管理是對稅務(wù)檔案工作管理體制、機制的創(chuàng)新，對于整合檔案資源，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案管理水平，有效推進稅務(wù)檔案工作的發(fā)展有著不可估量的作用。

（二）檔案集約化管理有利于檔案資料的開發(fā)利用和保護修復(fù)。檔案集中管理增加了檔案資料的存儲量和系統(tǒng)性，提高了檔案資料的傳遞和交流速度，可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和其他人員服務(wù)。檔案進行集約化管理后，檔案管理部門可以對系統(tǒng)的征管資料信息進行嚴(yán)格篩選、綜合、歸納和提煉，為決策者提供決策依據(jù)。對檔案進行集中管理，還有利于用戶方便及時地檢索到完整準(zhǔn)確的資料。

（三）檔案集約化管理有利于各類檔案密級的執(zhí)行。只有由檔案管理部門的檔案專業(yè)人員實行統(tǒng)一管理、專業(yè)化管理，才能準(zhǔn)確把握檔案的密級，有效掌握檔案機密遞減規(guī)律，確保檔案的保管和利用。

（四）檔案集約化管理有利于更好地實施信息管稅。稅務(wù)檔案反映了稅務(wù)部門征管工作的動態(tài)和工作成績，是最重要的信息資源之一。根據(jù)信息論的觀點，信息具有系統(tǒng)性、序列性和傳遞性，稅務(wù)部門的信息化建設(shè)要求快速、準(zhǔn)確的信息檢索、提取、傳輸和顯示，進而構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。對檔案進行集約化管理，不但有利于檔案工作的信息化，也有利于信息管稅的實施。

（五）檔案集約化管理有利于發(fā)揮檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和管理作用。實行檔案集中管理，檔案資料、管理人員和管理部門相對集中，便于檔案主管部門對檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作積極性，提升檔案的質(zhì)量和管理水平。

（六）檔案集約化管理有利于實現(xiàn)檔案的“六個統(tǒng)一”?！傲鶄€統(tǒng)一”即統(tǒng)一資源管理，統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理系統(tǒng)、統(tǒng)一開發(fā)利用、統(tǒng)一技術(shù)服務(wù)、統(tǒng)一檔案管理制度。

二、完善檔案集約化管理的應(yīng)對措施

檔案管理是稅務(wù)部門的重要基礎(chǔ)工作之一，必須克服局部觀念、封閉觀念，樹立整體觀念、開放觀念，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，為稅收事業(yè)發(fā)展提供保障。筆者認為，主要可以采取以下幾個方面的措施加強檔案集約化管理：

（一）全面規(guī)劃、整體控制。相對獨立的檔案管理中心成立以后，逐步將原來分散在各稅務(wù)分局、稽查局的檔案全部移交入檔案管理中心。力求將檔案管理中心成為檔案的保管基地和利用中心，實行集約化管理，實現(xiàn)對檔案的整體控制，促進稅務(wù)各類檔案從專業(yè)化管理到綜合化管理的轉(zhuǎn)變，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和集約化。

（二）科學(xué)管理、制度規(guī)范。為了使稅務(wù)檔案管理工作有章可循、有法可依，在檔案管理中心成立以后，必須著手建立起一整套統(tǒng)一的規(guī)章制度，作為整個系統(tǒng)開展檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理不僅應(yīng)當(dāng)執(zhí)行上級制定的各項規(guī)章制度和國家標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)依據(jù)本單位具體情況，制定本單位切實可行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及制度，包括檔案室工作職責(zé)、檔案人員工作守則、檔案材料收集、管理制度等，從制度上保障稅收檔案的集中化管理，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。

（三）結(jié)合分類、集中保管。檔案集中管理以后，可能會出現(xiàn)“貌合神離”的現(xiàn)象，即形式上集中，實質(zhì)上仍然維持原來的檔案管理板塊，各自為政。要從整體優(yōu)化的指導(dǎo)思想和便于利用的工作原則出發(fā)，把檔案在實體上構(gòu)成一個統(tǒng)一的、科學(xué)合理的類別體系。為此，需要采用一種既能反映單位稅收征管活動、又能滿足各方面利用需要的綜合分類法，使檔案資料構(gòu)成緊密聯(lián)系的有機整體。另外，在接收各稅務(wù)分局、稽查局實體檔案的同時，還要將分散在各單位的檔案電子數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一集中到檔案管理中心的檔案管理系統(tǒng)中，對檔案電子數(shù)據(jù)進行再整合，規(guī)范錄入格式和檔號規(guī)則，實現(xiàn)全系統(tǒng)檔案信息資源的高度集中。同時，在集中全系統(tǒng)檔案實體資源和電子信息資源的基礎(chǔ)上，還要實現(xiàn)服務(wù)方式、服務(wù)手段的高度集中，并依托現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案信息資源推送服務(wù)方式，最大限度地發(fā)揮稅務(wù)檔案在征收管理、納稅信譽評估和稅務(wù)稽查等方面的積極作用。

（四）全面開發(fā)、信息共享。檔案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用開發(fā)檔案信息資源；另一方面，要逐步建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系，并作為檔案信息系統(tǒng)納入單位信息系統(tǒng)予以管理，實現(xiàn)信息共享，更好地服務(wù)稅務(wù)事業(yè)發(fā)展。在具體工作中，一要搞好檔案的編目和檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，實現(xiàn)多渠道、多角度檢索；二要探索檔案信息資料開發(fā)利用的手段和形式；三要積極開展檔案資料的編研工作。

（五）加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質(zhì)、強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，還要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和稅收業(yè)務(wù)專業(yè)知識以及計算機應(yīng)用、辦公自動化、信息管理等技能，能夠適時、全面地提供稅收征管信息，為稅收事業(yè)發(fā)展建言獻策。為適應(yīng)這一變化，必須對檔案管理人員進行培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才?？梢詫n案管理中心的專職檔案員以及分散在各稅務(wù)分局、稽查局、機關(guān)各部門的兼職檔案員進行全面培訓(xùn)、統(tǒng)一管理，提高全體干部職工的檔案管理意識，營造關(guān)心、支持檔案工作的良好環(huán)境。

（六）升級系統(tǒng)，提升效率。當(dāng)前大部分的電子檔案管理系統(tǒng)使用時間不長，還處于邊使用邊升級更新的狀態(tài)。根據(jù)檔案管理中心幾個月來實際使用的情況來看，某些功能配置方面還有待改進，如文書檔案等導(dǎo)出目錄還需更改，條形碼掃描的批量掛接暫時還無法使用，控件還需改進，分類類型還不是很齊全，影印系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的掛接導(dǎo)入也不是很穩(wěn)定，上傳文件速度較慢等等，這些問題都有待得到進一步更新解決。

（作者單位：江蘇省蘇州地方稅務(wù)局）endprint