王艷
隨著稅制改革的不斷深入和稅收事業(yè)的持續(xù)發(fā)展,稅務(wù)檔案的種類和數(shù)量不斷增加,新的載體形式不斷出現(xiàn),這對稅務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。
目前,各地的稅務(wù)檔案在初期一般采取分散和粗放式管理。各稅務(wù)分局、稽查局的業(yè)務(wù)檔案分開管理,缺少統(tǒng)一的部門協(xié)調(diào),檔案種類多、載體多、管理雜亂,給稅務(wù)檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。如今,這種管理方式已經(jīng)不適應(yīng)稅收事業(yè)發(fā)展的需要。要想維護稅務(wù)檔案的安全性和完整性,最大限度地提高檔案的利用率,必須對稅務(wù)檔案進行集約化管理,實現(xiàn)檔案管理效能的最大化。
一、檔案集約化管理的優(yōu)越性
為了有效解決稅務(wù)檔案的粗放式管理,更加科學(xué)的服務(wù)稅務(wù)工作,集約化管理是一條必經(jīng)之路。對檔案進行集約化管理,具有以下優(yōu)越性:
(一)檔案集約化管理有利于提升檔案管理水平。檔案集約化管理使稅務(wù)各種檔案門類更加齊全,運轉(zhuǎn)更加有序,基本實現(xiàn)了檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。最大限度地發(fā)揮稅務(wù)檔案在征收管理、納稅評估、稅務(wù)檢查等方面的積極作用。檔案集約化管理是對稅務(wù)檔案工作管理體制、機制的創(chuàng)新,對于整合檔案資源,拓展服務(wù)領(lǐng)域,提升檔案管理水平,有效推進稅務(wù)檔案工作的發(fā)展有著不可估量的作用。
(二)檔案集約化管理有利于檔案資料的開發(fā)利用和保護修復(fù)。檔案集中管理增加了檔案資料的存儲量和系統(tǒng)性,提高了檔案資料的傳遞和交流速度,可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和其他人員服務(wù)。檔案進行集約化管理后,檔案管理部門可以對系統(tǒng)的征管資料信息進行嚴(yán)格篩選、綜合、歸納和提煉,為決策者提供決策依據(jù)。對檔案進行集中管理,還有利于用戶方便及時地檢索到完整準(zhǔn)確的資料。
(三)檔案集約化管理有利于各類檔案密級的執(zhí)行。只有由檔案管理部門的檔案專業(yè)人員實行統(tǒng)一管理、專業(yè)化管理,才能準(zhǔn)確把握檔案的密級,有效掌握檔案機密遞減規(guī)律,確保檔案的保管和利用。
(四)檔案集約化管理有利于更好地實施信息管稅。稅務(wù)檔案反映了稅務(wù)部門征管工作的動態(tài)和工作成績,是最重要的信息資源之一。根據(jù)信息論的觀點,信息具有系統(tǒng)性、序列性和傳遞性,稅務(wù)部門的信息化建設(shè)要求快速、準(zhǔn)確的信息檢索、提取、傳輸和顯示,進而構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。對檔案進行集約化管理,不但有利于檔案工作的信息化,也有利于信息管稅的實施。
(五)檔案集約化管理有利于發(fā)揮檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和管理作用。實行檔案集中管理,檔案資料、管理人員和管理部門相對集中,便于檔案主管部門對檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和管理,從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作積極性,提升檔案的質(zhì)量和管理水平。
(六)檔案集約化管理有利于實現(xiàn)檔案的“六個統(tǒng)一”?!傲鶄€統(tǒng)一”即統(tǒng)一資源管理,統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理系統(tǒng)、統(tǒng)一開發(fā)利用、統(tǒng)一技術(shù)服務(wù)、統(tǒng)一檔案管理制度。
二、完善檔案集約化管理的應(yīng)對措施
檔案管理是稅務(wù)部門的重要基礎(chǔ)工作之一,必須克服局部觀念、封閉觀念,樹立整體觀念、開放觀念,實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理,為稅收事業(yè)發(fā)展提供保障。筆者認為,主要可以采取以下幾個方面的措施加強檔案集約化管理:
(一)全面規(guī)劃、整體控制。相對獨立的檔案管理中心成立以后,逐步將原來分散在各稅務(wù)分局、稽查局的檔案全部移交入檔案管理中心。力求將檔案管理中心成為檔案的保管基地和利用中心,實行集約化管理,實現(xiàn)對檔案的整體控制,促進稅務(wù)各類檔案從專業(yè)化管理到綜合化管理的轉(zhuǎn)變,逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和集約化。
(二)科學(xué)管理、制度規(guī)范。為了使稅務(wù)檔案管理工作有章可循、有法可依,在檔案管理中心成立以后,必須著手建立起一整套統(tǒng)一的規(guī)章制度,作為整個系統(tǒng)開展檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理不僅應(yīng)當(dāng)執(zhí)行上級制定的各項規(guī)章制度和國家標(biāo)準(zhǔn),還應(yīng)依據(jù)本單位具體情況,制定本單位切實可行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及制度,包括檔案室工作職責(zé)、檔案人員工作守則、檔案材料收集、管理制度等,從制度上保障稅收檔案的集中化管理,真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。
(三)結(jié)合分類、集中保管。檔案集中管理以后,可能會出現(xiàn)“貌合神離”的現(xiàn)象,即形式上集中,實質(zhì)上仍然維持原來的檔案管理板塊,各自為政。要從整體優(yōu)化的指導(dǎo)思想和便于利用的工作原則出發(fā),把檔案在實體上構(gòu)成一個統(tǒng)一的、科學(xué)合理的類別體系。為此,需要采用一種既能反映單位稅收征管活動、又能滿足各方面利用需要的綜合分類法,使檔案資料構(gòu)成緊密聯(lián)系的有機整體。另外,在接收各稅務(wù)分局、稽查局實體檔案的同時,還要將分散在各單位的檔案電子數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一集中到檔案管理中心的檔案管理系統(tǒng)中,對檔案電子數(shù)據(jù)進行再整合,規(guī)范錄入格式和檔號規(guī)則,實現(xiàn)全系統(tǒng)檔案信息資源的高度集中。同時,在集中全系統(tǒng)檔案實體資源和電子信息資源的基礎(chǔ)上,還要實現(xiàn)服務(wù)方式、服務(wù)手段的高度集中,并依托現(xiàn)代信息技術(shù),完善檔案信息資源推送服務(wù)方式,最大限度地發(fā)揮稅務(wù)檔案在征收管理、納稅信譽評估和稅務(wù)稽查等方面的積極作用。
(四)全面開發(fā)、信息共享。檔案集中管理后,一方面可以集中人力、物力,更有效地全面利用開發(fā)檔案信息資源;另一方面,要逐步建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系,并作為檔案信息系統(tǒng)納入單位信息系統(tǒng)予以管理,實現(xiàn)信息共享,更好地服務(wù)稅務(wù)事業(yè)發(fā)展。在具體工作中,一要搞好檔案的編目和檔案檢索工具的編制,完善檢索體系,實現(xiàn)多渠道、多角度檢索;二要探索檔案信息資料開發(fā)利用的手段和形式;三要積極開展檔案資料的編研工作。
(五)加強培訓(xùn),提高素質(zhì)。檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質(zhì)、強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,還要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和稅收業(yè)務(wù)專業(yè)知識以及計算機應(yīng)用、辦公自動化、信息管理等技能,能夠適時、全面地提供稅收征管信息,為稅收事業(yè)發(fā)展建言獻策。為適應(yīng)這一變化,必須對檔案管理人員進行培訓(xùn),培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才??梢詫n案管理中心的專職檔案員以及分散在各稅務(wù)分局、稽查局、機關(guān)各部門的兼職檔案員進行全面培訓(xùn)、統(tǒng)一管理,提高全體干部職工的檔案管理意識,營造關(guān)心、支持檔案工作的良好環(huán)境。
(六)升級系統(tǒng),提升效率。當(dāng)前大部分的電子檔案管理系統(tǒng)使用時間不長,還處于邊使用邊升級更新的狀態(tài)。根據(jù)檔案管理中心幾個月來實際使用的情況來看,某些功能配置方面還有待改進,如文書檔案等導(dǎo)出目錄還需更改,條形碼掃描的批量掛接暫時還無法使用,控件還需改進,分類類型還不是很齊全,影印系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的掛接導(dǎo)入也不是很穩(wěn)定,上傳文件速度較慢等等,這些問題都有待得到進一步更新解決。
(作者單位:江蘇省蘇州地方稅務(wù)局)endprint