圖書館人本管理語境下的時(shí)間管理

胡秋煦

[摘 要]時(shí)間管理是有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的技巧，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。時(shí)間管理的目的就是將時(shí)間投入與目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”.即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)，獲得最佳的期待結(jié)果。

[關(guān)鍵詞]圖書館；人本管理；時(shí)間管理

科學(xué)合理地使用時(shí)間是現(xiàn)代人社會(huì)性格的一個(gè)重要標(biāo)志。時(shí)間是一種重要的資源，它具有不變性、無存貯性和無替代性，但卻可以對(duì)其進(jìn)行有效管理和使用。時(shí)間管理理論到目前為止已經(jīng)發(fā)展了五代：第一代傾向于備忘錄式，一方面順其自然，另一方面也會(huì)追蹤時(shí)間的安排。這種管理的優(yōu)點(diǎn)是：應(yīng)變力強(qiáng)、壓力很小。但備忘錄式的時(shí)間管理沒有嚴(yán)整的組織框架，比較隨意，有時(shí)會(huì)處于應(yīng)付狀況。第二代強(qiáng)調(diào)的是“規(guī)劃與被備”類型，特點(diǎn)是制定時(shí)間表。第三代強(qiáng)調(diào)的是價(jià)值，制定中、長、短期的目標(biāo)以期實(shí)現(xiàn)一種價(jià)值觀。它的特點(diǎn)是以價(jià)值為導(dǎo)向的一種學(xué)習(xí)或工作方式，效率較高、井然有序，稱為效率式。第四代傾向于一切以自然法則為中心的羅盤理論。它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩每焓且换厥?，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。第四代時(shí)間管理的特點(diǎn)是以人為本，追求生活品質(zhì)和健康快樂的人生。通過時(shí)間與人的互動(dòng)以達(dá)到人與人的互動(dòng)，從而產(chǎn)生工作效益的最大化。第四代時(shí)間管理與人本管理的理念相一致。

1、要有明確的目標(biāo)，制定圖書館發(fā)展戰(zhàn)略

做正確的事情，勝于正確地做事情。先把事情做對(duì)，再把事情做好。這是每一位管理者，必須牢記的原則。把事情做對(duì)，是保持與組織目標(biāo)一致的關(guān)鍵。而把事情做好，是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。如果方向錯(cuò)了，工作效率越高.偏離組織目標(biāo)越遠(yuǎn)。

圖書館一定要制定長、中、短期計(jì)劃與規(guī)劃，要制定發(fā)展戰(zhàn)略。制定戰(zhàn)略性長期規(guī)劃是管理的必要程序之一。此規(guī)劃通常也稱作戰(zhàn)略計(jì)劃，一般是對(duì)今后3至10年所他的長遠(yuǎn)打算。它考慮的是機(jī)構(gòu)將采取哪些步驟，如何取得預(yù)期的變化和效果。有專家給戰(zhàn)略計(jì)劃下的定義是：通過規(guī)劃在給定的一段時(shí)期內(nèi)，機(jī)構(gòu)將通過哪些行動(dòng)步驟改變現(xiàn)狀，達(dá)到期望的目的。相比之下，短期計(jì)劃覆蓋的時(shí)間范圍比較小，比如今后一兩年。年度預(yù)算、設(shè)施更新計(jì)劃、某項(xiàng)特定業(yè)務(wù)的開發(fā)計(jì)劃——如網(wǎng)上搜索服務(wù)上馬計(jì)劃，都屬于短期計(jì)劃的例子。

制定戰(zhàn)略計(jì)劃的動(dòng)機(jī)很多。它可以是尋求改變機(jī)構(gòu)的發(fā)展方向；把資源（人力、經(jīng)費(fèi)等）轉(zhuǎn)移到更重要的項(xiàng)目上；獲取更佳的決策信息；優(yōu)化內(nèi)部部門之間的協(xié)調(diào)；更好地了解周遭環(huán)境變化；制定現(xiàn)實(shí)的、可能實(shí)現(xiàn)的、或是更高的目標(biāo)；刺激一個(gè)“疲軟”的機(jī)構(gòu)等等。通過制定戰(zhàn)略計(jì)劃，機(jī)構(gòu)希望明確自身的意圖，確定方向和發(fā)展重點(diǎn)，提供一個(gè)制定政策和決策的框架，幫助實(shí)現(xiàn)資源的有效分配和利用，識(shí)別關(guān)鍵問題和局限因素，收集關(guān)鍵性的決策信息。圖書館則可以更緊密地和機(jī)構(gòu)的使命及各項(xiàng)業(yè)務(wù)相結(jié)合，通過服務(wù)用戶和機(jī)構(gòu)，展示信息帶來的優(yōu)勢相對(duì)生產(chǎn)力的促進(jìn).使自己成為重要的團(tuán)隊(duì)成員。

在美國，圖書館之所以要制定戰(zhàn)略計(jì)劃，很大一個(gè)原因是出于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢帶來的壓力。圖書館必須努力證明自身的存在價(jià)值。上級(jí)部門在做戰(zhàn)略性檢視時(shí)，也會(huì)對(duì)圖書館加壓。戰(zhàn)略計(jì)劃有助于圖書館在各組織部門中保持戰(zhàn)術(shù)性優(yōu)勢。越來越多的專業(yè)文獻(xiàn)開始探論圖書館的規(guī)劃、組織戰(zhàn)略、戰(zhàn)略管理和戰(zhàn)略計(jì)劃等命題。

知識(shí)、信息與通訊技術(shù)革命給世界帶來前所未有的變化。作為圖書館管理者，制定圖書館發(fā)展戰(zhàn)略顯得十分重要與緊迫。而目前有些圖書館的現(xiàn)狀卻是管理者在上任之初總是要做出一些形象工程，在圖書館的發(fā)展、服務(wù)、競爭及人才的素質(zhì)結(jié)構(gòu)定位方面出現(xiàn)錯(cuò)位和偏離，盲目發(fā)展、忽視長期規(guī)劃。由于缺乏發(fā)展戰(zhàn)略及方向所造成的時(shí)間浪費(fèi)是圖書館在時(shí)間管理上的最大失誤。

2、要忙于其它事務(wù)而偏離組織目標(biāo)

有些圖書館管理者和館員，長期從事與圖書館無關(guān)的業(yè)務(wù)和事務(wù)，偏離了圖書館的目標(biāo)。在參加這些活動(dòng)之后，在圖書館管理和工作方面會(huì)顯得力不從心，出現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)的錯(cuò)位，最終造成個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)難以雙贏。

3、要合理安排，勞逸結(jié)合

圖書館要合理安排館員的作息時(shí)間，要?jiǎng)谝萁Y(jié)合。在辛苦工作的情況下，要保證館員的休息時(shí)間。要給館員提供體育鍛煉、休閑娛樂的空間和時(shí)間。如果只是一味地要求館員工作，不重視館員的健康，將會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。這種以犧牲健康為代價(jià)來換取事業(yè)的發(fā)展，并不是一個(gè)量完美的選擇。

4、認(rèn)識(shí)和把握時(shí)間的價(jià)值性

在管理當(dāng)中時(shí)間是有成本的。館員在圖書館的工作時(shí)間，是圖書館以支付工資和各種福利的方式換來的。館員把自己的時(shí)間以上述方式交換給圖書館，在規(guī)定的上班時(shí)間內(nèi)，不可能再同時(shí)在另一個(gè)單位的另一個(gè)崗位工作。即使館員在圖書館做的是極其平凡的工作，因?yàn)樗艞壛丝梢詮氖赂玫穆殬I(yè)或更多賺錢的機(jī)會(huì)，圖書館也應(yīng)該尊重他的勞動(dòng)和奉獻(xiàn)。而不應(yīng)該因?yàn)樗钠椒驳膷徫缓陀袝r(shí)微不足道的業(yè)績，而輕視甚至蔑視他。

5、要掌握溝通的技巧，善于管理情緒

從某種意義上說，管理時(shí)間就是管理情緒。因?yàn)榱己玫那榫w會(huì)產(chǎn)生正確的行為，導(dǎo)致正確的結(jié)果，也最節(jié)省時(shí)間。反之，不良情緒產(chǎn)生錯(cuò)誤的行為，導(dǎo)致錯(cuò)誤的結(jié)果，也就浪費(fèi)了時(shí)間。聰明的管理者，應(yīng)該世事洞明，人情練達(dá)，善解人意。及時(shí)溝通，及時(shí)解決，不留后患。館員情緒好了，才有好的服務(wù)態(tài)度，才有好的工作質(zhì)量，才會(huì)節(jié)省時(shí)間。

6、圖書館時(shí)間管理的方式

管理者要熟練掌握時(shí)間管理的不同方式，才能成為時(shí)間的主人，才能立于不敗之地。時(shí)間的浪費(fèi)是最大的浪費(fèi)，消磨時(shí)間是最無聊的行為。時(shí)間就像海綿里的水，需要合理地安排和利用。用積極樂觀的心態(tài)去迎接每一天，安排好工作和休息，這樣不僅會(huì)增加我們生命的廣度，也會(huì)增加生命的長度，同時(shí)為社會(huì)、為圖書館、為家庭做出更大的貢獻(xiàn)，帶來更多的歡樂。

7、設(shè)置并管好圖書館自由時(shí)間

所謂自由時(shí)間，是指容許員工在上班時(shí)間段以內(nèi)，抽出一定的時(shí)間自由支配。自由時(shí)間又叫“自控時(shí)間”。所謂圖書館“自由時(shí)間”管理，是指圖書館領(lǐng)導(dǎo)拿出一部分工作時(shí)間完全交給圖書館員自己自由支配。

圖書館管理者總是想充分利用圖書館員的工作時(shí)間，但實(shí)際上圖書館員的一部分工作時(shí)間總是會(huì)損失掉。聰明的圖書館管理者應(yīng)該知道，即使不給圖書館員自由時(shí)間，他們也會(huì)想辦法偷懶，與其偷偷摸摸，弄得兩邊都不災(zāi)，何不讓圖書館員公開地、自由地支配一小段時(shí)間？變“偷懶時(shí)間”為“自由時(shí)間”，這是對(duì)圖書館員的尊重和信任，同時(shí)更彰顯了圖書館管理者的管理智慧，可以很好地體現(xiàn)其人性化、柔性化管理的人文情懷。

自由時(shí)間制度，一般來說在采編等不接觸讀者的部門比較容易實(shí)行。大不了到了一定的時(shí)間段，宣布休息一會(huì)兒就是了。流通閱覽等部門接觸讀者的工作崗位，一般很難設(shè)置自由時(shí)間。因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)所決定，館員要面對(duì)并服務(wù)讀者，是不允許脫離崗位的。也就是說所謂守?cái)偟模x不開。譬如閱覽室看門人，就須臾不能離開。流通辦借還書手續(xù)的，注意力始終集中在這方面。這就要采取靈活的辦法，在作息制度安排上想辦法，使其更加合理、更加人性化?；蛘?，多安排一些人手，大家輪流休息一些時(shí)段。在休息時(shí)段，可以自由支配。還可以獎(jiǎng)勵(lì)一定的時(shí)間，讓其休假，或進(jìn)修、學(xué)習(xí)等等。還有些工作崗位，譬如說在書庫取書的崗位，在沒有讀者要求取書的時(shí)段，在完成了圖書上架、整架和衛(wèi)生工作以后，與其聊天說閑話、眼睛看天花板，倒不如允許他們學(xué)習(xí)一會(huì)兒來得劃算。特別是搞參考咨詢的崗位，在沒有咨詢的時(shí)段，你不讓他看書，把時(shí)間浪費(fèi)掉，下班回到家里洗衣做飯帶孩子，累了休息看電視，還哪有時(shí)間學(xué)習(xí)啊。不學(xué)習(xí)提高不了，拿什么為讀者參考咨詢。只能是敷衍了事，得過且過。結(jié)果是節(jié)省不了讀者的時(shí)間，反而浪費(fèi)。

圖書館在為用戶服務(wù)時(shí)，一定要快、要搶時(shí)間。要高速度、高效率，幫助用戶搶占先機(jī)，立于不敗之地。反之，磨磨蹭蹭，拖拖拉拉，提供信息遲到、過時(shí)，就會(huì)使圖書館的價(jià)值大打折扣。圖書館的內(nèi)部工作也要講求速度和效率。一項(xiàng)工作與其曠日持久耗時(shí)間，不如速戰(zhàn)速?zèng)Q省時(shí)間。與其搞疲勞戰(zhàn)，不如在提前完成任務(wù)之后，拿出一點(diǎn)時(shí)間用于休息和學(xué)習(xí)。

圖書館人本管理語境下的時(shí)間管理，崇尚以人為本的理念，關(guān)注館員的學(xué)習(xí)和健康，關(guān)懷館員的成長和全面發(fā)展。只有擁有了一流的館員團(tuán)隊(duì)，才能辦成一流的圖書館。只有一流的時(shí)間管理，才能取得一流的業(yè)績。這是再簡單不過的道理，毋庸置疑。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳婉儀.關(guān)于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學(xué)刊.2011（02）