芻議醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設

王靜

[摘 要]醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設是人事檔案管理升級工作中的重要組成部分。加快醫(yī)院人事檔案信息化管理的步伐有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善，有利于構建和諧的工作環(huán)境。為此，本文在分析醫(yī)院人事檔案管理信息化建設重要性的基礎上，指出醫(yī)院人事檔案管理信息化建設中存在的風險，并提出切實可行的解決策略。

[關鍵詞]醫(yī)院；人事檔案管理；信息化

一、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的重要性

（一）有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化

目前，醫(yī)院人事檔案的管理仍然以紙質存檔為主，由于檔案室空間有限，加之檔案數量龐大，導致醫(yī)院檔案的整理、更新工作開展十分不便。而且由于檔案表格填寫內容缺乏制度規(guī)范，導致不同醫(yī)院填寫的檔案資料不同，增加了醫(yī)院檔案實施規(guī)范化管理的難度?，F代信息技術的應用給醫(yī)院人事檔案管理升級帶來新思路，對于減少檔案占用空間，實現檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化極為有利。

（二）有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

人事檔案是記載個人經歷、德才水平、品德作風、工作表現、獎懲情況、歷史背景及其經歷等的重要文件。大多數醫(yī)院僅將人事檔案作為人力入職的憑證，忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實現醫(yī)院人事檔案的管理信息化，有利于醫(yī)院人力個人檔案信息的動態(tài)更新，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善。

（三）有助于改善檔案的管理方式

傳統的紙質檔案管理不僅占用大量的空間，而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度，加之紙質檔案容易破損，日常維護工作較為繁瑣。實現人事檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省空間，而且可以大大提高醫(yī)院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實現檔案信息的更新和查找，省去了以往重新填寫、謄抄表格的一系列繁瑣程序，改善了醫(yī)院人事檔案的管理方式。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的風險

目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理仍處于初級階段，在技術處理、專業(yè)人員配備等方面還存在一些難題，尤其醫(yī)院人事檔案涉及個人隱私，如何確保醫(yī)院人事檔案在信息化的過程中不受到非法侵害，是醫(yī)院人事檔案管理信息化建設中的重點和難點。為此，要全面了解醫(yī)院人事檔案信息化管理的各種風險，具體如下：

（一）檔案管理系統的安全風險

醫(yī)院人事檔案信息化管理固然方便快捷，但是檔案管理系統的安全風險不容忽視。由于醫(yī)院人事檔案信息化管理建設處于初級階段，尚未開發(fā)專門的檔案管理系統軟件，多是借用現成的系統軟件經過改良后進行檔案信息處理，檔案尚未實現全部信息化，先進的加密技術、訪問控制技術、防火墻技術尚未應用，導致檔案管理系統容易受到計算機病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊，檔案管理系統一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的，所以，充分認識檔案管理信息化建設中存在的安全風險，并加以防范乃當務之急。

（二）檔案信息化管理中的人為風險

有些單位對于檔案管理重視不夠，在人員配置方面不足，經常調用護士充當臨時檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設過程中，任務繁重，臨時調用的檔案管理人員由于業(yè)務水平不高，導致檔案在信息化處理過程中內容不完善、遺漏、錯誤的現象頻頻發(fā)生，影響了檔案信息化管理升級的步伐。另外，一些檔案管理人員，利用職務之便，在檔案信息化的過程中，進行信息造假，謀取私利，增加了檔案信息化管理中的人為風險。

（三）檔案信息化管理的技術風險

醫(yī)院人事檔案的信息化管理不是簡單的將紙質的人事檔案資料電子化，而是在人事檔案規(guī)范化、標準化、電子化的基礎上，運用先進的數據倉庫技術、數據挖掘技術，建立分層檔案資源中心，進而對數據進行相關分析，為各部門提供有價值的數據報告。而現在醫(yī)院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡單統計階段，檔案管理人員在技術處理方面缺乏經驗，甚至不知道如何進行檔案數據的信息化處理，在數據處理技術的選擇和應用上還存在一定難度，同時也增加了操作風險。

三、應對醫(yī)院人事檔案信息化管理風險的有效策略

針對醫(yī)院人事檔案信息化管理建設中存在的風險，可采取如下措施：

（一）樹立醫(yī)院人事檔案的現代化管理理念，健全檔案管理系統

醫(yī)院管理人員首先要明確醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，樹立現代化的管理理念，同時明確醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)改的必經之路。其次，投入必要的人力、物力，健全檔案管理系統，引入加密技術、防火墻技術、訪問控制技術等，將檔案管理系統遭受計算機病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后，提高檔案管理人員的安全防范意識，定期進行軟件系統升級及病毒的查殺，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全性。

（二）加強醫(yī)院人事檔案管理人員培訓，減少檔案管理人為風險

醫(yī)院人事檔案管理信息化的過程中任務繁重，需要大量的人力支持，但原有的檔案管理人員由于年齡、學歷等原因，在檔案信息化建設工作中有些力不從心。因此，可通過開展培訓、參加講座、業(yè)余學習等方式，積極組織職工學習《檔案法》及人事檔案升級工作一系列文件精神等，提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時，增強檔案管理人員的職業(yè)責任感，在檔案信息化過程中，務必保證人事檔案信息的真實性和完整性，有效抵制各種非法利益賄賂，減少檔案管理的人為風險。

（三）引入先進數據處理技術，加強人事檔案的功能建設

現階段，醫(yī)院人事檔案的信息化管理仍然局限于簡單統計，對于先進的數據處理技術仍不能熟練掌握，不能將檔案數據信息有效應用到人才選拔和人事考評中來。為此，醫(yī)院人事檔案管理人員急需提高其對數據倉庫技術和數據挖掘技術等的運用能力，在對檔案資料保密的前提下，對其進行合理的開發(fā)利用，為各單位部門提供有效的數據分析報表，以不斷增強人事檔案的功能建設，實現醫(yī)院檔案管理與人力資源管理的完美對接。

參考文獻：

[1]吳文玉.淺議醫(yī)院人事檔案管理現代化[J].青海師范大學學報（哲學社會科學版），2012.