城建檔案現(xiàn)代化管理面臨的問題及實(shí)現(xiàn)的途徑

孫萬彤

[摘 要]近年來，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，城市建設(shè)中信息化和電子化得以不斷應(yīng)用，這就使城建檔案中一些新問題不斷產(chǎn)生，為了更好的對這些問題進(jìn)行解決，則需要不斷的加強(qiáng)城建檔案工作，使其能夠通過建立現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提升城建檔案的現(xiàn)代化管理水平。文中對城建檔案現(xiàn)代化管理面臨的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對城建檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]城建檔案；現(xiàn)代化；管理模式；多元化

1.城建檔案現(xiàn)代化管理面臨的問題

1.1無法完整、系統(tǒng)的進(jìn)行城建檔案收集

城市檔案不僅涉及面較廣，而且具有較多的部門行業(yè)，內(nèi)容較多，這就導(dǎo)致了城建檔案具有多樣性、繁雜性和龐大性的特征。而且在城建檔案歸屬和流向規(guī)定具體落實(shí)中，導(dǎo)致城市檔案分散于不同的責(zé)任者中進(jìn)行管理。這就給城市檔案的收集工作帶來了較大的難度。

1.2傳統(tǒng)的檔案管理模式與城建檔案的發(fā)展不相適應(yīng)

近年來，一些新型檔案的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了較大的挑戰(zhàn)。隨著一些新技術(shù)和新設(shè)備在檔案材料中的應(yīng)用，城建檔案的載體和記錄方式都發(fā)生了較大的變化，使其與紙質(zhì)檔案存在著較大的差異性，這就需要城市檔案管理部門需要采取切實(shí)有效的措施對存在的問題進(jìn)行解決。

1.3現(xiàn)行管理方法已不適應(yīng)城建檔案的發(fā)展

目前城建檔案無論是數(shù)量、存儲還是查閱量都取得了較快的增加，這就給現(xiàn)行的管理方法帶來了較大的挑戰(zhàn)。雖然城市各部門都加大了對城建檔案歸檔管理的力度，各項(xiàng)檔案法律法規(guī)也得到了有效的落實(shí)，檔案的管理力度及歸檔意識也在不斷的加強(qiáng)，但隨著城建歸檔率、移交率和利用率的提高，城市檔案館在接收整理、保管保護(hù)和查閱利用等方面都存在著較大的難度，對現(xiàn)行的管理模式造成了極大的沖擊，所以需要加強(qiáng)對現(xiàn)行管理方法進(jìn)行改變的力度。

1.4管理模式需要與檔案的現(xiàn)狀相匹配

目前我國城建檔案處于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的狀況，這就需要在管理模式上將傳統(tǒng)與新型管理模式進(jìn)行充分的融合，使其能夠形成互補(bǔ)，以便于能夠更好的與檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行相互匹配。

2.城建檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

2.1利用多種方法來對不同類別的城建檔案進(jìn)行控制和管理

檔案接收是檔案管理工作的源頭，新管理模式的實(shí)施也必須從源頭作起。應(yīng)根據(jù)不同類別城建檔案形成、管理的不同特點(diǎn)，采用不同的前端控制手段，保證各類城建檔案及時(shí)、安全地接收進(jìn)館。各級城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理部門形成的各類城建檔案的歸檔。視電子政務(wù)開展的不同情況，可分為三個(gè)層次，采取不同的前端控制方法，完成其檔案的歸檔。

2.2各類新建（改建、擴(kuò)建）工程建設(shè)檔案

通過參與工程開發(fā)的手段，對城建管理類檔案提前介入，實(shí)現(xiàn)文件、信息前端控制。實(shí)施建設(shè)工程檔案登記制度，對新建工程的登記、規(guī)劃、驗(yàn)收、備案做出明確的規(guī)定，并將其作為行政許可的條件之一納入規(guī)劃管理程序中。以一定的標(biāo)準(zhǔn)，將建筑工程、市政工程、地下管線工程及相關(guān)照片、錄像檔案的信息著錄工作納人建設(shè)單位歸檔整編要求之中。

2.3采用高效率、多元化的檔案信息處理方式，確保檔案服務(wù)的多元化

一方面要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式。傳統(tǒng)的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份文件的匯集。隨著社會信息化程度的提高，這種服務(wù)的有效性和適應(yīng)性便出現(xiàn)問題，新的服務(wù)方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛的多。要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設(shè)計(jì)人員必須到現(xiàn)場的問題，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同于以往的主動服務(wù)。

另一方面要利用好網(wǎng)絡(luò)等新的服務(wù)方式。要根據(jù)城建檔案的特性，通過建立特色檔案數(shù)據(jù)庫、建立各類檔案的關(guān)聯(lián)、實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)查詢的方式，對特色檔案、利用率高的檔案進(jìn)行信息管理，以滿足社會各部門多層次對城建檔案信息的綜合需求；提高查詢率、查準(zhǔn)率，為不同的使用者提供了綜合信息；實(shí)現(xiàn)高效、快捷的服務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)不同服務(wù)方式之間的優(yōu)勢互補(bǔ)。

2.4實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理

一是觀念的轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前新形勢下，為了更好的適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，城建檔案管理工作需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，擔(dān)負(fù)起自身的社會使命，履行好自身的社會職責(zé)，從而加快城建檔案管理和服務(wù)工作的更快更好發(fā)展。

二是工作內(nèi)容、目標(biāo)的轉(zhuǎn)變。目前城建檔案處于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況，為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求，從單一的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向多元化的數(shù)字化檔案管理體系轉(zhuǎn)變，這就需要建立一套先進(jìn)的數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)，不斷的提高數(shù)字化檔案的管理能力、處理能力和傳輸能力，加快對原有信息管理系統(tǒng)的升級，提升檔案信息和數(shù)據(jù)存儲的能力，從而加快館藏檔案的信息化及文檔管理一體化的進(jìn)程。

三是人員需求的變化。檔案管理新模式下大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用和信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會影響到工作的進(jìn)度。綜合性人才的需求，特別是計(jì)算機(jī)人才的需求更加強(qiáng)烈。檔案管理人員必須向一專多能的復(fù)合性、全面性方向努力，適應(yīng)新形勢的需要.

3.結(jié)束語

城建檔案作為城市發(fā)展過程中極為重要的一部分，隨著城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，在城建檔案的管理上，需要我們不斷的轉(zhuǎn)變觀念，采用多種管理方法來應(yīng)對城建檔案工作內(nèi)容和目標(biāo)的變化，加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，使其能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前新形勢的發(fā)展需求，加快城市建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

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