淺析人事檔案的信息化建設(shè)

周麗薇

[摘 要]目前我們處于信息化社會，人才具有較大的流動性，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式越來越無法適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展的需求，所以作為記錄個人參與社會活動情況及自然情況的人事檔案，為了更好的適應(yīng)當(dāng)前人才流動性的需求，加強(qiáng)對其進(jìn)行信息化建設(shè)工作具有非常重要的意義，只有不斷加快人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和創(chuàng)新才能有效的推動人事檔案改革的深入進(jìn)行，加快人事檔案的發(fā)展步伐。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化建設(shè)；資源共享；管理

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今社會信息化已成為社會發(fā)展的必然趨勢，特別是工業(yè)化和現(xiàn)代化的建設(shè)過程中，信息化更是其必然的選擇，同時也是現(xiàn)代管理的重要特征之一，所以在當(dāng)前信息化建設(shè)大力發(fā)展的環(huán)境下，人事檔案管理信息化建設(shè)已當(dāng)為時代發(fā)展的必然要求，也是當(dāng)前人事檔案進(jìn)行深化改革的方向。所以需要針對當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行深入的分析，并進(jìn)一步對提高人事檔案信息化建設(shè)的重要的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

（一）現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)

為了更好的適應(yīng)國家改革和發(fā)展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)和主要任務(wù)進(jìn)行了明確，所以人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)不僅是適當(dāng)國家信息化建設(shè)的要求，而且與當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，同時也是現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)。

（二）能夠更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享

當(dāng)前我們處于信息高速發(fā)展時代，在社會活動及經(jīng)濟(jì)活動中信息資源具有極為重要的戰(zhàn)略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都?xì)w入到國家信息化建設(shè)的總體格局中，通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從而加快檔案信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使其能夠更好的為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)。

二、目前人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）人事檔案信息化系統(tǒng)的整體水平較為落后

目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進(jìn)的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護(hù)方面，對檔案中內(nèi)容不能及時進(jìn)行更新和補(bǔ)充，使人事檔案的發(fā)展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏完善的管理

目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和總體的規(guī)劃，各個部門在數(shù)據(jù)庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯(lián)系，這樣每個部門的數(shù)據(jù)庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復(fù)的進(jìn)行填寫和錄入，導(dǎo)致大量的人力和物力的浪費(fèi)，人事檔案信息資源的共享難以實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案管理人員整體水平不高

目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數(shù)都沒有經(jīng)過正規(guī)的學(xué)習(xí)和專業(yè)的培訓(xùn)，這就就導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平及職業(yè)素質(zhì)都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識，不能科學(xué)合理的對檔案資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規(guī)劃，各種新技術(shù)也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)。

三、提高人事檔案信息化的重要途徑

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

人事檔案的管理工作要達(dá)到主動服務(wù)并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關(guān)信息就必須在指定的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及相關(guān)的安全管理的協(xié)議等規(guī)章制度對人事檔案信息進(jìn)行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應(yīng)在信息技術(shù)方法能夠確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性的前提下得到良好的體現(xiàn)。我國當(dāng)前的相關(guān)法律條款也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發(fā)揮。

（二）采取集中統(tǒng)一的管理體制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就應(yīng)該采取集中統(tǒng)一的管理體制。用信息科學(xué)技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環(huán)節(jié)逐漸的實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化、信息數(shù)字化以及信息數(shù)據(jù)庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養(yǎng)

當(dāng)前，要想提高人事檔案信息化的發(fā)展水平，就必須從提高工作人員自身水平做起。相關(guān)單位應(yīng)對從事相關(guān)工作的工作人員提供培訓(xùn)和提升自身能力的機(jī)會。給予人事檔案的工作人員外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會。讓工作人員有機(jī)會參與相關(guān)工作的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)更加科學(xué)有效的工作技巧。為人事檔案信息化管理的更好更快實(shí)施提供人力保障。在工作人員的更新?lián)Q代的時候，要提升工作人員的整體素質(zhì)。普及人事檔案信息化的相關(guān)工作內(nèi)容和操作技術(shù)。提高人事檔案工作的服務(wù)水平。培養(yǎng)即了解業(yè)務(wù)知識，且有對計(jì)算機(jī)有一定了解，并知曉相關(guān)法律法規(guī)的復(fù)合型人才的工作人員才是我國當(dāng)前人事信息檔案管理人員的最理想的人選。

四、結(jié)束語

人事檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期且艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，還有很長的一段路要走，所以需要檔案管理人員要為人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開展創(chuàng)造必要的條件，加快人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)信息化的人事信息管理模式，實(shí)現(xiàn)人事人才信息的社會化服務(wù)，完成檔案管理的根本變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策.工會論壇.山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報.2011，（02）.

[2]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].價值工程，2011（24）.

[3]顧彩霞.高校人事檔案信息化建設(shè)探析.黑龍江檔案.2011，（01）.