淺議地方志編纂與檔案工作的關(guān)系

李剛

編修地方志是中國幾千年來優(yōu)良的文化傳統(tǒng)，自古以來產(chǎn)生的數(shù)以千計的地方志書在范圍、體例、方法、內(nèi)容上雖各不相同，各具特色，但卻有共同的一點(diǎn)，即在資料的選用上，無一例外地利用了大量檔案資料。檔案是歷史的原始記錄，檔案資料是最具權(quán)威性的資料。歷代的史官編史修志主要靠的是檔案資料。地方志是綜合記述一地的自然環(huán)境和人文歷史全面情況的資料性著述，是一個地域的百科全書。地方志書所涉及豐富的內(nèi)容、詳實(shí)的資料、突出的地方特點(diǎn)和時代特色，其資料來源主要是檔案資料。而今續(xù)修新方志，其所用資料是指各級各類志書、年鑒及相關(guān)地情文獻(xiàn)在編纂和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存和使用價值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料，同樣必須依靠各級檔案部門的全力支持和配合，這些資料是城市“百科全書”的基礎(chǔ)元素，是記錄一個城市發(fā)展脈絡(luò)的重要符號。因此，正確認(rèn)識和處理好地方志與檔案之間的相互關(guān)系，對于推動編修史志和檔案管理工作的發(fā)展，有著十分重要的意義。

一、檔案史料是編修方志的基礎(chǔ)

方志與檔案一樣，有著悠久的歷史。它最早的起源是從古代史官的記述發(fā)展而來的，是古代史官文化的一個組成部分。《周禮》一書記載，外史掌“四方之志”，小史掌“邦國之志”。據(jù)有關(guān)的注疏來看，所謂“方”是指“四方”；所謂“志”，是記的意思。記述四方之事，就是方志。

歷史上編纂的地方志書，主要是為了“資治”和保存地方文獻(xiàn)。志書的取材比較謹(jǐn)慎，注重史事的考證。而地方志書所依據(jù)的資料，多為檔案、私人著述、金石（《李清照》電影中李清照與丈夫趙明誠提到的，終生對金石情有獨(dú)鐘。）文物以及社會調(diào)查等資料，并較多地錄用了地方官府的檔案和其他原始材料。志書的內(nèi)容全面詳細(xì)，具有一定資料性和可靠性，盡量把志書修成“一方之全史”和“信史”。檔案是人們社會實(shí)踐活動的原始記錄，是修志最有價值和最可靠的重要資料。所以歷史上的一些志書，在“凡例”（關(guān)于本書體例的說明）中往往規(guī)定“以官文書為據(jù)”。黃炎培在編修《川沙縣志》時，在例言中曾講：“全書資料，大部分錄自檔案”。

建國后編纂的社會主義新方志，更離不開檔案，方志與檔案的關(guān)系更加密切。因?yàn)橐幾胍徊績?nèi)容翔實(shí)、真實(shí)可靠的新方志，大都較完好地保存在各級各類檔案館中。所以沒有這些檔案資料作為歷史的依據(jù)，編志便成了無源之水，無本之木。有人將二者的關(guān)系概括為：檔案是方志的源泉和基礎(chǔ)，方志是檔案的縮影和結(jié)晶，二者互為補(bǔ)充，相輔相成。所以，寫好一部質(zhì)量上乘的志書，如果沒有足夠量的基礎(chǔ)資料，可以說不是很容易的事。就像建設(shè)樓房一樣，沒有足夠的沙、石、水泥、鋼筋等基礎(chǔ)材料，要想把大樓蓋得很高、很堅固，是不可想象的。

二、編志工作有力地促進(jìn)了檔案工作

首先，編志能促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的全面提高，編志工作利用檔案范圍廣、數(shù)量大、時間長，是對檔案工作的一次大檢查，能發(fā)現(xiàn)不少薄弱環(huán)節(jié)和缺點(diǎn)，大大促進(jìn)和改善檔案的基礎(chǔ)工作?？纱龠M(jìn)檔案的收集工作，充實(shí)檔案內(nèi)容，豐富館藏；可促進(jìn)檔案的整理和鑒定工作，對修志利用工作中發(fā)現(xiàn)的部分卷宗區(qū)分不合理、分類歸卷不妥當(dāng)、檔案保存價值劃分不準(zhǔn)確等缺點(diǎn)可及時進(jìn)行調(diào)整；可促進(jìn)檔案的編目和檔案的編研工作，通過“兩編”使檔案管理工作提高到一個新水平。

其次，編志可以使檔案資料得到全面系統(tǒng)的利用。檔案是志書的“食糧”和基礎(chǔ)，編修方志離不開檔案，一部志書，內(nèi)容豐富，包括社會生活的各方面，它的編修完成，是對檔案的一次全面、綜合的利用。再次，修志可以補(bǔ)檔案之不足。方志內(nèi)容廣泛、豐富。它詳細(xì)地記載和反映了社會實(shí)踐的各個方面。加上方志主要是以檔案資料為基礎(chǔ)編纂的，其內(nèi)容基本是可靠的，所以志書是各有關(guān)檔案館收集和保管的主要資料。它可以補(bǔ)檔案之不足，在一定程度上替代檔案發(fā)揮了作用。從志書的編纂體例看，歷史志書的“掌故”（歷史上的人物事跡、制度沿革等）、“文徽”部分，近似現(xiàn)在的檔案資料匯編，其目的是為了保存史料和證實(shí)史實(shí)的。現(xiàn)在志書的“附錄”部分，繼承了歷史志書的體例（規(guī)則），主要是選錄檔案文獻(xiàn)，以保存重要的檔案史料，流傳后世。迄今我國保存下來的相當(dāng)數(shù)量的地方檔案史料，就是以志書的形式流傳下來的。

從以上三方面可以看出檔案學(xué)與方志學(xué)的研究對象——檔案與方志、檔案工作與編志工作之間的關(guān)系歷來就非常密切。因此，兩學(xué)科之間應(yīng)互相學(xué)習(xí)，共同發(fā)展。方志學(xué)的創(chuàng)始人章學(xué)誠（清朝的歷史評論家）從檔案史料與修志的密切關(guān)系考慮，注重平日檔案材料的收集和保存以解決修志中遇到的材料困難，提出在州、縣六科之外增設(shè)志科的主張。盡管受當(dāng)時的歷史條件的限制未能實(shí)現(xiàn)，但其遠(yuǎn)見卓識很值得檔案學(xué)研究和學(xué)習(xí)。又如方志學(xué)在突出地方特色、資料收集、整理和考證等方面的理論、原則和方法，可資檔案學(xué)學(xué)習(xí)，而檔案學(xué)在檔案整理、價值鑒定、檔案檢索、編研及提供利用等方面的理論、原則和方法，也可供方志學(xué)借鑒，兩者相互滲透，取長補(bǔ)短，以求共同繁榮。