淺析出版社應(yīng)收賬款的管理

李霄姝

摘 要：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)收賬款的存在是不可避免的，它在一定程度上有利于出版社擴(kuò)大銷售、減少庫(kù)存，激發(fā)出版社的發(fā)展?jié)摿Α５?，?yīng)收賬款的大量不合理的存在，也會(huì)給出版社的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展帶來相應(yīng)的不利影響，增加其運(yùn)營(yíng)成本和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。為此，出版社應(yīng)依據(jù)自身的相應(yīng)情況制訂出能夠?qū)?yīng)收賬款進(jìn)行有效管控的舉措，以減少應(yīng)收賬款帶來的不利影響。

關(guān)鍵詞：出版社；應(yīng)收賬款；管理

中圖分類號(hào)：G231 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）26-0245-02

一、加強(qiáng)出版社應(yīng)收賬款的控制與管理的重要意義

出版社能否有效地控制和管理應(yīng)收賬款，不僅直接影響到流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)水平和最終經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，而且還直接影響到銷售收入和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。因此，在應(yīng)收賬款的管理上，企業(yè)要下大力氣長(zhǎng)抓不懈。加強(qiáng)應(yīng)收賬款控制與管理有以下重要意義。

（一）加強(qiáng)應(yīng)收賬款的控制與管理，有利于出版社及時(shí)取得書款，是補(bǔ)償圖書成本投入、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、保證持續(xù)經(jīng)營(yíng)的基本前提

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展、自我約束的經(jīng)營(yíng)單位，企業(yè)只有面向市場(chǎng)，盡快地把生產(chǎn)出來的產(chǎn)品銷售出去，并及時(shí)取得銷貨款，才能補(bǔ)償生產(chǎn)資料的耗費(fèi)，及時(shí)支付職工工資，保證再生產(chǎn)過程連續(xù)不斷地進(jìn)行。應(yīng)收賬款的存在對(duì)于出版社來說就是經(jīng)銷商對(duì)其流動(dòng)資金的一種占用，過量的應(yīng)收賬款對(duì)出版社的經(jīng)營(yíng)會(huì)造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。這不僅使出版社的流動(dòng)資金被長(zhǎng)時(shí)間占用，還使出版社在經(jīng)營(yíng)銷售過程中出現(xiàn)相應(yīng)的被動(dòng)局面。由于出版社的產(chǎn)品品種多，類別多，從而也造成其客戶數(shù)量和應(yīng)收賬款筆數(shù)都多。無(wú)論出版社通過相應(yīng)的協(xié)商還是法律手段收回自己的應(yīng)收賬款，這都在一定程度上影響了出版社的正常經(jīng)營(yíng)。

（二）加強(qiáng)應(yīng)收賬款控制與管理，及時(shí)取得書款，有利于加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金的利用效果和出版社的經(jīng)濟(jì)效益

首先，應(yīng)收賬款的及時(shí)收回，可以使出版社以較少的資金占用完成盡可能多的生產(chǎn)和銷售任務(wù)；其次，及時(shí)收回應(yīng)收賬款，可以使出版社靈活地進(jìn)行資金調(diào)度，選擇投資方向，發(fā)展優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目，爭(zhēng)取有利的商機(jī)；最后，強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理，及時(shí)收回應(yīng)收賬款，可以減少壞賬損失，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強(qiáng)應(yīng)收賬款的控制與管理，規(guī)范管理制度，嚴(yán)格應(yīng)收賬款管理責(zé)任制，有利于降低出版社的管理風(fēng)險(xiǎn)

雖然出版社的財(cái)務(wù)上記錄著相應(yīng)的應(yīng)收賬款的金額，相關(guān)管理人員也知道應(yīng)收賬款的一些情況，但對(duì)于每筆應(yīng)收賬款的具體細(xì)節(jié)，如客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、應(yīng)收賬款的賬齡、無(wú)法及時(shí)收回的原因、發(fā)生壞賬的可能性缺乏了解。這些情況基本上都掌握在銷售業(yè)務(wù)和發(fā)行人員手里。大量應(yīng)收賬款的存在可能會(huì)滋生一些相應(yīng)的腐敗行為。出版社在催收應(yīng)收賬款時(shí)也是讓相應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)人員去負(fù)責(zé)相應(yīng)的區(qū)域，這就在管理上形成一定的漏洞，有可能使相關(guān)銷售人員與相應(yīng)的被賒賬人員進(jìn)行一些不恰當(dāng)?shù)慕灰祝瑥亩鴮?dǎo)致應(yīng)收賬款遲遲收不上來，給公司帶來嚴(yán)重的資金負(fù)擔(dān)和經(jīng)濟(jì)損失。

（四）加強(qiáng)應(yīng)收賬款控制與管理，及時(shí)收回書款是保證出版社維持充足的現(xiàn)金流，是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)、分配利潤(rùn)的必要條件

只有取得書款，企業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)盈利，才能及時(shí)繳納稅金、償還借款，對(duì)職工進(jìn)行薪酬激勵(lì)，依法分配利潤(rùn)，從而增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展后勁，避免出現(xiàn)“賬上有利潤(rùn)，實(shí)際無(wú)錢花”的現(xiàn)象。

二、完善出版社應(yīng)收賬款管理工作的措施和方法

為了減少壞賬風(fēng)險(xiǎn)，降低應(yīng)收賬款的管理成本，緩減流動(dòng)資金的壓力，建立和完善出版社應(yīng)收賬款管理制度顯得尤為重要。具體應(yīng)當(dāng)從以下幾方面著手。

（一）成立信用管理部門，制定合理的信用政策

首先應(yīng)采取科學(xué)有效的管理措施，制定和執(zhí)行能有助于企業(yè)價(jià)值最大化的信用政策。要針對(duì)不同的客戶，不同的產(chǎn)品，訂單金額的大小等制訂不同的授信額度及授信期間。建立信用政策的檢查制度和評(píng)價(jià)體系，使信用政策常新，與出版社的發(fā)展需求同步。其次應(yīng)建立客戶檔案資料，對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。客戶檔案資料包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開戶許可證、稅務(wù)登記證、法人代表身份證、資信證明、經(jīng)審計(jì)后的財(cái)務(wù)報(bào)表、聯(lián)系人員及聯(lián)系方式。發(fā)行業(yè)務(wù)員經(jīng)常走訪客戶，收集資料，及時(shí)了解客戶信息，并更新客戶檔案。特別是要經(jīng)常性地檢查客戶經(jīng)營(yíng)情況，及時(shí)察覺客戶的異動(dòng)，如延遲約定的付款期限、進(jìn)貨額突然增大或減少、銷售情形突然惡化等。搜集到這些信息后，就要及時(shí)采取有效措施，防止客戶破產(chǎn)或轉(zhuǎn)向。第三應(yīng)實(shí)施客戶誠(chéng)信調(diào)查。確定客戶的信用限度，超過限度就不再銷售給對(duì)方，這樣，貨款的回收就不至于拖延太久，壞賬的損失也可控制在一定限度內(nèi)。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算、重視應(yīng)收賬款的賬齡分析

目前，出版社對(duì)應(yīng)收賬款的核算不夠完善，如應(yīng)收賬款的明細(xì)賬僅記錄業(yè)務(wù)員的名稱，缺乏對(duì)客戶具體名稱的記錄和登記，應(yīng)收賬款的核算不夠完整；應(yīng)收賬款與其他應(yīng)收款的業(yè)務(wù)發(fā)生混淆，應(yīng)收賬款的核算不夠準(zhǔn)確；應(yīng)收賬款的日常管理缺乏對(duì)賬齡的及時(shí)準(zhǔn)確的分析，往往在年終審計(jì)時(shí)臨時(shí)劃分賬齡，敷衍了事。應(yīng)收賬款的賬齡越短，收回的可能性越大，發(fā)生壞賬損失的程度相對(duì)越??；反之，收賬的難度及發(fā)生壞賬損失的可能性也就越大。應(yīng)收賬款的賬齡以及超過信用期的逾期天數(shù)直接影響應(yīng)收賬款的回收率。出版社應(yīng)重視應(yīng)收賬款的賬齡分析，將逾期時(shí)間較長(zhǎng)、金額較大、比重較高的應(yīng)收賬款視為工作重點(diǎn)，成立專門的清欠小組進(jìn)行清欠；對(duì)賬齡較短、尚未過期的應(yīng)收賬款，也不能放松管理與監(jiān)督，在信用期限快到時(shí)提前與客戶進(jìn)行對(duì)賬聯(lián)系，以防發(fā)生新的拖欠。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部管理，明確各部門在應(yīng)收賬款管理中的責(zé)任

由于各部門的職能不同、管理目標(biāo)不同，使得在應(yīng)收賬款管理方面容易產(chǎn)生不同的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)差異可能會(huì)阻礙出版社建立完善的應(yīng)收賬款管理制度，因此，出版社必須加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，明確各部門的職責(zé)。這有助于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，避免部門與部門之間相互推卸責(zé)任。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，不僅要對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行事后核算，還應(yīng)重視對(duì)購(gòu)銷合同的管理、折扣的管理、客戶檔案和資信的管理、賬齡分析等全面的控制和管理。發(fā)行部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在沒有收到貨款之前，銷售不是真正意義上的銷售，不能只重視發(fā)貨碼洋和發(fā)貨量，只有及時(shí)跟蹤對(duì)賬，直到將全部書款安全收回，銷售工作才算完成。編輯部門和出版部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到選題的市場(chǎng)表現(xiàn)、圖書的適銷程度、成書的質(zhì)量狀況決定賒銷比例和金額，決定書款是否能及時(shí)收回。儲(chǔ)運(yùn)部門也應(yīng)認(rèn)識(shí)到，圖書的發(fā)貨、退貨、運(yùn)輸過程決定客戶收到的圖書數(shù)量與訂單是否相符，應(yīng)及時(shí)跟蹤調(diào)整，否則將影響發(fā)行人員與客戶對(duì)賬的準(zhǔn)確性。

（四）建立應(yīng)收賬款回款情況分析報(bào)告制度

應(yīng)用圖書出版信息化軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)收賬款的跟蹤分析和管理，要針對(duì)不同的分析對(duì)象，進(jìn)行不同的統(tǒng)計(jì)口徑的分析。如應(yīng)分別針對(duì)不同的發(fā)行渠道、業(yè)務(wù)片區(qū)、客戶、業(yè)務(wù)員、賬款賬齡等，計(jì)算出不同分析角度的應(yīng)收賬款的掛賬及回款情況，對(duì)應(yīng)收賬款的結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面的分析。財(cái)務(wù)部作出分析后書面通知各應(yīng)收賬款責(zé)任部門，以便各責(zé)任部門對(duì)應(yīng)收賬款收賬過程進(jìn)行追蹤分析。對(duì)長(zhǎng)期不按信用期限履約并賴賬，發(fā)生壞賬損失可能性很大的客戶，出版社發(fā)行部門應(yīng)對(duì)其暫停發(fā)貨，抓緊采取措施催收已欠書款，并視對(duì)方付款態(tài)度決定在下一步開展業(yè)務(wù)時(shí)是否降低對(duì)其賒銷信用的優(yōu)惠程度，進(jìn)而避免錢貨兩空。

（五）建立有效的內(nèi)部考核激勵(lì)機(jī)制

為了調(diào)動(dòng)發(fā)行業(yè)務(wù)員的積極性，出版社往往只將工資報(bào)酬與銷售任務(wù)掛鉤，而忽略了產(chǎn)生壞賬的可能性，未將應(yīng)收賬款納入考核體系。因此，業(yè)務(wù)員為了銷售業(yè)績(jī)，只關(guān)心銷售任務(wù)的完成，導(dǎo)致應(yīng)收賬款大幅度上升。而對(duì)這部分應(yīng)收賬款，單位沒有采取有效措施要求有關(guān)部門和銷售人員全權(quán)負(fù)責(zé)追款，應(yīng)收賬款大量沉積下來，給單位經(jīng)營(yíng)背上了沉重的包袱。因此，應(yīng)將應(yīng)收賬款的收款情況與業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)報(bào)酬掛鉤。另外，應(yīng)根據(jù)銷售業(yè)績(jī)對(duì)業(yè)務(wù)員進(jìn)行不同的賒銷金額的授權(quán)，減少資金的占用，降低賒銷風(fēng)險(xiǎn)和損失。對(duì)于業(yè)績(jī)突出的業(yè)務(wù)員應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。

（六）加強(qiáng)購(gòu)銷合同管理，明確出版社與發(fā)行單位之間的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系，以確保銷售、收款活動(dòng)的順利進(jìn)行

出版社與購(gòu)貨單位簽訂購(gòu)銷合同是圖書交易的起點(diǎn)，也是保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)從發(fā)貨到收款能夠有效運(yùn)行的必要措施。有了購(gòu)銷合同，即使出現(xiàn)了結(jié)算糾紛，在結(jié)算工作進(jìn)入到法律程序時(shí)，也會(huì)有基礎(chǔ)性的依據(jù)。目前，絕大多數(shù)的出版社不重視銷售程序的規(guī)范性，沒有完善的合同管理。有的出版社在銷售貨物時(shí)，不僅沒有規(guī)范的銷售合同，僅以不規(guī)范的訂貨單作為合同，單位雙方也沒有簽字蓋章，而且有的出版社連發(fā)貨單、入庫(kù)單等必要的手續(xù)也不完備，管理十分混亂，一旦對(duì)方單位不承認(rèn)賬款，出版社因拿不出規(guī)范的銷售合同，沒有足夠的書面證據(jù)，很容易造成貨款收不回來，形成壞賬，圖書也收不回來，形成損失。因此，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)活動(dòng)，完善合同管理制度，是防止壞賬發(fā)生的必要手段。

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[責(zé)任編輯 柯 黎]