解析學(xué)校檔案管理工作的改善途徑

劉愛萍

[摘 要]學(xué)校在各項活動中生成大量的包括學(xué)生檔案、教師檔案、會以檔案等在內(nèi)的各種檔案，這種檔案在數(shù)量，在種類上都會隨著時間的推移出現(xiàn)井噴式增長，這種增長在無形和有形之中給相應(yīng)的檔案管理工作造成了壓力?？v觀我國大部分學(xué)校的檔案管理工作，基本上是處于一種較為低下的水平，而這種水平是與目前我國教育深化改革以及學(xué)校事宜不斷增多和更快更好地發(fā)展是相違背的，本文將緊緊圍繞著檔案管理工作這一中心主題，對其存在的問題及改進(jìn)措施加以論述。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校；檔案管理；問題；改善途徑

檔案是一種對行為活動原始記錄，對相應(yīng)工作的開展以及相關(guān)科學(xué)研究的順利進(jìn)行提供了一手資料，而也正是這種重要性，針對檔案所提出來的那種檔案管理工作才凸顯其重要性。事實(shí)上，就學(xué)校這樣一種特殊的機(jī)構(gòu)而言，其所具有或生成的檔案無論是在數(shù)量，還是在種類上都有著十分突出的特點(diǎn)，而也正是在這種突出特點(diǎn)的要求之下，許多的學(xué)校都因此而建立其了相應(yīng)的學(xué)校檔案室，在這種檔案室內(nèi)有著許多的檔案設(shè)備以及檔案管理人員，他們兩者之間形成了一個完備的檔案管理系統(tǒng)，從而將整個學(xué)校的檔案管理置于一個較高的水平之上。

一、目前學(xué)校檔案管理中存在的不足

學(xué)校檔案管理是整個學(xué)校事務(wù)中一個十分重要的組成成分，其能否處于一種較高的工作水平顯得尤為重要。然而，縱使其有著這樣的重要性，而且相關(guān)學(xué)校機(jī)構(gòu)也給予其足夠的重視，但是其在實(shí)際的進(jìn)行過程中卻又總會因?yàn)槭艿蕉喾N因素的影響而出現(xiàn)許多問題，總的來說，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、管理體制落后

一般學(xué)校檔案管理已形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準(zhǔn)確的定位。但檔案人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)學(xué)校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由行政人員兼任。雖然多數(shù)學(xué)校制定了檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補(bǔ)充，已無法滿足新形勢的需要。

2、檔案管理有待規(guī)范

檔案的管理是一項復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化的管理。由于檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當(dāng)部分檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有檔案也存在問題，如歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力。

3、檔案信息化程度低

電子化檔案信息已成為信息服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會導(dǎo)致檔案資源的開發(fā)利用效率不高。檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。

二、改善學(xué)校檔案管理工作的有效途徑

就學(xué)校檔案管理工作改善而言，是一個系統(tǒng)而漫長的過程，其需要相關(guān)部門將各類可影響因素充分全面地考慮進(jìn)來，從而將這種整體管理工作效率提上去。可從以下幾方面入手：

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作

要建立檔案運(yùn)作機(jī)構(gòu)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作與學(xué)校其他各項管理工作同步發(fā)展。

2、樹立正確的檔案觀

首先要確立檔案管理服務(wù)觀。檔案管理是為學(xué)校各項管理服務(wù)的，是為學(xué)校完成其培養(yǎng)科學(xué)技術(shù)人才的任務(wù)服務(wù)的，是為學(xué)校實(shí)現(xiàn)求生存、謀發(fā)展的總體服務(wù)的；檔案管理是手段而不是目的，不能為管理而管理。其次要確立檔案管理的信息觀。檔案管理是信息管理的一種，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案資料已成為一種十分重要的信息資源，有效地利用和開發(fā)這一資源，無疑對提高整個學(xué)校的管理工作效率具有十分重要的意義。

3、加強(qiáng)隊伍建設(shè)

檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不論是專職或兼職檔案管理人員，都必須具有較高的政治覺悟，能夠忠于職守，遵紀(jì)守法，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和良好的服務(wù)意識。中學(xué)檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，還要學(xué)習(xí)計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡(luò)管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

4、提高服務(wù)意識

搞好學(xué)校檔案管理工作，目的是更好地為教育教學(xué)服務(wù)。學(xué)校的檔案管理工作服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)包括：一是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料的服務(wù)；二是為教職員工的工資調(diào)整和評定職稱等方面，提供大量可靠的檔案資料；三是為歷屆校友提供查閱在校情況并出具有關(guān)證明材料的服務(wù)；四是為畢業(yè)生提供個人檔案，做好后勤服務(wù)工作。

5、完善檔案管理工作的制度建設(shè)

要完善檔案工作的各項制度。把檔案工作納入科室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中。除年終考核與個人年終獎金掛鉤外，還要作為年終評優(yōu)選先的依據(jù)。這樣促使各科室人員和每位教師都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門和每個人的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。做到各部門、各科室，職責(zé)明確，建立規(guī)范化的制度，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

三、結(jié)語

在學(xué)校深化改革和發(fā)展的背景下，如何將這種具有十分重要意義的檔案管理工作做好，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，就目前的學(xué)校檔案管理而言，其無論是在管理體制，管理規(guī)范，還是在管理理念上都或多或少地存在一些問題，而這些問題在與相關(guān)管理素質(zhì)并不高管理人員的綜合作用之下，實(shí)際上極大地降低了整體檔案管理效率，從而對后續(xù)與其工作的開展設(shè)定了一定的阻礙。當(dāng)然，這些阻礙是不可能長期存在的，相反的，其總是需要運(yùn)用相關(guān)措施及時地加以應(yīng)對。

參考文獻(xiàn)：

[1]董春艷.淺談如何做好學(xué)校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息.2011.20