高職院校檔案、圖書一體化管理可行性研究

郭艷　楊劍云

[摘 要]近年來我國高等教育改革進程加快，高職院校數(shù)量猛增，并占據(jù)了我國高等教育的半壁江山，隨著其規(guī)模的擴大，教育改革的深入發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展為高校圖書、檔案管理工作的一體化管理提供了新的空間和可能。本文從分析檔案、圖書一體化的理論依據(jù)入手，探討了檔案、圖書實行一體化管理的優(yōu)勢，同時闡述了圖書、檔案一體化管理制約條件，并最終從實際出發(fā)給出了促進高職院校檔案、圖書一體化管理的具體措施。

[關(guān)鍵詞]檔案；圖書；一體化管理

21世紀伊始，我國的高等教育改革進程加快，高職院校如雨后春筍般涌現(xiàn)。目前，高等職業(yè)教育已經(jīng)占據(jù)了我國高等教育的半壁江山，為我國高等教育做出了不可忽視的貢獻。隨著科學技術(shù)迅速的發(fā)展更新，開啟了新的信息時代，人們對信息的需求方式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大變革，傳統(tǒng)的圖書館儲藏信息的方式以及對信息資源查找的方式儼然滿足不了現(xiàn)代社會以及人們發(fā)展需求。人們越來越希望信息的汲取可以不受時間、空間乃至地點和借閱等條件限制，由于具有信息內(nèi)容豐富，形式多樣的特點，可以極大的節(jié)省人們查找信息資源的時間，方便人們隨時隨地都可以查詢到需要的信息，被人們所期待。這是傳統(tǒng)的圖書館所不及的，更是單純檔案部門的工作無法實現(xiàn)的。所以，盡快將信息資源有效整合，是快速實現(xiàn)信息共享的有效手段。作為高職院校獲取信息最主要渠道的圖書管理和檔案管理部門，也要適應(yīng)社會發(fā)展要求，走一體化管理之路，實現(xiàn)信息資源的有效整合，這對于加強高職院校校園文化建設(shè)，進一步提高高職院校的教育管理水平，拓展其生存發(fā)展空間，提升市場競爭力都具有一定重要意義。

一、檔案、圖書一體化管理具有相關(guān)的理論依據(jù)

國家教委和國家檔案局于1985年6月聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于發(fā)展和改革檔案學教育的幾點意見》，意見中不僅提出了“檔案、圖書、情報一體化”的問題，同時也提出了檔案、圖書、情報的發(fā)展規(guī)劃。學界和業(yè)界皆對圖書、檔案一體化從理論上進行了諸多討論和分析，在實踐中，各國也確實取得了一定的成果。

1、圖書、檔案具有同源、同根性

遠古結(jié)繩記事，可以看作是最早的檔案萌芽。后來中華先民把這些檔案加以匯輯，傳播到外界，流傳于后世，是原始檔案功能升級，從而形成最早的圖書[1]。隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入發(fā)展，使得這兩個學科呈現(xiàn)出一種融合的趨勢。

2、圖書、檔案具有相同的本質(zhì)屬性

圖書和檔案都是記錄和傳達某種信息的一種形式或者介質(zhì)。信息是二者的共有本質(zhì)，是相互聯(lián)系的橋梁，是共同的起點和基礎(chǔ)。圖書檔案都是社會信息資源的組成部分，都承擔著被存儲、傳遞和利用的職能。它們都來源于實踐，又可脫離產(chǎn)生它的實踐活動而被存儲和傳遞；都有現(xiàn)實的實用性；都是實現(xiàn)現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件[2]。

3、圖書、檔案具有相同的職能和發(fā)展方向，管理手段高度相似

圖書、檔案工作的核心問題都是信息及其載體的搜集、選擇、整序、存儲、傳播及利用。管理手段主要是分類、編目、歸檔、主題、索引等，在過去都是手工操作，現(xiàn)今大都是自動化管理。廣泛采用現(xiàn)代化技術(shù)是圖書、檔案管理的共同發(fā)展方向，它可以使信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，從而達到高速、高層次、高效的使用目的。

4、貝塔朗菲定律指出：整體系統(tǒng)的屬性功能大于各孤立子系統(tǒng)的總和

我們把這一定律應(yīng)用到圖書、檔案一體化的研究中，就可以得出將圖書和檔案合起來的整體功能一定大于圖書、檔案各自作為一個獨立的系統(tǒng)的功能。因此，圖書、檔案一體化的本質(zhì)就是整體內(nèi)各個子系統(tǒng)在物質(zhì)、能量、信息的合理流通中，向著“合”的方向發(fā)展，促進系統(tǒng)屬性和功能的增加[3]。

二、檔案、圖書一體化管理的優(yōu)勢

1、能夠全面滿足在校師生的信息需求

隨著信息時代的到來，計算機網(wǎng)絡(luò)的進步和發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)查詢所需要的信息已經(jīng)成為很多人的選擇，到檔案館或者圖書館查詢信息要耗費大量的時間和精力已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代人快節(jié)奏的生活、學習和工作需要，對于原始檔案信息、系統(tǒng)理論方面的知識以及參考資料的查詢非常不便。然而，從宏觀角度來說，圖書和檔案管理工作從本質(zhì)上說都具有專業(yè)性和服務(wù)性的特點，都具有為國家經(jīng)濟、政治、文化、教育、科技發(fā)展提供理論依據(jù)和信息保障的職能。從微觀的角度來說，圖書和檔案信息都具有為不同讀者和用戶提供信息服務(wù)的職能，信息在利用的過程中才能發(fā)揮其價值，讀者對信息的需求會反過來促進圖書和檔案發(fā)展的一體化。

2、能進一步實現(xiàn)資源共享，有效節(jié)約成本

數(shù)據(jù)庫的建立是一項長期的、系統(tǒng)的，需要耗費大量的人力、物力、財力的工程[4]，為充分發(fā)揮高校圖書和檔案的價值，將圖書和檔案納入高校的數(shù)據(jù)庫是重要舉措。第一，將兩者有機結(jié)合建立數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源與文獻資料的共享、方便管理，為高校的科研工作更好的服務(wù)；第二，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息資源的整合有利于建立一個完善的檢索體系和檢索平臺，將圖書信息、檔案信息電子化，用戶可以不受時間、地點的限制，隨時使用網(wǎng)絡(luò)鏈接所需要的信息資源，另外，數(shù)據(jù)庫的建立有利于信息資源的實時更新，為早日實現(xiàn)圖書檔案的一體化提供條件；第三，以計算機網(wǎng)絡(luò)為載體，積極使用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息處理技術(shù)以及多媒體技術(shù)，將圖書、檔案有機聯(lián)系，加快圖書信息與檔案信息的電子化和專題化建設(shè)，加強信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，盡可能的滿足學生、學校以及社會的發(fā)展和科研需要。

3、能夠進一步加強校園文化建設(shè)

無論是圖書還是檔案都是校園文化建設(shè)不可缺少的一部分，都在校園文化建設(shè)中發(fā)揮著十分重要的作用，圖書館館藏豐富了可以為廣大師生提供一個良好的學術(shù)氛圍，與檔案結(jié)合起來，借助科研等檔案資料舉辦各種科技知識講座、科技成果獎、評選師生優(yōu)秀論文等，使廣大師生由被動的接受知識為主動的運用知識，從圖書、檔案中獲取新知識，新思路，創(chuàng)造新才能，進而汲取新的知識，從而激發(fā)師生創(chuàng)新的熱情。檔案的編研與圖書館建設(shè)的一體化更是積累和傳播校園文化的重要途徑，校史檔案的人文建設(shè)，能夠挖掘?qū)W校的人文精華，增加文化特色，更大限度地把圖書館與檔案館建設(shè)成校園文化建設(shè)的基地，使高校校園文化通過這二者得以更完好的保存與傳承，有助于高校從中總結(jié)辦學規(guī)律、辦學經(jīng)驗，最終推進了校園文化建設(shè)。

三、檔案、圖書一體化管理制約因素

1、缺乏堅實而正確的理論指導(dǎo)

在我國，設(shè)置有檔案專業(yè)的高校一共33所，但圖書、檔案學專業(yè)在院系歸屬上不是很統(tǒng)一，不夠明確呈現(xiàn)多樣化的特點：有的如武漢大學、吉林大學、中山大學等設(shè)在管理學院，有的如南開大學、黑龍江大學設(shè)在信息學院，有的如遼寧大學、上海大學、南昌大學等設(shè)在人文學院，還有的如山東大學、遼寧大學、湖北大學等設(shè)置在歷史學院等等。這說明這些專業(yè)目前還依然處于一種依附狀態(tài)，一直未能形成統(tǒng)一獨立的專業(yè)定位，其發(fā)展和走向也未能形成學明確的思路，這樣的結(jié)果往往就導(dǎo)致其理論水平也處于一種滯后狀態(tài)。學科建設(shè)現(xiàn)狀無法為一體化提供堅實的理論基礎(chǔ)和正確的理論指導(dǎo)。

2、宏觀管理力度不夠

“宏觀管理的一體化”是一種戰(zhàn)略管理的過程，是圖書、檔案兩個獨立的系統(tǒng)改變封閉、孤立的各自為政的狀態(tài)，加強橫向聯(lián)系和縱向擴展，重新組成一個統(tǒng)一協(xié)作網(wǎng)絡(luò)的過程。目前，這兩個系統(tǒng)從各個角度來說還處于互不相干的孤立狀態(tài)，缺乏橫向交流聯(lián)絡(luò)。圖書館系統(tǒng)基本上歸屬于文化部和教育部管理，檔案系統(tǒng)則由國家檔案局指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。因此，成立全國性的以及各省市、各行業(yè)的圖、檔協(xié)調(diào)機構(gòu)和統(tǒng)一的規(guī)章制度是一體化的重要核心問題[5]。

四、推進高職院校檔案、圖書一體化管理的措施

1、改變傳統(tǒng)思維，統(tǒng)一思想認識

首先，解決觀念上的種種偏見，在思想上明確圖書、檔案一體化是科學發(fā)展規(guī)律所決定的，是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然，是圖書、檔案生存與發(fā)展所面臨的一件迫切的任務(wù)。在信息化、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，研究圖書館、檔案學二者協(xié)調(diào)發(fā)展及相互融合、相互影響的理論與方法，探索圖書館、檔案一體化的有效途徑，是信息時代的現(xiàn)實需要，是創(chuàng)新管理機制的必要手段。

2、加強宏觀管理，統(tǒng)一制度標準

從全局出發(fā)，加強統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，制定統(tǒng)一的規(guī)范對工作中的各種行為加以控制和約束，改變兩個獨立的工作系統(tǒng)封閉、孤立的狀態(tài)，理順專業(yè)系統(tǒng)和各方面關(guān)系，加強二者橫向聯(lián)系，盡快實行圖書、檔案實體管理的相互交叉管理[6]。只有制定了統(tǒng)一的、權(quán)威的機構(gòu)和相應(yīng)系列的規(guī)章制度，實現(xiàn)了管理制度上的一體化，才能使兩個獨立但本質(zhì)上又相同的工作系統(tǒng)在統(tǒng)籌安排、全面規(guī)劃下互相溝通、互相協(xié)調(diào)、互相配合、互相補充、協(xié)調(diào)發(fā)展。

3、研究二者共性，統(tǒng)一相應(yīng)技術(shù)標準

圖書、檔案一體化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。沒有統(tǒng)一的技術(shù)標準，一體化管理就無從談起。目前，作為兩個獨立的工作系統(tǒng)，它們的標準化工作均取得了令人矚目的成績。今后的任務(wù)是要以一體化為目標，重新審視已制定的各項標準，結(jié)合圖書、檔案工作的工作特點，尋找兩者具有互換性和交融性的結(jié)合點，制定出凸顯共性、適用更廣的技術(shù)標準，以推動一體化的進程。

4、多渠道、全方位加強隊伍建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)通用型人才

圖書、檔案一體化需要一支具有既掌握圖書管理、檔案管理經(jīng)驗和規(guī)律又熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、精通信息管理技術(shù)的新型知識結(jié)構(gòu)的通用型人才隊伍[7]。他們要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，具有一定的組織協(xié)調(diào)能力和科學研究能力、熟練掌握圖書、檔案管理技能、專業(yè)理論知識、有資源共享意識，為一體化工作提供堅強的后盾支持，圖書館學、檔案學各有自己特定的研究領(lǐng)域、研究方向和研究對象。通用型人才的培養(yǎng)，有賴于專業(yè)教育。

參考文獻：

[1]孫偉江，付杰.檔案、圖書、情報工作一體化管理的思考[J].蘭臺世界，2004（4）.

[2]袁素娟.圖書情報檔案一體化管理的幾點思考[J]西部大開發(fā)，2011（3）

[3]季曉林.圖書館辦館新模式：圖書、情報、檔案一體化管理——天津泰達圖書館辦館模式的認識與思考[J].圖書館學刊，2005（5）.

[4]陳革.圖書、檔案、情報一體化淺析[J].吉林廣播電視大學學報，2005.（2）

[5]韋曉燕.高校圖書、情報、檔案一體化管理探析[J].檔案與建設(shè)，2010（5）

[6]黃媛.對我國圖書、情報、檔案一體化管理研究的回顧與展望[J].情報資料工作，2009（1）.轉(zhuǎn)

[7]金娟.信息時代高校檔案、圖書、情報一體化管理構(gòu)想[J].鄭州大學學報（哲學社會科學版），2011（5）.

作者簡介：郭艷1982年9月出生，女，黑龍江省綏芬河市人，碩士研究生，畢業(yè)于黑龍江大學檔案學專業(yè)，中級職稱，東北石油大學秦皇島分校檔案室負責人。研究方向：檔案信息資源開發(fā)檔案信息檢索利用途徑。