基層央行會計檔案管理中存在的問題及建議

毛華靜

摘 要：隨著會計核算管理體制改革的深化，會計、國庫核算業(yè)務(wù)實(shí)行集中監(jiān)督，會計檔案實(shí)行集中管理，為更好地利用檔案資源，防范資金風(fēng)險起到了很好的作用，但在實(shí)際工作中和調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，會計檔案管理中仍存在著諸多困難和問題，影響了會計檔案管理整體水平的提高。

關(guān)鍵詞：會計檔案；保管；銷毀

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）28-0146-02

銀行會計檔案是銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成部分，會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。隨著會計核算管理體制改革的深化，會計、國庫核算業(yè)務(wù)實(shí)行集中監(jiān)督，會計檔案實(shí)行集中管理，為更好地利用檔案資源，防范資金風(fēng)險起到了很好的作用，但我們在實(shí)際工作中和調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，會計檔案管理中仍存在著諸多困難和問題，影響了會計檔案管理整體水平的提高。如何使會計檔案管理科學(xué)、有序、高質(zhì)、高效，使其真正成為真實(shí)、準(zhǔn)確、全面反映會計核算過程和結(jié)果的檔案資料，確保會計檔案的規(guī)范管理和安全完整，更是會計檔案管理部門及檔案管理人員的應(yīng)該深入探討的課題。

一、基層央行會計檔案管理基本情況

（一）會計檔案制度建設(shè)情況

目前會計檔案涉及會計財務(wù)、營業(yè)部、貨幣金銀、國庫、事后監(jiān)督（內(nèi)審）等部門，會計檔案管理的主要依據(jù)是《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》、《中國人民銀行國庫會計檔案管理辦法》、《中國人民銀行貨幣發(fā)行業(yè)務(wù)會計檔案管理辦法》等制度，同時各部門依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)制定本部門業(yè)務(wù)會計檔案管理制度。從調(diào)查情況看，綜合會計檔案保管部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門在會計檔案制度建設(shè)方面總體情況較好，都建立了較為完善的會計檔案制度。

（二）會計檔案的日常管理情況

1.收集、整理情況。事后監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對會計集中核算業(yè)務(wù)、國庫業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，并對憑證賬表進(jìn)行整理、歸檔。同時，事后監(jiān)督部門對貨幣發(fā)行業(yè)務(wù)的會計憑證進(jìn)行事后監(jiān)督，業(yè)務(wù)監(jiān)督完成后，將發(fā)行業(yè)務(wù)憑證全部返還貨幣金銀部門，由貨幣金銀部門負(fù)責(zé)其檔案的整理和歸檔。

會計財務(wù)部門履行職責(zé)形成的財務(wù)憑證、會計賬簿、會計報告、基建會計檔案、集中采購檔案、賬戶資料等，由會計財務(wù)部門自身進(jìn)行整理、裝訂和歸檔工作。

2.移交、保管情況。事后監(jiān)督部門當(dāng)年監(jiān)督的業(yè)務(wù)憑證形成的會計檔案、會計財務(wù)部門和貨幣金銀部門本部門當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了保管一年后移交綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。

綜合檔案管理部門對所有會計檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。定期對檔案進(jìn)行檢查，嚴(yán)格履行檔案交接登記、查閱管理等制度，對保管期限屆滿的會計檔案會同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見，按程序完成檔案銷毀等工作。

會計財務(wù)部門作為全行會計管理部門，負(fù)責(zé)對中心支行已到期會計檔案的銷毀請示工作，并根據(jù)上級行批復(fù)，與綜合檔案保管部門、業(yè)務(wù)部門一同做好已到期檔案的銷毀工作。各業(yè)務(wù)部門對本部門已到期會計檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，保證已到期會計檔案銷毀工作無誤。

二、會計檔案管理存在的問題

1.會計檔案的保管設(shè)施不達(dá)標(biāo)。我區(qū)部分中支及轄屬縣支行辦公樓基本上是20世紀(jì)80年代的建筑，檔案庫房空間轄小及設(shè)施陳舊，有的中支對檔案庫房設(shè)施進(jìn)行了局部實(shí)地改造，僅安裝了檔案密級架或只是購置了一些普通的文件柜，達(dá)不到控制溫度、濕度的要求，也基本做不到“七防”。

2.各基層行對磁介質(zhì)會計檔案的管理重視不夠。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，計算機(jī)在會計核算領(lǐng)域的使用不斷增多，磁介質(zhì)會計檔案的管理顯得越來越重要。但是由于磁介質(zhì)會計檔案產(chǎn)生的時間較短，對其管理經(jīng)驗(yàn)比較欠缺，自上而下也沒有一套合理的管理辦法?！吨袊嗣胥y行會計檔案管理規(guī)定》中明確規(guī)定，“磁盤保存的會計檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制，磁帶保管的會計檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次，光盤、縮微膠片保存的會計檔案每兩年檢查并復(fù)制一次”，因此各級行需要對磁介質(zhì)檔案每半年或一年復(fù)制一次，復(fù)制與檢查的工作量相當(dāng)大，縣支行很難完成上述工作。另在實(shí)際工作中，由于考慮到數(shù)據(jù)保密的因素，有的磁介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)是加密鑰的只能導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中查詢，如會計報表管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、基建系統(tǒng)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，而綜合檔案管理部門一般不安裝相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對此類會計檔案定期檢查、復(fù)制就難以執(zhí)行。

3.會計檔案銷毀申請部門不明確?！兑?guī)定》第十五條規(guī)定：“保管期限屆滿的會計檔案由會計檔案保管部門會同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊”。在具體操作過程中也會出現(xiàn)問題，由于各業(yè)務(wù)部門當(dāng)年形成的檔案，在年度終了后，暫由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門保管一年，期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。因此，保管期滿的會計檔案都在綜合檔案管理部門，那么銷毀檔案時該由哪個部門向上級行報請示，制度中未明確。如現(xiàn)在有的地市中心支行貨幣發(fā)行部門、國庫部門的檔案需銷毀，是統(tǒng)一由本行會計部門向上級行會計部門報請示，或是由綜合檔案管理部門向上級行報請示，還是由業(yè)務(wù)部門向上級行報請示均未明確。由此以來各部門互相推委時有發(fā)生，保管期滿的會計檔案未及時銷毀，占據(jù)大量庫房空間。

4.部分重要會計檔案保管期限未作明確規(guī)定。在日常會計核算工作中根據(jù)內(nèi)控管理的要求以及系統(tǒng)設(shè)置形成了種類繁多的登記簿和報表，如重大會計事項(xiàng)登記簿、印章保管使用登記簿、內(nèi)、外部賬務(wù)核對登記簿、會計人員操作口令登記簿等，《中央銀行會計集中核算系統(tǒng)》日終處理形成的發(fā)出業(yè)務(wù)清單、接收業(yè)務(wù)清單、憑證信息核對表等，這些重要會計資料在《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》中未明確保管期限，導(dǎo)致在會計檔案保管中，無法確定保管期限，基層行在管理中只能根據(jù)自己的理解來確定，造成各自為政。檔案資料的保管種類不明確，造成檔案保管人員理解上的分歧，會影響到檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。

5.檔案管理的要求與會計檔案人員的素質(zhì)不相符合，影響會計檔案質(zhì)量和規(guī)范管理。據(jù)調(diào)查，地市級中支大部分辦公室綜合檔案管理人員只有1人專職，各縣支行及各部門會計檔案管理員全都是兼職，沒有既懂會計業(yè)務(wù)、計算機(jī)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型檔案管理人員，加之很少對會計檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，因此檔案人員很難以滿足日前會計檔案管理的工作需要。endprint

三、措施和建議

1.完善會計檔案管理制度。建議對《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》及相關(guān)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步修訂和完善，明確各部門在會計檔案管理流程中的職責(zé)關(guān)系，使檔案管理各項(xiàng)工作均能有章可循。同時會計檔案管理制度的建立與完善應(yīng)當(dāng)適應(yīng)新形勢和新要求，考慮集中核算和集中監(jiān)督的新特點(diǎn)，把涉及業(yè)務(wù)核算需要集中管理的會計資料全部納入保管范圍，統(tǒng)一檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，避免不全面、不詳細(xì)、不清楚的情況，盡量使新的制度辦法具有全面性、完整性、明確性和可操作性。

2.強(qiáng)化會計檔案基礎(chǔ)設(shè)施及場所建設(shè)。會計檔案室是紙質(zhì)檔案存放的重要場所，安全、規(guī)范的檔案場所能夠有效減少檔案損毀的風(fēng)險。建議針按照規(guī)定要求保障檔案室有足夠的空間和條件，統(tǒng)一會計檔案管理硬件設(shè)備配置，達(dá)到檔案管理“七防”要求，切實(shí)防范檔案保管風(fēng)險和滿足會計檔案保管需要。

3.提高會計檔案管理人員素質(zhì)，滿足檔案管理需求。一是要把人員的配置、崗位的確定、職責(zé)的要求、培訓(xùn)的開展作為提高會計檔案管理人員素質(zhì)的重要方面，使檔案人員在崗位、職責(zé)、知識結(jié)構(gòu)等方面，更加專業(yè)化，能更好地滿足檔案科學(xué)化、信息化建設(shè)的需要；二是加強(qiáng)事后監(jiān)督影像系統(tǒng)的功能培訓(xùn)，增加事后監(jiān)督人員、網(wǎng)點(diǎn)操作員及檢查人員相關(guān)知識學(xué)習(xí)和操作，促使其利用網(wǎng)絡(luò)資源，利用影像系統(tǒng)進(jìn)行檔案調(diào)閱及查詢查復(fù)，方便檢查人員及各縣支行網(wǎng)點(diǎn)的查詢和調(diào)閱，減少會計檔案保管部門的工作量，同時又提高檔案利用率。

4.完善磁介質(zhì)會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案電子化管理的水平。一是建議加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)與升級，按照電子會計檔案管理的要求，充分吸納計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成果，進(jìn)一步完備數(shù)據(jù)查詢功能，建立相對集中的電子檔案庫，規(guī)范電子會計檔案的管理，實(shí)現(xiàn)電子會計檔案資源的信息共享。為內(nèi)外部檢查提供實(shí)時的在線賬務(wù)檢查和查詢平臺，以達(dá)到逐步替代以調(diào)閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢的現(xiàn)狀，最終實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱和查詢的辦公無紙化；二是在《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》中補(bǔ)充和完善磁介質(zhì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對磁介質(zhì)檔案管理的范圍、期限、調(diào)閱、移交和銷毀等做出具體規(guī)定，對于超過保管期限或者因原應(yīng)用系統(tǒng)停用等原因造成磁介質(zhì)檔案無法進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)的應(yīng)及時予以清理和銷毀，以減少復(fù)制和檢查的工作量。

5.加強(qiáng)會計檔案保管和銷毀的規(guī)范性和統(tǒng)一。一是要把檔案管理水平的提高與業(yè)務(wù)的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，保證業(yè)務(wù)與檔案管理發(fā)展的同步性。還應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)更新變化情況，在會計檔案保管期限中及時規(guī)定新增會計檔案的保管年限和保管的會計檔案的種類、內(nèi)容等，以利于會計檔案的規(guī)范化管理。二是統(tǒng)一、規(guī)范、明確會計檔案銷毀的流程、審批及部門，使會計檔案的銷毀便于操作，渠道暢通，會計檔案能及時得到清理，減少檔案保管成本，提高檔案場所的有效利用。

6.加強(qiáng)會計檔案安全管理。增強(qiáng)會計核算資料傳遞交接中的風(fēng)險防范意識，嚴(yán)密交接手續(xù)，防范資料傳遞、交接、查閱等環(huán)節(jié)的管理，確保會計檔案安全、完整、有序，防范會計檔案管理風(fēng)險。

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