大流通背景下圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)構(gòu)建探析

張明東

摘 要：在圖書館施行大流通管理模式的背景下，圖書館員的工作量也在加大，迎來了許多新的挑戰(zhàn)。顯然，傳統(tǒng)的圖書館辦公系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足工作需求，需要開發(fā)一些新的管理工具，用以提高工作效率。工作引導(dǎo)系統(tǒng)能夠指導(dǎo)圖書館員有序開展各項(xiàng)工作，能夠有效應(yīng)對(duì)大流通背景下的繁瑣工作。本文將對(duì)圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)的構(gòu)建展開論述。

關(guān)鍵詞：大流通 圖書館工作 引導(dǎo)系統(tǒng)構(gòu)建

引 言

與傳統(tǒng)的工作系統(tǒng)相比較，工作引導(dǎo)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)更強(qiáng)，占據(jù)了更多的主動(dòng)地位。在傳統(tǒng)工作模式下，工作系統(tǒng)是輔助圖書館員完成工作的工具，而工作引導(dǎo)系統(tǒng)則是指導(dǎo)圖書館員在特定的時(shí)間，開展特定的工作，避免了由于個(gè)人疏忽而出現(xiàn)工作疏漏，也使工作更加井井有條?？梢?，這是擺脫傳統(tǒng)工作模式，提高圖書館工作效率和質(zhì)量的有效工具。

一、圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)

圖書館的工作引導(dǎo)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求不斷完善，且每個(gè)圖書館由于工作模式和工作細(xì)節(jié)等不同，應(yīng)該設(shè)定出個(gè)性化的結(jié)構(gòu)。一般來說，工作引導(dǎo)系統(tǒng)應(yīng)該包括以下八個(gè)部分：登錄、崗位分配、工作情況顯示、插入臨時(shí)工作、工作程序顯示、指示工作步驟、提交和解答疑難問題、工作評(píng)價(jià)[1]。在實(shí)際工作中，根據(jù)不斷出現(xiàn)的新需求，要對(duì)這一結(jié)構(gòu)進(jìn)行靈活調(diào)整。

二、圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)構(gòu)建

（一）登錄

由于每個(gè)圖書館中的館員數(shù)量都較少，基本在十人左右，因此無需通過自主注冊(cè)的方式來獲得工作引導(dǎo)系統(tǒng)的使用權(quán)限，系統(tǒng)的開發(fā)者可以直接為館員提供數(shù)個(gè)登錄賬號(hào)，不同的賬號(hào)對(duì)應(yīng)不同的崗位和工作內(nèi)容，也擁有不同的權(quán)限。后期可以根據(jù)工作和職位的變動(dòng)進(jìn)行修改。

（二）崗位初始分配

在登錄到工作引導(dǎo)系統(tǒng)中后，便進(jìn)入到了崗位分配層，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)最初的崗位設(shè)定，直接為不同崗位分配工作。例如，某館員負(fù)責(zé)圖書巡視工作，在登錄系統(tǒng)后，將會(huì)自動(dòng)提示其“到某某處巡視”，館員按照提示展開工作。當(dāng)然在實(shí)際開展工作期間，由于系統(tǒng)不了解實(shí)際工作情況或突發(fā)問題，發(fā)揮的指導(dǎo)作用有限，但在開始的職責(zé)分配以及工作職責(zé)混亂時(shí)，將發(fā)揮重要作用[2]。

（三）工作情況顯示

顯示工作情況主要是使館員明確各項(xiàng)工作的完成狀態(tài)，還有哪些未完成工作，以免存在疏漏。這一層的作用在于指導(dǎo)館員及時(shí)完成工作，同時(shí)也能使領(lǐng)導(dǎo)更好的了解各項(xiàng)工作的開展情況。這一部分內(nèi)容包括館員的工作狀態(tài)及崗位兩部分，崗位也就是初始分配的崗位，狀態(tài)由空閑、忙碌和空崗三種形式體驗(yàn)。忙碌指館員正在按照系統(tǒng)的指示開展工作，空閑指工作已經(jīng)完成，空崗表示該崗位工作目前處于無人完成的狀態(tài)。三種狀態(tài)可以由館員自己來設(shè)置和切換。

（四）臨時(shí)插入工作

圖書館工作具有一定的不確定性，因此除了既定的工作任務(wù)外，還會(huì)經(jīng)常接受一些臨時(shí)性的工作任務(wù)。為了避免臨時(shí)插入工作對(duì)其它各項(xiàng)工作產(chǎn)生影響，同時(shí)了解臨時(shí)工作的完成情況，應(yīng)該在系統(tǒng)中設(shè)置“臨時(shí)插入工作”這一層。如果臨時(shí)性工作較多，可以按照是否緊急安排先后順序。管理者也可以根據(jù)館員在系統(tǒng)中展示的工作狀態(tài)來分配臨時(shí)性工作。如某館員在系統(tǒng)中顯示“空閑”狀態(tài)，則可以將臨時(shí)性工作派遣給該人[3]。另外，通過工作引導(dǎo)系統(tǒng)顯示的館員工作時(shí)間，工作任務(wù)量，能夠明確的了解館員最近的工作強(qiáng)度，可以根據(jù)這些信息來選擇工作任務(wù)較輕的館員來布置臨時(shí)性任務(wù)，以不超出每日工作時(shí)間和工作強(qiáng)度為原則，不為館員增加任務(wù)量和工作負(fù)擔(dān)。

（五）工作程序顯示

工作程序顯示層能夠清晰的體現(xiàn)出館員在哪一時(shí)間段完成了哪一項(xiàng)工作，是否有未完成工作以及工作完成的效果等。不僅管理者能夠通過這一層來監(jiān)督指導(dǎo)工作，館員自身也能夠受到系統(tǒng)的引導(dǎo)，將工作任務(wù)進(jìn)行梳理。這一層是體現(xiàn)工作系統(tǒng)引導(dǎo)性的關(guān)鍵。

（六）工作步驟指示

這一層將具體的工作任務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)化體現(xiàn)，是工作的具體流程，對(duì)于一些新上崗的館員能夠起到十分有效的指導(dǎo)作用。系統(tǒng)這一部分的構(gòu)建需要圖書管管理者和工作人員的共同配合，輸入大量日常工作相關(guān)的信息。

（七）問題提交和解答

當(dāng)館員在工作期間遇到了無法完成的任務(wù)或不會(huì)處理的問題時(shí)，就可以在系統(tǒng)中進(jìn)行問題的描述和提交，由管理人員處理。此時(shí)該項(xiàng)工作處于暫時(shí)停止的狀態(tài)，直至收到問題的解答。

三、結(jié)語

完善的圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)構(gòu)建將使圖書館工作細(xì)致化、條理化、高效化，各崗位人員最大化的貢獻(xiàn)力量，應(yīng)對(duì)大流通背景下的工作難題。最后，系統(tǒng)中還應(yīng)體現(xiàn)評(píng)價(jià)，包括對(duì)工作完成情況的評(píng)價(jià)和館員工作效率的評(píng)價(jià)等，將每個(gè)賬號(hào)中的信息收集起來，作為管理和調(diào)整工作的依據(jù)。日后，相信工作引導(dǎo)系統(tǒng)將會(huì)在圖書館工作中普及，實(shí)現(xiàn)高效率工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張?jiān)?，郭秀?大流通背景下圖書館工作引導(dǎo)系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].圖書館雜志，2017（02）：74-79.

[2] 趙宇飛.“大流通”背景下的圖書館流通服務(wù)拓展研究[J].教育現(xiàn)代化，2015（17）：107-108.

[3] 于秀芬.大流通背景下圖書館流通部創(chuàng)新管理模式探討[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2014（3）：182-185.