從語氣角度談?dòng)⒄Z商務(wù)信函寫作

謝穎

摘 要： 商務(wù)活動(dòng)的快節(jié)奏，使人們將商務(wù)信函作為商務(wù)交流的主要方式。在沒有面對(duì)面交流的情況下，人們只有通過文字讀懂對(duì)方的意思，寫作者通過文字所表達(dá)的語氣直接傳達(dá)了寫信者對(duì)讀信者所要表達(dá)的情感。本文以面子理論為指導(dǎo)，從自然、委婉、站在讀者角度和禮貌語氣的角度，為商務(wù)信函寫作者提供技巧。

關(guān)鍵詞： 英語商務(wù)信函 語氣 寫作技巧

一、引言

美國語言學(xué)家Leech提出了禮貌原則，其中包含贊譽(yù)原則、一致原則、得體原則、慷慨原則、同情原則、慷慨原則，強(qiáng)調(diào)的是將利益多讓給對(duì)方一些[1]。Brown和Levinson提出的面子理論，將人的面子分為積極面子和消極面子[2]。積極面子是希望自己得到對(duì)方的喜愛和尊重，而消極面子是指不希望對(duì)方干涉自己的行為。在此基礎(chǔ)上，Ting-Toomey的面子協(xié)商理論則研究不同文化對(duì)面子的維護(hù)和協(xié)商，高語境文化追求積極面子，低語境文化追求消極面子[3]。

不論在何種文化下，商務(wù)信函的目的都是建立良好的商務(wù)關(guān)系，故維護(hù)彼此面子就尤為重要。人們?cè)谛藕凶x的是文字，但體會(huì)的是情感。而傳達(dá)情感的媒介則是語氣，語氣是文章聽起來的感覺，語氣能反映作者對(duì)讀者的情感。

二、商務(wù)信函中的語氣

1.委婉的語氣

在投訴、拒絕、索賠和抱怨等信函中，這類信的本質(zhì)是沖突的，直截了當(dāng)?shù)恼Z言沒有給對(duì)方留面子，因而會(huì)傷害彼此感情，不利于長期合作。相反，通過委婉語氣的使用，既能表達(dá)出自己的不滿，又能保住對(duì)方的面子，消除彼此之間的緊張感。

（1）被動(dòng)語態(tài)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，在商務(wù)信函中，80%～85%使用主動(dòng)語態(tài)，20%～25%使用被動(dòng)語態(tài)[4]。在大多數(shù)情況下，主動(dòng)語態(tài)的使用更顯直截了當(dāng)，更能突出自然的語氣，易于交流。

1a.You are requested to send us a copy of catalogue.

1b.We request you to send us a copy of catalogue.

1a中使用被動(dòng)語氣來請(qǐng)求對(duì)方寄產(chǎn)品目錄，語氣生硬，讀信者會(huì)產(chǎn)生對(duì)方是下命令般要求自己寄產(chǎn)品目錄的感覺。而2b中通過簡單的主動(dòng)語態(tài)，將自己對(duì)于對(duì)方的請(qǐng)求直接地表達(dá)出來，簡單、委婉卻又不失情誼。

然而，在一些情況下，如不強(qiáng)調(diào)或者故意不強(qiáng)調(diào)動(dòng)作的實(shí)施者而避免傷害彼此感情，被動(dòng)語態(tài)比主動(dòng)語態(tài)更顯妥當(dāng)。

1c.We made a mistake.

1d.An error was found.

1e.You failed to sign the check.

1f.Your check was not signed.

1c、1d和1e、1f兩組句子所體現(xiàn)的分別是寫信者和讀信者各自過失。1c和1e使用主動(dòng)語態(tài)，都明確指出了過失的造成者，或者提醒了對(duì)方自己的失誤，或者當(dāng)面直接指出了對(duì)方的錯(cuò)誤，語氣生硬、直接，可能造成商務(wù)活動(dòng)無法進(jìn)行下去。相反，1d和1f使用了被動(dòng)語態(tài)，不僅將錯(cuò)誤提了出來，同時(shí)委婉地掩蓋或者提出了犯錯(cuò)方，不僅給對(duì)方留足了面子，還給了對(duì)方緩沖處理負(fù)面消息的時(shí)間，更能讓對(duì)方接受。

（2）虛擬語態(tài)

寫作時(shí)使用虛擬語態(tài)，也是表達(dá)委婉語氣的一種方法。

1g.I cant accept your quotation.

1h.I wish I could accept your quotation.

同樣是不接受對(duì)方的報(bào)價(jià)，1g中使用了cant這樣具有否定消極意義的詞，直接否定了對(duì)方，容易導(dǎo)致談判無法進(jìn)行下去。而1h中利用虛擬語態(tài)，委婉地在信函中表達(dá)同樣的信息，不帶有任何否定意義的詞，但給了人希望，更易于他人接受。

2.自然的語氣

商務(wù)信函的寫作原則隨著時(shí)代不斷發(fā)展變化，從最早的3C原則到現(xiàn)在的8C原則。不論其如何演變，簡明（conciseness）一直是不變的原則。所謂簡明，就是在不影響完整和禮貌的前提下，直截了當(dāng)?shù)叵蜃x信者表達(dá)信件的內(nèi)容。學(xué)者也提出了KISS原則——Keep it short and simple[5]。商務(wù)信函較其他寫作文體的最大不同就在于其語言的非正式性，它是用日常說話的語氣進(jìn)行交流的，因此不需要大量華麗辭藻的雕砌。

2a.The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed，and should be directed to the undersigned.

2b.Please sign the contract enclosed and return it to me.

在2a中，寫作者使用了大量正式性的詞匯，如execute和undersign等，語言官方，同時(shí)句子冗長，讀者需要一定時(shí)間才能弄明白信件要傳達(dá)的內(nèi)容。而2b則相反，句子簡單明了，以自然的語氣直述要意，又不失禮貌。

由此我們可以看出，信函中用大詞和句子的過度繁冗都會(huì)讓讀信者感到困惑，沒有可讀性。缺少了自然的語氣，就缺少了親切感，也就失去了信函本身溝通的作用，容易使讀者無法體會(huì)到寫作者真正所要傳達(dá)的情感。

因此，要做到以自然的語氣表達(dá)內(nèi)容，商務(wù)信函的篇幅一般要短小精悍。在句子結(jié)構(gòu)上，避免使用過度復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，可以使用一些條件句，達(dá)到自然表達(dá)的目的，如：“A large order will be followed if you could give us a further discount.”在詞語的選用上，可以選用一些口語化的簡單的詞匯，少用一些不能快速而準(zhǔn)確讓對(duì)方理解的大詞，如不用utilize而用use，不用secure而應(yīng)該用use。當(dāng)然，如果該難詞能夠更好地在語境中表達(dá)作者的情感，就應(yīng)該選用這個(gè)難詞。寫作者應(yīng)將讀者看做與自己面對(duì)面的交流者，以自然的口氣，用交談的方法將內(nèi)容傳達(dá)給對(duì)方。

3.站在讀者角度的語氣

在商務(wù)信函的寫作中，寫作者表達(dá)態(tài)度的方式有兩種：I-attitude和You-attitude。I-attitude主要指寫作者站在自己的角度進(jìn)行考慮，是以自我利益為中心的態(tài)度，經(jīng)常以I和we開頭。與其相對(duì)的You-attitude站在讀信者的角度，以讀信者的利益為主要態(tài)度。

3a.We allow a 5% discount to our clients if you increase your order to 500 dozens.

3b.Clients who apply within 7 days deduct 10% from their total invoice.

比較上面兩組句子，二者都表達(dá)的是要給客戶一定的優(yōu)惠折扣。3a中以站在自己的角度來說，給人以高高在上、施以恩惠的口氣，容易讓人產(chǎn)生抗拒心理，與讀者產(chǎn)生距離感。而3b則以站在讀者的角度的口氣，考慮對(duì)方的利益，給人以體貼、恭敬的感受，能夠達(dá)到情感溝通、增進(jìn)彼此情誼和說服對(duì)方的目的。

寫作時(shí)要做到以站在對(duì)方的立場(chǎng)的語氣寫，可以在句子中以第二人稱作為主語，比如you或者client，比如：“You really do us a favor.”以此表達(dá)對(duì)對(duì)方的尊重。除此之外，積極的詞語和肯定的語氣也能夠表達(dá)出站在對(duì)方立場(chǎng)的口氣。通過積極的詞語表達(dá)積極情感，這些詞語有：thankful，helpful，benefit，等等?？隙ㄕZ氣有利于彼此間建立良好的關(guān)系，就如：“If you have any problems，please contact us.”。

You-attitude并非在所有情況中都適用。在傳達(dá)一些失誤或者消極的信息時(shí)，比如責(zé)備、抱怨等，不應(yīng)以You作為主語，如：“You failed to ship duly.”在這些情況中，如果仍然以you作為主語，就容易產(chǎn)生責(zé)備對(duì)方的語氣，沒有達(dá)到溝通的目的，此時(shí)選用前文提到的委婉語氣反而更妥當(dāng)。因此，在第二人稱后盡量不跟refuse，fail，cant等帶有否定意義的詞。

4.禮貌語氣

禮貌在商務(wù)活動(dòng)中為雙方獲得彼此尊重起到了至關(guān)重要的作用。在商務(wù)信函中，禮貌并不是一味地阿諛奉承，而是要秉著互相尊重的原則，用友好、謙恭的語氣增加與對(duì)方合作的機(jī)會(huì)。

（1）直接表達(dá)法和間接構(gòu)思法

即使傳達(dá)的是好消息，如在祝賀信、感謝信中，也要注意禮貌的語氣。由于好消息是帶去對(duì)對(duì)方有益的信息，因此常采用直接表達(dá)意思的短句，而間接構(gòu)思法則適用于壞消息寫作。所謂間接構(gòu)思法，指需要做一些鋪墊，再把令人失望、不滿的信息婉轉(zhuǎn)地表達(dá)出來[6]。間接構(gòu)思法就要求壞消息用間接表達(dá)的長句，同時(shí)配合使用具有積極意義的詞語。

4a.This year，after a careful fine-tuning of our budget，we were able to reduce our administrative cost by a grand total to $30，0000.

4b.This year，we reduce our administrative cost l to $30，0000.

4c.We have no longer any single room left in the next week.

4d.We have single room available in the future.

4a，4b和4c，4d兩組分別傳達(dá)的是好消息和壞消息。4a通過多余累贅的修飾傳達(dá)好消息，讓讀到者缺少驚喜感。運(yùn)用簡潔語言的4b直接傳達(dá)好消息，通俗易懂，給人驚喜感。4c中用no longer這樣的修飾詞告訴對(duì)方下禮拜絕對(duì)不會(huì)再有房間，語氣極其肯定且生硬，缺少禮貌。而4d中，同樣是表達(dá)沒有房間，卻巧妙選用available in the future這樣具有積極意義的正面詞語，令讀信者緩沖處理了負(fù)面消息，情感上不感到失落。

（2）模糊語言

使用模糊語言是表達(dá)禮貌語氣的一種好方法。所謂的“模糊”指的不是含糊不清的意思，而是通過提高詞語的概括范圍，從而將給被描述對(duì)象一個(gè)更寬泛的區(qū)間[7]。模糊詞語如in a few day，something like that，等等，模糊句型如：It seems that； Im afraid等，都是運(yùn)用禮貌語氣表達(dá)的方式。

4a.If you increase your order to 5000 sets，we can give you a 10% discount.

4b.In respect to the price of handbag we quoted，if you can increase the quantity to a much bigger one，say several thousand sets for each item，we are glad to give you some discount.

在4a中，賣家提出若訂單增加到5000套，則給予對(duì)方9折。賣方生硬的語言給人以威脅的感覺，買方讀到信后就可能認(rèn)為，訂單量沒有達(dá)到這個(gè)數(shù)量，就無法得到優(yōu)惠。假設(shè)買方的需求量沒有這么大，那么就可能由于賣方這種生硬的語氣而使買方退卻，最終導(dǎo)致賣方失去訂單。

相反，在4b中，賣家提出若對(duì)方增加一定購買數(shù)量，就給予一定折扣。賣家并不是生硬地將具體數(shù)量寫出來，而是運(yùn)用了模糊語言：“increase the quantity to a much bigger one，say several thousand sets for each item some discount.”提高數(shù)量，卻沒有明確說提高到多少，只是模糊性地給出一個(gè)范圍：每種產(chǎn)品增加幾千件。給予折扣，沒有明確說出多少折扣，但其中卻暗示了多買折扣大的意思。語氣充滿禮貌，給予了對(duì)方足夠的選擇，讓人感受到了尊重。通過模糊語言，留給買方考慮的空間，買方可能希望獲得更多折扣而選擇多買。用禮貌的語氣和模糊的語言，巧妙地提出要求，既為賣方增加了訂單，帶來了更大的利潤，又保住了雙方的顏面。

三、結(jié)語

商務(wù)信函關(guān)系著一筆交易的成敗與否，一段關(guān)系的維系與否。一樣的內(nèi)容，不一樣的語氣，傳達(dá)的是不同的情感。正確地選用詞句，以友好、尊重對(duì)方的語氣才能保證商務(wù)活動(dòng)的成功進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]LEECH G N.Principles of Pragmatics[M]. London：Longman，1983.

[2]Brown P，Levinson S.Politeness： Some Universal Language Usage[M].Cambridge：Cambridge University Press，1978.

[3]Gudykunst，W.B.，Ting-Toomey，S.，& Chua，E..Culture and Interpersonal Communication[M].Newbury Park：Sage Publications，1988.

[4]張正平.英文商務(wù)信函的特點(diǎn)[J].鄖陽師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2013（5）.

[5]安秀梅.現(xiàn)代商務(wù)英語寫作[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

[6]金澤虎，王桂平.國際商務(wù)函電[M].北京：北京大學(xué)出版社，2013.

[7]馬婷.商務(wù)英語信函中模糊語的語用功能[J].青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（6）.