區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺的思考

摘要：檔案信息資源共建共享是新時期檔案工作的重要內容，構建區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺則是現(xiàn)代城市發(fā)展過程中的必然要求。本文介紹了區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設現(xiàn)狀，在此基礎上從建設原則、系統(tǒng)架構、建設模式及運行管理四方面提出了區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設的路徑，并對平臺可持續(xù)機制進行了探討。

關鍵詞：檔案信息資源共建共享平臺

一、引言

檔案信息資源共享在檔案信息化建設中具有重要地位，檔案部門一直在努力尋求檔案資源共享的有效實現(xiàn)途徑，2014年5月中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，強調要充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡和平臺，搭建全國開放檔案平臺，推進城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系[1]，然而，從檔案信息資源共享實踐工作來看，僅僅由檔案部門推進檔案信息資源共享工作存有諸多難題，在此背景下，檔案信息資源共建共享研究和實踐得到了各方面的重視，檔案行政管理部門近年來加大了與社會其他行業(yè)系統(tǒng)的協(xié)同合作，共建和共享區(qū)域內檔案資源，并嘗試構建區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺，這對于檔案部門建立起覆蓋整個區(qū)域的檔案資源體系和方便社會的檔案利用體系具有重要意義。

二、區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設現(xiàn)狀

近年來智慧城市建設得到了各地區(qū)的重視，這在客觀上要求整合區(qū)域內檔案信息資源，實現(xiàn)社會部門對區(qū)域內各類檔案資源的接入和利用。如何適應社會發(fā)展需求、整體建設和共享區(qū)域內檔案信息資源成為各地檔案部門的重要工作，構建區(qū)域檔案信息資源平臺無疑是推進檔案資源共建共享的重要途徑，也是提升地區(qū)檔案整體服務水平的一項主要工作內容，而近年來我國檔案部門數(shù)字檔案信息資源建設成果為平臺的構建提供了豐富的資源基礎，包括云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術的不斷發(fā)展則提供了技術保障，此外諸多社會領域在信息資源共建共享平臺建設的成功案例提供了示范效應，這些都為區(qū)域內檔案信息共建共享平臺建設提供了有利的條件。

然而現(xiàn)實工作中由于理念、資金、人才、技術、標準規(guī)范等一系列因素的制約，當前各地并未建成真正意義上的區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺，與之功能最接近的是各地建立的檔案信息網(wǎng)。2002年，國家檔案局中央檔案館印發(fā)《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求省級以上檔案館應盡可能建設自己的檔案網(wǎng)站，在此背景下各省逐步建設了檔案信息網(wǎng)，但對于省級以下各地區(qū)綱要則未作要求。目前各地建設的檔案信息網(wǎng)也存有諸多不足，如檔案數(shù)據(jù)信息更新較慢；檔案檢索只能提供目錄檢索，基本不提供檔案全文服務；不提供檔案委托代檢服務；專題與特色檔案數(shù)據(jù)庫缺乏；僅提供綜合檔案館館藏檔案信息，對于實體館外更廣泛的用戶所關心的檔案信息資源則不能提供；等等。近年來，部分城市開展區(qū)域內檔案信息資源服務平臺建設，如2013年浙江紹興市檔案部門建設“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務總平臺”，通過現(xiàn)代化的信息技術手段，將轄區(qū)內各縣市區(qū)綜合檔案館的檔案信息資源進行整合和利用，實現(xiàn)區(qū)域內檔案信息資源的共建共享[2]，但這些和真正意義的區(qū)域跨行業(yè)系統(tǒng)的檔案信息資源共建共享平臺的要求存有差距，檔案部門如何適應社會發(fā)展，加強區(qū)域內跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源建設，建設區(qū)域性檔案資源共建共享平臺，為地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供有效的檔案服務將是檔案部門需要重點解決的問題。

三、區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設的思路

（一）系統(tǒng)平臺建設原則

為促進區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺順利開展，在平臺建設時應遵循以下原則：1.適用性。平臺的建設應重實際、講實用、求實效，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機制，具有實際可操作性，操作簡單方便，這樣才能取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益；2.前瞻性。平臺的建設既要立足于當前地區(qū)實際情況，也應考慮適度超前設計，與地方社會中、長期發(fā)展規(guī)劃相符合，為將來增加新的功能或重組系統(tǒng)時預留空間，要具有可擴展性。3.安全性。區(qū)域內檔案信息資源構成復雜，部分可能涉及相關方的經(jīng)濟利益或隱私，而整個平臺是開放共享的，因此在平臺建設和運行過程中維護檔案信息的安全顯得尤為重要，平臺的建設和管理要嚴格遵守國家安全保密相關法規(guī)政策，同時平臺應采用有效的安全管理措施和技術，確保檔案信息的安全。4.漸進性。檔案信息資源共建共享平臺建設是一個循序漸進的工作過程，在建設工作中可考慮分步實施，優(yōu)先建設集成一批能滿足地區(qū)急需的高質量重點檔案資源，穩(wěn)步推進建立區(qū)域檔案信息資源共建平臺相關工作，逐步建成滿足地方檔案需求的綜合性檔案信息資源系統(tǒng)平臺。

（二）系統(tǒng)平臺總體架構

從頂層設計的角度，區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺的總體架構模型是如圖1所示的1+4結構：即一個綜合應用體系和組織領導、政策法規(guī)、資源保障和安全保障四個保障體系組成。綜合應用體系是實現(xiàn)檔案部門電子政務管理、業(yè)務流程管理和社會公共服務的各類技術支撐體系和服務項目應用體系，是平臺架構的核心，主要由基礎服務層、行業(yè)應用層和集成應用層3個層級構成，基礎服務層是平臺建設的前期基礎性條件，如各類檔案數(shù)據(jù)源、檔案工作軟硬件設施及相關信息技術等，包括數(shù)據(jù)服務、網(wǎng)絡服務、技術服務；行業(yè)應用層功能是實現(xiàn)各檔案保管機構內部日常工作運行，包括日常事務管理、業(yè)務流程管理；集成應用層目的是為了實現(xiàn)檔案部門與外部社會部門信息的互聯(lián)互通，協(xié)同應用和交互服務是其主要內容，從而更有效地服務政府、市民和各類社會組織。

組織領導體系是全面推進平臺建設的組織領導部門，負責協(xié)調溝通和建立專家咨詢機制，是平臺建設的基礎；政策法規(guī)體系是平臺建設、運行、管理和服務的法規(guī)制度，是平臺建設的保障；資源保障體系是平臺建設中的資金、人才、技術等條件保障，是平臺建設的核心；安全保障體系是保障平臺安全、信息安全的管理制度及保護措施，是平臺建設的關鍵。

（三）系統(tǒng)平臺建設模式

信息研究界認為信息資源共建共享系統(tǒng)平臺基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡型模式[3]，集中型模式指具有隸屬關系的某系統(tǒng)內或某類型檔案保管機構在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源平臺的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）通過平臺與中心館聯(lián)接，并共享中心館的檔案信息資源，集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務上的上下級隸屬關系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。

層次型模式是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機構之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結合的工作模式。層次型模式以某個地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎，統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機構分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無隸屬關系，檔案信息資源共建共享的推進工作缺乏行政促進機制的有力保障，層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運行機制、協(xié)作機制、保障機制，這種模式在工作實踐中往往難以有效開展。

網(wǎng)絡型模式是指所有檔案保管機構間都可通過平臺直接相互聯(lián)結，互相建設共享檔案信息資源。其理論基礎是雖然各檔案保管機構的檔案資源具有一定的獨立性，但他們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進行合作共享，網(wǎng)絡型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當前的檔案工作體制、機制、信息技術、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現(xiàn)的一種模式。

因此，結合我國現(xiàn)有的檔案管理體制機制及各地區(qū)檔案工作的實際，區(qū)域內檔案信息資源共建共享平臺的建設模式是改良基礎上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機構的統(tǒng)籌指導下，首先建立區(qū)域內具有隸屬關系的包括檔案系統(tǒng)在內的各行業(yè)系統(tǒng)內開展共建共享平臺，實現(xiàn)縱向的各檔案保管機構在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎之上逐步實現(xiàn)區(qū)域內橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源的共建共享，并為將來更大范圍內的跨地區(qū)的國家范圍內檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎。

（四）系統(tǒng)平臺運行管理

整個平臺運行體系包括系統(tǒng)支撐、業(yè)務支撐和業(yè)務利用三個體系，其中系統(tǒng)支撐是平臺運行管理的基礎，業(yè)務支撐是平臺運行的核心，業(yè)務利用則是建立平臺的目的。

從平臺的系統(tǒng)支撐體系來看，以各地檔案信息門戶網(wǎng)站為基礎，建立和完善系統(tǒng)功能，實現(xiàn)區(qū)域內檔案信息資源整合、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)加工和提供檢索利用，應重點推進以下功能系統(tǒng)的建設，檔案信息發(fā)布系統(tǒng)（整合平臺共建共享檔案信息資源，按照不同分類方式顯示給用戶）、檢索系統(tǒng)（實現(xiàn)用戶對平臺檔案資源檢索）、服務系統(tǒng)（提供檔案全文在線訂制、檔案在線傳遞、檔案定題服務、在線咨詢等服務）、數(shù)據(jù)轉換系統(tǒng)（將成員單位各類檔案數(shù)據(jù)轉換成平臺可以使用的規(guī)范內容）、用戶管理系統(tǒng)（提供平臺用戶認證、信息管理等功能）、檔案信息重點數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（各類檔案專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等）。

業(yè)務支撐體系需要區(qū)域內包括最高檔案行政管理機構、基層各級檔案行政管理機構及各檔案保管部門的分工負責、通力協(xié)作。其中地方最高檔案行政管理機構負責地區(qū)檔案信息資源共建共享平臺的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調，制訂平臺管理的相關法規(guī)政策、技術標準和評價機制，確保整個平臺體系的全局運轉；區(qū)域內基層各級檔案行政管理機構負責平臺系統(tǒng)的管理和維護，將本級各類檔案保管機構的檔案上傳到系統(tǒng)平臺，同時通過平臺及時發(fā)布檔案資源建設和共享工作中的政策及相關工作安排等；基層檔案保管機構負責平臺系統(tǒng)前端的基礎管理，將本部門共建檔案的整理編目以及相關檔案信息資源提交到平臺的應用系統(tǒng)。

平臺的利用者主要包括區(qū)域內公民、檔案行政管理機構和行業(yè)系統(tǒng)管理部門，他們都可據(jù)自身的權限從平臺獲得相應的需求信息。社會公眾可以利用各類網(wǎng)絡終端訪問平臺，獲取各類檔案資源，經(jīng)過身份認證等技術措施還可獲得檔案全文服務、預約服務、利用部分非公開檔案資源等；檔案行政管理機構可以通過平臺掌握本地區(qū)檔案總體狀況，為制訂相關檔案法規(guī)政策等提供科學的依據(jù)，不斷提升本地區(qū)檔案工作整體水平；各行業(yè)系統(tǒng)管理部門通過平臺可統(tǒng)籌把握本行業(yè)系統(tǒng)的工作全局，經(jīng)過授權后還可查閱本行業(yè)系統(tǒng)外的相關檔案信息，更好地提升本行業(yè)系統(tǒng)的工作效能。

四、共建共享平臺可持續(xù)機制建設

（一）強化檔案信息共建共享平臺資源建設

在智慧城市大力推進的背景下，社會對區(qū)域檔案工作綜合服務能力提出了更高的要求，平臺建設過程中應結合各地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，重點圍繞社會發(fā)展和公眾關心的領域，根據(jù)各成員檔案保管單位資源建設的情況，加強地區(qū)檔案資源共建共享的研究和分析，建立開展區(qū)域內檔案信息資源共建共享的協(xié)同機制，打破部門檔案信息壟斷及利益壁壘，實現(xiàn)區(qū)域檔案信息資源科學合理的傳遞共享，對資源建設的內容進行科學規(guī)劃、整合，組織協(xié)調各行業(yè)系統(tǒng)部門將檔案資源逐步建設到共享平臺，加強數(shù)據(jù)整合及技術研發(fā)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)采集、生產(chǎn)與平臺同步聯(lián)動更新，從而形成與地區(qū)發(fā)展相適應的、各類檔案資源相對齊全完整、檔案載體類型多樣、配置合理、特色明顯的區(qū)域檔案信息資源體系。

（二）強化檔案信息共建共享平臺安全建設

據(jù)國家相關法規(guī)，加強檔案信息安全監(jiān)管也是檔案共建共享信息平臺應當遵守的基本原則，部分檔案內容由于涉及國家安全及相關方面的利益或隱私不便提供利用，如何處理檔案利用與保密之間的關系也是平臺建設過程中需要解決的問題。在平臺建設、運行管理過程中，首先，檔案部門應將可以開放的檔案內容盡可能通過平臺向社會提供服務；其次，以管理部門行政職能為依據(jù)，為政府內部各部門提供非公開檔案信息交換共享，促進依法暫不對社會開放的檔案信息資源在地區(qū)行政職能部門內部的共享利用；此外，應重點加強對平臺內部檔案信息服務工作過程的規(guī)范管理，建立健全檔案信息安全管理和利用的法規(guī)政策，通過有效管理措施和技術手段，確保共享平臺內部檔案信息在利用工作中的安全。

（三）規(guī)范檔案信息共建共享標準規(guī)范建設

現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案資源處于不同行業(yè)、系統(tǒng)和部門各自管理的狀態(tài)，導致檔案資源的技術標準差異較大，這制約了平臺提供高質量檔案信息服務的能力。檔案部門應抓緊建立健全檔案標準體系，重視檔案信息采集標準、檔案信息加工標準、檔案信息安全標準、檔案信息化技術標準與管理標準等的完善工作，并根據(jù)社會的發(fā)展對現(xiàn)有的標準體系進行補充，注重與其他領域部門信息化標準及信息技術標準的兼容，全面規(guī)劃和設計數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準、概念數(shù)據(jù)庫標準和邏輯數(shù)據(jù)庫標準等信息資源共建共享的基礎標準[4]，創(chuàng)建科學規(guī)范的檔案信息資源共享標準體系，確保區(qū)域共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用。

參考文獻：

[1]關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見.[EB/OL].[2014- 05- 02].http：//www.saac. gov.cn/.

[2]陳慧瑛.智慧檔案數(shù)字先行[J].浙江檔案，2013（12）：14-15.

[3]馬費成，裴雷.我國信息資源共享實踐及理論研究進展[J].情報學報，2005（6）：277-285.

[4]吳加琪，周林興.面向社會突發(fā)事件的檔案信息資源規(guī)劃的發(fā)展思路[J].山西檔案，2014（1）：65-68.

注：本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實現(xiàn)機制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發(fā)事件的檔案工作機制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。