基建工程檔案管理重要性之管窺

馬咪咪

摘要：基建工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，反映的是真實(shí)存在的建設(shè)管理工作，基建檔案管理妥善與否直接影響著單位事業(yè)的發(fā)展。為此，各單位特別是作為國家骨干行業(yè)的電力企業(yè)必須要采取有效措施，做好基建檔案管理工作，以提升基建工程的建設(shè)水平。文章分析了基建檔案管理工作的意義及其存在的問題，提出了加強(qiáng)基建工程檔案管理的建議，可為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案管理；工程質(zhì)量；可持續(xù)發(fā)展

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2014）25-0164-02

基建檔案包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等過程中所形成的各種文件資料，包括文字、圖像、圖紙、聲像等?；n案要求技術(shù)含量和系統(tǒng)性良好、原始資料完整準(zhǔn)確記錄等，是各階段單位維權(quán)的憑據(jù)，更是工程項(xiàng)目的一筆寶貴財(cái)富，為建設(shè)活動(dòng)提供了重要的依據(jù)。

1 加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要意義

1.1 保證工程創(chuàng)先爭優(yōu)

基建檔案管理作為基建工程建設(shè)的重要組成部分，既服務(wù)于電力企業(yè)的“今天”，更對(duì)電力企業(yè)的“明天”有著深遠(yuǎn)的影響。我國工程建設(shè)領(lǐng)域的最高獎(jiǎng)項(xiàng)——國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)以及建筑工程行業(yè)的最高榮譽(yù)獎(jiǎng)——建筑工程魯班獎(jiǎng)，是所有電力企業(yè)來趨之若鶩想得到的榮譽(yù)。而無論是創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)，亦或是中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)，都離不開基建工程檔案管理的輔助。特別是在工程竣工和工程驗(yàn)收階段，所有參建的電力單位都需要將全部工程檔案作為工程質(zhì)量驗(yàn)收的必備條件。

1.2 提高企業(yè)工程質(zhì)量

基建工程檔案是整個(gè)電力企業(yè)基建工程的縮影，能夠真實(shí)地反映工程項(xiàng)目的管理過程和工程實(shí)體，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基建檔案可以為企業(yè)工程投產(chǎn)后的各方面工作提供可靠的憑證和依據(jù)?；n案的歸檔、管理貫穿于整個(gè)基建工程的始終，能夠真實(shí)反映工程質(zhì)量。工程人員可以通過完善的基建檔案加強(qiáng)工程技術(shù)手段和程序的管理，不斷對(duì)工程事故的原因責(zé)任和技術(shù)等方面工作作出改進(jìn)，有效維護(hù)工程人員的生命財(cái)產(chǎn)安全。從這一角度來說，能否做好基建工程項(xiàng)目檔案管理，直接決定著工程項(xiàng)目的壽命。

1.3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

曾經(jīng)有美國的一個(gè)核電站，由于前期檔案資料收集不完善，后期又無法補(bǔ)齊檔案，因而不得不在政府的壓力之下將核電站改為常規(guī)電廠，給整個(gè)核電站帶來了重大損失?；üこ套鳛橐豁?xiàng)重大而龐雜的工程，耗資大、歷時(shí)久、專業(yè)面廣、涉及的單位和人員多。而基建檔案作為工程項(xiàng)目建設(shè)的第一手資料，能夠有效維護(hù)企業(yè)權(quán)益，為電力企業(yè)的設(shè)計(jì)施工、設(shè)備維修、技術(shù)創(chuàng)新等提供重要依據(jù)，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)和人事物的浪費(fèi)。

2 基建檔案管理存在的問題

2.1 建立基建檔案意識(shí)不健全

由于過度聚焦于經(jīng)濟(jì)利益，或受工期限制，工程建設(shè)人員往往太關(guān)注工程項(xiàng)目，而忽視建立全面的工程檔案，導(dǎo)致基建檔案在管理過程中出現(xiàn)了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會(huì)在參建單位撤出時(shí)被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導(dǎo)致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設(shè)的進(jìn)度。加之電力企業(yè)各部門對(duì)基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設(shè)工作的順利開展，制約了電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)及檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

現(xiàn)如今，大部分電力基建單位的專業(yè)檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊(duì)伍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)差、操作不熟練、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺、缺乏責(zé)任心等問題，管理人員內(nèi)部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務(wù)面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導(dǎo)致基建檔案的收集和歸檔不規(guī)范、不及時(shí)、不健全；加之施工隊(duì)伍的流動(dòng)性較大，人員很不穩(wěn)定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實(shí)。

2.3 基建工程檔案管理模式相對(duì)陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關(guān)管理制度，不能采取合規(guī)的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對(duì)現(xiàn)代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)長期得不到統(tǒng)一，使得基建檔案管理部門對(duì)檔案管理監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作不能及時(shí)實(shí)施，造成基建檔案質(zhì)量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)，阻礙檔案管理工作的正常開展。

2.4 基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過多及經(jīng)費(fèi)支付等因素，許多電力企業(yè)內(nèi)部對(duì)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員設(shè)置不夠完善，往往在檔案工作場所設(shè)置上不夠健全?；n案管理不健全的網(wǎng)絡(luò)將會(huì)導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設(shè)施設(shè)備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達(dá)不到“八防”要求，沒有相應(yīng)的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現(xiàn)代化程度極度滯后，基建管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當(dāng)今工程建設(shè)快速發(fā)展的需要相適應(yīng)。

3 加強(qiáng)基建工程檔案管理的建議

3.1 提高認(rèn)識(shí)，完善制度，健全機(jī)制

基于基建檔案邁向社會(huì)化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實(shí)檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項(xiàng)目要求和檔案管理工作要求方面來加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的體系化建設(shè)。此外，還要建立起一整套科學(xué)合理、適用性強(qiáng)的基建檔案管理制度，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職權(quán)范圍、獎(jiǎng)懲措施等都要條條細(xì)化，事事分明。對(duì)檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等工作均做出具體要求，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。

3.2 抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)工作、基建建設(shè)進(jìn)度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗(yàn)收工作同步進(jìn)行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)全程貫穿到基建工程規(guī)章制度當(dāng)中，將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同等對(duì)待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行基建檔案管理工作的內(nèi)容。實(shí)施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項(xiàng)目籌劃、開工時(shí)就進(jìn)行檔案管理的導(dǎo)入工作，并持續(xù)到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

3.3 加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，是改善基建工程檔案管理現(xiàn)狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內(nèi)容，提高其業(yè)務(wù)能力；同時(shí)還要通過培訓(xùn)，對(duì)有關(guān)程序和專業(yè)知識(shí)充分掌握和了解，通過不斷完善知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，還要隨著時(shí)代的發(fā)展完善培訓(xùn)課程，做到與時(shí)代同步，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)管理的先進(jìn)理論和方法以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的檔案管理人才。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展奮斗的結(jié)晶，對(duì)電力企業(yè)而言，只有加強(qiáng)基建檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)“出精品、出人才、出效益”的目標(biāo)，使基建項(xiàng)目檔案更好地作用于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。因此，電力集團(tuán)必須把基建檔案視作企業(yè)的一筆珍貴財(cái)富來保護(hù)和開發(fā)，改進(jìn)工作方式方法，不斷提升員工素質(zhì)，認(rèn)清形勢，搶抓機(jī)遇，開拓創(chuàng)新，只有這樣才能保證基建檔案管理工作的正常開展。

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