關(guān)于數(shù)字化檔案館建設(shè)的思考

孫福生

摘要：數(shù)字化檔案館是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；思考

數(shù)字化檔案館是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺。數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。包括兩部分含義：一方面，它具備傳統(tǒng)檔案館收集、管理、利用檔案等基本功能。另一方面，與傳統(tǒng)檔案館又有著明顯的區(qū)別，它收集、管理和提供利用的對象不再是傳統(tǒng)意義上的檔案，而是數(shù)字化檔案信息。其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用和數(shù)字管理全過程。 通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1.建設(shè)數(shù)字化檔案館是時代發(fā)展的需要。我們已經(jīng)進入了信息時代。計算機、因特網(wǎng)已進入社會生活的方方面面，改變著人們的工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發(fā)展之外。從20世紀80年代開始，計算機就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

2.建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國家信息高速公路的具體體現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

3.建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。數(shù)字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設(shè)，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經(jīng)驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質(zhì)的提高將會產(chǎn)生巨大的推動作用。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

根據(jù)對數(shù)字化檔案館的認識?？梢哉J為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點應(yīng)放在采取必要的計算機軟硬件技術(shù)以及其他相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M館的數(shù)字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等提供科學依據(jù)。對現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。

數(shù)字化檔案館的標準應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機訪型是由單合計算機處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進行遠程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個節(jié)點，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。

三、如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

首先，各檔案館對館藏檔案進行數(shù)據(jù)化，即通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實現(xiàn)數(shù)字化，同時為非數(shù)據(jù)化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實現(xiàn)數(shù)字化或來不及進行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

第二，文書部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國家管理的信息都實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。

第三，機關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數(shù)字化檔案進行分析鑒定，能公開的及時上網(wǎng)公布，對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

第四，各地檔案館通過計算機網(wǎng)絡(luò)，既實現(xiàn)相互聯(lián)網(wǎng)，達到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國范圍的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。從全國范圍來看，數(shù)字化檔案館系統(tǒng)又可以分為三層：單機環(huán)境下的數(shù)字檔案館；局域網(wǎng)下的數(shù)字檔案館；廣域網(wǎng)下的數(shù)字檔案館。

數(shù)字化檔案館是一種實體概念，是全方位實現(xiàn)信息化的新型檔案館，它包括服務(wù)數(shù)字化和檔案館其他業(yè)務(wù)職能的信息化。實現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲、維護、傳輸和提供利用，同時實現(xiàn)了文檔接收、征集、整理、著錄、鑒定、編研、維護、保管、遷移等各項工作的信息化。數(shù)字檔案館是一個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡(luò)的共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。簡單來說，基于本館信息化的數(shù)字化檔案館和基于信息共享的數(shù)字化檔案館將成為數(shù)字化檔案館的主要形式。而且實踐將證明，未來應(yīng)該看到基于“信息化充分發(fā)展的檔案館”的信息共享空間。