探索信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑

袁莉莉

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，為傳統(tǒng)檔案管理工作提供了新途徑和新方法。高職檔案是高職院校在教學(xué)、招生、就業(yè)、科研等眾多活動(dòng)中留下的有價(jià)值的各種記錄，是高職院校發(fā)展的重要組成部分。在信息化時(shí)代，如何提高高職檔案管理工作的有效性，是高職檔案管理人員值得探討的話題，本文對(duì)此進(jìn)行了探討，以期對(duì)相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高職 檔案管理 信息化

中圖分類號(hào)：G279 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）07（b）-0223-01

1 信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理的影響

1.1 適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要

高職教育的目的是為社會(huì)輸送大量具有熟練工作技能的一線人才，隨著社會(huì)對(duì)技能型人才需求的不斷增加，國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的投入力度也在不斷加大，高職教育獲得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，職業(yè)教育規(guī)模越來(lái)越大，與企業(yè)交流日益頻繁，對(duì)檔案信息的需求也不斷增加。在這種情形下，傳統(tǒng)的高職檔案管理工作已經(jīng)滯后于高職發(fā)展的需求，這就需要對(duì)傳統(tǒng)的高職檔案管理工作進(jìn)行改造，通過(guò)提升高職院校檔案管理的信息化水平，提高高職檔案的信息價(jià)值，為高職教育的發(fā)展提供有效的信息支持。

1.2 滿足高職檔案開(kāi)發(fā)利用的需求

傳統(tǒng)的高職檔案管理側(cè)重于對(duì)檔案資料的收集和保管，缺少對(duì)檔案利用和開(kāi)發(fā)的關(guān)注，大量的檔案資料以紙質(zhì)的方式被歸檔，檔案資料一旦被歸檔，就很少被利用。紙質(zhì)的檔案資料查找起來(lái)非常麻煩，浪費(fèi)了檔案資源使用人的大量時(shí)間和精力，而且紙質(zhì)資料無(wú)法進(jìn)行資源共享，檔案的價(jià)值體現(xiàn)不出來(lái)。特別是人事檔案資料，這些資料與高職教師的考核、人事任免、崗位調(diào)整、職稱評(píng)審、工資定級(jí)等都有著直接關(guān)系，使用頻率非常高，依靠傳統(tǒng)人工查找的方式將極大增加檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。信息化手段在高職檔案管理中的應(yīng)用大大提高了檔案開(kāi)發(fā)和利用的價(jià)值，檔案信息的利用方式將會(huì)借助現(xiàn)代信息技術(shù)不斷得到廣泛拓展，一些高職院校建立了自己的檔案信息庫(kù)，檔案使用人通過(guò)檔案資源檢索，可以在短時(shí)間內(nèi)搜索出所需要的檔案信息，節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。

1.3 提高高職檔案信息完整性的需要

高職院校的檔案資料是高職發(fā)展過(guò)程中寶貴的信息資源，包括學(xué)生檔案、科研檔案、人事檔案等諸多內(nèi)容，對(duì)高職院校的教師人事管理、學(xué)生管理以及科研事業(yè)的發(fā)展具有重要價(jià)值。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，這些珍貴的資源以紙質(zhì)的形式保存，紙質(zhì)資料占空間大，而且隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)磨損、老化甚至丟失的問(wèn)題。通過(guò)信息化手段，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源以電子文件的形式保存，大大提高了檔案管理的效率，也提高了檔案信息的完整性。另外，在高職院校發(fā)展的過(guò)程中，有的是中職升格，有的是高職院校之前的合并，高職發(fā)展的復(fù)雜性帶來(lái)的是高職院校龐大而復(fù)雜的檔案資料，要將這些檔案資料進(jìn)行有效的歸納和整理非常麻煩，需要我們借助信息化手段，將檔案資料轉(zhuǎn)為信息數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理。

2 信息時(shí)代高職院校檔案管理的途徑和措施

2.1 加強(qiáng)高職院校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是高職檔案信息化管理的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案紙質(zhì)管理模式下，對(duì)檔案管理的技術(shù)和設(shè)備要求較少。而信息化下的高職檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的工程，需要建設(shè)完備的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，包括諸多的軟硬件設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、軟件等，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的保管、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)和利用。事實(shí)證明，安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以充分發(fā)揮高職院校檔案工作的信息化手段，這就需要高職院校從檔案信息化管理需要的角度出發(fā)，投入資金予以支持，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。同時(shí)，高職院?？梢詫n案信息平臺(tái)建設(shè)與校園網(wǎng)站建設(shè)同步進(jìn)行，為高職院校檔案信息資源提供共享平臺(tái)。

2.2 提高檔案管理人員的信息素質(zhì)

高職檔案管理的人員的信息化素質(zhì)和能力決定著檔案信息化管理的成效，目前多數(shù)高職檔案管理人員非檔案管理專業(yè)出身，往往是從其它部門(mén)抽調(diào)過(guò)來(lái)，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗，對(duì)檔案管理的基本知識(shí)不甚了解，也不具備檔案管理和開(kāi)發(fā)的能力，更談不上信息化檔案管理了。作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，還要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和積極的服務(wù)意識(shí)。另外，隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)代檔案管理人員還要具備一定的信息素養(yǎng)和信息處理能力。事實(shí)證明一支專業(yè)化、技能化和知識(shí)化的檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的保證。為此，高職院校要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)入手，樹(shù)立檔案管理人員的信息化意識(shí)，提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用能力，例如：信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、網(wǎng)站制作技術(shù)等，最終形成一支既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又具有信息化素質(zhì)和能力的雙料人才。

2.3 促進(jìn)高職檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

在信息化背景下，高職院校應(yīng)該加大對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案資源對(duì)高職教學(xué)、人事管理、科研等諸多方面的需要。為了能夠快速和便捷地讓用戶使用檔案信息，高職院校應(yīng)建設(shè)檔案管理的網(wǎng)站和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。通過(guò)檔案管理的門(mén)戶網(wǎng)站能夠開(kāi)展多項(xiàng)檔案服務(wù)，如檔案管理的最新政策、檔案資源的編研利用等咨詢服務(wù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的電子檔案，并上傳到門(mén)戶網(wǎng)站上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的加工、儲(chǔ)存、展示，可以使用戶隨時(shí)隨地進(jìn)行獲取檔案信息資源。同時(shí)，高職院校應(yīng)建設(shè)學(xué)校OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的信息化水平和服務(wù)效率。另外，高職檔案資源管理應(yīng)該走出“孤島”，通過(guò)與其它高職院校之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從傳統(tǒng)封閉模式走向開(kāi)放模式，為此高職院校之間要構(gòu)建一個(gè)聯(lián)合交流協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺(tái)，每個(gè)高職院校定期將檔案信息進(jìn)行上傳，由系統(tǒng)的管理員對(duì)各個(gè)學(xué)校分散的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合，使電子檔案能更好地發(fā)揮利用價(jià)值。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性

高職檔案管理信息化是把雙刃劍，一方面大幅度提高了檔案管理效率，另一方面也帶來(lái)了一定的安全隱患。與紙質(zhì)檔案不同，檔案信息化是把大量的檔案資源以數(shù)字化的手段存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)。然而有的檔案人員安全意識(shí)不夠，存儲(chǔ)檔案信息的計(jì)算機(jī)不加密，造成檔案信息的泄露和丟失，給學(xué)校帶來(lái)不小的損失；有的電子文件在儲(chǔ)存過(guò)程中，由于操作不當(dāng)或者版本問(wèn)題，造成大量的電子文件無(wú)法識(shí)別，造成檔案信息損壞；有的計(jì)算機(jī)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，造成大量檔案資料的丟失，這些問(wèn)題都是檔案信息化管理中不可回避的問(wèn)題。為此，檔案管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，注意對(duì)電子文件的保密工作，存儲(chǔ)檔案資料的電腦盡量不要上網(wǎng)，并由專人負(fù)責(zé)，不相干人員未經(jīng)同意禁止隨意瀏覽檔案信息。對(duì)重要的電子文件要進(jìn)行備份保管，以防萬(wàn)一。同時(shí)還做好檔案管理環(huán)境的防高溫、防潮工作，保證檔案信息保管的安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，信息化為高職院校檔案管理工作提供了發(fā)展的契機(jī)，高職院校應(yīng)該積極迎合信息化發(fā)展的趨勢(shì)，不斷提高檔案信息化意識(shí)，在實(shí)踐中不斷探索檔案信息化管理的手段和方法，最終提升高職檔案管理的價(jià)值，為高職院校的發(fā)展提供重要的信息支持。

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