做好基層水管單位檔案工作的幾點(diǎn)思考

汪暢

摘 要：從機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)保障、專(zhuān)業(yè)人員培養(yǎng)、在建項(xiàng)目等幾個(gè)方面對(duì)如何做好水管單位檔案管理工作進(jìn)行了探研。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi) 在建項(xiàng)目 日常工作

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）07（b）-0182-01

水利工程是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)，防汛抗旱的物質(zhì)條件，水利工程管理單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)水管單位）擔(dān)負(fù)著水利工程運(yùn)行維護(hù)管理工作，是水利工作的基石。由于基層水管理單位是水利工程建設(shè)管理的最基本單位，對(duì)水利工程的建設(shè)管理最了解，掌握了第一手資料，作好基層水管單位的檔案工作有助與真實(shí)記錄水利建設(shè)管理的真實(shí)情況?；鶎铀軉挝坏臋n案是水利部門(mén)日常管理決策的重要依據(jù)也是以后社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此做好基層單位水利檔案工作意義重大。

作者所在的安徽省龍河口水庫(kù)管理處是廳直水管單位，是機(jī)關(guān)檔案管理安徽省一級(jí)、科技事業(yè)單位檔案管理國(guó)家二級(jí)，近年來(lái)單位檔案管理立足為水利建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，取得可喜的成效，檔案工作走在全省水管單位前列?，F(xiàn)結(jié)合龍河口水庫(kù)單位情況就如何做好水管單位檔案管理工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

1 機(jī)構(gòu)和經(jīng)費(fèi)保障是基礎(chǔ)

由于重建輕管等多種原因，水管單位普遍存在體制不順、經(jīng)費(fèi)不足、機(jī)構(gòu)臃腫等情況。龍河口庫(kù)管理處人員超編，日常運(yùn)行經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題十分突出，機(jī)關(guān)人員和機(jī)構(gòu)進(jìn)行了數(shù)次精減，在機(jī)構(gòu)改革和事業(yè)編制十分緊張的情況下，保留了綜合檔案室，設(shè)置了專(zhuān)職人員，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，職能科室都配備了兼 職檔案人員，檔案管理網(wǎng)絡(luò)健全。并引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，公開(kāi)聘用學(xué)歷較高、懂業(yè)務(wù)、素質(zhì)高、能力強(qiáng)的優(yōu)秀人才，通過(guò)自學(xué)和培訓(xùn)相結(jié)合的方式，使檔案管理人員的整體素質(zhì)大有提高。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有法可依、有章可循。將檔案事業(yè)的發(fā)展納入單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)劃之中，科技檔案納入科技管理，文件材料的形成、分類(lèi)、整理、歸檔納入檔案人員和工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制，實(shí)行了文件材料形成部門(mén)的預(yù)立卷制度。檔案部門(mén)通過(guò)參加重要計(jì)劃工作會(huì)議，有關(guān)辦公會(huì)議和工程竣工驗(yàn)收等，歸檔文件的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率大大提高。檔案工作與科研、設(shè)計(jì)及勘察、觀測(cè)等項(xiàng)活動(dòng)實(shí)行“四同步”管理。

在單位經(jīng)濟(jì)十分拮據(jù)的情況下，千方百計(jì)地籌措資金，改造裝修庫(kù)房，添置密集架、檔案柜，更新了檔案裝具，配備了安全防護(hù)裝置，購(gòu)置了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)器、去濕機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等先進(jìn)技術(shù)設(shè)備。做到檔案庫(kù)房、辦公室、調(diào)閱室“三分開(kāi)”，并設(shè)有陳列展覽室和資料室。

不斷改善檔案保管和安全防護(hù)條件。檔案部門(mén)堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，認(rèn)真執(zhí)行安全責(zé)任制，進(jìn)一步完善檔案安全預(yù)案，制發(fā)了安徽省《龍河口水庫(kù)管理處檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》，嚴(yán)查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)。

根據(jù)各類(lèi)檔案管理要求和規(guī)范，應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行了重新整理、分類(lèi)、組卷、編目、編號(hào)、排列，完善檔案收集、接收、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)管理制度，并據(jù)以執(zhí)行。采用檔案管理系統(tǒng)軟件，對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、設(shè)備檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。借助掃描儀、刻錄機(jī)等將單位全部聲像檔案實(shí)行微機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔的雙軌制。實(shí)物檔案根據(jù)其本質(zhì)屬性或顯著特性分類(lèi)管理。通過(guò)局域網(wǎng)和辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)檔案的案卷目錄和內(nèi)部發(fā)文原件級(jí)的網(wǎng)上查詢(xún)。檔案部門(mén)實(shí)時(shí)掌握單位動(dòng)態(tài)，做到單位的中心在哪里，檔案工作就延伸到哪里。檔案部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，認(rèn)真執(zhí)行安全責(zé)任制，進(jìn)一步完善檔案安全預(yù)案，嚴(yán)查不安全因素，積極整改，使檔案資料得到安全保管。加強(qiáng)檔案的宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)水平.并引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理人員不斷更新觀念，提升服務(wù)理念。除做好以上幾點(diǎn)還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案室法制和法規(guī)建設(shè)，堅(jiān)持以法治檔，將檔案工作納入到單位整體管理工作之中，做到各項(xiàng)工作有機(jī)配合，協(xié)調(diào)發(fā)展。把檔案工作進(jìn)一步納入到領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程和目標(biāo)管理責(zé)任制中去，納入到處屬單位的目標(biāo)責(zé)任制和檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中去。業(yè)務(wù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用同時(shí)抓，努力提高服務(wù)水平.堅(jiān)持以提高“三率”為重點(diǎn)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè).完善各項(xiàng)檔案管理辦法和制度。

3 做好新建工程項(xiàng)目檔案工作

水利工程建設(shè)情況比較復(fù)雜，需要收集的資料包括：審批、立項(xiàng)、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件；監(jiān)理在工程實(shí)施過(guò)程中形成的文件；施工單位在工程施工過(guò)程中形成的文件；各類(lèi)竣工圖紙。按水利工程建設(shè)管理局組成主體一般可分為建管合一型和建管分開(kāi)型兩種。

（1）建管理合一型，既建成后的使用單位和水利工程的建設(shè)單位相統(tǒng)一。這種情況工程檔案的收集管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)單一些，通常的作方是由單位的檔案管理人員作為工程建設(shè)管理局的檔案負(fù)責(zé)人，在工程建設(shè)的各個(gè)階段全程參與建設(shè)工作，因?yàn)槭潜締挝还こ?，所以檔案管理人員對(duì)工程情況和流程了解，能及時(shí)跟進(jìn)，資料收集全面。工程完工后交水管單位日常管理時(shí)檔案工作也可實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)結(jié)。

（2）建管分開(kāi)型，既建成后的使用單位和水利工程的建設(shè)單位不是同一主體。一般是由上級(jí)水利主管單位批準(zhǔn)建立工程建設(shè)管理局，完成工程建設(shè)任務(wù)后交水管單位進(jìn)行日常管理，檔案也是一次驗(yàn)收交結(jié)。因水利工程一般建設(shè)周期比較長(zhǎng)，形成的文件類(lèi)型多、量大，往往在交接時(shí)出現(xiàn)檔案資料不全，或不規(guī)等情況，需花大量時(shí)間補(bǔ)充。管理單位的檔案管理人員在接手后還需比較長(zhǎng)的時(shí)間對(duì)資料進(jìn)行熟悉。水管理單位檔案人員在工程未完工時(shí)應(yīng)提前介入建管局的檔案管理工作，變被動(dòng)接收為主動(dòng)協(xié)助建管局做好檔案工作，這時(shí)工程還在進(jìn)行中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題處理比較容易。這種情況的建管局人員都是各單位抽調(diào)來(lái)的，工程完成后水管理單位檔案管理人員再去找資料難度可想而知。

4 日常檔案收集工作注意的幾點(diǎn)問(wèn)題

（1）做好日常運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目的技術(shù)檔案的收集整理。日常維護(hù)項(xiàng)目都是一些小的工程，沒(méi)有大的建設(shè)項(xiàng)目哪么完整的流程，技術(shù)資收集難度大。首先思想上要重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)和施工人員，項(xiàng)目小但作用不小，特別是一些地下隱蔽工程如不急收集相關(guān)資料，對(duì)單位的日常運(yùn)行和以后的建設(shè)發(fā)展都會(huì)帶來(lái)很多麻煩。財(cái)務(wù)把關(guān)，不進(jìn)行技術(shù)檔案上交的不結(jié)算。

（2）作好單位大事記。作為基層水管單位在日常工作中沒(méi)有多少特別的事，工作內(nèi)容相近。作為單位的記錄者要注意事件記錄的尺度，既不要事無(wú)大小多多益善，也不要什么都不重要什么也不記，可多記后多人在一起進(jìn)行篩選，多部門(mén)記，檔案部門(mén)篩選。

（3）做好與本單位相關(guān)的事件的資料收集工作。如現(xiàn)在各水管單位都在開(kāi)展水利旅游活動(dòng)，有些項(xiàng)目不是水管單位主管，但與水管單位利益密切相關(guān)。還有一些水政審批項(xiàng)目、水管單位周邊建設(shè)項(xiàng)目等。

（4）電子檔案安全。注意數(shù)據(jù)的備份和病毒查殺工作，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和更換。相關(guān)密碼專(zhuān)人掌握，如和外網(wǎng)相接應(yīng)定期請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)安全專(zhuān)業(yè)人員對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。endprint