企業(yè)資源計(jì)劃在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用與探索

謝文江+馬秋榮+苗健+陳娟利+宮少濤+李磊

摘 要：科研項(xiàng)目通過企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP系統(tǒng)）管理，可以幫助項(xiàng)目管理人員從進(jìn)度、預(yù)算、成本、資源等方面全面掌控項(xiàng)目。文章介紹了中國石油集團(tuán)石油管工程技術(shù)研究院科研項(xiàng)目管理ERP系統(tǒng)的開發(fā)、實(shí)踐過程，同時(shí)對(duì)ERP在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討，指出了應(yīng)用時(shí)存在的問題，并針對(duì)問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)資源計(jì)劃 科研項(xiàng)目管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2014）09-023-02

一、引言

在實(shí)際工作中，企業(yè)通過專業(yè)化的ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、有效的管理。ERP與項(xiàng)目管理在實(shí)踐中的結(jié)合已經(jīng)成為各企業(yè)管理信息化的一個(gè)切實(shí)有效的著手點(diǎn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)更高效地進(jìn)行項(xiàng)目管理提供良好的保障和平臺(tái)。

與傳統(tǒng)地生產(chǎn)加工型企業(yè)相比，科研項(xiàng)目具有許多獨(dú)立的特點(diǎn)和需求。相應(yīng)地，在ERP管理的目標(biāo)和實(shí)施過程方面也有較大的區(qū)別。本文將對(duì)中國石油天然氣集團(tuán)公司直屬科研單位石油管工程技術(shù)研究院（以下簡稱管研院）科研項(xiàng)目管理ERP系統(tǒng)的開發(fā)、實(shí)踐和應(yīng)用過程進(jìn)行分析和探討。

二、科研項(xiàng)目通過ERP系統(tǒng)管理的目標(biāo)及具體思路

我們要將科研項(xiàng)目通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理，首先要弄清楚的是要解決的主要矛盾是什么?？蒲许?xiàng)目管理是指課題從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入卷的全程管理，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的綜合性管理工作。其目的是使科研項(xiàng)目實(shí)行制度化和科學(xué)化的管理，保證科研計(jì)劃圓滿完成，出成果、出人才、出效益，提高競爭力。

項(xiàng)目管理的內(nèi)容包主要包括項(xiàng)目范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和集成管理等。這些內(nèi)容貫穿在一個(gè)項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。這些內(nèi)容對(duì)應(yīng)到管研院科研項(xiàng)目管理， 即項(xiàng)目立項(xiàng)管理、執(zhí)行控制管理及結(jié)題驗(yàn)收結(jié)題管理三個(gè)動(dòng)態(tài)環(huán)節(jié)。

管研院科研項(xiàng)目通過ERP系統(tǒng)管理的主要目的就是從立項(xiàng)、執(zhí)行控制和結(jié)題驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)入手，整體上實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的架構(gòu)分析，構(gòu)建出適用于管研院的科研項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理體系，讓科研項(xiàng)目相關(guān)人員實(shí)時(shí)了解到項(xiàng)目進(jìn)行的狀態(tài)以及當(dāng)前存在問題， 以便及時(shí)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、預(yù)算、人員等方面進(jìn)行調(diào)整、處理，能夠方便科研人員和管理人員實(shí)現(xiàn)資源共享，合理地安排人員、物資、經(jīng)費(fèi)，用最科學(xué)的方法、最高的效率來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

管研院通過對(duì)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀分析以及各相關(guān)單位需求調(diào)研，并對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)管理體制和科研項(xiàng)目組織情況評(píng)估后，明確了管研院科研項(xiàng)目通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的總體設(shè)計(jì)思路：第一，采用Work Breakdown Structure（以下簡稱WBS）實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目的精細(xì)化管理；第二，對(duì)全部科研項(xiàng)目采用統(tǒng)一編碼，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)可實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、實(shí)施應(yīng)用

（一）業(yè)務(wù)流程信息化

在分析了科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)管理、執(zhí)行控制管理、結(jié)題驗(yàn)收管理各項(xiàng)環(huán)節(jié)后，ERP項(xiàng)目組為管研院科研項(xiàng)目管理ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)了科研項(xiàng)目開題立項(xiàng)、科研項(xiàng)目進(jìn)度更新、科研項(xiàng)目計(jì)劃錄入、科研項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整、科研項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題等5個(gè)主要流程。

（二）組織結(jié)構(gòu)

在ERP系統(tǒng)中，一個(gè)項(xiàng)目由項(xiàng)目定義和WBS兩部分構(gòu)成，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的分配具有唯一性。項(xiàng)目定義就是將科研項(xiàng)目基本屬性按照編碼規(guī)則來進(jìn)行表達(dá)，例如，項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目類別、項(xiàng)目起始時(shí)間及項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門等科研項(xiàng)目的基本屬性。項(xiàng)目編碼包括數(shù)字和字母，在ERP系統(tǒng)中它具有唯一性，即從項(xiàng)目創(chuàng)建到計(jì)劃實(shí)施，再到驗(yàn)收結(jié)題，整個(gè)過程中項(xiàng)目編碼是保持不變的，它是一個(gè)項(xiàng)目身份的象征。

另外，WBS就是按照項(xiàng)目開展的階段、功能以及對(duì)象等，將一個(gè)完整的項(xiàng)目分解成不同層級(jí)的較小的單元，對(duì)于管理者來說這樣的單元更易管理和維護(hù)。WBS是一個(gè)劃分等級(jí)的模型，是ERP系統(tǒng)管理科研項(xiàng)目的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)在WBS上維護(hù)了很多信息，在對(duì)WBS細(xì)分后，就可以將預(yù)算細(xì)分至底層WBS，為后續(xù)操作奠定基礎(chǔ)。頂層WBS編號(hào)保持和項(xiàng)目定義編號(hào)一致。擴(kuò)展的WBS編號(hào)在上一級(jí)的編號(hào)后面加二位流水碼。在管研院ERP系統(tǒng)中，WBS分解結(jié)構(gòu)如下：第一層級(jí)WBS與項(xiàng)目定義保持一致；將項(xiàng)目過程管理和經(jīng)費(fèi)管理作為第二層級(jí)的WBS；又將過程管理中開題、實(shí)施和驗(yàn)收以及經(jīng)費(fèi)管理中的各個(gè)經(jīng)費(fèi)科目作為第三層級(jí)的WBS，若經(jīng)費(fèi)科目中有更詳細(xì)的明細(xì)可繼續(xù)添加第四或第五層的WBS。

（三）項(xiàng)目立項(xiàng)階段

科研項(xiàng)目通過論證，經(jīng)任務(wù)下達(dá)方下達(dá)后便可在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建，通常按照一定的編碼規(guī)則將項(xiàng)目在系統(tǒng)中進(jìn)行下達(dá)，另外要?jiǎng)?chuàng)建的內(nèi)容有：任務(wù)來源、項(xiàng)目種類、項(xiàng)目承擔(dān)部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。同時(shí)，在系統(tǒng)中需對(duì)項(xiàng)目合伙人進(jìn)行角色分配，項(xiàng)目合伙人即與項(xiàng)目相關(guān)的人員，每個(gè)人員都有特定的角色，每個(gè)角色都對(duì)應(yīng)著不同的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)中通常有項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目財(cái)務(wù)、計(jì)劃工程師、一般人員等角色。一般情況下，項(xiàng)目經(jīng)理角色分配給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，且僅分配給一個(gè)賬號(hào)；計(jì)劃工程師可分配給項(xiàng)目質(zhì)量負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目歸檔負(fù)責(zé)人等多個(gè)賬號(hào)。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體實(shí)施，可對(duì)項(xiàng)目相關(guān)信息進(jìn)行創(chuàng)建和維護(hù)，而財(cái)務(wù)人員、其他成員及公司領(lǐng)導(dǎo)等人員在項(xiàng)目進(jìn)行過程中僅需要查看項(xiàng)目的相關(guān)信息，系統(tǒng)中僅賦予查看權(quán)限。項(xiàng)目基本信息以及結(jié)構(gòu)創(chuàng)建后，便可在ERP系統(tǒng)中下達(dá)該項(xiàng)目，即啟動(dòng)項(xiàng)目。

（四）組織實(shí)施階段

科研項(xiàng)目啟動(dòng)后進(jìn)入組織實(shí)施階段，在這一階段系統(tǒng)中涉及到的流程主要為：項(xiàng)目進(jìn)度跟新流程、項(xiàng)目計(jì)劃錄入流程以及項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整流程。

系統(tǒng)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可對(duì)下達(dá)后的項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度更新，以便項(xiàng)目相關(guān)人員及時(shí)了解項(xiàng)目信息。例如項(xiàng)目已下達(dá)、中評(píng)估完成、驗(yàn)收通過等。另外，在已創(chuàng)建的項(xiàng)目WBS上可添加相關(guān)PS文本，包括開題設(shè)計(jì)報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目階段檢查報(bào)告、中期檢查報(bào)告、對(duì)外委托驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文檔。endprint

系統(tǒng)中項(xiàng)目計(jì)劃錄入功能實(shí)際上就是項(xiàng)目預(yù)算的分配。項(xiàng)目預(yù)算就是項(xiàng)目經(jīng)批準(zhǔn)的成本，項(xiàng)目管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)算進(jìn)行分批下達(dá)或按比例下達(dá)。預(yù)算一旦下達(dá)，系統(tǒng)便可自動(dòng)控制項(xiàng)目成本，這種控制一方面是項(xiàng)目總體預(yù)算的控制，另一方面是各層WBS預(yù)算的控制。實(shí)際成本發(fā)生在底層WBS上，通過對(duì)底層WBS 預(yù)算的控制來控制整體成本，各層間的關(guān)系是上層預(yù)算大于等于下層的預(yù)算之和。

在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，一些特殊情況的發(fā)生需要對(duì)項(xiàng)目個(gè)別科目的預(yù)算進(jìn)行追加或扣除，可以通過系統(tǒng)中的預(yù)算補(bǔ)充和預(yù)算返回功能來完成。

（五）項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題

科研項(xiàng)目經(jīng)任務(wù)下達(dá)方驗(yàn)收通過后，可將項(xiàng)目形成的所有文檔進(jìn)行上傳。項(xiàng)目的最終文檔包括項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)價(jià)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、科學(xué)技術(shù)成果應(yīng)用證明、項(xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)有形化資料、外協(xié)驗(yàn)收材料、自驗(yàn)收評(píng)價(jià)報(bào)告等。文檔上傳成功即可關(guān)閉項(xiàng)目，此后系統(tǒng)中除查詢功能外任何其他功能都將失效，這就保證了科研項(xiàng)目的可控性和安全性。

四、應(yīng)用效果

（一）各崗位權(quán)限和責(zé)任更加明確

ERP系統(tǒng)中每個(gè)業(yè)務(wù)崗位的責(zé)任和權(quán)限都有明確規(guī)定，每項(xiàng)業(yè)務(wù)都是分級(jí)操作和分級(jí)審批，操作流程和審批都有流轉(zhuǎn)痕跡和跟蹤記錄， 這樣能夠增強(qiáng)各崗位人員的主觀能動(dòng)性和責(zé)任心。

（二）嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目實(shí)施程序

ERP系統(tǒng)中，沒有列入計(jì)劃的項(xiàng)目將不能在系統(tǒng)中進(jìn)行下達(dá)，計(jì)劃外項(xiàng)目也就無從開展，這樣避免了一些項(xiàng)目組在項(xiàng)目尚未獲批的情況下私自啟動(dòng)項(xiàng)目的情況，保證了每個(gè)科研項(xiàng)目實(shí)施的嚴(yán)肅性。同時(shí)，隨著系統(tǒng)的規(guī)范化，系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)和崗位操作流程也隨之逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的命名使科研人員和科研管理人員在管理科研項(xiàng)目時(shí)變得更利于組織、實(shí)施和控制，并且在管理過程中避免了一些人為行為。

（三）實(shí)現(xiàn)信息反饋的時(shí)效性

ERP系統(tǒng)上線后，可自動(dòng)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的實(shí)際發(fā)生費(fèi)用即項(xiàng)目實(shí)際成本，例如某項(xiàng)目試驗(yàn)費(fèi)， 所發(fā)生的每一筆試驗(yàn)成本都會(huì)及時(shí)反映在系統(tǒng)中。當(dāng)發(fā)生費(fèi)用即將超出預(yù)算時(shí)（一般在完成預(yù)算的95%時(shí)），系統(tǒng)便會(huì)及時(shí)發(fā)出警報(bào)并會(huì)通過短信、E-mail等渠道將信息反饋給項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員等， 這一功能體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)信息反饋的時(shí)效性和及時(shí)性。

（四）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管控

ERP系統(tǒng)中，每一層級(jí)的項(xiàng)目工作細(xì)分結(jié)構(gòu)能都實(shí)現(xiàn)預(yù)算管控功能，項(xiàng)目預(yù)算可分解到每個(gè)科目，每個(gè)科目對(duì)應(yīng)的WBS都有關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)報(bào)警告功能， 從而實(shí)現(xiàn)了人工控制向系統(tǒng)控制的轉(zhuǎn)變，從而全面提高了預(yù)算管理的效果。

五、存在的問題及對(duì)策

（一）思想認(rèn)識(shí)不足

ERP系統(tǒng)的實(shí)施并不只是對(duì)管理手段進(jìn)行更新，隨之變革的還有管理觀念、組織過程、操作流程等，這就要求一定要打破傳統(tǒng)的管理思維模式，這樣就會(huì)涉及到部分管理人員或研究人員工作量甚至工作性質(zhì)的改變，極易導(dǎo)致相關(guān)人員產(chǎn)生抵觸情緒。另外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員對(duì)新系統(tǒng)缺乏一定的了解和信任，習(xí)慣用傳統(tǒng)的管理模式和方法去思考并解決問題，這些往往會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行過程出現(xiàn)矛盾和瓶頸。

因此，要有效實(shí)施ERP系統(tǒng)，就要全面轉(zhuǎn)變觀念和意識(shí)，全面要求員工參與運(yùn)行，同時(shí)要積極應(yīng)對(duì)和克服來自各方的阻力和壓力。只有企業(yè)全體員工都有學(xué)習(xí)先進(jìn)管理思想與方法的積極性，才會(huì)有改革的信心，實(shí)施ERP才有群眾基礎(chǔ)。要讓員工有接受新思想新方法的熱情，就要讓員工充分了解到ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵和精髓，領(lǐng)悟其管理的先進(jìn)性。同時(shí)要及時(shí)總結(jié)出ERP系統(tǒng)建設(shè)的成果并加強(qiáng)宣傳，通過組織企業(yè)之間的交流、考察、學(xué)習(xí)等手段來提高認(rèn)識(shí)，從而讓全體員工改變傳統(tǒng)觀念，從根本上接受ERP系統(tǒng)。

（二）內(nèi)部控制制度不夠完善

ERP是一個(gè)高度集成的系統(tǒng)，一個(gè)微小的失誤都可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)成指數(shù)倍增長的連鎖錯(cuò)誤。要保證其信息的準(zhǔn)確性和可靠性，就要嚴(yán)格控制各種信息來源，包括各種數(shù)據(jù)、報(bào)表。而目前內(nèi)部控制制度仍不夠理想，系統(tǒng)運(yùn)作中常常有不規(guī)范的業(yè)務(wù)操作，甚至有些員工仍保留原有傳統(tǒng)的運(yùn)作模式。

因此，系統(tǒng)運(yùn)行管理必須進(jìn)一步制度化，必要時(shí)采取強(qiáng)制手段推行，逐漸讓員工適應(yīng)新的管理模式。要制定更加規(guī)范的制度，增加系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控的力度，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作都能在線實(shí)時(shí)完成。同時(shí)，嚴(yán)格操作紀(jì)律、細(xì)化操作標(biāo)準(zhǔn)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量，從而保證ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。

（三）部門銜接溝通不暢

ERP科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一個(gè)開放式的綜合平臺(tái)，它涉及到企業(yè)的多個(gè)部門如科技處、財(cái)務(wù)處、內(nèi)控處、研發(fā)中心等，前后連貫的業(yè)務(wù)流程使相關(guān)部門之間產(chǎn)了一定的依存關(guān)系。而正是因?yàn)檫@種依存關(guān)系的存在，倘若出現(xiàn)一個(gè)部門的錯(cuò)誤操作或是部門間的不配合、相互推諉，就會(huì)導(dǎo)致ERP流程中斷，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

因此，只有科研管理部門和其他相關(guān)部門之間密切配合，形成一個(gè)完整、流暢的操作模式，是ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵。在ERP實(shí)施過程中，可以通過電子數(shù)據(jù)交換來實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的信息共享和業(yè)務(wù)聯(lián)系。另外，通過電話、E-mail和現(xiàn)場(chǎng)溝通、協(xié)助等方式也是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)各部門之間默契配合的有效辦法。

（四）相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平有待提高

ERP系統(tǒng)運(yùn)行后，根據(jù)調(diào)查，一些員工對(duì)ERP的實(shí)施過程缺乏了解，甚至個(gè)別人員對(duì)如何使用都知之甚少，因此對(duì)其支持程度也相對(duì)降低。另外，隨著ERP系統(tǒng)包含的內(nèi)容越來越豐富，操作難度也越來越大，對(duì)于大部分使用者來說都沒有信息專業(yè)背景，這些人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)還有所欠缺，可能無法應(yīng)對(duì)不斷提升的工作量和工作要求。

因此，在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中必須加強(qiáng)人員培訓(xùn)。從企業(yè)各級(jí)管理層到普通崗位人員，必須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理論，對(duì)ERP系統(tǒng)涉及的人員分不同層次、不同程度、不同階段進(jìn)行軟件具體功能和操作方法的培訓(xùn)，及時(shí)使用多種方式對(duì)ERP系統(tǒng)使用成效與問題進(jìn)行交流和討論，如網(wǎng)站專欄、會(huì)議等，使員工能夠主動(dòng)的將崗位工作、實(shí)際業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)合起來。

總之，ERP系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)涉及多部門、多層次的關(guān)鍵性、全局性的工作。通過該系統(tǒng)的上線運(yùn)行， 對(duì)管研院科研項(xiàng)目管理水平的提升起到了積極推動(dòng)的作用。但是ERP運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題不容忽視，唯有盡快落實(shí)解決上述存在的問題，才能使ERP項(xiàng)目的實(shí)施得到最佳的經(jīng)濟(jì)效益，才能使管研院整體管理水平及綜合競爭實(shí)力發(fā)生更大的飛躍。

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（作者單位：中國石油集團(tuán)石油管工程技術(shù)研究院 陜西西安 710077）

（責(zé)編：賈偉）endprint