高職高專學(xué)校系部檔案管理的現(xiàn)狀和對策研究

【摘要】系部檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校檔案的基本單元，它真實地記錄了系部教學(xué)、科研和社會服務(wù)活動的過程和成果，記載著前一階段教學(xué)與科研人員的思想、方法和經(jīng)驗，反映系部發(fā)展進(jìn)程與規(guī)模，是高校檔案管理信息的重要來源。我們有必要對高職高專學(xué)校系部檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)上嘗試著對系部檔案管理理念、檔案管理制度、檔案管理方法和檔案管理載體等方面進(jìn)行對策研究。

【關(guān)鍵詞】高職高專；系部；檔案管理；對策

我國教育部公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作?！贝颂幍母咝＜劝í毩⒃O(shè)置的學(xué)院和高等?？茖W(xué)校，也包含高等職業(yè)學(xué)校和成人高等學(xué)校。所謂基礎(chǔ)性工作，就是一項事業(yè)發(fā)展的根本或起點，對事業(yè)發(fā)展具有支撐作用的工作。高校檔案是高?？蒲?、教學(xué)和日常管理以及各項事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源，這是高校檔案工作基礎(chǔ)性的重要體現(xiàn)。

隨著院系管理權(quán)責(zé)的逐步理清和完善，系部逐步成為相對獨立的，集教學(xué)、科研和管理于一體的教學(xué)單位。系部作為相對獨立的教學(xué)單位，是高職高專學(xué)校的重要組成部分，它既是培養(yǎng)人才的一線單位，又是全校各項工作的最基層單位，也是許多數(shù)據(jù)和第一手資料的來源基地。隨著高等教育改革的不斷深入開展，高職高專學(xué)校對檔案工作的要求越來越高，檔案工作也以其越來越規(guī)范的管理和操作為高職高專學(xué)校的各項工作服務(wù)，促進(jìn)高職高專學(xué)校的健康快速發(fā)展。正因為如此，高職高專學(xué)校系部檔案工作的效果在一定程度上影響著高職高專學(xué)校檔案管理的開展。系部檔案工作效果的好壞，直接影響著高職高專學(xué)校的檔案質(zhì)量，因此，有必要對高職院校系部檔案管理狀況進(jìn)行審視，并作進(jìn)一步的思考。

1.高職高專學(xué)校系部檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 理念上，對檔案管理重視程度不夠，檔案管理意識薄弱

系部長期處在教學(xué)第一線，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教師，往往都認(rèn)識到教學(xué)、科研的重要性，而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理，導(dǎo)致平時不注意檔案材料的收集和整理，認(rèn)為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂，或認(rèn)為是系（部）辦公室人員的工作，把檔案管理看作是自己的額外工作，只有在上級部門檢查、評估工作時，才臨時突擊，應(yīng)付了事。另外，部分教師對檔案的歸檔持抵觸情緒，認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己，理應(yīng)由自己保管，不應(yīng)提供給系（部）作為檔案管理起來，更有甚者為了查閱方便，常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不愿歸檔。這就給檔案材料的收集增加了難度，致使部分檔案收集不全，同時也破壞了檔案的完整性。

1.2 制度上，教學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范化和程序化，管理范圍和職責(zé)不明確

系部檔案建設(shè)起步較晚，人們往往忽視工作的程序化、規(guī)范化，習(xí)慣于個案處理，按經(jīng)驗辦事，沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實施細(xì)則。首先，界限不清。系部產(chǎn)生的許多有保存價值的文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài)，隨意堆放，沒有集中統(tǒng)一的管理。其次，管理不細(xì)。對于已經(jīng)收集起來的檔案材料的管理十分混亂，不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在一處，不僅不便于查找和利用，而且也容易造成檔案的丟失。借閱、歸還制度不嚴(yán)，這樣很容易造成檔案材料的丟失。再次，職責(zé)不明。系部雖然有兼職檔案員，并有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，但檔案管理工作的職責(zé)仍不十分明確。

1.3 人員上，檔案管理隊伍穩(wěn)定性差、人員素質(zhì)有待提高

高校系部一般都是兼職檔案管理員，由于兼職檔案員身兼多職，工作繁雜，每天需要花費大量的時間處理日常事務(wù)和一些應(yīng)急的事情，對于檔案工作基本上是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。又由于系部兼職檔案管理員變動頻繁、流動性大，影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，且多數(shù)人員沒有受過檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，對檔案理論知識和技能掌握有限，致使一些資料沒有及時保留、歸檔，對系部檔案工作造成了損失和影響。同時也制約了學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利、有序開展。

1.4 軟硬件設(shè)施上，資金投入不足，檔案管理設(shè)施落后，不能滿足教學(xué)、科研管理的需要

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，系部經(jīng)費短缺問題突顯出來。經(jīng)費一般都用在購置教學(xué)設(shè)備、教學(xué)儀器、圖書資料、實驗室硬件建設(shè)上，很少有經(jīng)費用在用來購置檔案設(shè)備上。這就造成系部檔案管理仍采用原始的手工操作，查閱效率很低，在檔案利用上給教學(xué)、科研帶來很大影響。因此，檔案管理設(shè)施落后，是當(dāng)前系部檔案管理存在的主要問題之一。正所謂“巧婦難為無米之炊”。例如，系部缺少檔案庫房，文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài)，隨意堆放，沒有集中統(tǒng)一的放置室，或不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在一處，不僅不便于查找和利用，而且也容易造成檔案的丟失，這會直接影響檔案材料的收集和存放。

1.5 管理手段上，紙質(zhì)檔案的保存性能差，電子檔案建設(shè)尚處于起步階段

系部檔案管理工大多數(shù)仍處于手工作業(yè)的狀態(tài)，未能實行電子文檔與紙質(zhì)文檔兩套管理模式。紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀不僅會增加大量的紙質(zhì)填寫和管理手續(xù)，還會增加紙質(zhì)資料的收藏管理費用，如增加資料信息收藏室、增加紙質(zhì)材料的購買量等。相對應(yīng)地，如果一旦采用電子檔案進(jìn)行資料錄入，可以減免大量的紙質(zhì)材料的使用，這也是高校響應(yīng)社會環(huán)保理念提倡的有效做法。

2.高職高專學(xué)校系部檔案管理的對策

2.1 理念創(chuàng)新

轉(zhuǎn)變觀念，提高對系部檔案管理重要性的認(rèn)識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視、教師支持。系部檔案資料是本系廣大師生員工在各項工作中形成的，并服務(wù)于廣大師生員工的。因此，一方面要積極想辦法，主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，當(dāng)好參謀，獻(xiàn)計獻(xiàn)策，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作與系部的其他工作同等重要；另一方面，要積極向教師宣傳檔案工作的重要性，積極宣傳、介紹檔案的價值和作用，使廣大教師認(rèn)識到系部檔案是全系教職工工作的歷史和現(xiàn)實的反映，是師生的經(jīng)驗總結(jié)，使全系廣大師生員工都能參與、支持和配合檔案工作，形成層層動手、上下努力、人人參與、個個出力的良好氣氛。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識，擔(dān)當(dāng)起現(xiàn)代檔案管理的任務(wù)。針對檔案管理工作，系部必須要有創(chuàng)新意識，否則，就不能接受現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理工作提供的辦公自動化、機讀文件、電子文件等先進(jìn)手段，也無法擔(dān)當(dāng)起現(xiàn)代檔案管理的任務(wù)。

2.2 制度保障

建章立制、科學(xué)管理，為做好系部檔案管理工作提供依據(jù)，奠定基礎(chǔ)。檔案管理工作如同其他工作一樣，沒有規(guī)矩不成方圓。因此，要做好系部檔案管理工作，一是要根據(jù)上級檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身的特點，制定嚴(yán)格的管理制度和借閱制度，建立系部檔案資料賬目表，明確兼職檔案員的崗位職責(zé)和考核辦法，規(guī)定具體的歸檔范圍和歸檔時間，進(jìn)一步加強管理。二是要實行統(tǒng)一管理，有專門的檔案資料柜，對檔案資料的收集、存儲和利用要實行微機管理，使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)化。通過建章立制、科學(xué)管理，使系部檔案管理工作逐步走上日常積累與定期收集相結(jié)合、個別承辦與大家動手相結(jié)合、活動資料與固定檔案相結(jié)合的良性軌道。

2.3 人員保障

提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。電子化管理需要專門的技術(shù)型人才，因而要改善管理人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力，提高其專業(yè)技術(shù)水平。由于編制等各種原因的限制，給系部檔案管理工作崗位配備一名專職人員可能有點難度。系部需要借助學(xué)校的力量，為兼職檔案管理人員創(chuàng)造培訓(xùn)機會，為學(xué)校擁有一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍奠定基礎(chǔ)。

2.4 增加軟硬件設(shè)施

加大投入、增配軟硬件設(shè)施。要加快檔案管理的電子化，必須要舍得財力和物力去配置與檔案管理相適應(yīng)的軟硬件，并且需要購買相關(guān)的數(shù)據(jù)庫軟件，沒有軟硬件平臺的建設(shè)，檔案管理的電子化就無從談起。

2.5 更新管理手段

借助電子化載體管理系部檔案，最終實行管理紙質(zhì)和電子檔案的雙軌制管理。在實踐過程中，我們要注意對資料的不斷更新，對管理模式的優(yōu)化，拓寬電子化檔案管理的范圍，以點帶面，以系部教師電子檔案建設(shè)帶動系教學(xué)、黨建和管理等工作的建設(shè)，促進(jìn)系部的高效建設(shè)。

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作者簡介：殷樟鳳（1987—），女，研究實習(xí)員，從事系教學(xué)秘書工作。