機(jī)關(guān)檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

姚蕾

【摘 要】機(jī)關(guān)檔案工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，是提高機(jī)關(guān)單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。本文分析了機(jī)關(guān)檔案的其重要性及存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案；問(wèn)題

一、機(jī)關(guān)檔案工作及其重要性

機(jī)關(guān)單位檔案文件是機(jī)關(guān)單位依法對(duì)單位進(jìn)行登記、監(jiān)督、管理過(guò)程中形成的具有重要參考價(jià)值的資料，它擔(dān)負(fù)著為機(jī)關(guān)單位管理提供服務(wù)、為機(jī)關(guān)單位分類改革提供參考、為社會(huì)查詢提供法律憑證等使命。

機(jī)關(guān)單位檔案包括其從業(yè)人員的人事檔案，是維護(hù)單位與職工正當(dāng)權(quán)益的憑證，但人事檔案只是機(jī)關(guān)單位檔案的很小一部分，機(jī)關(guān)單位檔案主體主要是其從事各項(xiàng)工作所產(chǎn)生的公務(wù)記錄，其不僅是機(jī)關(guān)單位開(kāi)展現(xiàn)有工作的必備材料，也是文化傳承、科技興國(guó)和依法治國(guó)的基石。因而檔案管理工作是每個(gè)機(jī)關(guān)單位的一項(xiàng)重要的、不可或缺的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)各級(jí)機(jī)關(guān)單位抓經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促精神文明建設(shè)、維護(hù)群眾正當(dāng)權(quán)益起著越來(lái)越重要的作用，因而規(guī)范管理科技檔案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，從而進(jìn)一步發(fā)展生產(chǎn)力，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

機(jī)關(guān)單位是由國(guó)家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對(duì)社會(huì)各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因?yàn)闊o(wú)法讓社會(huì)市場(chǎng)自動(dòng)參與資源調(diào)配，所以，需要借用機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理，這些機(jī)關(guān)單位不具備盈利性，無(wú)條件給國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會(huì)服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。

二、機(jī)關(guān)檔案工作存在的問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)單位檔案管理的制度不健全

由于機(jī)關(guān)單位的檔案管理無(wú)法為單位帶來(lái)明顯的利益，而檔案管理工作的開(kāi)展，又特別的繁瑣，耗時(shí)耗力，機(jī)關(guān)單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導(dǎo)致許多的機(jī)關(guān)單位沒(méi)有完善的規(guī)章制度，或者執(zhí)行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發(fā)揮，無(wú)法跟上機(jī)關(guān)單位前進(jìn)的腳步。

（二）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

針對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度，國(guó)家制定了一系列的規(guī)章制度，機(jī)關(guān)單位的檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，但是我國(guó)的一些機(jī)關(guān)單位學(xué)習(xí)國(guó)家法律的力度不夠，認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并沒(méi)有意識(shí)到機(jī)關(guān)單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財(cái)富。領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理工作的不重視，就會(huì)使得整個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實(shí)不到位。

（三）檔案室現(xiàn)代化管理設(shè)施比較落后

機(jī)關(guān)單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財(cái)富，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設(shè)施十分落后。有些機(jī)關(guān)單位的檔案室十分簡(jiǎn)陋，工作人員的辦公環(huán)境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒(méi)有分開(kāi)，一些檔案室內(nèi)甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

（四）機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，在我國(guó)的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達(dá)標(biāo)而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。特別是近幾年來(lái)，隨著機(jī)關(guān)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當(dāng)一部分沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案管理技能培訓(xùn)的人員就職了檔案管理崗位，由于其對(duì)檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案管理的具體操作流程不熟悉，對(duì)檔案資料的搜集意識(shí)淡薄等，造成了檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，嚴(yán)重降低了機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平。

三、機(jī)關(guān)檔案工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）健全檔案管理制度

機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，機(jī)關(guān)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，機(jī)關(guān)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過(guò)程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先企機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要從傳統(tǒng)的觀念中轉(zhuǎn)變出來(lái)，增加對(duì)檔案管理工作的重視程度，因?yàn)檫@是保證企事業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。因此，提出以下幾點(diǎn)措施作為參考，第一，要把公司的檔案管理工作提上日程，并派專門的人員進(jìn)行督辦，制定一些規(guī)則制度和獎(jiǎng)勵(lì)措施，從根本上調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。與此同時(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來(lái)能夠得心應(yīng)手。第二，企機(jī)關(guān)單位要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行詢問(wèn)和考核，對(duì)于優(yōu)秀人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于存在缺點(diǎn)的員工給予鼓勵(lì)，這樣做不僅可以將管理人員的潛質(zhì)激發(fā)出來(lái)，而且還可以提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）以不斷提高檔案管理人員素質(zhì)水平

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求工作人員具備較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，更要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)：全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)。將機(jī)關(guān)單位管理檔案工作人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高工作人員素質(zhì)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展。同時(shí)，建立檔案管理考核責(zé)任追究制度，將機(jī)關(guān)單位檔案管理列入績(jī)效目標(biāo)考核內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理水平的提高。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)：不斷提高干部的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還應(yīng)注重干部隊(duì)伍的作風(fēng)建設(shè)，教育引導(dǎo)他們轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入實(shí)際，實(shí)事求是，在工作中做到“廉潔公正、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、恪守職責(zé)、熱情服務(wù)”，在機(jī)關(guān)形成一種“團(tuán)結(jié)、緊張、嚴(yán)肅、活潑”的工作氛圍。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)：提高檔案人員的服務(wù)水平。在確保機(jī)關(guān)單位檔案資料齊全、內(nèi)容規(guī)范完善的同時(shí)，注重提高服務(wù)質(zhì)量，使用文明語(yǔ)言，為機(jī)關(guān)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)工作提供詳實(shí)可靠的資料信息，使檔案管理工作達(dá)到“材料規(guī)范、內(nèi)容齊全、管理科學(xué)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的目標(biāo)。

（四）增加投入，完善設(shè)施

確保專門檔案管理的安全完整，在辦公設(shè)施緊張的狀況下，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先安置檔案室所需，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室各自獨(dú)立存在，并且投入資金及時(shí)增設(shè)、更新?lián)Q代檔案室設(shè)施，譬如：電子計(jì)算機(jī)、電子打印機(jī)、防火滅火器、環(huán)境溫濕度計(jì)、煙霧報(bào)警裝置等，促使庫(kù)房符合防火防盜、防鼠防塵等要求。加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。要建立堅(jiān)固的防火、防潮專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

參考文獻(xiàn)

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