淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

梅龍

摘 要：檔案作為企業(yè)的一種重要資源，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。文章首先分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，最后提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）34-35-2

0引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來越不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長期的保存價(jià)值。

1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持

檔案管理信息化建設(shè)過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因?yàn)闄n案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們?cè)趯?shí)際的工作過程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過程中就會(huì)出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機(jī)制

完善的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：

第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2 加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力；再次，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進(jìn)行，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行依賴信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)?？梢詮囊韵路矫婕訌?qiáng)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)：一是明確信息化建設(shè)所需技術(shù)，只有制定了明確的目標(biāo)才能有效地指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)；二是聘請(qǐng)相關(guān)的技術(shù)人員或是專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，讓檔案管理人員熟悉相關(guān)的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設(shè)中做到游刃有余。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要更新檔案管理理念，建立健全的信息化檔案管理機(jī)制，加大對(duì)檔案管理的信息化資金投入，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)指導(dǎo)，改善檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 張瑞芳.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：97-98.