制藥企業(yè)原藥采購的財(cái)務(wù)管控

周向均

摘要：采購一直是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)和難點(diǎn)環(huán)節(jié)，而制藥企業(yè)原藥采購受地域、季節(jié)、氣候、人為等因素影響，質(zhì)量和成本波動(dòng)較大，大量現(xiàn)款交易和預(yù)付種植定金使得資金風(fēng)險(xiǎn)難以管控。必須創(chuàng)新財(cái)務(wù)管控模式，通過建立價(jià)格管理系統(tǒng)、創(chuàng)新現(xiàn)金管理、加強(qiáng)“農(nóng)企對接”等方式，確保企業(yè)財(cái)務(wù)管理的有效性。

關(guān)鍵詞：制藥企業(yè)；采購；財(cái)務(wù)管控

一、制藥企業(yè)發(fā)展和管理現(xiàn)狀

制藥行業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，截至2012年醫(yī)藥工業(yè)產(chǎn)值達(dá)1.78萬億元。由于制藥行業(yè)是一個(gè)市場競爭充分的行業(yè)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)升級換代步伐的加快，降低生產(chǎn)成本成為必然選擇，以期獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)競爭力。但是在降低生產(chǎn)成本的同時(shí)，還必須確保藥品的質(zhì)量，這是企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的根基，也是國家對制藥企業(yè)GMP認(rèn)證的要求。財(cái)務(wù)部門對原藥采購進(jìn)行合理的管控，是保障原材料供應(yīng)的質(zhì)量、降低采購成本的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

二、制藥企業(yè)在原藥采購過程中管理難點(diǎn)

采購管理往往是企業(yè)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)復(fù)雜和困難的管理環(huán)節(jié)。制藥企業(yè)，特別是中藥生產(chǎn)企業(yè)，原藥占采購比重較大且由于原藥采購有其特點(diǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管控面臨著一些新的問題和困難。

1. 原藥生產(chǎn)基地預(yù)付款難以管控

制藥企業(yè)對原藥的純凈度、適宜的加工性能、原藥批次一致、保管特殊性有嚴(yán)格規(guī)定。為了保證采購質(zhì)量，減少中間環(huán)節(jié)，有條件的制藥企業(yè)會直接與藥材種植者建立原藥種植基地，這就需要與藥農(nóng)簽訂協(xié)議，給其提供一定的預(yù)付款，支持其發(fā)展，但資金付出后很難監(jiān)管到它的實(shí)際用處，容易被挪作他用，影響產(chǎn)品數(shù)量質(zhì)量，有些甚至造成款項(xiàng)不能按時(shí)收回，從而加大了企業(yè)資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

2. 原藥采購過程中出現(xiàn)不受控現(xiàn)象

制藥企業(yè)原藥采購的管控是財(cái)務(wù)工作中最薄弱的環(huán)節(jié)，因?yàn)榇罅康脑幰剿庌r(nóng)地里直接收購，一般都是采取現(xiàn)款現(xiàn)貨交易方式，采購人員往往需要帶大量現(xiàn)金前往進(jìn)行收購，容易出現(xiàn)編造憑證使原藥采購價(jià)格虛高情況，而且由于生產(chǎn)種植原藥的人員眾多、地域分散，很難進(jìn)行事后核查，這樣不利于財(cái)務(wù)部門對采購資金監(jiān)管，可能會導(dǎo)致購入原藥高價(jià)貨次，提高了生產(chǎn)的耗損率，生產(chǎn)成本增加，使企業(yè)的發(fā)展面臨著嚴(yán)重的考驗(yàn)。

3. 原藥采購成本控制難度大

制藥企業(yè)，從原藥加工到成品出庫需要有原藥、原輔材料、內(nèi)包裝物和外包裝物等一系列的原材料，材料種類繁多，其藥效又受原料產(chǎn)地和采摘時(shí)節(jié)不同的限制，市場不確定因素多，價(jià)格變動(dòng)大。采購部門對其所需的生產(chǎn)材料進(jìn)行采購，沒有一套可供參考和遵循的采購標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理采購，財(cái)務(wù)部門對此復(fù)雜的采購過程難以進(jìn)行采購管理，勢必會造成采購成本失控，從而影響企業(yè)的生產(chǎn)成本。

4. 企業(yè)沒能對原藥采購進(jìn)行事前的財(cái)務(wù)管控

制藥企業(yè)和大多數(shù)企業(yè)一樣對采購業(yè)務(wù)的管控，僅限于依據(jù)企業(yè)規(guī)定的授權(quán)、審批程序以及相關(guān)會計(jì)準(zhǔn)則對采購發(fā)票、材料入庫驗(yàn)收、付款等事務(wù)進(jìn)行審核和監(jiān)督。而沒能參與影響采購過程的藥商評價(jià)、采購定價(jià)、合同條款的談判、結(jié)算方式的選擇等事前控制環(huán)節(jié)，致使企業(yè)不能實(shí)現(xiàn)原藥采購精細(xì)化管理及最佳批量采購，造成采購成本及倉儲費(fèi)用居高不下，從而影響企業(yè)成本控制的成效。

三、制藥企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新原藥采購的財(cái)務(wù)管控措施

采購活動(dòng)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)整個(gè)過程中，制藥企業(yè)應(yīng)將財(cái)務(wù)管理職能融合于采購環(huán)節(jié)當(dāng)中，并結(jié)合行業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)，創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理辦法，對采購過程中存在的問題進(jìn)行管控。

（一）重視原藥采購的成本管控

在制藥企業(yè)中原藥采購成本占總生產(chǎn)成本的比重很大，一般都在60%以上，有的甚至高達(dá)90%，如果原藥采購成本控制不好，就很難控制藥品的生產(chǎn)成本，所以原藥采購成本管理是財(cái)務(wù)管控的最重要環(huán)節(jié)。

1. 做好原藥采購成本控制的基礎(chǔ)工作

做好原藥采購成本控制的基礎(chǔ)工作，應(yīng)先建立起原藥的價(jià)格管理系統(tǒng)，完善原藥采購的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完整記錄企業(yè)和行業(yè)采購價(jià)格、季節(jié)、等級、地域等信息。每次進(jìn)行藥材的采購，都必須依據(jù)價(jià)格管理系統(tǒng)信息，結(jié)合需采購的地域、等級、時(shí)節(jié)等情況，并根據(jù)市場價(jià)格的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本的變動(dòng)等各種因素確定此次采購的參考價(jià)格，減少盲目定價(jià)。本批次采購業(yè)務(wù)情況發(fā)生較大的變動(dòng)，則必須重新審批方能進(jìn)行采購，以保證采購活動(dòng)的健康有序進(jìn)行。

2. 加強(qiáng)預(yù)算管理，合理降低采購成本

常言道，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。預(yù)算是成本控制的起點(diǎn)，采購計(jì)劃必須按照預(yù)算執(zhí)行，嚴(yán)控超預(yù)算或無預(yù)算的采購支出計(jì)劃，從而有效控制采購支出。采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門轉(zhuǎn)來的已審批生產(chǎn)計(jì)劃，根據(jù)庫存情況、采購時(shí)間周期及價(jià)格波動(dòng)規(guī)律等情況進(jìn)行分析判斷，合理安排采購計(jì)劃，特別是加強(qiáng)戰(zhàn)略采購的計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門通過采購計(jì)劃，預(yù)算控制采購費(fèi)用和安排采購資金，以達(dá)到既滿足生產(chǎn)所需，又能控制成本的目的。

3. 擴(kuò)大“農(nóng)企對接”的現(xiàn)代流通方式

與藥農(nóng)簽訂種植采購合同，讓原藥采購直接架到藥農(nóng)田間地頭，藥農(nóng)種植的原藥可以直供應(yīng)給企業(yè)。由于事前確定好收購價(jià)格和銷售渠道，減少了中間流通環(huán)節(jié)，降低原藥的波動(dòng)對藥農(nóng)影響，增加了藥農(nóng)的收入。同時(shí)，保證了供貨的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量，也防止了采購價(jià)格的受控，使企業(yè)獲得從原藥質(zhì)量安全到價(jià)格優(yōu)勢的充分保障， 實(shí)現(xiàn)農(nóng)企“雙贏”，保證企業(yè)達(dá)到降低采購成本和便于現(xiàn)金采購的資金管理目的。

（二）加強(qiáng)原藥采購的資金管控

從原藥采購確定開始到最終完成，財(cái)務(wù)控制和監(jiān)督都始終貫穿于其中。加強(qiáng)原藥采購的資金管控，降低原藥采購風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)重要的工作。

1. 嚴(yán)格執(zhí)行原藥現(xiàn)金采購款項(xiàng)的監(jiān)管程序

原藥現(xiàn)金采購在制藥企業(yè)中比較多，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對原藥采購過程的控制措施進(jìn)行創(chuàng)新，以保證資金安全。

（1）嚴(yán)格管理現(xiàn)金支出。首先要保證現(xiàn)金支出的安全有效，對需要帶現(xiàn)金前去藥農(nóng)種植地直接采購的，應(yīng)依據(jù)采購價(jià)格管理系統(tǒng)核定的采購價(jià)款及批準(zhǔn)的計(jì)劃采購數(shù)量，向財(cái)務(wù)部門以備用金形式借支，前往種植地進(jìn)行收購，定點(diǎn)定價(jià)采購，未經(jīng)審批不能任意改變。在支付現(xiàn)金采購款給藥農(nóng)的同時(shí)，向藥農(nóng)索取其詳盡資料：包括姓名、地址、身份有效證件及聯(lián)系方式等，以有效監(jiān)控現(xiàn)金去向、使用情況，確保資金有效安全使用。

（2）加強(qiáng)現(xiàn)金采購的財(cái)務(wù)監(jiān)管，根據(jù)審批人的管理職責(zé)和審批權(quán)限，財(cái)務(wù)應(yīng)認(rèn)真審核采購業(yè)務(wù)審批過程是否合規(guī)，結(jié)合采購的要求和范圍，強(qiáng)化采購、請購、付款、發(fā)票驗(yàn)收、驗(yàn)收入庫等環(huán)節(jié)的審核監(jiān)督，還應(yīng)對部分采購進(jìn)行抽查核實(shí)，同時(shí)還應(yīng)建立采購、財(cái)務(wù)、審核、合同管理、質(zhì)量管理等相關(guān)部門相互監(jiān)督的機(jī)制，防止諸如“毒膠囊”原料采購內(nèi)控管理失效的違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。財(cái)務(wù)部門每月還應(yīng)嚴(yán)格加強(qiáng)借支款項(xiàng)的管理，采購業(yè)務(wù)結(jié)束后應(yīng)立刻督促采購經(jīng)辦人辦理手續(xù)，對于借支的采購款超出期限的，追究經(jīng)辦人的連帶責(zé)任和審批人的審批責(zé)任。

2. 創(chuàng)新原藥采購款預(yù)付方式

企業(yè)改變預(yù)付款支付方式，以提供技術(shù)指導(dǎo)、農(nóng)藥化肥或藥材胚苗作為扶持藥農(nóng)種植藥材的資金，這部份資金從后期原藥收購價(jià)款中抵扣，這即保證了藥農(nóng)合作種植的積極性，又固化了該項(xiàng)資金?？顚Ｓ眯再|(zhì)，減少資金挪用或損失風(fēng)險(xiǎn)，確保藥農(nóng)種植藥材的品種、質(zhì)量和數(shù)量符合生產(chǎn)要求，提高藥品質(zhì)量，降低損耗，從而降低了生產(chǎn)成本，和資金回收的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）規(guī)范原藥采購的財(cái)務(wù)流程化管控

為了更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)管理作用，有效地防范采購活動(dòng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范好采購行為，合理地開展采購活動(dòng)，應(yīng)在原藥采購業(yè)務(wù)的流程中嵌入財(cái)務(wù)管理流程，以加強(qiáng)企業(yè)采購管控流程控制，降低采購成本及風(fēng)險(xiǎn)。

1. 參與原藥采購事間控制環(huán)節(jié)

在原藥采購過程中，從請購到付款中間的諸多流程都是直接與財(cái)務(wù)掛鉤，直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，因此財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與到采購的全過程中，對原藥采購流程化進(jìn)行全程參與和監(jiān)督管理。應(yīng)參與生產(chǎn)計(jì)劃、藥材采購計(jì)劃、招投標(biāo)工作過程，對采購過程進(jìn)行事前監(jiān)督；對合同付款、合同執(zhí)行等進(jìn)行事中審核監(jiān)督；事后對原藥的入庫、驗(yàn)收、質(zhì)量等進(jìn)行全面檢查，對一些采購活動(dòng)進(jìn)行回訪核查。

2. 建立有效的藥商檔案

財(cái)務(wù)部門應(yīng)對進(jìn)入企業(yè)的藥商建立好檔案，及時(shí)掌握各藥商的信息，以備日后對藥材采購進(jìn)行審核時(shí)使用。在藥商準(zhǔn)入評審環(huán)節(jié)，采購部門在對藥商實(shí)地考察后經(jīng)企業(yè)檢驗(yàn)部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門考核后方能準(zhǔn)入。企業(yè)采用‘貨比三家，比價(jià)采購的采購方法，在藥商檔案里選定三家以上資信良好的供貨商，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)或招投標(biāo)，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉者優(yōu)先。

3. 重視采購合同動(dòng)態(tài)跟蹤管理

在采購過程中，財(cái)務(wù)部門可通過信息化管理手段，定期對合同的履行動(dòng)態(tài)、到貨動(dòng)態(tài)和付款情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查。即對合同訂貨后，藥商是否如時(shí)、如質(zhì)、如量交貨；交貨后，是否辦理相關(guān)入庫手續(xù)；驗(yàn)收合格入庫后，藥商提供合法票據(jù)與否，并對供貨商的履約情況進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價(jià)；對重點(diǎn)原藥的價(jià)格變動(dòng)跟蹤調(diào)查和對付款情況進(jìn)行分析，為企業(yè)采購決策提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)制藥廠）