入職管理中的風險控制

袁洪君

俗話說，病從口入。同理，很多“勞動糾紛”的病也往往是由于在辦理入職手續(xù)這個“入口”時因忽視風險范防措施，管理不規(guī)范而埋下了隱患。正所謂“先講斷、后不亂”，如果企業(yè)能盡量將其已有的規(guī)章制度在員工入職時講清楚，之后的管理就會輕松很多。如果在員工入職之后，HR再根據(jù)需要與其簽訂各種各樣的契約、規(guī)定，此時，由于勞動關系已既成事實，員工一旦提出異議、拒絕簽收或簽訂，就會給工作帶來麻煩，到那時再舉起解除勞動關系這把“尚方寶劍”，就會很被動了。

設定錄用條件

招聘啟事的錄用條件中，用人單位會設定一些任職資格方面的要求。然而，任職資格設定的合理性和合法性會對試用期勞動合同的處理產生很大影響。涉及錄用條件的規(guī)定主要有：《勞動合同法》第三十九條“在試用期間被證明不符合錄用條件的”可以解除勞動合同；第二十六條“以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同的”為無效合同。要證明新聘員工是否符合錄用條件，或者在錄用時其是否采取欺詐手段或采用虛假證明材料騙取聘用，招聘啟事就是具有法律拘束力的文件材料。因而，保管好每一份招聘啟事，對于防范糾紛來說非常必要。

“錄用條件”對企業(yè)在試用期解約員工具有重要意義，如果對它沒有進行設定或設定有瑕疵，勢必導致“不符合錄用條件”的試用期解約條款難以適用，加大解約難度，浪費用工成本。在設計“錄用條件”時，企業(yè)需特別注意以下兩點：

1.錄用條件應合理、明確，對具體的學科專業(yè)、技術等級、學歷水平、資格資質等也應有明確要求，切忌模糊、歧義。同時，錄用條件也要有能力水平、綜合素質、職業(yè)道德等方面的要求，以作為試用期考核的要素。

2.錄用條件在員工應聘當時應由其親自簽收，以證明公司在聘用之初告知其應聘條件。從避免爭議的角度看，不建議HR等到試用期滿簽訂勞動合同時再明確錄用條件，因為應聘者與用人單位確立勞動關系后，應聘者一旦對錄用條件存異而拒絕簽署，后期的管理將無法跟進。

簽訂就業(yè)協(xié)議&發(fā)出錄用通知

招聘應屆大中專畢業(yè)生往往會涉及簽訂就業(yè)協(xié)議的問題。盡管就業(yè)協(xié)議作為行政機關干預應屆畢業(yè)生就業(yè)的手段，具有較強的行政色彩，但對企業(yè)來說，與應屆畢業(yè)生簽訂就業(yè)協(xié)議的行為，實際上是一種與其建立勞動關系、簽訂勞動合同的合意，是一種具有法律約束力的承諾。如果單方違約對應屆畢業(yè)生造成損失，企業(yè)應承擔相應的賠償責任。

現(xiàn)實中，有的用人單位為了在招聘人才中搶占先機，往往在應屆畢業(yè)生進入最后一學年時就開始與其簽訂就業(yè)協(xié)議。此時與學生正式到企業(yè)報到、上崗還有接近一年的時間，如果企業(yè)業(yè)務調整導致招聘計劃發(fā)生重大變化，應盡早通知畢業(yè)生并主動承擔相應責任。在這方面，企業(yè)不僅要計算經(jīng)濟利益得失，更要注重社會形象。

錄用通知是用人單位愿意與應聘者建立勞動關系、簽訂勞動合同的承諾，對單位具有約束力。錄用通知發(fā)出后，按要求報到的應聘人員，用人單位不得拒絕聘用。如果企業(yè)在此時不履行訂立勞動合同的義務，則構成違約，并賠償應聘者因此遭受的損失。為避免糾紛，HR在發(fā)出錄用通知書前，要再一次確認企業(yè)是否更改了招聘計劃。為了避免變數(shù)，臨近新聘人員上崗日期前數(shù)日再發(fā)出錄用通知是比較穩(wěn)妥的做法。

不隨意更改待遇承諾

待遇是在招聘啟事、錄用通知、就業(yè)協(xié)議中的常見內容之一。有的單位為了吸引優(yōu)秀人才，對待遇承諾不作限制，對薪資水平就高甚至是上浮公布。從實踐來看，企業(yè)在招聘前對新聘員工期望值較高，因而許以厚酬。一旦招聘來的員工差強人意，企業(yè)往往會通過降低待遇來確保心理平衡。

盡管從法律規(guī)定來看，勞動爭議中的員工工資額是按勞動合同約定和實際發(fā)放額來認定，從保障勞動者權益的法治價值出發(fā)，一般是兩者取其高。但無論是招聘啟事還是錄用通知或就業(yè)協(xié)議，都對企業(yè)有一定約束力。如果員工實際拿到的工資低于事前承諾的工資，就容易引發(fā)爭議。

雖然承諾的待遇和實際待遇不相符的爭議在員工入職時爆發(fā)的可能性較小，但在新聘人員正式入職后，假如各種矛盾匯集激化，這個未被執(zhí)行的承諾就有可能成為潛在風險，令企業(yè)付出代價。

因而，在招聘啟事、錄用通知或就業(yè)協(xié)議中已承諾的待遇不應隨意變更，避免給應聘者和社會留下不誠信的口實。一般而言，招聘啟事中公布的待遇應相較實際待遇略為保守。如果想在吸引人才和規(guī)避風險之間尋求平衡，采用明確的“固定底薪+浮動的獎金或提成”方式，則是較好的策略。

開展入職體檢

員工正式入職前，體檢是不可省略的一環(huán)。這一環(huán)節(jié)旨在通過體檢保證入職員工的身體狀況適合從事該專業(yè)工作，在集體生活中不會造成傳染病流行，不會因其個人身體原因影響他人。從人力資源管理風險防范的角度，體檢最主要的作用有兩條。

檢視員工的健康狀況是否符合崗位要求。員工的健康狀況能否令其勝任工作，有“軟”、“硬”兩個方面的判斷標準。

硬性要求方面，當國家法律法規(guī)對健康狀況有特定要求時，任何用人單位都必須遵守。一些特定行業(yè)對從業(yè)人員有健康方面的特定要求，如《食品安全法》規(guī)定，食品生產經(jīng)營者應當建立并執(zhí)行從業(yè)人員健康管理制度，患有痢疾、傷寒、病毒性肝炎等消化道傳染病的人員，以及患有活動性肺結核、化膿性或者滲出性皮膚病等有礙食品安全的疾病的人員，不得從事接觸直接入口食品的工作。食品生產經(jīng)營人員每年應當進行健康檢查，取得健康證明后方可參加工作。另外，《傳染病防治法》規(guī)定，傳染病病人、病

原攜帶者和疑似傳染病病人，在治愈前或者在排除傳染病嫌疑前，不得從事法律、行政法規(guī)和國務院衛(wèi)生行政部門規(guī)定禁止從事的易使該傳染病擴散的工作。

軟性要求方面，要通過體檢檢查新聘員工體質是否符合工作崗位的勞動強度要求。有的工作比較耗費體力，有的工作要求身體靈敏并具有較強的應變能力，有的對視聽能力具有特定要求……這些都是法律沒有做出強制性規(guī)定，但需要企業(yè)根據(jù)工作崗位自行制定的健康標準。這種健康標準應在招聘條件中加以明確。有些員工的健康問題難以在短期內發(fā)現(xiàn)，需要企業(yè)在試用期內進行長期考察，一旦員工上崗，企業(yè)若以健康狀況不符合錄用條件為由解除勞動合同，必須以招聘前已明確并告知的規(guī)定和標準作為依據(jù)。endprint

預防入職前疾病的潛在糾紛。入職前疾病，分為職業(yè)病和一般疾病兩類。

在容易患職業(yè)病的行業(yè)，入職體檢對職業(yè)病糾紛的預防具有重要作用。有的新聘員工在就職的前一家企業(yè)就存在職業(yè)病問題，跳槽到另一家同類企業(yè)后，HR很難判斷其職業(yè)病是在前一企業(yè)患有還是新入職后出現(xiàn)。但是，如果在新入職前，通過體檢報告證明其職業(yè)病已經(jīng)存在，那么企業(yè)對新聘員工職業(yè)病待遇的處理就會有更大的自由度。

對于入職前就有非職業(yè)病的一般性疾病的員工，出于醫(yī)療期成本考慮，可以根據(jù)體檢情況決定是否聘用。但如果決定不予聘用，疾病不能作為不予聘用的理由，否則就會存在就業(yè)歧視的風險。

為了避免不必要的爭議，入職體檢應在發(fā)出錄用通知前完成，用人單位可以根據(jù)體檢情況作出是否聘用的決定，避免承擔違約風險。從以人為本、禁止就業(yè)歧視的角度，我們不主張在員工患有職業(yè)病或其他疾病時不予聘用，只要做好風險可控的預防措施即可，醫(yī)療、工傷保險等社會保險會給予這類員工必要的保障。

履行告知義務

法定告知事項

《勞動合同法》規(guī)定，用人單位招用勞動者時，應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況；用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況。這些告知內容一般采用崗位說明書、崗位告知書、員工手冊等形式書面告知，并由新聘員工在報到當日簽收。

勞動規(guī)章制度

用工風險從招聘員工的那一刻起就已經(jīng)存在。員工入職時，除了將上述內容告知員工外，勞動規(guī)章制度也是告知新聘員工時必不可少的內容。新聘員工在辦理入職手續(xù)、形成勞動關系后，即使對勞動規(guī)章制度存有異議，對用人單位已經(jīng)生效的勞動規(guī)章制度也應當遵守。規(guī)章制度是否公示這一行為對勞動爭議案件的處理影

響極大，甚至直接關系到勞動爭議案件的勝敗。在員工上崗前就將管理規(guī)章制度告知員工，要求員工予以遵守，既是使員工盡快適應工作規(guī)范的需要，也是杜絕新聘員工在違反規(guī)章制度后以“不知道”為由進行辯解的有效措施。

從便于用人單位舉證角度出發(fā)，規(guī)章制度的告知或公示需注意以下操作細節(jié)：發(fā)放員工規(guī)章制度匯編手冊必須有員工簽收記錄，規(guī)章制度培訓必須保留寫明培訓內容、受訓人員的簽到記錄，規(guī)章制度考試應當將試卷作為員工的檔案資料保存。另外，還可在入職登記表中要求員工手書“本人已經(jīng)充分掌握公司規(guī)章制度，愿意遵照執(zhí)行”，防范相關風險。

試用期考核

試用期考核通常在試用期結束后進行，但試用期考核內容、考核依據(jù)、考核標準、考核方式、評價人等內容，就應當在新聘員工入職時書面告知，并由其本人簽收。

試用期考核結果是決定是否繼續(xù)留用試用期員工的依據(jù)，因此有必要在員工入職時和上崗前就予以明確，避免其出現(xiàn)對考核結果的爭議。切忌等到即將進行考核的時候再告知試用期員工考核要求，否則，考核合格則罷，一旦考核不合格，試用期員工將有可能提出各種異議并利用各種理由申訴。而試用期在簽訂勞動合同時就已明確，不能任意延長，如果試用期結束時，試用期員工和企業(yè)之間還對考核辦法或考核結果存有爭議，那么也只能依據(jù)合同約定按期結束試用期，正式聘用員工。這其中的成本風險將由企業(yè)承擔。

簽訂勞動合同

《勞動合同法》對企業(yè)未與員工簽訂勞動合同的情況規(guī)定了處罰措施，然而現(xiàn)實中，也時有勞動者不愿簽訂勞動合同或者有意利用法律規(guī)范的缺位和管理的疏漏，故意不簽訂勞動合同進而謀取利益的情況出現(xiàn)。

為了控制風險，企業(yè)應采用即時簽訂或者限時簽訂勞動合同的辦法。即時簽訂，是指在入職的第一天作為入職必備手續(xù)，要求員工簽訂的勞動合同，如不簽訂則不安排上崗。限時簽訂，是指在入職的時候下達的，寫明“您已于XXXX年XX月XX日被我單位正式錄用，請于XXXX年XX月XX日前（與入職留20天左右的間隔）將簽訂好的勞動合同交人力資源部。否則，因未及時簽訂勞動合同導致的后果，由您本人承擔”。書面通知由新聘員工簽收，企業(yè)需留好存根。

鑒于繳納社保費是法律規(guī)定的強制責任，如果沒有及時為員工參保，企業(yè)只能認賠。為了避免類似糾紛，在新員工入職的同時，下達一份由員工簽收、單位留存根的通知，寫明“我單位將自XXXX年XX月起為您參保社會保險，請您將如下參保所需材料于XXXX年XX月XX日（入職1個月內）前交到人力資源部。否則，由此導致的風險由您本人承擔”。這些書面文件可以為發(fā)生糾紛時企業(yè)的據(jù)理力爭奠定實證基礎。

做好保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議

對于涉及商業(yè)秘密和與知識產權相關信息的人員，或者需要實行競業(yè)限制的人員，保密協(xié)議或競業(yè)限制協(xié)議也應當在入職前或入職當天簽訂。對于企業(yè)來說，商業(yè)秘密和與知識產權相關的保密事項，事關企業(yè)的重大利益甚至生死存亡，如果任由沒有受到保密約束的員工接觸和掌握，對企業(yè)人力資源管理來說將是致命的。出現(xiàn)問題后再要求員工簽訂保密協(xié)議或競業(yè)限制協(xié)議，就等于將主動權交給對方，不僅可能被員工要挾漫天要價，還面臨著其泄露商業(yè)秘密的巨大風險。

盡管可以在勞動合同中約定保密協(xié)議或競業(yè)限制協(xié)議，但鑒于勞動合同簽訂的時間往往較為滯后（入職后一個月內），不宜為了簡便行事而冒巨大風險。保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議應在員工接觸商業(yè)秘密和知識產權信息前簽訂。如果為了查詢或舉證方便，在訂立正式勞動合同時再添加到勞動合同約定之中也不會增加多少管理成本。

風險總是在不規(guī)范、不周密的管理中出現(xiàn)，只要早發(fā)現(xiàn)、早預防各種可能發(fā)生的風險，法律的天平會向用心的一方傾斜。既然《勞動合同法》將簽訂書面勞動合同作為強制性要求，其他文件和管理要求也宜采用書面形式。在利益面前，人心是易變的，但白紙黑字的各種記錄和協(xié)議則是客觀存在的，它們是規(guī)避風險的利器。 責編/王奇endprint