檔案管理數(shù)字化管理的意義

婁華

摘 要：在各種信息資源中，檔案作為重要的信息資源，它存儲(chǔ)大量的知識(shí)和信息，目前信息的種類(lèi)和形式在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時(shí)代快速發(fā)展的形式。檔案信息資源作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，已深入到社會(huì)活動(dòng)的每一個(gè)角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設(shè)已成為信息時(shí)代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機(jī)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意義重大。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；意義

在信息技術(shù)高速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種原生的信息資源，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益更新，現(xiàn)有的檔案信息量越來(lái)越大，信息的種類(lèi)和形式也越來(lái)越豐富，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機(jī)制顯然已不能滿足信息時(shí)代檔案工作的需求。在進(jìn)入信息化時(shí)代的當(dāng)今社會(huì)，如何利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地管理檔案信息，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務(wù)水平，已成為檔案工作發(fā)展所面臨的一個(gè)重要課題。近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)取得了一些長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。但是，我們也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，我國(guó)的館藏傳統(tǒng)檔案資料浩如煙海，檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)疑是一項(xiàng)艱巨而浩大的工程。同時(shí)，日新月異的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案數(shù)字化長(zhǎng)效機(jī)制的發(fā)揮帶來(lái)重大的影響。因此，檔案工作人員要積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵、重要性，并針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展路徑，以提高檔高檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意義重大。檔案信息化建設(shè)不僅是檔案工作未來(lái)發(fā)展的主流，更是當(dāng)下時(shí)代特征的重要表現(xiàn)。

1 檔案管理數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將各種紙質(zhì)、圖片、聲像資料等檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，從而完成檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，這些由計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息通過(guò)高速網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。檔案管理數(shù)字化的本質(zhì)是讓檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的檔案管理工作過(guò)渡，而現(xiàn)代社會(huì)的特征是多元化、科技化、國(guó)際化，因此，檔案管理數(shù)字們左以這些特征為目標(biāo)進(jìn)行建設(shè)。

數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)城中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程，其本質(zhì)上表現(xiàn)為對(duì)社會(huì)的超越與相互結(jié)合，從數(shù)字化的檔案管理以硬件與軟件相結(jié)合的這一方面考慮，建設(shè)檔案管理數(shù)字化應(yīng)該進(jìn)行一些系統(tǒng)的整體規(guī)劃，它應(yīng)與現(xiàn)代化、未來(lái)化相結(jié)合，與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別開(kāi)來(lái)。傳統(tǒng)的檔案管理由于存儲(chǔ)空間大致使查找檢索費(fèi)時(shí)，備份檔案時(shí)孺要大最的人力物力，人工處理不可靠.維護(hù)起來(lái)也不方便。而檔案數(shù)字化管理可大大改善這一問(wèn)題，檔案數(shù)字化管理一般可通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)檢索詞條進(jìn)行查找相關(guān)信息。用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息的優(yōu)點(diǎn)是檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)可以更好的滿足檔案管理要求

這是由數(shù)字檔案本身的特點(diǎn)所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點(diǎn)，可以通過(guò)保留多份備份文件來(lái)避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時(shí)，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而數(shù)字檔案在利用過(guò)程中，只需利用計(jì)算機(jī)，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無(wú)法滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的工具達(dá)到多維的記錄要求。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的必要性

1）檔案數(shù)字化管理提高了檔案管理的工作效率。檔案對(duì)發(fā)展科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)的形成和發(fā)展起著重要的參考作用。因此實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化對(duì)于使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放起著重要的意義，它可以有效的在檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理方面為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用.由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為主要載體，造成用戶利用、查找不便。此時(shí)若通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案進(jìn)行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可使查詢資料的過(guò)程變得簡(jiǎn)單而輕松—使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。換言之網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)可以使由原來(lái)的文件實(shí)體保管的檔案庫(kù)基地變成了提供利用的信息控制中心。

2）檔案數(shù)字化管理使得檔案工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件繁雜是檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)水平的整體提高。檔案是社會(huì)信息資源的組成部分，已日益成為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源，而檔案數(shù)字化建設(shè)本身又是思想上的一次飛躍，它使我們的思維視角從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個(gè)方面.因此在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí).檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點(diǎn)從而提供有價(jià)值的檔案信息，真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好地服務(wù)目標(biāo)。可見(jiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)，建立健全和可實(shí)施的檔案標(biāo)準(zhǔn)。把握兩者互相促進(jìn)，相輔相成的辯證關(guān)系。

3）社會(huì)快速發(fā)展形式下體現(xiàn)出的需求性。從電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的出現(xiàn)，到20世紀(jì)80年代后期，由于采用通信標(biāo)準(zhǔn)，使成千上萬(wàn)個(gè)局城網(wǎng)連成一個(gè)地區(qū)網(wǎng)絡(luò).乃至形成全球性的網(wǎng)絡(luò)。隨著人類(lèi)進(jìn)入信息社會(huì)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的需要。由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對(duì)人類(lèi)社會(huì)的作用與意義已越來(lái)越大，現(xiàn)行社會(huì)的人們時(shí)間意識(shí)強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出的決策既要迅速又需準(zhǔn)確，各職能部門(mén)工作中要求快速及時(shí)，社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需要量也在不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等，因而他們要求信息共享的迫切性越來(lái)越明顯，因而數(shù)字化信息在人類(lèi)社會(huì)中起著越來(lái)越重要的作用，因此，應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展的需要，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的共享與利用。

檔案作為一種重要的信息資源，其重要性不言而喻。面對(duì)這一挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，所以應(yīng)該要不斷的學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)從而更好的掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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