圖書管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建及發(fā)展分析

趙繼書

摘 要：本文在圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)和技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對不同階段的任務(wù)和技術(shù)特征及系統(tǒng)建設(shè)的特殊性進行了分析，并提出了建立信息管理體系基本模式的初步構(gòu)想。本文最后就初級階段完成后的信息資源的繼續(xù)挖掘及管理信息系統(tǒng)的發(fā)展方向作了初步探討。

關(guān)鍵詞：信息；圖書館管理信息系統(tǒng)；信息挖掘；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機使用的日益普及，越來越多的大、中、小型圖書館已逐步使用計算機進行自動化管理，但因缺乏建設(shè)圖書館管理信息系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，以及人們對圖書館信息管理系統(tǒng)這一概念理解過于狹隘，將計算機的使用僅僅局限于圖書日常加工和流通的各環(huán)節(jié)，并提出以下論點：

①圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一項“可持續(xù)性工程”，系統(tǒng)建設(shè)必須分階段進行，系統(tǒng)目標(biāo)應(yīng)同信息化程度相適應(yīng)。

②圖書館管理信息系統(tǒng)（LMIS）的建設(shè)不僅是技術(shù)層面的問題，更是管理層面的問題，成功地進行系統(tǒng)建設(shè)必須要有信息管理體系（IMS）的支持。

③圖書館管理信息系統(tǒng)應(yīng)用面廣，要求系統(tǒng)本身必須具有較強的自適應(yīng)能力。

1 圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)面臨的問題

圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)中遇到的問題和困難主要有：

1.1 建設(shè)規(guī)劃和總體目標(biāo)不穩(wěn)定。新的信息管理方式會給管理帶來革命性變化，會有一段不適應(yīng)期；此外圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)需要很大投資、獲益周期長且經(jīng)濟效益不直接，因而不少信息系統(tǒng)建設(shè)的投入不足。

1.2 缺乏健全的信息管理體系。良好的信息運行機制是成功建設(shè)圖書館管理信息系統(tǒng)的前提。

1.3 管理人員的計算機應(yīng)用水平有待提高。管理人員若不會運用計算機管理信息，就談不上具備自主和協(xié)助開發(fā)圖書館管理信息系統(tǒng)的能力。

2 圖書館管理信息系統(tǒng)

圖書館管理信息系統(tǒng)就是對圖書館各種圖書資料和數(shù)據(jù)進行收集、整理、統(tǒng)計、計算、分析，為圖書館管理人員提供管理決策、采購計劃、文獻編目、圖書流通所必須的信息的軟硬件環(huán)境。它通過對各種數(shù)據(jù)的處理來獲得有關(guān)信息以控制利用過去的數(shù)據(jù)和相應(yīng)的模型對未來的情況進行預(yù)測。

2.1 系統(tǒng)構(gòu)成

管理信息系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的單元組成的一個有機整體。其基本單元為：

（1）信息源。亦即信息的來源，此處指系統(tǒng)處理對象。信息源可分為內(nèi)部信息源和外部信息源。

（2）信息處理機。信息處理機獲得數(shù)據(jù)，將其轉(zhuǎn)換為信息并提供給接收器的一組裝置（也可是人）。一般來說由四部分組成：①用于收集、篩選、匯錄有關(guān)數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)采集裝置；②用于整理、計算和處理數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)變換裝置；③將數(shù)據(jù)從信息源輸送至處理中心和將信息從處理中心輸送給接收者的數(shù)據(jù)傳輸裝置；④把數(shù)據(jù)和信息存儲以供隨時查詢的數(shù)據(jù)存儲和檢索裝置。在管理信息系統(tǒng)建設(shè)的初級階段，這里的自動裝置一般是指人。

⑶信息主管。負(fù)責(zé)圖書館管理信息系統(tǒng)的設(shè)計、運行，與有關(guān)方面協(xié)調(diào)配合的人員。

⑷信息接收器。主要包括存儲媒體和用戶兩部分。

2.2 圖書館管理信息系統(tǒng)的主要職責(zé)

圖書館管理信息系統(tǒng)的職責(zé)主要包括：

⑴圖書采訪。包括以下功能：訂購管理：包括館藏與正在訂購圖書的查重、訂購登記、編輯打印訂單、打印訂購目錄及過期訂單的處理（催詢未到圖書或撤消預(yù)定）。驗收登記：包括到書驗收、贈書登記、打印財產(chǎn)賬等。經(jīng)費管理：包括發(fā)票登記、經(jīng)費使用報告等。

⑵圖書編目。包括以下功能：編目查重：核查新到圖書是新書還是復(fù)本或多卷本，復(fù)本不必重復(fù)編目。著錄：抽取主題詞，產(chǎn)生登錄號、分類號、索書號，并將相應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入計算機。打?。捍蛴鴺?biāo)、卡片目錄、新書通報等。典藏處理：將新書入館，進入流通或閱覽。

⑶圖書流通。包括以下功能：借還圖書：包括借書、還書、過期處理、污損處理、丟書處理、罰款處理。讀者管理：包括建立讀者檔案、頒發(fā)書證、書證掛失、調(diào)離消證、查詢讀者等。查詢：包括查詢圖書信息、圖書去向、讀者借書情況及預(yù)約情況等。打印統(tǒng)計報表：打印各種統(tǒng)計報表。

⑷網(wǎng)上檢索及預(yù)約。讀者可以通過Intranet在自己的辦公室查詢、預(yù)約圖書。查詢可以按書名、分類號、索書號、內(nèi)容提要等進行。

⑸數(shù)據(jù)安全及數(shù)據(jù)庫維護。系統(tǒng)應(yīng)有相應(yīng)的安全機制，對不同人員有不同的權(quán)限。如讀者只能查詢及預(yù)約，而圖書管理員可以進行讀者管理、流通借閱等。數(shù)據(jù)庫維護包括對數(shù)據(jù)文件記錄的增加、刪除、排序索引、備份及恢復(fù)等功能。

2.3 管理信息系統(tǒng)的可持續(xù)性

管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一個“可持續(xù)性工程”。它不僅僅是一個技術(shù)層次上的問題，更重要的是管理機制的問題。圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)按照不同時期系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容和要求來分段。系統(tǒng)建設(shè)只有分批分階段完成，才能使系統(tǒng)的階段性目標(biāo)與管理科學(xué)化和規(guī)范化程度、人員素質(zhì)、信息編碼工作的進展情況相適應(yīng)，從而取得階段性成果。

圖書館管理信息系統(tǒng)建設(shè)包括信息管理組織機構(gòu)及其運行體系的設(shè)計或再設(shè)計，及在此基礎(chǔ)上的圖書館管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件開發(fā)。LMIS對靜態(tài)信息應(yīng)能實現(xiàn)“一次存儲、定期更新、隨時備查”；對動態(tài)信息應(yīng)能跟蹤維護、及時響應(yīng)。為保證信息的及時響應(yīng)，必須解決四個問題：①信息的準(zhǔn)確性；②信息傳遞的暢通性；③分析決策的正確性；④提供信息的及時性。

3 未來發(fā)展方向

圖書館管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它是一個進程，而不是一個事件。因此它的建設(shè)應(yīng)遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，步步見效”的原則，故做好信息管理基礎(chǔ)性建設(shè)是當(dāng)前和未來的首要任務(wù)。

3.1 信息挖掘與重組

隨著LMIS建設(shè)初級階段的完成，各種類型信息運行的有關(guān)數(shù)據(jù)基本實現(xiàn)計算機管理，初步解決基礎(chǔ)信息的存儲、查詢、統(tǒng)計等問題。當(dāng)從宏觀管理的角度去審視這些數(shù)據(jù)，就會發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)過于分散，數(shù)據(jù)量越來越大，并難以整合，因此若要進一步提高信息的利用率和使用效率，將之直接用于輔助管理，需解決的一個重要問題，就是對已有的基礎(chǔ)信息進行二次開發(fā)、重組。信息挖掘就是按照整體管理目標(biāo)，對計算機系統(tǒng)中大量的已有信息再進行多次深層次的分析，在已有的信息中提取二次信息，直接用于管理、決策和建立預(yù)測模型。

3.2 要求計算機系統(tǒng)智能化、網(wǎng)絡(luò)化

從系統(tǒng)功能上講，先進的圖書館管理信息系統(tǒng)的建立不僅包括先進的信息處理軟件，還包括信息收集的自動化系統(tǒng)。今后的LMIS的建設(shè)不可能再象單項系統(tǒng)管理一樣，必須走由單項系統(tǒng)管理到系統(tǒng)集成（System Integered）的道路，包括硬件集成、軟件集成與信息集成。管理信息系統(tǒng)集成的過程，就是按照系統(tǒng)工程方法，針對特定的功能需求，把各個部件、構(gòu)件、子系統(tǒng)等進行綜合，形成一個高效的有機體，實現(xiàn)最佳的整體效果的過程。endprint