加快檔案信息化建設(shè)步伐促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程

趙秀麗　田欣

摘 要：本文以礦山企業(yè)檔案信息化建設(shè)為依托，系統(tǒng)分析了鞍鋼礦業(yè)所屬單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及檔案管理存在的主要問題，提出了鞍鋼礦業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向、思路及措施，旨在進(jìn)一步加快礦山企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)礦山企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 現(xiàn)代化 礦山企業(yè)

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0244-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐步代替了原有的手工辦公，各類計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、計(jì)算輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)逐漸被大型企業(yè)所采用，大量的辦公文檔已經(jīng)逐步被電子文件所取代。給檔案工作提出了新的研究課題—— 這就是檔案信息化建設(shè)。檔案信息電子化、數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)和職能管理活動中形成的具有保存價值的不同裁體的文件材料，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。檔案工作是企業(yè)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展的重要保障。礦業(yè)公司是一個具有近90年開采歷史，集采、選、燒、球、輔料礦山、礦山機(jī)械設(shè)備檢修、科研設(shè)計(jì)為一體的大型黑色冶金礦山聯(lián)合企業(yè)，是集團(tuán)公司的鋼鐵主要原料和輔助原料基地。礦業(yè)公司自1964年組建以來，歷經(jīng)機(jī)構(gòu)重組、精簡、變革，檔案在長期的建設(shè)、生產(chǎn)、改革、改造中，逐年增加，發(fā)展至今，共形成18種室存檔案：文書檔案、財(cái)會檔案、人事檔案、科技檔案、設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、教學(xué)檔案、新聞書稿、照片檔案、榮譽(yù)檔案、印章檔案、人物檔案、聲像檔案、電子檔案等。其中科技檔案根據(jù)專業(yè)性質(zhì)的不同，又分為基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、地質(zhì)檔案等。保存完整、收集齊全的檔案資源在礦山的生產(chǎn)建設(shè)、改革改造、設(shè)備更新、信訪糾紛等方面起到了重要的憑證和依據(jù)作用，為礦山生產(chǎn)經(jīng)營順行、改革改造創(chuàng)新奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 礦山企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性分析

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在礦山企業(yè)管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、ERP應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為礦山企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到礦山企業(yè)檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子信息檔案管理重要性的高度體現(xiàn)。礦山企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。

近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子文件的產(chǎn)生。電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、歸檔、保管和利用工作。目前，礦山企業(yè)檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求還不相應(yīng)，有的仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，這是礦山企業(yè)檔案資源的面臨的一個亟待解決的問題。

2 礦山企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 思想觀念問題

檔案管理工作伴隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、改革改造逐年形成，傳統(tǒng)的檔案管理模式正面臨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的巨大沖擊。不轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式和方法，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今的檔案管理要求。很多單位雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力，檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過檔案信息化的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者的檔案歸檔質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入到企業(yè)信息管理系統(tǒng)之中，使之成為檔案管理的自覺行為，從而提高礦山企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.2 信息管理功能問題

目前，礦山企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)在功能上存在著一定的局限性，單純的目錄檢索已經(jīng)不能滿足信息化管理的需求。一方面，由于信息的快速增長，各種形式的檔案資源呈幾何遞增趨勢，傳統(tǒng)手工管理方式效率低，無法在時間和空間上滿足使用者的需求。另一方面，由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的檔案不再以紙質(zhì)傳統(tǒng)形式為載體，而是以磁盤、光盤等新型材料為載體直接存放于計(jì)算機(jī)之中，從而迫切建立功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理信息化成為一種必然趨勢。

2.3 信息資源共享問題

數(shù)據(jù)質(zhì)量和信息資源共享是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，目前，礦山ERP建設(shè)正在緊鑼密鼓的進(jìn)行，檔案信息系統(tǒng)和ERP網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還沒有完全統(tǒng)一，數(shù)據(jù)質(zhì)量和信息資源的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性，還不能適應(yīng)礦山檔案信息資源開發(fā)的要求。有些電子信息文件具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，另外，磁盤、光盤等碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

2.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)問題

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代化技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2.5 安全性、保密性方面問題

目前，礦山企業(yè)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、無紙化，這使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者會面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。另外，專兼職檔案人員的保密意識和安全意識需要進(jìn)一步增強(qiáng)，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等系統(tǒng)安全和保密等級防范意識等需要進(jìn)一步增強(qiáng)。

3 加快礦山企業(yè)檔案信息電子化建設(shè)的重要意義

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其重要意義在于以下幾點(diǎn)。

（1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。

目前，大多數(shù)基層單位檔案室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

（2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。

手工信息加工工作模式是“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的快速應(yīng)用價值。檔案信息電子化，可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

（3）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了檔案的應(yīng)用效果，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4 礦山企業(yè)檔案信息電子化建設(shè)的建議

4.1 加快礦山企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定工作

檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，積極貫徹國家《檔案法》、《國家保密法》、集團(tuán)公司《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等各項(xiàng)制度，規(guī)范礦山檔案信息電子化工作。重視針對礦業(yè)特點(diǎn)的檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用，在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合礦山實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，形成符合礦業(yè)檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。

4.2 加快礦山企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)軟硬件建設(shè)

要盡快配齊計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用和完善，要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)連網(wǎng)應(yīng)用創(chuàng)造條件。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，既可節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息電子化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。

4.3 加快礦山企業(yè)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各級各類人員綜合素質(zhì)

檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)開發(fā)的其他門類的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力：一是軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。二是網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案工作人員要及時捕捉各方面信息，針對企業(yè)人員需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識的培訓(xùn)，要引導(dǎo)檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。檔案管理者要充分認(rèn)識這個現(xiàn)實(shí)，長遠(yuǎn)規(guī)劃，系統(tǒng)部署，有針對性的加強(qiáng)素養(yǎng)提高，促進(jìn)檔案工作健康、和諧地發(fā)展。

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