對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案規(guī)范管理的思考

吳寶龍

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)在規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、管理中直接形成的具有保存價值并經(jīng)整理歸檔保管的各種文字、圖表、聲像等載體材料的總稱。是鄉(xiāng)鎮(zhèn)自然地貌、建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等建設(shè)活動情況的真實記錄，也是今后進行鄉(xiāng)鎮(zhèn)城市管理的重要憑證。但目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理中還存在諸多不夠規(guī)范的問題，給科學管理和有效利用帶來了一定的影響。為此，本文就如何加強和規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理提出一些建議。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案的主要內(nèi)容及作用

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案的主要內(nèi)容

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案來源于與鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、管理等各項工作相關(guān)的參與單位，形成于鄉(xiāng)鎮(zhèn)整個建設(shè)過程的各個環(huán)節(jié)。主要內(nèi)容有：

1、規(guī)劃管理中產(chǎn)生的大量規(guī)劃管理文件。為了編修對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)具有指導性作用的總體規(guī)劃及具體的控制性規(guī)劃，需要開展必要的調(diào)查、勘測活動并進行申請、審批。由此形成了反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟、人口、水文、氣象、地質(zhì)勘測、地名、測繪、資源等狀況的鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎(chǔ)資料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地利用總體規(guī)劃，建設(shè)總體規(guī)劃、控制性規(guī)劃，土地整治的文本、圖表等規(guī)劃檔案。

2、設(shè)計、建設(shè)中形成的工程項目檔案。主要有項目建議書、可行性研究報告、計劃任務(wù)書、規(guī)劃選址、用地許可、規(guī)劃許可、征地動遷、設(shè)計勘測、列入固定資產(chǎn)投資及申請審批手續(xù)等前期材料；定位測量資料、隱蔽工程驗收材料、鑒定、復驗試驗報告、設(shè)計變更通知、現(xiàn)場質(zhì)量驗收記錄、竣工圖、竣工驗收資料、結(jié)算審計報告等施工、竣工檔案。

3、市政管理中形成的大量材料。主要有：排水、供電、供氣、電訊、有線電視等地上、地下管線工程的檔案；道路、橋梁、涵閘、防洪設(shè)施及配套工程的檔案；停車場、車站、碼頭等交通運輸設(shè)施的檔案；公共花園、廣場、公共廁所、環(huán)衛(wèi)設(shè)施等建筑物、構(gòu)筑物的檔案。

1.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案的作用

1、規(guī)劃管理的重要依據(jù)。首先，在規(guī)劃編制過程中形成的調(diào)研材料，是更好地進行科學合理地編制鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)規(guī)劃的必要條件。其次，規(guī)劃具有階段性，有些規(guī)劃往往隨著時間推移而會不斷出現(xiàn)新的問題，比如交通運力不足、配套基礎(chǔ)設(shè)施緊缺、資源匱乏、綠地不足、環(huán)境惡化等狀況。為了解決這些矛盾，只有通過基本建設(shè)檔案資料提供的有關(guān)技術(shù)參數(shù)和數(shù)據(jù)，才能不斷優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有效提供公共服務(wù)。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)建（構(gòu)）筑物維修、改建、擴建的重要依據(jù)。尤其是一些隱蔽工程和地下管線，如果沒有原有基本建設(shè)檔案作參考，就會在建設(shè)過程中出現(xiàn)盲目性，增加成本開支和工作量。

如2011年，為配合金匯港水閘改造這項重點工程，海灣旅游區(qū)承擔新閘口處排水涵閘遷建到海馬路奉炮公路處排入金匯港的建設(shè)項目。由于此處位于各類地下管線集中交匯的樞紐節(jié)點上，不僅地下管線多且分布復雜，更要改建穿越金匯港的管線大型沉井。及時調(diào)閱該處地下管線、大型沉井的建設(shè)檔案資料及地質(zhì)勘測資料，不僅節(jié)約了勘探和設(shè)計開支，而且準確找到所有管線的具體位置和分布情況，確保了管線功能范圍內(nèi)單位居民的正常生產(chǎn)、生活及附近國防單位所承擔的戰(zhàn)備任務(wù)不受影響。

3、防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)的重要依據(jù)。1997年8月9711號強臺風襲擊奉賢沿海地區(qū)，筆者見證了海灣旅游區(qū)境內(nèi)的一線海塘被全線沖毀，造成了海水倒灌的災(zāi)害。面臨一線海塘難守的情況，防汛指揮部立即啟動了退守二線海塘的應(yīng)對預(yù)案，及時調(diào)閱了有關(guān)檔案資料，弄清了二線海塘的涵洞分布數(shù)量及位置，及時進行了臨時性封堵，有效地避免了海水進一步侵漬。

4、農(nóng)民建房審批、動拆遷、經(jīng)適房申請及土地征用確認的依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)管理中，按《農(nóng)村建設(shè)管理辦法》的規(guī)定，可以根據(jù)居民的人口、宅基地、建筑面積等資料，做出新建、擴建、翻建住房審批決定。如宅基地檔案既是調(diào)解居民宅基地糾紛中各方主張的依據(jù)和調(diào)解的基礎(chǔ)；又是在在動拆遷中，對動遷房補償核定和計算的依據(jù)；還是房管部分審批征地農(nóng)民申請經(jīng)適房的憑據(jù)。在土地征用征收中，土地權(quán)屬、面積數(shù)量、四址范圍同樣也是確定補償款和進行征地審批的依據(jù)。

2 目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理中存在的主要問題

2.1 認識不足

主要是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級檔案部門中只有傳統(tǒng)的文書檔案觀念，沒有能夠?qū)⒒窘ㄔO(shè)檔案列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)體系之中。在工作中一般只對建設(shè)管理部門的文書檔案提出要求，而對基本建設(shè)檔案事實上采取了不顧不問的做法，客觀造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案缺乏有效指導監(jiān)督。二是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)部門由于缺乏檔案部門的具體要求而對基本建設(shè)檔案工作重視不夠，庫房配備達不到檔案管理要求；存放檔案的柜櫥陳舊落后且容量不足；至于按照檔案保管“八防”要求的設(shè)備更是缺失嚴重，檔案安全隱患明顯。

2.2 管理體制脫節(jié)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案具有綜合性和專業(yè)性的特點。《檔案法》、《規(guī)劃法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等現(xiàn)行的法律、法規(guī)、行政規(guī)章，分別對各類基本建設(shè)檔案管理作了許多明確的規(guī)定，并在體制上采用了屬地管理和行業(yè)管理相結(jié)合的辦法。建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第三條規(guī)定：“縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導?！庇捎趪?、地方和行業(yè)之間沒有形成相互聯(lián)系、彼此配套的法規(guī)體系，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理在業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督主體上存在著缺位現(xiàn)象。因而造成指導監(jiān)督脫節(jié)，工作出現(xiàn)無序散亂的狀況。

2.3 管理人員的問題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)主管部門對檔案人員的調(diào)配并不注重于個人的綜合素質(zhì)，缺少既熟悉基本建設(shè)檔案管理又懂綜合性建設(shè)業(yè)務(wù)知識的管理人員。因而無法制訂適合本地區(qū)使用的檔案管理目標、要求、內(nèi)容、標準和配套管理制度及具體可操作的基本建設(shè)檔案分類保管期限表，造成歸檔范圍不清，管理不規(guī)范，形成的檔案質(zhì)量不高，達不到準確、完整、及時的要求。

3 強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理的對策

3.1 加強宣傳教育，增強社會檔案意識

基本建設(shè)檔案管理也是一項相對滯后的基礎(chǔ)性管理工作，所以加強宣傳，增強人們的檔案意識，營造重視檔案管理氛圍，是各級政府的職責所在。首先，領(lǐng)導是檔案管理的重要推動者，向領(lǐng)導宣傳，提高領(lǐng)導的重視程度是推動檔案工作的重要一環(huán)。其次，爭取全體形成檔案的業(yè)務(wù)人員支持和重視也是相當關(guān)鍵的一環(huán)，尤其是基本建設(shè)檔案，沒有具體業(yè)務(wù)人員的支持，就會出現(xiàn)差錯，對以后檔案利用也必然造成影響。最主要的還是要靠檔案管理人員自身的積極努力，在提供檔案服務(wù)和利用中取得更好的效果，使社會體會到檔案的重要作用，進而取得社會的理解和支持。

3.2 加強制度建設(shè)，提高檔案管理規(guī)范化程度

一是要明確工作責任和檔案管理要求、標準，落實工作措施，形成層層把關(guān)，責任到人，齊抓共管的檔案管理機制；二是要把鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本建設(shè)檔案管理納入到建設(shè)管理活動的全過程中，貫穿于工程建設(shè)項目的各個階段，要從規(guī)劃設(shè)計開始就加強對相關(guān)文件材料的收集、整理和預(yù)立卷，防止文件隨意堆積；三是對建設(shè)項目的參與方，要通過合同的形式對項目歸檔文件提出明確要求，用契約和經(jīng)濟手段確保歸檔文件的完整、齊全和確保檔案質(zhì)量。

3.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)，提升檔案管理服務(wù)能力

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)管理部門應(yīng)當選調(diào)業(yè)務(wù)能力強、具有檔案管理知識和建設(shè)專業(yè)知識的人員來管理基本建設(shè)檔案。檔案管理人員要不斷更新觀念，加強學習，提高檔案管理水平，適應(yīng)檔案工作新變化、新發(fā)展和新要求。

3.4 努力適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的新要求，提高檔案現(xiàn)代化管理水平

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)管理部門要緊跟時代步伐，檔案管理人員不僅要對信息化設(shè)備能操作、使用和日常維護，而且要結(jié)合本單位實際情況，對電子文檔的形成、傳遞、整理、保管、歸檔等諸環(huán)節(jié)提出管理要求，制訂細化且具有操作性的措施和相關(guān)部門、業(yè)務(wù)人員的職責，并有效執(zhí)行，以適應(yīng)檔案信息化管理的新要求。endprint