實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系的文件化

陳省平， 藍(lán)秀健， 彭 毅

(中山大學(xué)中山醫(yī)學(xué)院，廣東 廣州 510080)

0 引言

實(shí)驗(yàn)室生物安全是指通過制定和執(zhí)行管理制度、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，設(shè)計(jì)、建設(shè)符合規(guī)范的實(shí)驗(yàn)室，配備合乎標(biāo)準(zhǔn)的安全設(shè)備和個(gè)人防護(hù)裝備，防止實(shí)驗(yàn)室內(nèi)操作的病原微生物傳染給操作者、其他人群并播散至外環(huán)境。具備上述條件的實(shí)驗(yàn)室稱之為生物安全實(shí)驗(yàn)室[1]。隨著生命科學(xué)和生物技術(shù)的發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室生物安全日益受到人們的關(guān)注[2-3]?，F(xiàn)以生物安全三級(jí)實(shí)驗(yàn)室(BSL-3實(shí)驗(yàn)室)為例，探討生物安全管理體系建設(shè)中的文件編碼方法，以期分享我們的做法和體會(huì)。

1 實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系的構(gòu)建

生物安全管理體系是指為實(shí)施生物安全及質(zhì)量管理所需的組織結(jié)構(gòu)、程序、職責(zé)、過程和資源[4]。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，實(shí)驗(yàn)室生物安全管理實(shí)行法人責(zé)任制及實(shí)驗(yàn)室主任和項(xiàng)目責(zé)任制[5-6]。要建立由本單位最高管理者為主任的生物安全委員會(huì)，其任務(wù)是審議實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)章制度，對(duì)本實(shí)驗(yàn)室所操作生物因子的生物危險(xiǎn)程度進(jìn)行評(píng)估，審查和批準(zhǔn)在實(shí)驗(yàn)室開展的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，審查操作程序，監(jiān)督和檢查有關(guān)法規(guī)和操作規(guī)程的執(zhí)行情況、審查突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案，對(duì)實(shí)驗(yàn)室事件進(jìn)行評(píng)估，提出處理和改進(jìn)意見，對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員實(shí)施醫(yī)務(wù)監(jiān)督等工作。生物安全管理體系既要滿足實(shí)驗(yàn)室生物安全相關(guān)法規(guī)的要求，又要滿足實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證、認(rèn)可機(jī)構(gòu)、法定管理機(jī)構(gòu)的要求，還要考慮與其他體系兼容，應(yīng)是一個(gè)多方位相互相容的管理體系。

構(gòu)建生物安全管理體系，就是將生物安全管理納入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，即實(shí)現(xiàn)管理體系的文件化。因此，編寫文件是構(gòu)建生物安全管理體系的重要環(huán)節(jié)[7]。根據(jù)不同體系文件的特點(diǎn)，生物安全三級(jí)實(shí)驗(yàn)室將之分為四個(gè)層次:①“管理手冊(cè)”，是生物安全管理方面的綱領(lǐng)性文件，描述本單位在生物安全管理方面的宗旨和方向;②“程序文件”，是管理手冊(cè)的細(xì)化和展開，描述做什么、為什么要做、誰來做、何時(shí)做、何地做、如何做等內(nèi)容;③ 說明及操作規(guī)程，進(jìn)一步規(guī)定和闡述在程序文件還不能完全描述清楚的事情，包括“安全手冊(cè)”、“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告”和“操作手冊(cè)”，使實(shí)驗(yàn)室每項(xiàng)工作的程序都得到細(xì)化，具備可操作性;④“表格記錄”，包括記錄、表格等證實(shí)性文件。

生物安全管理體系文件是描述管理體系的一整套文件，是開展各種生物安全活動(dòng)的依據(jù)，具有法規(guī)性、唯一性和適用性。各層的文件多達(dá)幾十個(gè)，如何建立一套科學(xué)的、又簡(jiǎn)明易懂的編碼方法來編排體系文件，使體系文件自上而下，層次更為清晰，在內(nèi)容上既符合了相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，又能通過文件編碼來滿足實(shí)際工作中快速查閱的需要顯得尤為重要。

2 管理體系文件的編碼方法與改進(jìn)

2.1 原體系文件編碼方法

文件編碼由英文字母、羅馬數(shù)字、阿拉伯?dāng)?shù)字組成，分別構(gòu)成并代表“機(jī)構(gòu)代碼”、“文件級(jí)別”、“文件順序號(hào)(分序號(hào))”及“版號(hào)”，見圖1，其中文件分序號(hào)只在第三層文件中出現(xiàn)。以第一層第一個(gè)文件“SYSUB3-I-01-E”為例，其中“SYSUB3”代表機(jī)構(gòu)代碼“中山大學(xué)BSL-3實(shí)驗(yàn)室”、“I”代表此文件級(jí)別為第一層《管理手冊(cè)》、“01”代表此文件順序號(hào)(即為管理手冊(cè)的第1個(gè)文件)、“E”代表此文件修訂的版號(hào)(即為第五版)。以此類推，第二層文件是程序文件，其第1個(gè)文件編碼為“SYSUB3-II-01-E”;第三層文件為說明及操作規(guī)程類文件，包括安全手冊(cè)、設(shè)備設(shè)施安全操作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程、病原微生物相關(guān)實(shí)驗(yàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、化學(xué)品安全數(shù)據(jù)單、消毒滅菌手冊(cè)、后勤保障安全手冊(cè)、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程手冊(cè)、系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)等文件，按“文件順序號(hào)”將之依次編號(hào)為SYSUB3-Ⅲ-01-E、SYSUB3-III-02-E、……，其中標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告兩類文件按“文件分序號(hào)”細(xì)化文件，如實(shí)驗(yàn)動(dòng)物的采購(gòu)與驗(yàn)收程序編號(hào)為“SYSUB3-III-09(01)-E”、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物及其輔助物品進(jìn)出實(shí)驗(yàn)室程序編號(hào)為“SYSUB3-III-09(02)-E”。

圖1 舊版編碼規(guī)則(其中“文件分序號(hào)”僅出現(xiàn)在第三層文件)

2.2 原編碼方法的不足之處

(1)第一層、第二層、第四層的文件層內(nèi)不能分類。以第五版第一次修訂的第四層“記錄表格”為例，共有83個(gè)表格文件，按文件順序號(hào)編碼為“SYSUB3-Ⅳ-01-E”至“SYSUB3-Ⅳ-83-E”。若要在中間增減某一個(gè)文件時(shí)，該文件序號(hào)后面的所有文件編碼將隨之而變，由于記錄表格關(guān)聯(lián)著第一、二、三層中的相關(guān)文件，因而各層文件也將相應(yīng)隨之改動(dòng)，不僅工作量大，且容易出錯(cuò)。

(2)第三層文件的層內(nèi)文件分類不統(tǒng)一。第三層包括安全手冊(cè)、設(shè)備設(shè)施安全操作規(guī)程、病原微生物相關(guān)實(shí)驗(yàn)技術(shù)操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、化學(xué)品安全技術(shù)說明書、消毒滅菌手冊(cè)、后勤保障安全手冊(cè)、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)操作規(guī)程、系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)等文件，其中設(shè)備設(shè)施安全操作規(guī)程、病原微生物相關(guān)實(shí)驗(yàn)技術(shù)操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告和動(dòng)物實(shí)驗(yàn)操作規(guī)程手冊(cè)進(jìn)行了層內(nèi)分類，但安全手冊(cè)、化學(xué)品安全技術(shù)說明書、消毒滅菌手冊(cè)、后勤保障安全手冊(cè)等文件則沒有進(jìn)行層內(nèi)分類，文件層次不整齊，容易產(chǎn)生混淆，改版修訂過程中易出錯(cuò)。

(3)未能體現(xiàn)同一版的第幾次修訂。如我們?cè)?008年5月發(fā)布了第二版第1次修訂版，2009年2月又進(jìn)行了第二版第2次修訂，但兩次修訂的第一層文件編號(hào)都是“SYSUB3-I-01-B”，不能體現(xiàn)其前后差異。

2.3 文件編碼方法的改進(jìn)

(1)各層文件統(tǒng)一增加“層內(nèi)分類號(hào)”。第一層文件分為四類:實(shí)驗(yàn)室生物安全通用要求、病原微生物實(shí)驗(yàn)室生物安全管理?xiàng)l例相關(guān)要求、實(shí)驗(yàn)室應(yīng)急處置預(yù)案、附錄，依次編碼為SYSUB3-I-A00-E2、SYSUB3-IB00-E2、……、SYSUB3-I-D00-E2，各類文件按“文件順序號(hào)”編碼控制;第二層文件分為兩部分:安全管理與持續(xù)改進(jìn)程序文件、實(shí)驗(yàn)活動(dòng)與應(yīng)急預(yù)案程序文件，對(duì)應(yīng)編號(hào)為SYSUB3-II-A00-E2和SYSUB3-II-B00-E2，各部分文件按“文件順序號(hào)”編碼控制;第三層文件分為三大類:安全手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告和操作手冊(cè)，對(duì)應(yīng)編碼 為 SYSUB3-Ⅲ-A00-E2、SYSUB3-Ⅲ-B00-E2 和SYSUB3-Ⅲ-C00-E2，各大類文件按“文件順序號(hào)”和“分序號(hào)”編碼控制;第四層文件分為五部分:文件管理與控制、人員培訓(xùn)與管理、設(shè)備與設(shè)施運(yùn)行、消毒與廢棄物監(jiān)控、菌(毒)種及化學(xué)品管理、實(shí)驗(yàn)活動(dòng)與運(yùn)行、安全管理與改進(jìn)，對(duì)應(yīng)編號(hào)為SYSUB3-IV-A00-E2、SYSUB3-IV-B00-E2、……、SYSUB3-IV-G00-E2，各部分文件按“文件順序號(hào)”編碼控制。

(2)第三層文件統(tǒng)一規(guī)范“文件分序號(hào)”。通過“層內(nèi)分類號(hào)”將第三層所有文件劃分為安全手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告和操作手冊(cè)三大類。通過“文件順序號(hào)”將《安全手冊(cè)》分為七部分:快速閱讀文件、實(shí)驗(yàn)室生物因子的生物危險(xiǎn)、消防電氣與化學(xué)品安全、人流與物流、消毒滅菌、后勤保障、化學(xué)品安全技術(shù)說明書，對(duì)應(yīng)編 號(hào) 為 SYSUB3-III-A01-E2、SYSUB3-III-A02-E2、……、SYSUB3-III-A07-E2，各部分文件進(jìn)一步按“文件分序號(hào)”編碼控制;按不同病原微生物，通過“文件順序號(hào)”將”風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告“分為若干部分，各部分文件進(jìn)一步按“文件分序號(hào)”編碼控制;按操作規(guī)程類別和不同病原微生物，通過“文件順序號(hào)”將《操作手冊(cè)》分為實(shí)驗(yàn)室系統(tǒng)操作、設(shè)備設(shè)施安全操作、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作、以及各病原微生物相關(guān)實(shí)驗(yàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)操作等若干部分，各部分文件進(jìn)一步按“文件分序號(hào)”編碼控制。在上述編碼中，“文件順序號(hào)”代表第幾章，“文件分序號(hào)”代表第幾節(jié)。

(3)增加“版本修訂號(hào)”。以“SYSUB3-Ⅲ-C02(01)-E2”為例，“Ⅲ-C02(01)”代表是第三層的第三類文件“操作手冊(cè)”中的第2章“設(shè)備設(shè)施安全操作規(guī)程”的第1節(jié)“BAKER SG403/430TX生物安全柜標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程”文件，“E2”代表文件版號(hào)是第五版第2次修訂。

(4)改進(jìn)后的文件編碼規(guī)則。改進(jìn)后的文件編碼規(guī)則見圖2。

圖2 改進(jìn)后的文件編碼規(guī)則(其中“文件分序號(hào)”僅出現(xiàn)在第三層文件)

3 分析與討論

對(duì)現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)室生物安全事故分析表明，超過90%的事故是由于管理問題所導(dǎo)致，建立系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系是保證實(shí)驗(yàn)室安全不可缺少的手段[8-9]。實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系的建立，就是要建立一個(gè)文件化的生物安全管理體系。任何管理體系的建立，首先是管理的文件化?！皩懩銘?yīng)做得，做你所寫的，記你所做的”是管理體系建立的基本原則[10]。BSL-3實(shí)驗(yàn)室通過管理體系文件的編碼方法與改進(jìn)，使實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系更加體現(xiàn)了系統(tǒng)協(xié)調(diào)性、依法合理性、適用性和可操作性。

3.1 系統(tǒng)協(xié)調(diào)與層次性

在編碼規(guī)則的有效控制下，文件化的實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系自上而下更具系統(tǒng)觀念(見圖3)。原來的體系文件是一套18本，運(yùn)用新編碼后為6本，修改后的體系文件可閱讀性增強(qiáng)，且易于快速查找相關(guān)文件資料。中山大學(xué)BSL-3實(shí)驗(yàn)室針對(duì)管理體系中的要求和規(guī)定，系統(tǒng)地制定出程序、說明及操作規(guī)程。不同的體系文件在體系運(yùn)行中所處的地位和所起的作用不同，各層次之間突顯了上層是指導(dǎo)性文件，下層是上層的支持性文件，上指導(dǎo)下，下服從上，它們之間相互銜接、相互依賴、相互配合、相互促進(jìn)和相互制約，形成了具有一定活動(dòng)規(guī)律的有機(jī)整體，通過體系文件架構(gòu)對(duì)全部因素進(jìn)行有效控制，并相互協(xié)調(diào)。

圖3 管理體系的文件架構(gòu)

3.2 依法合理與適用性

依據(jù)《實(shí)驗(yàn)室生物安全通用要求GB19489-2008》、《實(shí)驗(yàn)室生物安全認(rèn)可準(zhǔn)則CNAS-CL05:2009》和國(guó)務(wù)院《病原微生物實(shí)驗(yàn)室生物安全管理?xiàng)l例》的要求[11-13]，結(jié)合本實(shí)驗(yàn)室的具體情況，編寫實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系文件。通過文件編碼規(guī)則的控制，使得各層文件可按分類編排及修訂各部份內(nèi)容，顯得得更為合理，更具科學(xué)性。編制的體系文件可根據(jù)文件的順序號(hào)及分序號(hào)來快速查閱各文件內(nèi)容，在實(shí)際運(yùn)行過程中能更快捷查閱、修改、補(bǔ)充和完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程的制定。中山大學(xué)BSL-3實(shí)驗(yàn)室針對(duì)大部分實(shí)驗(yàn)人員是兼職、教授們既要講課又要承擔(dān)科研課題等具體情況，編制出更具適用性的體系文件，在確保第一安全負(fù)責(zé)人、安全監(jiān)督員、試劑樣本保管員、設(shè)備設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)管理員、文件保管員等相對(duì)固定的前提下，成功建立了以項(xiàng)目組為單元的實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行模式，按不同高致病病原微生物設(shè)置的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同時(shí)擔(dān)任相應(yīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人和生物安全負(fù)責(zé)人。

3.3 可操作性與見證性

體系文件作為客觀證據(jù)向管理者、相關(guān)方、第三方評(píng)審機(jī)構(gòu)，證實(shí)本組織實(shí)驗(yàn)室生物安全管理體系的運(yùn)行情況，說明本組織的危險(xiǎn)因素已被識(shí)別、評(píng)價(jià)并得到控制，有關(guān)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的程序已被確定，并得到批準(zhǔn)和實(shí)施，有關(guān)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督、監(jiān)控之中，實(shí)驗(yàn)室生物安全的績(jī)效得到證實(shí)，持續(xù)改進(jìn)的方針能夠得到貫徹[14-15]。根據(jù)新的編碼方法修訂文件體系時(shí)，把原有文件體系中重復(fù)敘述或敘述不清的內(nèi)容進(jìn)行刪除、合并、拆分，并結(jié)合實(shí)際工作把文件進(jìn)行重新分類，整體文件追溯性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)。以第四層文件“表格記錄”為例，它是日常監(jiān)督、質(zhì)量記錄等的具體證實(shí)性文件，修訂后的“表格記錄”更利于具體實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的實(shí)施、檢查、記錄和追溯。以往新增減某個(gè)記錄表格，其后面的文件編碼全部都會(huì)有變化，因而產(chǎn)生的修訂工作涉及整個(gè)體系文件，工作量大且容易出錯(cuò)，將“表格記錄”分為七類以后，增減某個(gè)記錄表只需相應(yīng)地修訂其中一類表格即可。還可根據(jù)文件編碼追溯前三層文件中對(duì)應(yīng)記錄表格的相關(guān)內(nèi)容，在增加或刪改表格時(shí)更為快捷和統(tǒng)一，操作更為簡(jiǎn)便。

4 結(jié)語

優(yōu)良的生物安全三級(jí)實(shí)驗(yàn)室的管理要在實(shí)踐中持續(xù)改進(jìn)，不斷完善生物安全管理體系，保證管理體系文件能正常運(yùn)行，才能徹底消除生物安全隱患，避免生物安全事故的發(fā)生。綜上所述，中山大學(xué)BSL-3實(shí)驗(yàn)室結(jié)合自己實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，通過創(chuàng)新地提出一套較為完善的，表達(dá)層次清楚，既簡(jiǎn)明易懂又便于快速查找的體系文件編碼方法，并利用此新的文件編碼方法對(duì)原管理體系文件進(jìn)行修訂，完善了生物安全管理體系文件，規(guī)范了生物安全相關(guān)工作，使我校實(shí)驗(yàn)室生物安全管理上了一個(gè)發(fā)展新臺(tái)階，變得更為科學(xué)化、規(guī)范化、可操作化。

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