SY商貿(mào)公司采購(gòu)成本內(nèi)部控制研究

張艷平

摘 要：采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)，控制采購(gòu)成本對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的戰(zhàn)略意義。采購(gòu)成本得到有效的管理和控制，就能降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，從而不斷提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。本文主要通過(guò)調(diào)查分析采購(gòu)管理的現(xiàn)狀，研究如何在實(shí)踐中應(yīng)用采購(gòu)成本內(nèi)部控制的理論來(lái)分析目前采購(gòu)成本內(nèi)部控制存在的不足，并尋求加以改進(jìn)的方法。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本；內(nèi)部控制；供應(yīng)鏈

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，采購(gòu)在我國(guó)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理中，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，尤其是對(duì)以靠賺取差價(jià)而獲得利潤(rùn)的商業(yè)企業(yè)而言。但同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)也出現(xiàn)了許多的新的內(nèi)部控制問(wèn)題，企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，就必須努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)成本的管理水平。

一、采購(gòu)成本內(nèi)部控制的基本理論

（一）影響企業(yè)采購(gòu)成本的相關(guān)因素。采購(gòu)是指購(gòu)買(mǎi)物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)，采購(gòu)環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，是企業(yè)“實(shí)物流”的主要組成部分，同時(shí)又與“資金流”密切相關(guān)。成本因素直接影響著企業(yè)最終回收利潤(rùn)的高低。對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本造成影響的主要因素首先是物資采購(gòu)的價(jià)格。第二是采購(gòu)數(shù)量，第三是物流信息，第四是采購(gòu)的策略，最后便是采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)，因此，采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與工作態(tài)度也深刻地影響著企業(yè)采購(gòu)的成本控制。

（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的總體要求。采購(gòu)業(yè)務(wù)的總體要求采購(gòu)業(yè)務(wù)的總體要求主要有兩點(diǎn)：一是要完善采購(gòu)管理制度，即企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)業(yè)務(wù)，明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，確保管理流程科學(xué)合理，能夠較好的保證物資和勞務(wù)供應(yīng)順暢；二是嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)控。企業(yè)各部門(mén)按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序理采購(gòu)業(yè)務(wù)，落實(shí)責(zé)任制，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資和勞務(wù)采購(gòu)能夠經(jīng)濟(jì)、高效地滿(mǎn)足企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。

二、SY公司的基本情況

SY公司是一家以批發(fā)零售為主的商貿(mào)公司，該公司主營(yíng)代理的食品主要是伊利奶粉、阿爾卑斯休閑糖果、洽洽食品、黃金酒、巴馬麗瑯天然活性水。同時(shí)，SY公司還是騎達(dá)休閑腳踏車(chē)的濮陽(yáng)地區(qū)的代理商，另有公司還擁有媽咪寶貝和愛(ài)嬰坊兩家連鎖機(jī)構(gòu)。目前公司的營(yíng)銷(xiāo)渠道主要有兩種，一是終端渠道：百姓量販、綠城超市、銀座、聯(lián)華、普客隆等。 另一種是孕嬰渠道：自營(yíng)愛(ài)嬰坊（清豐2家）、乖乖島（老城1家）、好孩子（2家）、天下奶粉、寶貝計(jì)劃、貝貝語(yǔ)、寶貝2+1、娃娃樂(lè)。SY公司始終堅(jiān)持綜合廠方指導(dǎo)方針、客戶(hù)需求、消費(fèi)者滿(mǎn)意，員工成長(zhǎng)各方面因素，制定公司的運(yùn)營(yíng)策略，現(xiàn)已成為濮陽(yáng)地區(qū)較大的商貿(mào)公司。

三、SY公司采購(gòu)成本內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及分析

（一）缺乏采購(gòu)審批制度。公司沒(méi)有設(shè)立采購(gòu)審批制度，采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)前僅需向本部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)供應(yīng)商和供貨的信息，部門(mén)經(jīng)理依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行詢(xún)價(jià)，從而確定采購(gòu)計(jì)劃和候選供應(yīng)商名單并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)付款，但實(shí)際上財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏對(duì)采購(gòu)前供應(yīng)商的市場(chǎng)調(diào)研，因此不能判定相關(guān)銷(xiāo)售人員是否與供應(yīng)商相勾結(jié)損害公司利益，而且當(dāng)采購(gòu)物資有質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，權(quán)責(zé)難以劃分。從騎達(dá)車(chē)的銷(xiāo)售與采購(gòu)情況可以看出，雖然它的毛利率為50%，但實(shí)際銷(xiāo)售僅為采購(gòu)量的1/10，原因就在于此類(lèi)車(chē)屬于山地車(chē)，每輛車(chē)的單價(jià)較高， 消費(fèi)人群較窄，正是由于采購(gòu)前缺乏深入市場(chǎng)調(diào)研，沒(méi)有制定嚴(yán)格的審批制度，導(dǎo)致公司流動(dòng)資金被占用，影響了公司正常的資金周轉(zhuǎn)。

（二）供應(yīng)商和采購(gòu)方式選擇不當(dāng)。供應(yīng)商的選擇對(duì)企業(yè)從設(shè)計(jì)、制造、質(zhì)量、服務(wù)等都是至關(guān)重要的，選擇一個(gè)適合本企業(yè)的供應(yīng)商不僅可以減輕我們采購(gòu)員的各種負(fù)擔(dān)，更有助于企業(yè)發(fā)展。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理可以讓企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中達(dá)到降低成本、降低合作風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可以成為企業(yè)在危機(jī)中的得力助手。SY公司與多家供應(yīng)商建立了合作關(guān)系，但同時(shí)也存在著缺乏供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度及供應(yīng)商關(guān)系系統(tǒng)和淘汰制度，供應(yīng)商評(píng)估不嚴(yán)，采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，采購(gòu)舞弊等行為，例如對(duì)王老吉系列飲品的采購(gòu)就存在著這樣的問(wèn)題，采購(gòu)前缺乏對(duì)供應(yīng)商評(píng)估，涼茶不太符合北方人的口味，且供貨商距離濮陽(yáng)較遠(yuǎn)，遠(yuǎn)距離運(yùn)輸增加了運(yùn)輸成本。公司應(yīng)該就近選擇供應(yīng)商，因地制宜，選擇符合北方人口味的飲品來(lái)采購(gòu)，例如，青島啤酒。

（三）驗(yàn)收程序不規(guī)范。民以食為天，食以安為先。食品是人類(lèi)賴(lài)以生存和發(fā)展的最基本的物質(zhì)條件，食品安全涉及人類(lèi)最基本權(quán)利的保障。在公司的存貨中，絕大部分是食品，食品的驗(yàn)收更應(yīng)該引起公司的關(guān)注，尤其是奶粉，其食用人群主要是嬰幼兒，一旦出現(xiàn)以奶粉作為對(duì)象的惡性破壞事件，會(huì)迅速造成消費(fèi)者恐懼心理，給企業(yè)帶來(lái)災(zāi)難性的甚至是致命性的打擊。三鹿奶粉案件影響應(yīng)該警鐘長(zhǎng)鳴。SY公司在存貨的驗(yàn)收方面也存在漏洞，對(duì)合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否一致關(guān)注不夠。當(dāng)涉及技術(shù)含量較高的貨物比如奶粉時(shí)，也沒(méi)有委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專(zhuān)家協(xié)助驗(yàn)收采購(gòu)部門(mén)來(lái)驗(yàn)收物品的質(zhì)量，對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中的異常情況，相關(guān)部門(mén)不能做到查明原因并及時(shí)處理。

（四）付款制度不完善，缺乏對(duì)預(yù)付款的管理。從流程可以看出，首先是公司的采購(gòu)部經(jīng)理接到供應(yīng)商的催款指令，然后通知財(cái)務(wù)部進(jìn)行資金的籌集，但實(shí)際是SY公司的采購(gòu)部經(jīng)理與財(cái)務(wù)主管存在著親屬關(guān)系，公司沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)應(yīng)收賬款的支付進(jìn)行管理，如果二人串通合謀，在供應(yīng)商并沒(méi)有催款的情況下支付了資金，將大大損害公司利益。同時(shí)公司還缺乏對(duì)預(yù)付賬款的管理，對(duì)于涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，沒(méi)有定期進(jìn)行追蹤核查、綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性，不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，大大增加了壞賬損失的可能性。

四、改善SY公司采購(gòu)成本內(nèi)部控制的措施

在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中，采購(gòu)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)采購(gòu)更是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的重中之重，控制企業(yè)的采購(gòu)成本對(duì)于不斷提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力來(lái)說(shuō)具有高度的戰(zhàn)略意義。特別是在全球經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，企業(yè)要想在這樣激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就必須要做好企業(yè)采購(gòu)的成本控制，采取積極的應(yīng)對(duì)措施，通過(guò)控制采購(gòu)成本來(lái)規(guī)避潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，從而有效地促進(jìn)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)以上公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題并進(jìn)行分析后，我們可以采取以下措施來(lái)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制的力度。endprint

（一）建立采購(gòu)審批制度，明確職責(zé)權(quán)限。公司應(yīng)該建立采購(gòu)審批制度，依據(jù)購(gòu)買(mǎi)物資或接受勞務(wù)的類(lèi)型，確定歸口管理部門(mén)，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門(mén)或人員的的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和審批程序。同時(shí)公司還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，對(duì)需求部門(mén)提出的采購(gòu)進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類(lèi)匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃。具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理的請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。

（二）建立供應(yīng)商評(píng)估制度，完善采購(gòu)定價(jià)機(jī)制。物資采購(gòu)是生產(chǎn)企業(yè)物資供應(yīng)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是每一個(gè)企業(yè)不可缺少的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之一，而供應(yīng)商的管理又是整個(gè)采購(gòu)體系的核心，只有與供應(yīng)商保持良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系才能確保物資采購(gòu)工作高質(zhì)量、高效率及低成本運(yùn)行。要想使企業(yè)具有最佳的物資供應(yīng)狀態(tài)，必須加強(qiáng)供應(yīng)商的管理。公司應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，將其納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)擇優(yōu)確定供應(yīng)商，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和淘汰制度，在采購(gòu)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃合理選擇采購(gòu)方式，建立采購(gòu)物資定價(jià)機(jī)制，采取多種方式合理確定采購(gòu)價(jià)格，最大限度的降低市場(chǎng)變化對(duì)企業(yè)采購(gòu)價(jià)格的影響。

（三）建立采購(gòu)驗(yàn)收制度，明確驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)。物資驗(yàn)收是核對(duì)驗(yàn)收憑證、對(duì)物資實(shí)體進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量檢驗(yàn)的技術(shù)活動(dòng)的總稱(chēng)，是確保入庫(kù)物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好的最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。SY公司應(yīng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，明確驗(yàn)收程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確定驗(yàn)收方式，由專(zhuān)門(mén)人員對(duì)采購(gòu)品種規(guī)格數(shù)量質(zhì)量等驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。涉及大宗和新、特物資采購(gòu)的，還應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)測(cè)試。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)查明原因并及時(shí)處理。同時(shí)若有不合格物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、索賠、退貨等事宜。

（四）完善付款流程，加強(qiáng)預(yù)付款的管理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，商業(yè)信用的推行，企業(yè)往來(lái)賬的數(shù)額明顯增大，對(duì)往來(lái)賬的管理已經(jīng)成為企業(yè)管理活動(dòng)中的重要工作內(nèi)容。SY公司應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，明確付款審核的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等，審核無(wú)誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。嚴(yán)格審查采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告處理。重視采購(gòu)付款的過(guò)程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金的安全，超過(guò)轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)通過(guò)銀行辦理轉(zhuǎn)賬。同時(shí)，公司還應(yīng)加強(qiáng)預(yù)付款和定金的管理。對(duì)涉及大額和長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可回收風(fēng)險(xiǎn)等情況。

公司采購(gòu)成本的內(nèi)部控制涉及多個(gè)部門(mén)和眾多環(huán)節(jié)，出現(xiàn)舞弊和差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)較大，決定了企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)應(yīng)根據(jù)本公司的實(shí)際情況及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》的規(guī)定，明確采購(gòu)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出相對(duì)應(yīng)的控制措施。公司在構(gòu)建采購(gòu)管理體系時(shí)應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，采購(gòu)成本管理的全員化，健全內(nèi)部控制制度，明確責(zé)任中心，實(shí)施合理有效的內(nèi)部獎(jiǎng)懲制度，并不斷進(jìn)行采購(gòu)成本管理模式改革創(chuàng)新，以適應(yīng)變化中的環(huán)境。

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