PDCA循環(huán)法在降低醫(yī)院藥庫(kù)賬物不符率中的成效分析

廖 莉，周紅萍，嚴(yán) 俊

(杭州市兒童醫(yī)院，浙江 杭州 310014)

PDCA循環(huán)法在降低醫(yī)院藥庫(kù)賬物不符率中的成效分析

廖 莉，周紅萍，嚴(yán) 俊

(杭州市兒童醫(yī)院，浙江 杭州 310014)

目的：探討PDCA循環(huán)法應(yīng)用于降低醫(yī)院藥庫(kù)賬物不符率的效果。方法在2012年08月至2013年07月期間，對(duì)藥庫(kù)賬物不符率運(yùn)用PDCA循環(huán)管理法(計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理)，對(duì)比分析2組數(shù)據(jù)的差異性。結(jié)果運(yùn)用PDCA循環(huán)法后，藥庫(kù)賬物不符率由原來(lái)的5.55%下降至1.98%(χ2=30.28，P<0.01)。結(jié)論P(yáng)DCA循環(huán)法能顯著降低醫(yī)院藥庫(kù)賬物不符率，提高藥庫(kù)藥品去向的明確性，從而提高藥庫(kù)的管理水平，為臨床用藥及醫(yī)療質(zhì)量提供良好保障。

PDCA；賬物不符率；醫(yī)院藥庫(kù)

Abstract：[Objective]To discuss the effectiveness of using PDCA cycle management method to reduce the discrepancies of the account and materials in hospital storehouse.[Method]The PDCA (Plan, Do, Check and Action) cycle management method was applied to control the discrepancies of account and materials during August 2012 to July 2013. The distinctness of the two sets of data were analyzed. [Result]After applying the PDCA cycle management method, the discrepancies of account and materials declined to 1.98% from the previous 5.55% (χ2=30.28,P<0.01). [Conclusion]Applicationof the PDCA cycle management method could profoundly reduce the discrepancies of account and materials in hospital storehouse, and was benefit to determine the flow of medicines. Accordingly, the management of pharmacies was improved and the quality of clinical medication and medical services was guaranteed.

Keywords:PDCA; discrepancies of account and material; hospital storehouse

近年來(lái)隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，醫(yī)院對(duì)藥品的流通提出了更高的要求。藥品不同于一般的商品，它具有生命關(guān)聯(lián)性、高質(zhì)量性、公共福利性、高度專業(yè)性及品種多樣性等特點(diǎn)[1]。藥庫(kù)作為藥品流通的把關(guān)者，其管理的規(guī)范性對(duì)藥品質(zhì)量、臨床用藥安全性以及患者的健康與生命有著非常重要的作用。面對(duì)臨床用藥品種多、發(fā)放藥品數(shù)量大、藥品流通快等因素的影響，如何真正做到藥品賬物相符成為藥庫(kù)管理的一大難題。針對(duì)這一難題，我院將PDCA循環(huán)法應(yīng)用于降低藥品賬物不符率中，收到了較好的效果。

1 資料與方法

1.1 一般資料

藥庫(kù)每月底對(duì)庫(kù)存不為零藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，實(shí)物與電腦賬無(wú)法匹配的藥品即視為賬物不符藥品，藥品賬物不符率=賬物不符藥品數(shù)/所有庫(kù)存不為零藥品數(shù)*100%[4]。2012年08月至2013年07月，本院藥庫(kù)共盤點(diǎn)12次，將2012年08月至2013年01月的6次盤點(diǎn)設(shè)為對(duì)照組，2013年02月至07月采用PDCA循環(huán)后的6次盤點(diǎn)設(shè)為試驗(yàn)組(2013年02月至2013年04月設(shè)為試驗(yàn)組1，2013年05月至2013年07月設(shè)為試驗(yàn)組2)，通過(guò)對(duì)比數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)分析賬物不符率是否存在差異。

1.2 現(xiàn)狀把握并設(shè)定目標(biāo)

2012年08月至2013年01月藥庫(kù)大盤存共6次，盤點(diǎn)藥品總計(jì)1730種，賬物不符的藥品96種，賬物不符率為5.55%。改善前藥庫(kù)盤點(diǎn)賬物不符率偏高，對(duì)藥品管理造成麻煩?？紤]可行性，設(shè)定目標(biāo)為藥庫(kù)盤點(diǎn)時(shí)藥品的賬物不符率小于2%。

1.3 分析問(wèn)題的各種原因或影響因素

藥庫(kù)藥品在流通過(guò)程中可能會(huì)產(chǎn)生賬物不符，主要從以下5個(gè)環(huán)節(jié)分析：(1)藥品驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)：入錯(cuò)公司、產(chǎn)地規(guī)格、包裝量等；(2)藥品出庫(kù)環(huán)節(jié)：因規(guī)格相似、包裝量錯(cuò)誤等導(dǎo)致實(shí)發(fā)數(shù)錯(cuò)誤；(3)借藥環(huán)節(jié)：臨床急用而門診藥房庫(kù)存不足，提前借藥；(4)退貨藥品管理環(huán)節(jié)：退貨藥品電腦庫(kù)存與實(shí)物不符；(5)藥品盤點(diǎn)環(huán)節(jié)：人為原因漏點(diǎn)或錯(cuò)點(diǎn)。

1.4 確定影響賬物不符率的主要影響因素

對(duì)照組的96種賬物不符的藥品中，因退貨藥品管理環(huán)節(jié)造成的為68種(70.83%)，出入庫(kù)環(huán)節(jié)為19種(19.79%)，借藥環(huán)節(jié)為3種(3.13%)，盤點(diǎn)環(huán)節(jié)為6種(6.25%)。因此，確定主要影響因素為藥庫(kù)在退貨藥品管理上存在一定的不足。

1.5 根據(jù)主要影響因素制定相應(yīng)對(duì)策

退貨藥品沒有相應(yīng)的規(guī)范化流程、專用擺放藥柜、具體藥品和數(shù)量沒有準(zhǔn)確的清單、藥品退回醫(yī)藥公司后藥庫(kù)電子系統(tǒng)沒有及時(shí)入庫(kù)銷賬，這些問(wèn)題可能導(dǎo)致退貨藥品去向不明，從而提高帳物不符率。

針對(duì)退貨藥品管理的不足，分別從退貨藥品的保管(試驗(yàn)組1)、退貨藥品的入庫(kù)(試驗(yàn)組2)兩方面加以分析并制定了相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行實(shí)施，收集相應(yīng)的2組數(shù)據(jù)，進(jìn)行對(duì)比分析，從而確定PDCA循環(huán)法的成效。

1.5.1 退貨藥品實(shí)行規(guī)范化保管 退貨藥品實(shí)行“三?！惫芾?。(1)專柜保存：設(shè)置退貨藥品專用擺放藥架，并按公司分類擺放；(2)專人管理：由藥庫(kù)保管人員每月初根據(jù)每批次藥品驗(yàn)收結(jié)果、臨床使用情況、藥房藥品有效期的清單、藥房退回破藥清單等整理需要退回公司的藥品，并出具退藥清單一覽表；(3)專冊(cè)登記：配備退貨藥品登記本，注明配送公司、藥品名稱及規(guī)格、批號(hào)及有效期、數(shù)量等。藥品退回醫(yī)藥公司后及時(shí)由公司提貨人在退藥登記本上簽名。

1.5.2 退貨藥品實(shí)行規(guī)范化入庫(kù) 規(guī)定退貨藥品的范圍：(1)驗(yàn)收不合格藥品、藥房破損藥品、標(biāo)簽?zāi)：幤?、有雜質(zhì)藥品等有質(zhì)量問(wèn)題的藥品；(2)7個(gè)月內(nèi)近效期藥品、長(zhǎng)期不用滯銷的藥品，除部分廉價(jià)藥；(3)患者因皮試陽(yáng)性退回藥房的抗生素注射劑；(4)因藥品名稱相似、同種藥品有2種規(guī)格、包裝量不一致等問(wèn)題誤買或多買的藥品。

改變退貨藥品入庫(kù)銷賬的憑據(jù)。藥品的入庫(kù)銷賬依據(jù)由公司紅票改為退貨藥品提貨單。退貨藥品由藥庫(kù)退回醫(yī)藥公司當(dāng)日，及時(shí)根據(jù)提貨單入庫(kù)銷賬，保證賬物相符。

制定退貨藥品管理的規(guī)范化流程。 藥品由藥房或藥庫(kù)退回醫(yī)藥公司需按照規(guī)范化流程執(zhí)行，具體流程為：(1)確定藥品是否屬于可退范圍，若是，則退回藥庫(kù)；(2)藥庫(kù)保管整理好退藥品種、數(shù)量、批號(hào)及公司，匯總成每月退藥清單，并按公司分類，置于破藥柜；(3)采購(gòu)根據(jù)清單聯(lián)系各公司業(yè)務(wù)員，開具退貨提貨單；(4)保管根據(jù)退貨通知單退回藥品，在《退貨登記本》上做好記錄并及時(shí)根據(jù)退貨通知單錄入電腦銷賬；(5)每月月底確認(rèn)公司紅票是否已到，并核對(duì)紅票上的藥品名稱規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格及公司是否準(zhǔn)確無(wú)誤。如有出入，進(jìn)行修改。

1.6 根據(jù)制定的對(duì)策加以執(zhí)行

在執(zhí)行階段，藥庫(kù)組成PDCA循環(huán)質(zhì)量監(jiān)督小組，做好退貨藥品的規(guī)范化保管、規(guī)范化入庫(kù)及監(jiān)督退貨藥品的規(guī)范化流程，確保所制定的對(duì)策完整地實(shí)施。

1.7 效果確認(rèn)

在檢查階段，藥庫(kù)質(zhì)量監(jiān)督小組通過(guò)抽樣盤點(diǎn)、隨機(jī)盤點(diǎn)、月底大盤點(diǎn)等形式進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄數(shù)據(jù)，并進(jìn)行分析。

1.8 標(biāo)準(zhǔn)化及進(jìn)一步推進(jìn)

在處理階段，以每月大盤點(diǎn)賬物不符率的結(jié)果為依據(jù)，各成員進(jìn)行分析、總結(jié)，提出不足和改進(jìn)方案。在下一個(gè)月大盤點(diǎn)結(jié)束后，對(duì)比上月的數(shù)據(jù)，檢查改進(jìn)的效果，從而進(jìn)一步分析問(wèn)題的根源，提出新的要求和方案，進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。根據(jù)多次PDCA小循環(huán)的改進(jìn)與方案，制定相應(yīng)的制度，標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程，從而減少錯(cuò)誤。

2 結(jié)果

應(yīng)用SPSS19.0進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)數(shù)資料采用χ2檢驗(yàn)，P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。對(duì)比2組數(shù)據(jù)可見試驗(yàn)組帳物不符率為1.98%，對(duì)照組帳物不符率為5.55%，試驗(yàn)組明顯低于對(duì)照組(χ2=30.28，P<0.01)。見表1。

表1 PDCA循環(huán)前后賬物不符情況統(tǒng)計(jì)

3 討論

結(jié)果顯示，PDCA循環(huán)法應(yīng)用之后的6個(gè)月內(nèi)，藥庫(kù)進(jìn)行了6次大盤點(diǎn)，其賬物不符率由5.55%下降至1.98%，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，并達(dá)到預(yù)期制定的目標(biāo)。本次PDCA循環(huán)法主要針對(duì)退貨藥品的保管、退貨藥品的入庫(kù)兩個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，數(shù)據(jù)顯示制定退貨藥品的規(guī)范化保管對(duì)策后，賬物不符率由5.55%下降到3.36%，而改善退貨藥品的入庫(kù)后，賬物不符率由3.36%下降到0.76%。通過(guò)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析說(shuō)明改變退貨藥品的入庫(kù)依據(jù)，規(guī)范化管理退貨藥品的入庫(kù)對(duì)降低藥庫(kù)賬物不符率有更為重要的意義。

在PDCA循環(huán)法應(yīng)用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)一些新的問(wèn)題。醫(yī)藥公司在收到退貨藥品后開具相應(yīng)的發(fā)票(又稱紅票)，將退貨藥品的款項(xiàng)返還給醫(yī)院。根據(jù)退貨藥品的流程進(jìn)行核對(duì)紅票信息時(shí)，在2013年05月至2013年07月期間，共有紅票54張 ，其中與實(shí)際退貨藥品不符合的有8張。這些紅票存在同一公司的不同分公司開錯(cuò)、藥品的批號(hào)和數(shù)量與實(shí)際退貨藥品不吻合、藥品的進(jìn)價(jià)與該批號(hào)采購(gòu)的進(jìn)價(jià)不符等問(wèn)題。

針對(duì)這些問(wèn)題，PDCA小組制定以下對(duì)策：(1)與本院所有供貨醫(yī)藥公司協(xié)商，所有紅票內(nèi)的退貨藥品批號(hào)、數(shù)量、來(lái)源必須與實(shí)物相符，若有出入，醫(yī)藥公司需重新開具正確的紅票；(2)一般情況下，所有紅票中退貨藥品的進(jìn)價(jià)以該批次的入庫(kù)進(jìn)價(jià)為準(zhǔn)，若存在該藥品的調(diào)價(jià)，則需與醫(yī)藥公司核實(shí)確定最終的進(jìn)價(jià)。

4 結(jié)論

綜上所述，PDCA循環(huán)法應(yīng)用于降低藥庫(kù)藥品賬物不符率取得了顯著成效。通過(guò)PDCA循環(huán)法的應(yīng)用，藥庫(kù)發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題的根源，并制定了相應(yīng)的對(duì)策，包括規(guī)定退貨藥品實(shí)行“三專”保管，制定規(guī)范化退藥流程、退藥范圍、入庫(kù)方式等。這說(shuō)明PDCA循環(huán)法的應(yīng)用有利于藥庫(kù)不斷發(fā)現(xiàn)工作中的不足并改進(jìn)，有利于提高藥庫(kù)的管理水平，保證臨床用藥安全和患者生命健康。

[1]吳蓬，楊世民.藥事管理學(xué)[M].第4版.北京：人民衛(wèi)生出版社，2007:25-26.

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TheeffectivenessanalysisofPDCAcyclemethodadoptingtocontrolthediscrepanciesofaccountandmaterialsinhospitalstorehouse

LIAOLi,ZHOUHongping,YANJun

(The Children's Hospital of Hangzhou,Hangzhou 310014,China)

R197.323

B

1672-0024(2014)05-0021-03

廖 莉(1987-)，女，浙江衢州人，本科，藥師。研究方向：醫(yī)院藥學(xué)