淺談如何推行企業(yè)物資系統(tǒng)電子化采購

李防知

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)已成為企業(yè)提升物資管理水平、實現(xiàn)降本增效、增強核心競爭力的內(nèi)在要求和重要手段。傳統(tǒng)的物資采購方式主要采用電話詢價、書面報價、比價或當面商務(wù)洽談的方式，信息傳遞方式落后，操作過程透明度不高，缺乏有效監(jiān)管，工作效率低下，迫切需要利用信息化手段改變和提升物資供應(yīng)采購管理。

一、優(yōu)化工作運行機制，強化配套管理，夯實電子化采購工作基礎(chǔ)

結(jié)合當前電子商務(wù)運行優(yōu)勢，對原有信息系統(tǒng)、機構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程、管理模式進行全面優(yōu)化和持續(xù)改造，著力在管理配套、人員培訓(xùn)、硬件配置等方面下功夫，為電子化采購的快速、健康發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)、營造了良好環(huán)境。

1.在配套管理上，為確保網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)有序健康發(fā)展，要制訂相關(guān)的網(wǎng)上采購管理辦法，按照業(yè)務(wù)執(zhí)行和監(jiān)督考核兩個層次，明確界定各部門、各崗位在網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)中的管理職責(zé)和操作權(quán)限，保證網(wǎng)上業(yè)務(wù)處理有章可依、規(guī)范運行。

2.在業(yè)務(wù)培訓(xùn)上。要提高員工網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)技能，將網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)操作、信息化管理應(yīng)用等列為年度員工培訓(xùn)計劃的必修課目，對業(yè)務(wù)人員進行集中強化培訓(xùn)和應(yīng)用達標考試，確保每名業(yè)務(wù)人員都能夠熟練掌握網(wǎng)上采購操作程序和要求。

3.在硬件配置上。應(yīng)按照物資網(wǎng)上采購標準流程和“一站式”供應(yīng)服務(wù)模式合署進行辦公，并增加對計電子化采購硬件設(shè)施的投入，及時對網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)所需計算機、服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施進行更新?lián)Q代，為電子化采購提供良好的商務(wù)辦公環(huán)境。

二、精細物資計劃管理，集合需求批量，提高網(wǎng)上采購規(guī)模效益

及時、準確的物資計劃是實施電子化采購的基本前提。要以ERP系統(tǒng)為依托，積極推進物資計劃管理信息化建設(shè)，物資需求計劃的提報、平衡、集成以及采購計劃的下達、執(zhí)行、考核全部實現(xiàn)線上操作運行和網(wǎng)上實時監(jiān)控。

1.在物資需求計劃編報上。針對物資需求計劃在同一時間段集中提報，編報內(nèi)容不規(guī)范，物料名稱和規(guī)格型號需要反復(fù)核實確認，導(dǎo)致需求計劃收集匯總時間長，平衡難度大、差錯率高的問題，要嚴格按照統(tǒng)一格式和規(guī)定時間編報物資需求計劃，所有物資與標準物料編碼一一對應(yīng)，物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量和時間等要素做到齊全明確，保證需求信息的準確性和及時性，減少物資采購部門對接確認需求的時間，提高計劃管理工作效率。

2.在物資采購計劃編制上。針對各單位當期生產(chǎn)進度不同，材料需求各異，同品種采購批量小、采購頻次多，造成網(wǎng)上采購“一單一詢”、“一單一簽”，無法集成采購批量，影響規(guī)模采購效益的問題，應(yīng)開發(fā)物資計劃管理輔助系統(tǒng)，建立生產(chǎn)物資歷史消耗分析數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對每項物資的歷年消耗數(shù)據(jù)進行自動檢索、分析比對，形成消耗數(shù)據(jù)曲線，從而達到提高網(wǎng)上采購效率和效益的目的。

3.在物資計劃執(zhí)行考核上。通過應(yīng)用物資計劃管理管理輔助系統(tǒng)，實現(xiàn)對各廠級單位物資需求計劃和物資供應(yīng)部門采購計劃執(zhí)行情況的實時監(jiān)控、雙向考核，系統(tǒng)每月按照設(shè)定考核計算公式自動導(dǎo)出各單位的需求計劃準確率和及時率進行排名通報，保證了物資計劃執(zhí)行的嚴肅性，提高了物資計劃的精細化管理水平。

三、應(yīng)用信息技術(shù)手段，強化供應(yīng)商考核結(jié)果應(yīng)用，防范采購風(fēng)險

供應(yīng)商是控制物資供應(yīng)風(fēng)險的源頭。推進網(wǎng)上采購后，可以方便、快捷地通過網(wǎng)絡(luò)將采購信息實時發(fā)布給各地供應(yīng)商，由貨比三家到貨比百家千家。但是隨著供應(yīng)商選擇范圍的擴大，采購風(fēng)險控制難度也進一步增大。為促進供應(yīng)商考核評價結(jié)果與電子化采購的有機結(jié)合，優(yōu)選供貨渠道，防范采購風(fēng)險，應(yīng)開發(fā)供應(yīng)商考核輔助管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對供應(yīng)商動態(tài)量化考核的多角度統(tǒng)計分析和實時監(jiān)控，為強甄別、優(yōu)選使用供應(yīng)商提供全面、詳實的信息支持。

1.實現(xiàn)對無業(yè)績供應(yīng)商的自動清理。以往對供應(yīng)商長期無業(yè)務(wù)的入網(wǎng)產(chǎn)品目錄進行清理，只能按照合同查閱、核實供應(yīng)商簽約信息，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計工作量大，占用大量的人力和精力。系統(tǒng)可對供應(yīng)商供貨業(yè)績、產(chǎn)品目錄業(yè)績、招標過程的標段業(yè)績進行自動統(tǒng)計，并能按照一定時段導(dǎo)出無業(yè)績供應(yīng)商和產(chǎn)品目錄進行自動清理，為精細供應(yīng)商產(chǎn)品目錄管理提供了技術(shù)支持。

2.為供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨提供數(shù)據(jù)支持。針對供應(yīng)商動態(tài)量化考核中，只對供應(yīng)商進行整體評價，無法對應(yīng)到物料品種上，物資招標、談判采購中供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨得不到有效應(yīng)用的問題。系統(tǒng)可按照類別、品種、標段、部門等查詢條件自動計算出供應(yīng)商的單項考核得分，為實施供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨提供全面的管理數(shù)據(jù)支撐。

3.對供應(yīng)商日常表現(xiàn)進行實時監(jiān)控。以往在供應(yīng)商合同執(zhí)行考核中，可能存在采購人員憑主觀意識打分，供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、日常考核等動態(tài)信息不能全面展現(xiàn)，導(dǎo)致考核評價不全面。系統(tǒng)可實時錄入物資入庫質(zhì)量檢驗結(jié)果、質(zhì)量監(jiān)督抽查通報、生產(chǎn)單位使用考評意見、供應(yīng)商獎懲通報等動態(tài)信息和考核結(jié)果，提高供應(yīng)商動態(tài)量化考核數(shù)據(jù)的全面性。