項目管理的系統(tǒng)方法觀

楊鮮葉

項目管理是在項目活動過程中，應用知識、技能、工具和技術完成滿足項目利益相關人需求結果的管理活動的程。項目管理的系統(tǒng)方法理論產(chǎn)生于1950s，主要用來提供一種全局和系統(tǒng)的方法解決項目管理的復雜問題，包括應用全局的、系統(tǒng)的觀點來看待一個具體的項目，應用系統(tǒng)的方法來完成項目的組織和計劃過程，應用系統(tǒng)的方法實現(xiàn)項目的全生命周期管理。雖然系統(tǒng)的方法作為一種方法論適用于不同的管理領域，但是由于項目本身的固有特點，使得系統(tǒng)方法在項目管理中顯得尤為重要，可以說系統(tǒng)方法是項目管理的靈魂和根本，系統(tǒng)方法應該在項目的全生命周期管理中得到從一而終的貫徹，只有作為系統(tǒng)成功，才是項目管理的成功。

項目的內涵和特點：具有明確的開始和結束點，由某個人或某個組織從事的具有一次性特征的一些列協(xié)調活動，以實現(xiàn)所要求的進度，費用以及各個功能因素的特定目標。其特點為：

◆特定的目的。每一個項目都有一個特定的目標。

◆一次性。每一個項目都是獨一無二、不可復制的。

◆逐步描述性。每一個項目都是一個逐步描述，逐步清晰的過程，在項目開始的時后，由于條件所限，對項目的描述是粗線條的，隨著時間的推移，對項目的具體細節(jié)的額描述會會越來越清晰。

◆需要資源來完成。每一個項目的完成都需要配備相應的資源，這些資源通常體現(xiàn)為不同類型、來自于不同的領域，包括人力資源、財力資源、技術資源，內部資源和外部資源。大多數(shù)項目的完成需要跨部門、跨職能的配合才能完成。

◆有特定客戶或發(fā)起人。任何一個項目都有一個特定的客戶或發(fā)起人。大多數(shù)項目存在多方面的利益相關者。

◆具有不確定性。因為每一個項目都是獨一無二的，所以從一開始就清楚地描述項目是比較困難的，從而對項目過程的影響因素的判斷也是不準確的，例如多長時間完成某項工作，需要投入多少資金在某個具體的事項上，許多外部因素的變化也增加了項目的不確定性，如某個和項目相關的供應商的突然退出，項目團隊某個成員突然生病等等。

根據(jù)以上所述項目自身固有的特點，每一個特點都使得項目管理和其他常規(guī)的公司運營管理產(chǎn)生了很大的區(qū)別，這些區(qū)別對項目經(jīng)理來講是一個很大的挑戰(zhàn)。在實踐中，很多項目半途而廢，也有很多項目雖然完成但存在時間嚴重拖期、成本嚴重超支的情況，或者雖然項目按照預定的時間和預定的成本完成，但實際的項目成果可能遠遠達不到最初預定的目標。好在，有一個有效的方法，系統(tǒng)方法可以幫助我們來應對各種不同的復雜情況，可以協(xié)調好項目過程中的各種限制條件，來保證項目的全面成功。正如我們在一開始提到的，系統(tǒng)方法在整個項目的生命周期中都是非常有用的，因為不僅每一個項目都是一個系統(tǒng)，項目的每一部分又都是一個子系統(tǒng)，項目管理涉及到的幾個抓藥方面也必須系統(tǒng)地去理解、安排、管理和控制。項目管理涉及的領域非常多，項目管理的方法在不同領域也有不同的側重，項目的工作包分解更是需要具體問題具體對待，這里只想談談具有普遍適用意義的涉及項目管理的幾個重要方面的系統(tǒng)思維和系統(tǒng)方法。例如，項目管理知識領域系統(tǒng)，關鍵利益相關人管理系統(tǒng)，項目管理過程系統(tǒng)，商務、組織、技術系統(tǒng)，下面我們對這些問題進行逐個探討。

一、項目管理涉及的知識領域是一個系統(tǒng)

項目管理的知識領域描述了作為一個項目經(jīng)理必須具備的知識和技能。按照美國的項目管理理論，項目管理涉及九大知識領域的管理：范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險、過程和集成管理。核心知識領域包括項目的范圍、時間、成本、質量管理，四個支持的知識領域是人力資源，溝通，風險和過程管理，最后一個是項目的集成管理。九大知識領域的知識和技能缺一不可，而且各領域的管理相互作用、相互影響，任何一方面知識和技能的的缺失都會導致項目的失敗。

我們把分析縮小一些、從一個更加具體的方面來看：任何一個項目都必然受到項目范圍、時間和成本的“三維限制”。要成功地完成一個項目，項目經(jīng)理必須同時兼顧項目范圍、完成時間和資金預算并且做好這三個目標的平衡。這三個目標經(jīng)常是互相沖突、互相制約的，存在此消彼長的關系。項目經(jīng)理首先要清楚地定義項目范圍：所負責的項目要實現(xiàn)什么樣的工作目標，最終提供什么樣的產(chǎn)品、服務、成果，項目的最終用戶或發(fā)起人期望從項目中得到什么結果。同時，項目經(jīng)理必須合理地安排時間計劃：多長時間去完成整個項目，項目的進度計劃如何安排，時間節(jié)點和里程碑在哪里，怎么樣跟蹤項目的工作進度，誰負責、怎樣處理項目過程中的變化和調整。最后，項目經(jīng)理必須估算好項目的成本，各子項目的預算安排，充分考慮不可預見的變化等等。成功的項目管理需要科學合理地安排這三方面的目標和限制來實現(xiàn)客戶或項目發(fā)起人的意圖。管理這三個維度的限制意味著平衡和取舍，有時候你不得不增加預算來保證項目的范圍和時間目標，有時候你不得不縮小項目的范圍來保證時間和成本的目標，三個維度里的任何一個維度的變化都必然引起其他兩個方面的變化，三個因素存在于同一個系統(tǒng)中。

二、利益相關者管理也是一個系統(tǒng)管理

利益相關者是參與在項目中、影響項目的行動或受到項目行動影響的人。包括項目特定客戶或項目發(fā)起人，項目團隊，提供支持的員工，項目產(chǎn)品或服務的使用者，供應商，甚至是項目的反對者等。項目利益相關者可能來自于公司內部，也可能來自于公司外部。這些利益相關者往往有不同的需求和期望，項目管理的最終目的是實現(xiàn)利益相關者期望的目標，所以項目經(jīng)理需要花時間去做好利益相關者的管理。

在一個具體的項目中，項目經(jīng)理首先要全面而系統(tǒng)地定義誰是項目的利益相關者。每一個利益相關者在項目中的地位，利益相關者之間的關系，利益相關者與項目本身之間的影響和被影響關系。在項目的不同階段，每一方利益相關者的重要程度和影響或被影響的程度，利益相關者都通過什么因素影響和被影響所在項目。

利益相關者的管理貫穿于項目的不同階段。從項目的發(fā)起、討論項目的工作范圍，到問題的解決方案確定就需要有利益相關人的介入，在項目推進的過程中，更要有一個溝通策略和計劃，什么人在什么階段需要什么信息，信息溝通的路徑和頻率怎么安排，這有時候是項目內部的匯報關系，有時候超越項目之外，有效的利益關系人管理和科學的溝通交流可以最大限度地把利益關系人對項目的正面影響發(fā)揮出來，最大限度地消除負面影響，同時提高效率，降低成本。

三、項目管理過程是一個系統(tǒng)

過程是指向特定結果的一系列行動。項目管理過程包括項目發(fā)起、項目計劃、項目執(zhí)行、項目監(jiān)督，項目控制和項目結束。

項目管理過程不是各自孤立、順序轉化的過程，他們作為一個系統(tǒng)存在。首先，在這些過程之間存在普遍的順序，在整個項目管理過程中，每一個過程都是必不可少的步驟而且相互影響。第二，幾乎所有的過程在整個項目管理過程中都存在時間上的交疊，例如，項目的執(zhí)行過程和控制過程貫穿于項目的始終，項目的計劃過程與項目的結束過程看似位于項目管理過程的兩端，實際卻組緊密相連，因為項目的計劃隨著項目的變化和調整也在隨時調整。所以不能孤立地看待整個項目管理的各個階段性過程，他們存在你中有我、我中有你的關系，一個階段過程的失敗，不僅從影響本階段向下一階段的轉移時間，而是互相交織在一起互相促進、互相支持的，任何一個項目過程的失敗直接導致其他階段項目過程工作的浪費、導致整個項目的失敗。

四、商業(yè)、組織和技術組成一個系統(tǒng)

在現(xiàn)實工作中，如信息系統(tǒng)項目、工程項目的項目經(jīng)理往往由IT專家或工程專家來擔任，許多的專業(yè)技術專家非常容易陷入具體的技術問題和日常的事務處理。他們可能不愿意或不善于去處理復雜的人際關系或研究組織運行規(guī)則。而且，大多專業(yè)技術專家很容易忽視非常重要的商業(yè)問題，例如：這個項目是否財務可行，采用這種新技術的成本和效益是什么，公司應該自己做這個項目還是直接利用外部資源完成，這個項目的運行對公司中其他部分的影響是什么等等。這些問題的模糊直接決定項目的可行性、項目推進的順利程度和項目最終的成功與否。應用全面系統(tǒng)的方法幫助項目經(jīng)理將公司的商業(yè)問題和組織問題融入到項目管理中，并能全面、系統(tǒng)地分析看待這些問題，可以極大地提高項目成功的概率。

綜上所述，每一個項目都是一件獨一無二的工作，項目管理涉及到非常寬泛的知識和技術領域，同時，任何一個項目都存在不確定性和未知因素，項目的完成需要不同類型和來自不同領域的資源，需要處理復雜的利益相關者關系。每一個項目都會面臨不可預見的變化和調整，所有這些因素增加了項目管理的難度，有時候，直接導致項目的失敗。每一個項目或每一個公司存在不同的具體情況，沒有通用的可復制的方法可以應用于所有項目管理，但是系統(tǒng)的方法是項目管理的根本方法，建立項目管理的系統(tǒng)觀、用系統(tǒng)的方法推進項目管理，可以減少失敗，提高效率和效益。