加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制存在的問題及對(duì)策

中國石油天然氣股份有限公司湖南岳陽銷售分公司 梁得力

加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制存在的問題及對(duì)策

中國石油天然氣股份有限公司湖南岳陽銷售分公司 梁得力

實(shí)物資產(chǎn)是加油站開展業(yè)務(wù)及其他活動(dòng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，然而受傳統(tǒng)觀念等因素影響，實(shí)物資產(chǎn)的管理存在部分不足和問題，比較突出。隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，現(xiàn)行的實(shí)物資產(chǎn)管理已經(jīng)很難適應(yīng)加油站發(fā)展的各方面要求，需要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。本文在分析加油站實(shí)物資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀及問題，提出從批準(zhǔn)控制、會(huì)計(jì)控制以及實(shí)物控制三個(gè)方面，加強(qiáng)對(duì)加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制。

加油站 實(shí)物資產(chǎn) 控制管理 問題分析 建議對(duì)策

實(shí)務(wù)資產(chǎn)是指以物質(zhì)形式表現(xiàn)，歸以等量的價(jià)值，并由投資者所擁有的資產(chǎn)。加油站實(shí)物資產(chǎn)的一般表現(xiàn)形式包括房屋、建筑物、土地、植物、加油設(shè)備、以及其它物資等。良好的實(shí)物資產(chǎn)管理可以減少浪費(fèi)，提高資產(chǎn)的利用效率，降低加油站的運(yùn)行成本。

一、加油站實(shí)物資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀及問題

(一)實(shí)物資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄

由于資產(chǎn)配臵和布局不合理，購臵資產(chǎn)不講求效率，缺乏共同配臵、調(diào)劑使用，造成不必要的資產(chǎn)浪費(fèi)，降低了資產(chǎn)使用效率。不重視實(shí)物資產(chǎn)管理，在實(shí)際工作中，實(shí)物資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄的問題一直存在，一是認(rèn)為實(shí)物資產(chǎn)作為一件實(shí)實(shí)在在的物品，只要不占為私有就行，受這種思想的影響，形成了實(shí)物資產(chǎn)“重采購、軟管理”的局面，導(dǎo)致實(shí)物資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)不分，產(chǎn)權(quán)不明。二是認(rèn)為此項(xiàng)工作是財(cái)務(wù)管理部門和實(shí)物資產(chǎn)管理部門的事情，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的核算、使用、保管未能引起足夠的重視，有的交接不辦手續(xù)，有的增加不入賬，有的處臵不銷賬，有的變動(dòng)不調(diào)賬，賬賬不符，賬實(shí)不符，心中無數(shù)，家底不清；三是在人員工作崗位變動(dòng)時(shí)對(duì)原來使用的實(shí)物資產(chǎn)不移交，不辦理相關(guān)手續(xù)，久而久之，設(shè)備物品沒法查找，造成了實(shí)物資產(chǎn)的流失。四是實(shí)物資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作也就得不到重視。認(rèn)為實(shí)物資產(chǎn)有管理就行，簡單登記，應(yīng)付檢查，弄那么麻煩干什么，從思想上不認(rèn)同。

(二)管理互相脫節(jié)

在加油站實(shí)物資產(chǎn)管理過程中，負(fù)有資產(chǎn)管理職責(zé)的部門有辦公室、財(cái)務(wù)部門、后勤部門、資產(chǎn)部門、基層機(jī)構(gòu)等多個(gè)職能主體，存在多頭分管，缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，這種多頭管理的結(jié)果是代表負(fù)責(zé)全系統(tǒng)實(shí)物資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理的責(zé)任主體缺位，不能對(duì)各部門的實(shí)物資產(chǎn)管理實(shí)行有效控制、協(xié)調(diào)。實(shí)物資產(chǎn)管理容易淪入分散購買、分散管理、分散使用，管資金、管資產(chǎn)、管使用、管維護(hù)等相互脫節(jié)，沒有制定統(tǒng)一的規(guī)范要求，實(shí)物資產(chǎn)生命周期內(nèi)的不同環(huán)節(jié)的信息掌握在不同職能部門手中，缺乏統(tǒng)一歸口管理，使得設(shè)備管理不同階段的數(shù)據(jù)不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行傳遞、共享，甚至存在部分環(huán)節(jié)設(shè)備信息丟失的情況，加大了后一個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)備管理的難度。

(三)缺乏統(tǒng)一有效的監(jiān)管體制

尚未建立一個(gè)較完整的實(shí)物資產(chǎn)管理體系，缺乏可操作的規(guī)章制度。許多加油站目前還未建立一套較完整的實(shí)物資產(chǎn)管理體系，有些雖有制度卻流于形式，有些制度針對(duì)性差，在實(shí)際操作中很難使用。有些管理制度不健全，不完善，無實(shí)物資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，沒有明確規(guī)定實(shí)物資產(chǎn)的增加、處臵、變動(dòng)和清理由誰提出、誰審批、誰采購、誰領(lǐng)用等問題，管理程序混亂，家底不清、責(zé)任不明；二是未建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)因管理過錯(cuò)責(zé)任出現(xiàn)的責(zé)任事故，沒有一個(gè)制度來進(jìn)行有效的責(zé)任追究。三是實(shí)物資產(chǎn)處臵隨意性大，未形成資產(chǎn)損失責(zé)任追究制度。四是實(shí)物資產(chǎn)管理責(zé)任尚未落實(shí)到位，未建立健全實(shí)物資產(chǎn)管理考核評(píng)價(jià)體系。

(四)缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)成果的有效應(yīng)用

實(shí)物資產(chǎn)管理目前還依靠傳統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)管理方式，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的信息采集機(jī)制，信息可共享程度低，利用效率不高。加油站內(nèi)各職能主體對(duì)實(shí)物資產(chǎn)管理信息自行建立，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和有效的信息傳輸機(jī)制，信息無法共享，無法對(duì)應(yīng)，使用效率不高。上級(jí)管理當(dāng)局在實(shí)物資產(chǎn)管理過程中，無法直接參與實(shí)物資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，只能依賴于臨時(shí)清查和下級(jí)管理當(dāng)局匯報(bào)材料，不能準(zhǔn)確了解實(shí)物資產(chǎn)各個(gè)管理環(huán)節(jié)中存在的問題，不能針對(duì)性的提出有關(guān)實(shí)物資產(chǎn)管理的有效方案。

二、加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制——批準(zhǔn)控制

批準(zhǔn)控制具有預(yù)防作用，是一種事前控制，是指按照既定程序，核準(zhǔn)加油站的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法、是否合理以及是否正確，以決策是否讓該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)得以進(jìn)行，可在事發(fā)之前控制將一切不合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

加油站一般批準(zhǔn)方式給加油站經(jīng)理和其他管理人員授權(quán)正常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，由他們?cè)谑跈?quán)范圍內(nèi)，根據(jù)既定的制度和經(jīng)營策略、計(jì)劃、預(yù)算等標(biāo)準(zhǔn)，行使批準(zhǔn)權(quán)。這樣做，既能保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主動(dòng)性和靈活性，又能提高工作效率。

加油站內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于財(cái)務(wù)的收支批準(zhǔn)，一般加油站提出計(jì)劃申請(qǐng)，報(bào)由財(cái)會(huì)部門審核后上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。多數(shù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需經(jīng)多次的相互聯(lián)系的批準(zhǔn)才能完成，不是一次完成的，而是兩次甚至兩次以上。后一次批準(zhǔn)既是進(jìn)一步監(jiān)督和控制前一次批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)也是對(duì)前一次批準(zhǔn)的認(rèn)可。批準(zhǔn)控制的功能的強(qiáng)化，一般在于每次負(fù)責(zé)批準(zhǔn)的人或部門相互獨(dú)立。

三、加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制——會(huì)計(jì)控制

(一)確保收入完整

要確保加油站經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入完整性，就必須做到以下幾點(diǎn)：一是要求所有的經(jīng)營者必須簽訂包括標(biāo)明收入實(shí)現(xiàn)方式和額度在內(nèi)的非主營業(yè)務(wù)經(jīng)營合同；二是是財(cái)務(wù)人員每月根據(jù)非主營業(yè)務(wù)收入的核準(zhǔn)制度實(shí)地核準(zhǔn)非主營業(yè)務(wù)收入情況；三在收取非主營業(yè)務(wù)收入時(shí)，要求加油站必須出具收據(jù)或者發(fā)票。

(二)防止應(yīng)收賬款形成

要防范加油站應(yīng)收賬款的形成，應(yīng)收賬款一般由大單客戶造成，由于大量應(yīng)收賬款會(huì)形成債務(wù)負(fù)擔(dān)，容易造成加油站資金周轉(zhuǎn)不靈，因此需要對(duì)商品銷售進(jìn)行全過程控制。為大單客戶在加油站建立信用等級(jí)，要事先和月底結(jié)賬的單位用戶簽訂付款協(xié)議，同時(shí)為了確保貨款收回，最好選擇信用良好的老客戶進(jìn)行交易。財(cái)務(wù)部門每月要結(jié)合商品盤點(diǎn)對(duì)加油站的多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行稽核檢查，包括客戶油卡、發(fā)票、商品臺(tái)賬、銷售報(bào)表以及機(jī)器起止數(shù)等，采取事中控制，嚴(yán)格把控實(shí)物資產(chǎn)。

(三)商品流通費(fèi)控制

通過與加油站經(jīng)理簽訂目標(biāo)責(zé)任書的方式，編制加油站費(fèi)用預(yù)算，明確責(zé)任并納入指標(biāo)考核體系。同時(shí)還要制定開支限額標(biāo)準(zhǔn)，需經(jīng)過審批手續(xù)才能支付限額以上的費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)按月度預(yù)算核對(duì)每月費(fèi)用的實(shí)際使用情況采取切實(shí)有效的措施。

(四)建立嚴(yán)密的原始憑證制度

主要有三項(xiàng)措施建立嚴(yán)密的原始憑證制度：一是規(guī)范傳遞程序和憑證格式。加油站必須照規(guī)定填制或取得每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證，并按程序傳遞。在制作、傳遞憑證過程中，一旦某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題，就會(huì)及時(shí)被發(fā)現(xiàn)并問責(zé)。二是為了方便日后的查證，預(yù)先依次編號(hào)所有原始憑證。三是無論是自制的還是外來的，對(duì)所有原始憑證，必須經(jīng)過認(rèn)真審核，在入賬之前確保每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)入賬的合法性和正確性。

四、加油站的實(shí)物資產(chǎn)控制——實(shí)物控制

(一)限制接近

實(shí)物接近要嚴(yán)格限制在經(jīng)批準(zhǔn)的人員范圍內(nèi)，是減少實(shí)物被盜或毀損機(jī)會(huì)、保護(hù)實(shí)物實(shí)體、劃分責(zé)任的重要措施。合理確定允許接近的人員，根據(jù)各種實(shí)物資產(chǎn)管理特點(diǎn)和性質(zhì)，限制接近的遵守情況，同時(shí)做好檢查監(jiān)督。

(二)實(shí)物保護(hù)

實(shí)物保護(hù)是指為為確保實(shí)物的完整性，避免實(shí)物損傷、盜竊或者遭到其他意外損害而采取的各種措施，例如如要兩人以上隨同非銀行上門收款的加油站現(xiàn)金存入銀行。

(三)實(shí)物清查

根據(jù)各個(gè)加油站自身情況，每天清點(diǎn)低值易耗品等實(shí)物資產(chǎn)，早晚兩次以上操錄發(fā)油機(jī)以及測(cè)量油罐的起止讀數(shù)并做好記錄。為了確保賬實(shí)相符，財(cái)務(wù)人員實(shí)行加油站之間交叉盤存制度，每月與業(yè)務(wù)部門一道對(duì)加油站進(jìn)行盤點(diǎn)，必要時(shí)還要清查財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)量。

五、結(jié)束語

對(duì)加油站來說，實(shí)物資產(chǎn)管理是加油站經(jīng)營管理的重要組成部分，是加油站經(jīng)營管理的基礎(chǔ)，是競爭能力和效益的生命線。良好的實(shí)物資產(chǎn)管理可以減少浪費(fèi)，提高資產(chǎn)的利用效率，降低加油站的運(yùn)行成本。在實(shí)物資產(chǎn)管理過程中，根據(jù)生命周期管理理論，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行信息化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是現(xiàn)代加油站管理的必然要求和發(fā)展趨勢(shì)。

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