信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的運(yùn)用分析

文/吉林省延吉市疾病預(yù)防控制中心 宋英愛

由于疾病檔案具有反映疾病特征和發(fā)病過程的特點(diǎn)，因此對疾病的預(yù)防和管控具有十分重要的作用。在對傳染性疾病進(jìn)行預(yù)防和管控的工作中，疾病檔案通過對疾病的特征和發(fā)病過程的整理，能夠?yàn)榧膊〉念A(yù)防和管控工作提供有力的依據(jù)。目前，我國的疾控中心的檔案管理工作存在很多問題，對于疾病檔案的管理存在嚴(yán)重的信息混亂和丟失的情況。信息技術(shù)的應(yīng)用有助于檔案資料的管理，在疾控中心的工作中引入信息技術(shù)能夠有效的提高工作效率。

一、疾控中心檔案管理中存在的問題

（一）疾控中心的檔案管理觀念落后

近年來，我國逐漸加強(qiáng)了對疾病預(yù)防和管控的重視，在對疾病的預(yù)防和管控的工作中檔案管理工作具有非常重要的作用。對于疾病檔案資料的管理必須及時(shí)進(jìn)行更新，以保證其準(zhǔn)確性和完整性。但是目前我國大多數(shù)的疾控中心對于檔案管理工作還沒有足夠的重視，沒有投入足夠的人力、物力和財(cái)力，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為只要在需要的時(shí)候找出來就行，沒有對疾病資料檔案進(jìn)行有效的管理。疾控中心對于相關(guān)崗位的工作人員聘用的較為隨意，有的工作人員甚至完全不懂疾控方面的知識(shí)，導(dǎo)致無法勝任疾控中心的檔案管理工作。

（二）檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

由于疾控中心對于檔案管理工作的不夠重視，對于相關(guān)崗位的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致檔案工作人員的素質(zhì)普遍不高。雖然我國已經(jīng)頒布了有關(guān)疾控中心檔案管理方面的法律，但大多數(shù)疾控中心的檔案管理工作人員在上崗前都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，其較低的專業(yè)素養(yǎng)是造成檔案管理工作不夠規(guī)范的主要因素。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和越來越廣泛的應(yīng)用，專業(yè)素養(yǎng)不夠的工作人員會(huì)逐漸被社會(huì)所淘汰。新時(shí)期的發(fā)展要求工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，并且能夠熟練掌握信息技術(shù)的應(yīng)用，只有不斷對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能使其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平得到提高，從而滿足時(shí)代發(fā)展的需求，提高工作效率，做好疾控中心的檔案管理工作。

（三）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

目前，我國大多數(shù)疾控中心對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作往往流于形式，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善導(dǎo)致檔案管理工作無法高效的開展。很多疾控中心在檔案管理工作中忽略了信息技術(shù)的應(yīng)用，對于一些軟硬件的保護(hù)措施沒有實(shí)用性，沒有實(shí)現(xiàn)信息資源的最優(yōu)化配置。同時(shí)，對于電子檔案的建立，由于疾控中心對檔案掃描以及音頻和視頻的管控工作沒有足夠的重視，對電子檔案的利用率偏低，降低了整個(gè)檔案管理工作的工作效率。疾控中心的檔案管理工作在信息化建設(shè)的過程中，沒有充分考慮實(shí)際情況，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)度緩慢。

（四）疾病檔案的質(zhì)量和儲(chǔ)存的載體有待提高

目前疾控中心已經(jīng)歸檔的資料質(zhì)量較低，資料的圖紙沒有保證整齊和清潔，甚至有些資料不是保留的原件而是復(fù)印件，放置時(shí)間久了容易模糊不清。還有的資料圖紙存在亂涂亂畫的現(xiàn)象，檔案管理的信息化程度不高。由于沒有相應(yīng)的電子檔案，工作人員在搜索疾病信息資料時(shí)，只能在信息管理目錄上進(jìn)行搜索，工作任務(wù)繁重。有部分疾控中心由于部門之間沒有制訂相應(yīng)的立卷制度，對于疾病資料只是上交而沒有進(jìn)行整理。大多數(shù)檔案儲(chǔ)存的載體都是文本的類型，聲頻和視頻類的資料由于成本較高，且不易控制，因此大多數(shù)疾控中心對于音頻和視頻類的資料都沒有交給檔案管理部門處理，而是由個(gè)人進(jìn)行保存，由于個(gè)人的保存和處理不當(dāng)，容易造成信息的破壞的丟失。

二、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）創(chuàng)新管理觀念

疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理工作理念往往只重視檔案的管理，而忽略了對檔案的利用，這種傳統(tǒng)的檔案管理觀念在時(shí)代發(fā)展的過程中已經(jīng)不能很好的發(fā)揮作用。為滿足時(shí)代發(fā)展對疾控中心的檔案管理工作的要求，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，采取創(chuàng)新式的管理觀念，在檔案管理中積極引用信息技術(shù)。充分利用信息技術(shù)將傳染性疾病的資料檔案進(jìn)行整合，以便為疾控中心開展疾病預(yù)防和管控工作提供科學(xué)的依據(jù)。疾控中心應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案工作傳統(tǒng)的重視管理忽略應(yīng)用的管理觀念，加強(qiáng)對疾病資料檔案的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)從被動(dòng)向主動(dòng)的轉(zhuǎn)變。疾控中心應(yīng)根據(jù)不同類型傳染性疾病的流行情況制定不同的檔案，以便為今后的工作提供有力的依據(jù)，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

（二）提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的業(yè)務(wù)能力

為滿足時(shí)代發(fā)展對疾控中心檔案管理工作的需求，應(yīng)對各個(gè)部門和工作人員的知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新，要求技術(shù)人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳感技術(shù)和通信技術(shù)等信息技術(shù)能夠熟練的掌握和應(yīng)用。因此，疾控中心應(yīng)加強(qiáng)對技術(shù)工作人員的培訓(xùn)，通過定期開展培訓(xùn)不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。在工作人員中樹立活到老，學(xué)到老的學(xué)習(xí)理念，對新知識(shí)不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，明確檔案管理工作的工作流程和工作方法，并隨時(shí)進(jìn)行記錄，為今后的工作提供參考依據(jù)。

（三）合理利用互聯(lián)網(wǎng)

時(shí)代的發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來越廣泛，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了信息的大量儲(chǔ)存和共享，極大的便利了人們的工作和生活。對于疾控中心而言，合理的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)使疾病信息資料的儲(chǔ)存和使用更加方便，有效的提高了檔案管理工作的工作效率。例如對于H1N1流感病毒，在發(fā)病前我國并沒有類似的先例，疾控中心沒有相應(yīng)的疾病檔案，通過對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，可以對該病的歷史、發(fā)病人群以及發(fā)病特征等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)查詢，提出有效的解決方法，并且互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用有助于完善疾控中心的檔案資料。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)性設(shè)施的建設(shè)

疾控中心的軟硬件是檔案管理工作的重要支撐，必須加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)才能綜合提高疾控中心的檔案管理工作水平。大多數(shù)疾控中心對于檔案管理工作的基礎(chǔ)性設(shè)施方面投資的力度不夠，甚至刻意減少在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資，導(dǎo)致很多檔案工作的工作室沒有配備相應(yīng)的防火災(zāi)和防盜竊的自動(dòng)裝置，電腦和儲(chǔ)存設(shè)施也比較短缺?；A(chǔ)設(shè)施的匱乏不僅影響了檔案管理的正常工作，還阻礙了信息技術(shù)建設(shè)的發(fā)展，降低了檔案管理工作的效率。因此，疾控中心必須加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，只有加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使相關(guān)的工作設(shè)備能夠配備齊全，才能為檔案管理工作的順利展開提供保障，促進(jìn)疾控中心檔案管理工作的信息化建設(shè)。

三、結(jié)束語

疾控中心的檔案管理工作與人們的生命健康息息相關(guān)，目前我國很多地方的疾控中心在檔案管理方面還比較落后，檔案管理的信息化程度較低。疾控中心最重要的工作就是檔案管理工作，在檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠方便信息資料的管理，還有助于加快檔案管理的信息化建設(shè)。因此，在檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。

[1]路陽.淺談如何加強(qiáng)疾控檔案管理和利用服務(wù)民生發(fā)展[J].華章.2012,06(4):13.

[2]王瑩.論疾控中心物資檔案管理中的若干問題及其發(fā)展前景[J].醫(yī)學(xué)信息(中旬刊).2012,03(7):18.

[3]盧世艷.試論青海省疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案分級管理[J].青海大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版).2012,10(8):17.

[4]李秀珍.基層疾控中心在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定后的檔案建設(shè)與運(yùn)行規(guī)范探討[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生.2013,05(3):14.