高校學(xué)生檔案管理模式探討

文/湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉麗

一、高校學(xué)生檔案的含義和價值

（一）高校學(xué)生檔案的含義

檔案記錄著人類的社會活動，它是一種可靠權(quán)威的憑證。通過檔案可以將人的過去與現(xiàn)在相連接起來，并為未來提供參考依據(jù)。我國的檔案種類繁多，按照檔案的用途大致可以分為會計檔案、人事檔案、科技檔案、文書檔案和學(xué)校檔案等。那么，作為教育環(huán)節(jié)中具有重要價值的高校學(xué)生檔案應(yīng)歸屬何類？它的具體含義又是什么？回答這些問題是了解學(xué)生檔案內(nèi)容與價值的前提，也是高校教育工作者做好學(xué)生檔案管理工作的先行課。

總的說來，高校學(xué)生檔案應(yīng)是人事檔案的一部分。學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的重大經(jīng)歷原則上而言都應(yīng)該被記錄到學(xué)生檔案之中，它包括簡歷、成績報表、鑒定評語、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、健康體檢表、組織材料和實習(xí)情況等。嚴格說來，以上這些信息算不上人事信息，因此學(xué)生檔案并不完全等同于人事檔案。但是對于每一個還未走上社會的學(xué)生來說，這類信息卻是人事檔案的源頭，因為它記錄了學(xué)生在成為“社會人”之前的種種表現(xiàn)。學(xué)生檔案可以說在一個人整個人生過程中扮演著人事檔案“母體”的角色，是人事檔案的階段性原始材料，并且這些材料隨學(xué)生的發(fā)展在不斷的累積和變化。

（二）高校學(xué)生檔案的價值

高校學(xué)生檔案同時也是高校教育工作者需要管理的重要資料。2008年我國教育部、檔案局聯(lián)合頒發(fā)的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提出將高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理與利用范圍。這也說明了高校學(xué)生檔案已經(jīng)成為了檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一。學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學(xué)生個人成長中人事檔案的重要組成部分。

這些原始的材料是學(xué)生成長的真實記載，反映了學(xué)生徳、智、體、美勞發(fā)展的狀態(tài)。學(xué)生檔案具有較高的質(zhì)量和可比性特點，是外界審視學(xué)生、評價學(xué)生及管理學(xué)生的有力參考。因此，學(xué)生檔案具有重要的使用價值和參考價值，它對每一名在校學(xué)生來說都有重要的意義。那么，對在校學(xué)生管理的重要部分就是對學(xué)生檔案的管理。

二、高校學(xué)生檔案的管理方法分析

學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，其檔案基本都遵循“檔案隨人走”的模式。高校從接收學(xué)生檔案到將檔案轉(zhuǎn)遞給其他單位的這一段過程中便產(chǎn)生了一整套完整的管理流程。（見圖1）

在上圖所示的全部環(huán)節(jié)中，在校生檔案與學(xué)籍同步管理也正是本文要著重論述的一環(huán)。目前，從我國高校的機構(gòu)設(shè)置和職能區(qū)分來看，高校學(xué)生檔案管理方法主要有以下三種形式：

圖1 學(xué)生檔案管理流程

（一）由學(xué)生所在院系管理

以院系為單位對學(xué)生檔案進行管理是國內(nèi)各高校通常采用的一種管理方法。院系里不同年級和年齡的學(xué)生雖然個性和經(jīng)歷雖有不同，但在相同院系的情景中其行為和發(fā)生事件具有高度的重疊性。因此，他們的學(xué)生檔案中相當大一部分的信息可以流程化的進行填寫和記錄。而各院系對其所屬的學(xué)生學(xué)籍、課程安排和基本信息等十分了解，開展檔案管理工作可謂駕輕就熟。院系課程和政策有變動時也可以靈活的調(diào)整相應(yīng)的檔案編寫和記錄，這就減輕了檔案管理人員的工作壓力。此外，由各個院系進行單獨管理，學(xué)校不必設(shè)立專門的人員和場地來管理檔案，操作成本相對較低。

然而，由于院系檔案管理工作是必須完成的，但對于院系中的工作人員來說，這項任務(wù)大多數(shù)時候是一種兼帶性質(zhì)。工作人員的本職并不是檔案管理，只是由于某些校務(wù)發(fā)生時順帶在學(xué)生檔案中進行記錄和更新。這樣一來檔案管理的質(zhì)量就大打折扣，管理好壞也沒有相應(yīng)的獎勵和懲處，監(jiān)管力度不夠。在實際的操作過程中，檔案管理的亂象是十分突出的。例如在臨近期末或者學(xué)生畢業(yè)時，由于事務(wù)種類繁雜，院系辦公人員時常會委派學(xué)生來進行檔案材料的報送和填寫記錄工作，這使得檔案出錯的概率大大增加，檔案丟失、材料不匹配、報送時滯的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）由學(xué)生工作部門直接管理

學(xué)生工作部門面向全校學(xué)生處理各種事務(wù)，它們在學(xué)生入學(xué)時就承擔了檔案接收的工作，在校期間新增的材料也由這些部門進行管理。最為重要的是，在信息化系統(tǒng)基本在高校普及的今天，各個高校一般都有完善的學(xué)工系統(tǒng)，其中的數(shù)據(jù)庫保存著學(xué)生大量的信息。而學(xué)工系統(tǒng)則由學(xué)生工作部門維護、管理和更新。由該部門直接管理學(xué)生檔案省去了其他學(xué)校部門與其進行溝通的時間成本，也省去了部門之間職能沖突時協(xié)商解決的摩擦成本。需要注意的是，學(xué)生工作部門中多行政人員，他們對信息系統(tǒng)的使用和檔案管理水平未必是專業(yè)的。

（三）由學(xué)校檔案館管理

高校中的檔案管理部門具有較強的專業(yè)性，所屬員工一般說來也具有一定的業(yè)務(wù)能力。并且檔案館本身的存儲空間較大，歸類方法相對來說也更為科學(xué)，學(xué)生檔案很少有丟失的情況。同時，由于檔案館不了解各個院系自身的特點和教學(xué)工作情況，他們無法靈活的處理學(xué)生檔案變動和調(diào)整。

三、高校檔案管理存在的問題

高校學(xué)生檔案管理的模式和方法只是管理理念和體系的外在反映，高校學(xué)生檔案管理工作涉及到高校校務(wù)的處理、管理人員的素質(zhì)、高校的信息化水平等諸多因素。隨著高等教育大眾化時代的到來，高校學(xué)生人數(shù)不斷增多，國際國內(nèi)形勢也發(fā)生了深刻變化，高校學(xué)生檔案管理工作也面臨諸多新的問題和困難，需要高校學(xué)生檔案工作者不斷研究新形勢、分析新問題，迎接新挑戰(zhàn)。具體說來，學(xué)生檔案管理工作存在以下幾個問題：

（一）檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準

大多數(shù)高校由于沒有建立起專門針對學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度和條例約束，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏一致的建檔標準，影響后期檔案管理的流暢性，其事后的彌補和調(diào)節(jié)成本很高。此外，雖然部分高校已經(jīng)初步制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但由于缺乏配套的監(jiān)管體系，相關(guān)人員對于檔案管理工作往往不夠重視，在上文提到的第一種院系管理檔案的模式當中，這種情況尤為普遍。由于檔案管理只是工作人員處理的眾多事務(wù)中的一部分，他們以一種順帶的方式去處理檔案，管理質(zhì)量就會大打折扣。

（二）學(xué)生檔案管理人員能力欠缺

目前高校中對學(xué)生檔案進行管理的人員水平不一，業(yè)務(wù)能力也不盡相同。但普遍而言，首先存在的一個問題就是相當數(shù)量的管理人員是兼職的。由于專職人員較少，這些兼職人員沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案學(xué)的相關(guān)知識，對于檔案整理方式和檔案管理的技巧的理解程度不如專業(yè)人員。管理人員對待檔案工作所投入的時間和精力往往不夠，久而久之，檔案管理人員只是充當了檔案保管員的角色，他們的主觀能動性沒有得到最大程度的發(fā)揮，這也使得其工作缺乏創(chuàng)新性和靈活性

（三）學(xué)生檔案信息不夠全面

高校學(xué)生檔案的內(nèi)容主要是根據(jù)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記錄而成的。學(xué)生在校期間的生活涉及方方面面，而目前學(xué)生檔案大多數(shù)按照政治表現(xiàn)、學(xué)籍和身體狀況三個方面進行記錄。誠然學(xué)生的政治表現(xiàn)反映了其思想覺悟的高低，學(xué)籍狀況顯示其學(xué)業(yè)的完成好壞，身體狀況則展示學(xué)生的基本素質(zhì)，但在新時代提倡素質(zhì)教育和創(chuàng)新性教育的大背景下，這樣的檔案信息記錄已經(jīng)不能完全反應(yīng)學(xué)生的特點和素質(zhì)。

（四）學(xué)生檔案管理手段落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理也逐漸趨于信息化、自動化和流程化。然而國內(nèi)的高校雖然加大了信息系統(tǒng)建設(shè)的步伐，對學(xué)生檔案管理仍停留在紙質(zhì)階段。檔案的填寫和記錄往往采取手工的方式，這不僅增加了檔案填寫的錯誤率，也使得錯誤發(fā)生后的排查工作變得十分困難。檔案管理手段的落后嚴重降低了管理效率，這也與學(xué)生檔案管理的需求不匹配。

四、高校學(xué)生檔案管理對策

改進學(xué)生檔案管理工作必須著眼于現(xiàn)實，通過分析管理工作中存在的問題，有條理、有步驟的提出解決對策，轉(zhuǎn)變檔案管理的工作理念和作風(fēng)，才能取得一定的進展。

（一）建立健全檔案管理統(tǒng)一標準

不以規(guī)矩，不成方圓。建立檔案管理的統(tǒng)一標準，完善健全相應(yīng)的規(guī)章制度是做好學(xué)生檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案管理是一項十分繁雜的工作，學(xué)生檔案的管理則涉及到新生入學(xué)檔案的建檔、分院系年級后的歸檔以及離校后的檔案轉(zhuǎn)遞。在這樣一個過程中，檔案經(jīng)手的部門較多，各個部門工作效率和辦事風(fēng)格也不盡相同。建立檔案管理統(tǒng)一的標準則要求各單位部門按照規(guī)范化的流程進行操作，使得部門之間產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，保證學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，降低檔案管理的成本。各高校需要根據(jù)實際情況建立檔案收集、整理、歸檔和轉(zhuǎn)遞等配套的規(guī)章制度，使學(xué)生檔案管理工作向規(guī)范化和流程化靠攏。具體操作時，可以參考《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等制定有高校特色的檔案管理規(guī)章制度。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

管理的成敗很大程度取決于管理者的智慧和執(zhí)行程度。對于高校檔案管理者來說，良好的檔案意識和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)是科學(xué)有效進行學(xué)生檔案管理的必備條件。針對部分學(xué)生檔案管理者將學(xué)生檔案的填寫和歸檔當做兼職的心態(tài)，可以對他們進行培訓(xùn)和教育，強調(diào)學(xué)生檔案管理的重要性，突出學(xué)生利益為第一的價值觀；同時，完善相應(yīng)的獎懲制度，對于檔案管理工作持消極態(tài)度者應(yīng)給與相應(yīng)的處罰和警示。此外，對于專業(yè)的檔案管理人員，他們雖然已經(jīng)具備了檔案管理的基本知識，但是在辦公自動化和信息化技術(shù)不斷擴展的今天，有必要對這一部分專業(yè)人員進行相關(guān)的培訓(xùn)，以使得專業(yè)的檔案管理人員能夠熟練掌握新的辦公工具，達到事半功倍的效果。最后，高校應(yīng)該積極面向社會公開招聘才能兼?zhèn)涞膶I(yè)檔案管理人員，提高用人要求并給予相應(yīng)的待遇提升以吸引優(yōu)質(zhì)人才。

（三）擴充學(xué)生檔案信息，加強檔案管理信息化建設(shè)

在新時期素質(zhì)教育和創(chuàng)新性教育的背景下，已經(jīng)沿用了數(shù)十年的檔案歸檔體系已經(jīng)不能較好的滿足社會和用人單位的需要。學(xué)生檔案注重政治性和學(xué)科成績，而無法反映學(xué)生的綜合素質(zhì)以及創(chuàng)新能力，用人單位很難通過類似的檔案來篩選和鑒別學(xué)生的真實水平，檔案本身的記載意義也就在逐漸的減少。因此，學(xué)生檔案必須得到適當?shù)臄U充。在保證記錄基本成績信息的同時，可以將學(xué)生在校期間所獲獎項、個人作品和創(chuàng)新發(fā)明等相關(guān)證書記錄在檔案之中，使得學(xué)生的檔案展現(xiàn)出多樣化和個性化的特點，為不同的用人單位提供參考；同時，檔案信息的擴大則對檔案的管理和保存提出了更高的要求。在保證核心信息以紙質(zhì)檔案形式留存的同時，應(yīng)當依托信息化系統(tǒng)，將學(xué)生檔案保存在數(shù)據(jù)庫之中，這樣不僅節(jié)省空間，也能提升檔案管理的效率。此外，當用人單位需要調(diào)入學(xué)生檔案的更多信息時，可以通過網(wǎng)絡(luò)對學(xué)校檔案資源進行訪問而無需耗費時間和人力成本返校去拿紙質(zhì)檔案。

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